Участие в тендерах для начинающих: пошаговая инструкция

Александра Задорожнева, специалист по закупкам

Тендеры делают государственные закупки максимально прозрачными: поставщик заранее видит, какие требования и ограничения установлены для конкретного заказа. По правилам 44‑ФЗ, участие в тендерах бесплатное, но и конкуренция высока. Рассказываем, как начать участвовать в госзакупках и заключить контракт.

Как участвовать в тендерах

1. Разбираемся с базовыми понятиями и правилами
2. Оцениваем перспективы участия в тендере
3. Получаем электронную подпись
4. Подготавливаем рабочее место
5. Регистрируемся в ЕСИА
6. Регистрируемся в ЕИС
7. Проходим аккредитацию на ЭТП
8. Заключаем договор на спецсчет
9. Находим выгодный тендер
10. Подаем заявку на участие в закупке
11. Принимаем участие в электронных торгах
12. Заключаем контракт

Шаг 1. Разбираемся с базовыми понятиями и правилами

Тендер — это конкурс, аукцион, запрос котировок. То есть все торговые процедуры, которые проводятся на электронных площадках госкомпаниями, органами власти или коммерческими фирмами.

Электронные торги — это аукцион, который является одним из видов тендера. Еще бывают конкурсы, запросы котировок и другие способы размещения заказа. Иногда торгами называют любой вид тендера, поскольку практически все закупки проходят сейчас в электронной форме.

Заказчик — это покупатель продукции, работ или услуг, который разместил заказ. Госучреждения и органы власти работают по федеральному закону 44‑ФЗ, госкомпании по 223-ФЗ, а коммерческие фирмы руководствуются Гражданским кодексом.

Участники тендера — это заказчики и поставщики. Заказчик публикует извещение в ЕИС, тем самым объявляя закупку. Поставщик ищет подходящий тендер и принимает участие в торгах.

Помимо заказчика и поставщика, в тендере опосредованно участвует оператор электронной площадки. Торговые процедуры проходят именно на электронных площадках, а не в ЕИС. Операторы передают заказчику документы поставщика, публикуют необходимые сведения, обрабатывают протоколы.

Процедура торгов — это все этапы закупки, начиная от публикации извещения и заканчивая заключением контракта. Вот как работает тендер:

1. Сначала заказчик публикует извещение в ЕИС. В извещении указывается электронная площадка, на которой будут проходить торги.
2. Оператор размещает сведения об объявленной закупке на электронной площадке.
3. Поставщик заходит в ЕИС, ищет нужную закупку. Заявку на торги он подает через электронную площадку.
4. В определенный день — его указывают в извещении — проходит торговая процедура. Правила для аукциона, конкурса и запроса котировок различаются. Комиссия заказчика выбирает победителя из числа участников, которые подали корректные заявки.
5. Заказчик и поставщик заключают контракт. Если проводились электронные торги, контракт заключают в электронной форме.

Пройти все этапы тендера без ошибок и получить выгодный контракт помогут эксперты Тензора — стоимость их услуг фиксирована и им не нужно выплачивать процент от сделки.

Шаг 2. Оцениваем перспективы участия в тендере

Пошаговая инструкция участия в электронных торгах начинается с анализа спроса. Прежде чем приступать к электронным торгам, надо оценить, насколько ваши товары, работы, услуги интересуют поставщиков и как часто проводятся связанные закупки.

Проверить, как часто проходят электронные торги по вашим товарам, работам, услугам можно напрямую в ЕИС. Вот как это сделать:

1. Зайти на главную страницу Единой информационной системы.
2. Перейти в раздел «Закупки».
3. Ввести в поисковую строку название товара, работы, услуги. Запустить поиск и посмотреть результат.

К примеру, компания торгует спецодеждой, хочет выйти на госзаказ, но не знает, как получить тендер. Чтобы проверить спрос на свою продукцию, надо посмотреть частоту заказов спецодежды — можно отфильтровать закупки как по 44‑ФЗ, так и по 223‑ФЗ или же просмотреть все тендеры. Запускаем поиск и смотрим результат: более 86 000 заказов, такая продукция пользуется спросом у заказчиков.

Поиск закупок в ЕИС

По такому же алгоритму проверяем конкурентов, которые предлагают аналогичные товары, работы, услуги. Но в этом случае надо смотреть не объявленные, а завершенные торги — там можно увидеть, что конкретно предложил победитель заказчику и за какую цену.

Можно сделать проще — обратиться к спецсервисам. Например, СБИС находит заказы со всех торговых площадок и электронных магазинов, помогает оценить перспективы выигрыша в тендере и спрогнозировать цены конкурентов.

Еще один важный нюанс. Хотя участвовать в электронных торгах могут любые юридические лица, ИП и физлица, к участникам предъявляют определенные требования. Если эти требования не выполняются, участника не допустят к тендеру.

Прежде чем участвовать в торгах, новичку надо проверить соответствие:

1. Единым требованиям к участникам закупки (ч. 1 ст. 31 44‑ФЗ).
2. Требованию об отсутствии в реестре недобросовестных поставщиков (ч. 1.1 ст. 31 44‑ФЗ).
3. Дополнительным требованиям (ч. 2 ст. 31 44‑ФЗ).
4. Требованиям о лицензировании, членстве в саморегулируемой организации (СРО), аккредитации.
5. Требованиям правил нацрежима — запретов, ограничений или условий допуска импорта (ст. 14 44‑ФЗ).

Единые требования устанавливают в любой закупке. Это целый список критериев, которым должен соответствовать участник (ч. 1 ст. 31 44‑ФЗ). Например, что участник не является иноагентом или офшорной компанией, не банкротится и не ликвидируется. Остальные требования не обязательны, но заказчик может установить их в извещении, если того требует специфика закупки.

Шаг 3. Получить электронную подпись

Для подготовки и подписания документации для участия в тендерах нужна УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись (п. 3 ч. 1 ст. 4 44‑ФЗ).

Руководители компаний и ИП получают усиленную КЭП в ФНС. Сотруднику фирмы для работы в закупках придется получать УКЭП физлица. Это можно сделать только в аккредитованных удостоверяющих центрах. Например, в Тензоре электронную подпись можно выпустить за 15 минут.

Когда сотрудник действует от лица фирмы, кроме УКЭП, понадобится машиночитаемая доверенность (МЧД). Ее можно выпустить в личном кабинете поставщика в ЕИС. Упростит задачу СБИС (Saby) — такую МЧД можно подписать с любого устройства, можно настроить автоотзыв при увольнении сотрудника. А еще первые 5 МЧД в год выпускают без дополнительной платы.

Шаг 4. Подготовить рабочее место

Правила участия в торгах на электронных площадках и в ЕИС подразумевают особые настройки компьютера, чтобы пользователь мог свободно работать в системе закупок. Требования к настройкам у каждой площадки свои — их публикуют на сайтах ЭТП. Кроме того, надо настроить работу с УКЭП — скачать корневой сертификат и программу криптозащиты.

Корневой сертификат для подписи руководителя или ИП есть на официальном сайте УЦ ФНС, а сертификат для УКЭП физлица можно загрузить в УЦ, где оформлена электронная подпись. Программу криптозащиты, которой пользуются практически все («КриптоПро»), можно скачать в ЕИС или с официального сайта разработчика.

Чтобы информационная система и торговые площадки работали корректно, настройте браузер. Вот как это сделать:

1. Зайдите в «Свойства обозревателя» — во вкладку «Безопасность».
2. Найдите вкладку «Надежные узлы» и добавьте новые. Это официальные сайты ЕИС и электронных площадок.
3. Сохраните настройки, перезагрузите ПК.

В Единой информационной системе есть сервис «Автоматизированная настройка компьютера для работы в ЕИС». Мастер настройки рабочего места обработает функции браузера и установит на ПК нужное программное обеспечение. Дистрибутив мастера настройки можно бесплатно скачать с главной страницы ЕИС.

Чтобы избежать сложностей, обращайтесь к экспертам Тензора — они помогут настроить ПК для работы с госзакупками и решить возникшие вопросы.

Настройка ПК для работы в ЕИС

Шаг 5. Регистрируемся в ЕСИА

Регистрация в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) — вот что еще нужно для участия в тендерах. Простыми словами, поставщику надо зарегистрироваться и авторизоваться на портале госуслуг.

Как зарегистрироваться в ЕСИА:

1. Зайдите на портал и перейдите по ссылке «Регистрация».
2. Зарегистрируйте на портале руководителя.
3. Создайте учетную запись организации.
4. Вставьте флешку с УКЭП — система проверит ее автоматически.
5. Заполните сведения об организации и руководителе.
6. Подпишите и отправитьте заявку на регистрацию.

Проверка данных займет от 15 минут до 5 дней. Если проверка успешна, организацию зарегистрируют в ЕСИА. Для дальнейшей работы с закупками рруководителю нужно прикрепить профиль компании к своей учетной записи.

Самозанятые и ИП могут регистрироваться и авторизоваться в ЕСИА как физлица. Пошаговая инструкция по регистрации на «Госуслугах» есть на самом портале — в разделе «Помощь».

Шаг 6. Регистрируемся в ЕИС

Чтобы участвовать в тендерах, новичку нужно зарегистрироваться в Единой информационной системе:

1. Зайти на главную страницу портала закупок.
2. Перейти в личный кабинет участника закупок.
3. Запустить процедуру регистрации. Новых участников регистрируют, только если у них есть подтвержденная учетка в ЕСИА.
4. Заполнить, подписать и отправить регистрационную форму. Приложить необходимые документы. Перечень документов приведен в пп. 12, 13 Правил регистрации в ЕИС (Постановление Правительства от 27.01.2022 № 60).

За регистрацию в ЕИС платить не надо. Участника закупок автоматически зарегистрируют в системе с 00:00 часов по московскому времени следующего дня после размещения информации и документов. После регистрации он сможет авторизоваться в личном кабинете и добавить других пользователей. Их нужно наделить определенными полномочиям: администратор, уполномоченное лицо на подписание документов электронной приемки и др.

Инструкции по регистрации, наделению полномочий и работе в ЕИС для поставщика можно скачать в разделе «Документы» — «Материалы для работы в ЕИС».

Как только поставщика зарегистрируют в ЕИС, он автоматически попадет в ЕРУЗ — Единый реестр участников закупок. Никаких дополнительных действий не нужно. Сведения в ЕРУЗ размещает Федеральное казначейство — в течение рабочего дня с того момента, как поставщик формирует сведения для ЕИС (ч. 1 ст. 24.2 44‑ФЗ).

Шаг 7. Проходим аккредитацию на ЭТП

Если не знаете, где участвовать в тендерах, зайдите на главную ЕИС и прокрутите страницу вниз. Там указаны все действующие федеральные торговые площадки для госзаказа:

• ZakazRF,
• РОСЭЛТОРГ,
• РАД,
• ТЭК-Торг,
• Фабрикант,
• Сбербанк-АСТ,
• РТС-тендер,
• ЭТП ГПб.

Участников автоматически аккредитуют на федеральных электронных площадках — максимум на следующий рабочий день после регистрации в ЕИС (ч. 4 ст. 24.2 44‑ФЗ). Аккредитацию проводят сами операторы торговых площадок, они же ведут реестр аккредитованных участников закупок.

Поставщик сам определяет, на каких площадках лучше участвовать в тендерах, в зависимости от того, какие товары, работы и услуги он предлагает. Если планируете участвовать в закрытых закупках с секретностью, пройдите аккредитацию на специализированных площадках: АСТ ГОЗ, ГПБ, ЭТП РФ (Распоряжение Правительства от 12.07.2018 № 1447‑р).

Подробные инструкции, как участвовать в торгах на электронных площадках, есть для каждой ЭТП. Обычно их размещают в разделе документов или базе знаний.

Шаг 8. Заключаем договор на спецсчет

Заявки на участие в закупках на электронных площадках нужно обеспечивать. Как это сделать — деньгами или независимой гарантией, — участник решает сам. Если участник тендера планирует обеспечивать заявки деньгами, он открывает спецсчет. Открыть такой счет можно в банке из специального перечня (Распоряжение Правительства от 13.07.2018 № 1451‑р, подп. «а» п. 1 ч. 5 ст. 44 44‑ФЗ).

Порядок открытия спецсчета ничем не отличается от обычного банковского — нужно обратиться в банк, подготовить необходимые документы и заключить договор. Если у вас уже открыт счет в любом банке из перечня, достаточно заключить дополнительное соглашение по спецсчету, и можно приступать к торгам.

Шаг 9. Находим выгодный тендер

Для поиска подходящего тендера зайдите в раздел «Закупки» ЕИС, установите в фильтре нужные параметры и запустите поиск. Как только система отобразит подходящие тендеры, проверьте документы заказа. Прежде чем подавать заявку, нужно внимательно изучить извещение, описание объекта закупки и проект контракта. Не забудьте проверить требования к участникам, ограничения и условия выполнения сделки. Если все устраивает, можно приступать к подготовке заявки.

Чтобы не тратить время на поиски и сразу участвовать в электронных торгах, воспользуйтесь сервисом СБИС — он найдет самые выгодные заказы по всем площадкам и отберет подходящие закупки по региону, цене, товарам и другим параметрам. Например, сервис может найти заказы с авансом и без обеспечения. Есть и дополнительная опция — персональная рассылка: как только в ЕИС или на ЭТП появятся тендеры под ваш запрос, сразу же придет уведомление.

Шаг 10. Подаем заявку на участие в закупке

Содержание и порядок подачи зависит от того, в какой процедуре принимаете участие: аукционе, конкурсе или запросе котировок. А с 1 октября 2023 года заказчики стали размещать извещения в структурированном виде: теперь поставщики смогут подавать структурированные заявки — тендерные предложения, которые полностью формируют в электронном виде (Постановление Правительства от 08.06.2018 № 656). Часть сведений переходит в заявку из ЕИС. Например, данные о поставщике и его принадлежности к льготной категории участников закупок (СМП и проч.). Однако это не избавляет от необходимости подготовки документов для участия в закупках.

Электронный аукцион

В заявку на электронный аукцион включают (ч. 1 ст. 49 44‑ФЗ):

• решение об одобрении крупной сделки — если исполнение контракта является крупной сделкой для участника тендера;
• лицензии, аккредитации, свидетельства СРО — если они нужны для исполнения контракта и заказчик установил такое требование;
• декларацию о соответствии требованиям пп. 3–5, 7–11 ч. 1 ст. 31 44‑ФЗ;
• реквизиты счета для оплаты госконтракта;
• предложение участника тендера по товару, работе, услуге — функциональные, технические, количественные и качественные характеристики и название страны‑изготовителя;
• документы с подтверждением соответствия товаров, работ, услуг требованиям законодательства — если заказчик установил такое требование в извещении;
• документы о происхождении товара, если требование установлено правилами нацрежима.

Электронный конкурс

Заявка на открытый конкурс в электронной форме состоит из трех частей, которые участник отправляет заказчику одновременно (п. 1 ч. 6 ст. 43, ч. 2 ст. 48 44‑ФЗ).

В первой части указывают предложение по критериям конкурса, которые заказчик установил в извещении. Там же пишут конкретные показатели и страну происхождения товара.

Во вторую часть включают:

• решение об одобрении крупной сделки (если это необходимо);
• декларацию о соответствии единым требованиям;
• реквизиты для оплаты поставщику;
• документы по квалификации поставщика;
• документы о соответствии товаров, работ, услуг требования законодательства РФ (если это необходимо);
• специальные разрешения, лицензии, свидетельства и другие необходимые документы в соответствии с извещением;
• документы о происхождении товара, если требование установлено правилами нацрежима.

В третьей части отражают предложение о цене контракта. Если проводится закупка с неопределенным объемом — предложение о сумме цен единиц товара, работы, услуги.

Запрос котировок

В заявку на электронный запрос котировок включают (ч. 1 ст. 50 44‑ФЗ):

1. Сведения об участнике закупки. Если нужно, прикладывают решение о согласии на крупную сделку, подтверждение соответствия деятельности (лицензии, разрешения, свидетельства СРО). Понадобится и декларация о соответствии единым требованиям, и реквизиты счета для оплаты по контракту.
2. Информацию о товаре. Характеристики и, при наличии, товарный знак, наименование страны происхождения товара.
3. Документы с подтверждением соответствия товара, работы, услуги требованиям российского законодательства, требование установлено заказчиком.
4. Предложение о цене закупки или о сумме цен единиц товара, работы, услуги для закупки с неизвестным объемом.
5. Информация и документы по нацрежиму. Понадобятся, если в извещении установили запреты, ограничения или условия допуска.

Точную дату и время окончания приема заявок от поставщиков указывают в извещении. Участник тендера вправе подать заявку в любое время с момента публикации извещения до окончания срока подачи, а подготовить заявку на электронные торги помогут эксперты Тензора.

Шаг 11. Принимаем участие в электронных торгах

Порядок участия в тендерах зависит от вида процедуры. К примеру, дату проведения электронного аукциона заказчик пишет в извещении. Торги начинаются через 2 часа после окончания срока подачи заявок (п. 23 ч. 1 ст. 42 44‑ФЗ).

Для участия в торгах перейдите в карточку тендера на ЭТП и зайдите в раздел проведения аукциона. Подавайте ценовые предложения — вводите их специальное поле, каждый раз подписывая электронной подписью. Нужно соблюдать шаг аукциона: сумму, на которую можно снижать текущее минимальное предложение за один раз. Шаг варьируется от 0,5 до 5% от НМЦК (п. 1 ч. 3 ст. 49 44‑ФЗ). Побеждает тот, кто предложил наименьшую цену. Победителя вы узнаете из итогового протокола, который опубликуют на электронной площадке.

Электронный конкурс проходит по‑другому. Поставщики подают все три заявки одновременно. Сначала комиссия оценивает первые части заявок. И если заявку признают соответствующей извещению, участник тендера может подать одно предложение о снижении цены контракта, если посчитает это целесообразным. Ценовые предложения принимают только в течение часа. Дату подачи можно посмотреть в извещении, но оператор площадки заранее пришлет уведомление (п. 23 ч. 1 ст. 42, п. 4 ч. 7 ст. 48 44‑ФЗ). Затем комиссия рассматривает предложения и выбирает победителя — ее решение можно увидеть в итоговом протоколе.

Электронный запрос котировок проходит быстрее всего. Комиссия заказчика рассматривает все заявки, которые поступили на момент окончания приема. Если заявка не соответствует извещению, ее отклоняют. Победителя выбирают из всех соответствующих заявок (пп. 5, 6, 8 ч. 6 ст. 43 44‑ФЗ). Основной критерий здесь — цена: участников тендера ранжируют по ценовым предложениям. Победителем становится заявка с самой низкой ценой, а результаты процедуры комиссия фиксирует в итоговом протоколе.

Шаг 12. Заключаем контракт

Сроки подписания контракта зависят от процедуры (ст. 51 44‑ФЗ):

1. Электронный аукцион: заказчик присылает заполненный проект контракта в ЕИС и на ЭТП в течение 2 рабочих дней с даты публикации итогового протокола. Поставщик вносит обеспечение заявки или оформляет банковскую гарантию, подписывает контракт и отправляет заказчику. Заказчик подписывает госконтракт после поставщика. Как только он это сделает, информация появится в ЕИС и на электронной площадке.
2. Электронный конкурс: процедура аналогична правилам заключения контракта по итогам аукциона. Заключают контракт не ранее, чем через 10 рабочих дней с даты публикации итогового протокола.
3. Электронный запрос котировок: заказчик размещает заполненный проект контракта в ЕИС, а победитель должен подписать его не позднее 1 рабочего дня. Вместе с подписанным проектом участник тендера размещает подтверждение того, что он обеспечил исполнение контракта.

Внимательно проверяйте проект контракта перед подписанием. Если заказчик внес все сведения корректно, подписывайте его своей УКЭП. Если же есть расхождения с извещением или вашим предложением, составьте протокол разногласий и загрузите его в ЕИС и на электронную площадку. На это победителю отводят 5 рабочих дней после получения контракта. Заказчик должен рассмотреть протокол и прислать исправленный контракт. А если он не согласен с замечаниями — отправить первоначальный контракт с частичными изменениями или без изменений и указать причины отказа.

Только после урегулирования всех расхождений поставщик обеспечивает исполнение обязательств, подгружает подтверждающие документы и подписывает контракт. Следующий шаг — за заказчиком. Он должен подписать контракт. Как только соглашение будет подписано, оно считается заключенным, и поставщик может приступать к выполнению контракта.