Структурированная заявка: проблемы и как их решить

Элла Залужная

редактор, эксперт по торгам и закупкам

За время подачи структурированных заявок поставщики столкнулись с разными трудностями — кому‑то не понятно, как заполнять, у кого‑то заявку не пропускает торговая площадка. А иногда заказчик так составил извещение, что ошибка мешает подать корректное предложение. Рассказываем на примерах, как решить проблемы при подаче структурированной заявки и избежать их в будущем.

Как правильно заполнить структурированную заявку

Пример 1: поставщик приложил данные товара к заявке, а структурированную заявку не заполнил

Поставщик направил заказчику заявку на участие в электронном аукционе на поставку канцелярии в структурированном виде, однако конкретные параметры продукции указал в приложенном файле. Заказчик отклонил заявку за отсутствие конкретной информации о поставляемой продукции, а поставщик обратился в ФАС.

Антимонопольная служба приняла сторону заказчика (Решение № 008/06/43-225/2023), так как структурированная форма заявки не содержала конкретных показателей предлагаемой к поставке продукции, а значит, необходимая информация не была представлена.

Рекомендации. Даже если вы приложили файл с характеристиками продукции к структурированной заявке, заполните саму электронную форму, иначе подпадете под отклонение. Данные из заявки после подведения итогов тендера автоматически переходят в цифровой контракт, поэтому без них подписать соглашение не получится. Подробнее о заполнении структурированной заявки можно прочесть в статье «Структурированная заявка по 44-ФЗ с 1 октября: как подавать». А еще инструкции по подаче предложений есть на сайтах каждой торговой площадки.

Пример 2: данные из структурированной заявки и приложенных файлов противоречат друг другу

Участник аукциона на поставку сухих кормов направил заказчику заявку в структурированной форме, однако данные из этой формы противоречили сведениям из приложенных файлов. Заказчик отклонил предложение за несоответствие сведений, и участник обратился в ФАС.

Антимонопольная служба признала жалобу необоснованной (Решение № 7-1/294) из-за того, что выбор необходимого параметра не был предусмотрен единой информационной системой (ЕИС) и заказчик отклонил заявки всех участников. Также служба напомнила, что данные из структурированной заявки и приложенных файлов не должны противоречить друг другу.

Рекомендации. Заполняйте структурированную заявку в строгом соответствии с извещением заказчика и не допускайте противоречий. Когда внести необходимые сведения не удается по независящим от вас причинам — сообщите об этом заказчику. Например, подав запрос на разъяснения положений извещения. В рассмотренном примере заказчик понял, что поставщики допустили ошибку не по своей вине, отклонил все заявки и перезапустил тендер еще до решения ФАС.

Как поступить, если возникли технические трудности при подаче структурированной заявки

Пример 1: площадка не дает заполнить все поля структурированной заявки

Поставщик попытался заполнить заявку на участие в структурированном виде, но не получилось — функционал торговой площадки (ЭТП) оказался не готов к нововведениям. Участие в торгах на поставку бланков требовало заполнения более 1,5 тысяч полей: около 10 на каждый пункт из извещения — страну происхождения, ставку НДС, формат, количество листов, тип бумаги, цветность, плотность и т. д. На описании 10 объекта закупки система начинала зависать, не давая отправить аукционную заявку и выдавая ошибку «превышен лимит времени обращения к серверу».

Поставщик несколько раз пытался заполнить заявку и обращался в техподдержку ЭТП — решить проблему не удалось. Тогда поставщик обратился в ФАС с просьбой о приостановке закупки и выдаче предписания ЭТП, ведь площадка ограничила круг участников.

Антимонопольная служба поддержала участника тендера и выдала предписание об устранении нарушения (Решение по делу № 28/06/105-2532/2023), так как торговые площадки обязаны обеспечить непрерывность торгов, что не было сделано (ч. 13 ст. 24.1 44-ФЗ, ч. 10 ст. 7.30 КоАП).

Рекомендации. Если подать заявку на участие в закупке не удается из-за сбоя торговой площадки, обязательно делайте скриншоты экрана и письменно обращайтесь в техподдержку. Самый надежный вариант доказать правоту — фиксировать происходящее с помощью «Независимого видеорегистратора». Его данным доверяет ФАС. Если проблему не удалось решить с помощью техподдержки ЭТП, обращайтесь в Антимонопольную службу, которая потребует устранения нарушений.

Пример 2: площадка не сохраняет данные структурированной заявки

Поставщик заполнил все поля структурированной заявки на участие в аукционе на поставку сервера в личном кабинете ЭТП и направил ее заказчику с помощью функционала площадки. Итоги оказались неожиданными — заказчик отклонил заявку за непредставление необходимой информации и документов и их несоответствие требованиям заказчика, так как в структурированной заявке не было конкретных характеристик товара.

Участник тендера направил запрос на ЭТП, чтобы площадка подтвердила, что без указания конкретных характеристик заявку на аукцион подать не получится. У этой площадки действительно был предусмотрен такой функционал, что она и подтвердила в ответе на обращение. Вооружившись доказательствами, поставщик обратился в ФАС с просьбой о приостановке заключения контракта и выдаче предписания об устранении нарушений.

Антимонопольная служба отказалась поддержать поставщика (Решение по делу № 032/06/106-851/2023), потому что в структурированной заявке действительно отсутствовали необходимые для оценки параметры продукции и заказчик не должен был принимать иное решение, кроме как отклонить заявку. То, на каком этапе обнулились данные — до или после подачи, — на решение заказчика не могло повлиять, ведь у него не было физической возможности проанализировать заявку.

Рекомендации. Используйте при подаче структурированной заявки «Независимый видеорегистратор». Если площадка сбросит данные из заполненной формы, регистратор поможет доказать вам правоту. Также важно правильно формулировать требование при подаче жалобы в ФАС. Когда заказчик не виноват, так как не должен был поступать иначе, лучше просить отменить тендер и привлечь к ответственности торговую площадку, а не комиссию заказчика.

Что делать, когда ошибки в структурированном извещении мешают подать правильную заявку

Пример 1: нет возможности указать параметры товара в структурированной заявке из-за их отсутствия в извещении

При формировании заявки на электронной площадке у поставщика не было технической возможности заполнить ее в полном объеме, поскольку для 5 наименований в структурированной форме заявки можно было внести уточняющие характеристики, а для оставшихся 3 наименований нет — отсутствовали окошки для внесения данных. Поставщик решил отправить заявку недозаполненной. В итоге заказчик отклонил заявку участника тендера за непредставление необходимой информации и документов и их несоответствие требованиям заказчика (отсутствуют конкретные характеристики товара). При этом отклонены были заявки не всех участников, хотя функционал ЭТП был ограничен для всех. Поставщик обратился с просьбой о вынесении предписания в ФАС.

Антимонопольная служба поддержала заказчика. Выяснилось, что на момент публикации извещения у заказчика не было технической возможности указать по 3 позициям, взятым из справочника ККН (конечных каталожных наименований), характеристики поставляемого товара, так как функционал еще не был реализован. Соответствующие характеристики товара были расписаны в приложении к извещению о проведении тендера. Другие участники приложили необходимые характеристики товара с структурированной заявке — это позволяет сделать ЭТП, а значит, у поставщика была возможность подать заявку со всей необходимой информацией и документами (Решение по делу № 44-4533/23).

Рекомендации. Когда корректность извещения вызывает вопросы или, более того, мешает сформировать правильную структурированную заявку, обязательно обращайтесь с запросом на разъяснение положений извещения к заказчику. Если заказчик не внес изменения в извещение, лучше обратиться в ФАС. Подача заведомо неверной заявки не избавит от проблем. Во-первых, она, скорее всего, попадет под отклонение. Во-вторых, даже если заказчик не отклонит такое предложение, ошибка перейдет в цифровой контракт, что приведет к дальнейшим трудностям при его исполнении и оплате.

Пример 2: данные из структурированного извещения не совпадают с данными из приложенного к нему файла

При заполнении структурированной заявки на участие в запросе котировок на поставку расходного материала поставщик обнаружил противоречие. В одной из позиций структурированного извещения заказчик установил требование к количеству: >100. А в приложенном к извещению техническом задании было написано «не более 100». Из-за этого при заполнении структурированной заявки возникала проблема — автоматически подсвечивались требования заказчика из извещения, но они противоречили техническому заданию. Более того, заказчик требовал прописать наименование товара в соответствии с его регистрационным удостоверением. Заказчик обратился с проблемой в ФАС, попросив обязать заказчика изменить извещение или, если уже не позволяют сроки, перезапустить его без ошибок.

Антимонопольная служба поддержала поставщика (Решение № ТО002/06/106-2170/2023), ведь расхождения между структурированным извещением и приложенным к нему техническим заданием вводят потенциальных участников тендера в заблуждение и не позволяют им принять участие в тендере (ч. 3 ст. 7 44-ФЗ).

Рекомендации. Если вы видите, что заказчик допустил ошибку при запуске закупки, обратитесь к нему с запросом о разъяснении положений извещения. Не всегда нужно сразу жаловаться в ФАС. Если заказчик никак не отреагировал на запрос или внести изменения уже не позволяют сроки, единственный вариант изменить ситуацию — обжаловать тендер в ФАС.

Как избежать трудностей при подаче структурированной заявки

• Подать структурированную заявку на основе данных из структурированного извещения. Заполнить все необходимые поля формы и приложить все документы, которые приложил заказчик.
• Обращаться с вопросами к официальным источникам. В идеале — в письменном виде. При технических вопросах — в техподдержку ЭТП. При вопросах по извещению — с запросом о разъяснении его положений к заказчику. В спорных ситуациях искать решения ФАС по аналогичным спорам.
• Использовать «Независимый видеорегистратор». С помощью подобной фиксации данных доказать свою правоту в ФАС проще, ведь регистратор создан именно для этого.
• Обращаться к экспертам по закупкам. Подать заявку на участие в тендере помогут эксперты Тензора. Стоимость их услуг фиксирована и им не нужно платить процент от победы в тендере.