Инвентаризация в 2024 году по новому ФСБУ 28/2023: изменения и порядок проведения
С 1 апреля 2025 инвентаризацию нужно проводить строго по правилам нового ФСБУ 28/2023. До этого момента можно выбирать: продолжать использовать привычный порядок (методические указания по инвентаризации) или начать применять новый стандарт досрочно. Например, уже в 2024 году. В статье расскажем, чем ФСБУ отличается от привычных методуказаний и как начать применять его уже сейчас.
Что вы узнаете
Кто должен применять ФСБУ 28/2023
С 1 апреля 2025 коммерческие организации, независимо от системы налогообложения, должны применять новый федеральный стандарт бухгалтерского учета по инвентаризации ФСБУ 28/2023 (приказ Минфина от 13.01.2023 № 4н). Субъекты малого и среднего предпринимательства (МСП) не исключение.
До апреля 2025 можно начать применять стандарт досрочно в добровольном порядке. Либо продолжать использовать методические указания из приказа Минфина от 13.06.1995 № 49.
У стандарта два принципиальных отличия от методических указаний.
- Не применяется бюджетными организациями.
- Рассчитан в том числе на ИП, которые ведут бухгалтерский учет. Согласно тексту, ФСБУ устанавливает требования к инвентаризации экономических субъектов, а методические указания — требования к инвентаризации организаций.
Зачем ИП проводить инвентаризацию
Инвентаризация — сопоставление фактического наличия товаров в магазине или на складе с учетными данными.
Например, если предприниматель занимается торговлей, ведение бухучета поможет обеспечить сохранность товаров.
Если продавец или кладовщик, с которым заключен договор о материальной ответственности, окажется нечист на руку, то результаты инвентаризации послужат доказательством его вины в суде. Главное — выполнить все требования действующего порядка инвентаризации, иначе суд может отказать в возмещении ущерба (определение Судебной коллегии по гражданским делам ВС РФ от 20.08.2018 № 18-КГ18-126).
Когда новый стандарт по инвентаризации вступает в силу
Популярный вопрос: «ФСБУ 28 — когда вступает в силу?»
ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» обязателен к применению с 1 апреля 2025. До этой даты стандарт можно применять в добровольном порядке — документ доступен для использования с 16 апреля 2023.
Перейти на ФСБУ добровольно можно с любой даты. Не нужно ждать начала нового календарного года. С даты перехода на стандарт все инвентаризации проводите по новым правилам, методуказания для вас прекратят свое действие.
Чтобы понять, выгодно ли досрочно переходить на ФСБУ, посмотрите следующий раздел статьи. Там мы рассказываем об основных изменениях в порядке. Например, по новым правилам фирмам, где один‑два сотрудника, можно не создавать инвентаризационную комиссию. Это упрощает работу. Но для перехода на новый порядок придется проделать много бумажной работы.
Как оформить переход на ФСБУ
Пропишите в учетной политике для целей бухучета (УП) переход на новый стандарт «Инвентаризация» 2023 года. Для этого издайте приказ о внесении изменений в УП. Укажите, с какой даты применяете новый ФСБУ по инвентаризации и основание перехода — п. 2 приказа Минфина № 4н.
Скорректируйте при необходимости локальные нормативные акты (ЛНА) и приказы, которые регламентируют инвентаризацию в вашей компании. Это может быть:
- положение о проведении инвентаризации,
- приказ о назначении инвентаризационной комиссии,
- график проведения инвентаризаций.
Как минимум все ссылки на методуказания замените ссылками на федеральный стандарт «Инвентаризация» 28/2023.
Если по стандарту вы не обязаны создавать инвентаризационную комиссию, приказом назначьте ответственного за инвентаризации.
Добавьте в УП или ЛНА порядок проведения добровольной инвентаризации. Дело в том, что для таких инвентаризаций стандарт носит рекомендательный характер. И окончательный регламент для инвентаризаций, которые организуете по своей инициативе, вы должны самостоятельно закрепить в документах компании (ИП). Если принятый порядок значительно отличается от вашего прежнего, для персонала целесообразно подготовить таблицу «Инвентаризация 2024: новые правила проведения», чтобы ответственные сотрудники быстрее вошли в курс дела.
Утвердите формы документов по инвентаризации в качестве приложения к учетной политике. Если фактически вы оставляете прежние формы, уберите из них ссылки на методуказания или постановление Госкомстата.
Какие изменения предусматривает стандарт
Основные изменения по сравнению с методуказаниями следующие.
- Больше свободы при инвентаризации. В стандарте нет названий документов, которыми надо оформлять инвентаризации. Нет подробных правил для каждого объекта учета. А при добровольной инвентаризации порядок вовсе носит рекомендательный характер. Но есть и обратная сторона: те моменты, которые по ФСБУ не обязательны, придется прописать в УП или ЛНА.
- Больше случаев обязательной инвентаризации для тех компаний, которые сдают имущество в аренду. Условие — такая деятельность не является обычной для организации.
- Больше ясности в оценке результатов инвентаризации: в стандарте прописали конкретные правила.
- Немного проще процедура инвентаризации для небольших фирм, где один директор или директор и главбух.
Минфин рассказал подробно о нововведениях и применении ФСБУ 28/2023 в информационном сообщении от 12.04.2023 № ИС-учет-44. Для наглядности привели изменения в таблице.
Чем ФСБУ отличается от методических указаний
Инвентаризация в 2024 году. Что сравниваем Изменения Указания ФСБУ Кто применяет — Коммерческие организации.
— Бюджетные организации
— Коммерческие организации.
— ИП в добровольном порядке
Когда применять При любой инвентаризации — Общие требования (раздел 2) — при любой инвентаризации (обязательной или добровольной).
— Порядок проведения, сроки, перечень объектов (раздел 3) — при обязательной инвентаризации. При добровольной инвентаризации эти положения стандарта рекомендованы к применению, но не обязательны (прописываете свое решение в УП)
Что подлежит инвентаризации Имущество и обязательства (без уточнения, какие именно и в каких случаях) Объекты инвентаризации (это новое понятие): активы и обязательства.
Для разных случаев обязательной инвентаризации установлены свои перечни объектов
Способы определения фактического наличия Традиционные способы (обмер, перевес, пересчет, расчеты, проверка документов).
Видео- и фотофиксация не прописаны в указаниях, но Минфин разрешает их при инвентаризации
Кроме традиционных, прямо прописана возможность альтернативных способов, в том числе видео- и фотофиксация Когда обязательно проводить инвентаризацию Все случаи прописаны в п. 1.5 указаний. Среди них:
— передача имущества в аренду, выкуп, продажа;
— ликвидация бизнеса (реорганизация)
К случаям из методуказаний добавились:
— возврат имущества из аренды;
— передача (возврат) в управление, безвозмездное пользование (если такая деятельность не является обычной для вас).
Исключена из обязательных случаев для инвентаризации реорганизация в форме преобразования
На какую дату проводить Не прописано Прописали для разных случаев обязательной инвентаризации Правила проведения Подробно прописаны по видам имущества и обязательств Прописаны общие правила для обязательной инвентаризации с отсылкой к отдельным ФСБУ по учету активов и обязательств. Более подробные правила для разных объектов, а также для добровольной инвентаризации вы прописываете в учетной политике Требования к комиссии Создается при любой инвентаризации, кроме той, где малый объем работ. Тогда допустима ревизионная комиссия.
При проведении инвентаризации должны присутствовать все члены комиссии.
В состав инвентаризационной комиссии включаются работники администрации, бухгалтерии, другие специалисты
Необходима при обязательной инвентаризации, и то не всегда. Например, комиссия не требуется, если в организации только директор или директор и главбух.
При проведении обязательной инвентаризации допускается отсутствие менее 1/5 состава комиссии.
Нет требований к составу комиссии
Документальное оформление
В методических указаниях приведены названия документов по инвентаризации, требования к содержанию и заполнению, а также примерные формы документов ФСБУ не содержит названий и форм документов.
Требования к содержанию есть только для документа о фактическом наличии запасов и аналогичных активов при обязательной инвентаризации
Как оценивать результаты инвентаризации Порядок не прописан Порядок оценки прописан в зависимости от квалификации результатов
В каких случаях инвентаризация обязательна
Случаи, когда инвентаризация обязательна, прописаны в п. 15 ФСБУ 28/2023.
- Перед составлением годовой бухотчетности. Исключение: по библиотечным фондам допускается инвентаризация раз в пять лет, по основным средствам — раз в три года.
- При передаче (возврате) активов в аренду, управление, безвозмездное пользование, при продаже.
- При смене материально ответственного лица (МОЛ).
- При смене руководителя коллектива (бригады), при уходе более половины членов коллектива, по требованию одного или нескольких членов (в случае коллективной ответственности).
- При установлении факта утраты или порчи активов.
- При чрезвычайном происшествии (пожаре, аварии, стихийном бедствии).
- При реорганизации, кроме преобразования.
- При ликвидации фирмы.
- В других случаях, когда инвентаризация обязательна по закону. Например, по закону о банкротстве конкурсный управляющий инвентаризирует имущество должника (ст. 129 Закона от 26.10.2002 № 127-ФЗЗ).
Добровольные инвентаризации можно проводить, когда вам это требуется, ограничений нет. Например, по желанию можно проводить сплошные или выборочные проверки перед составлением промежуточной отчетности, для своевременного выявления недостач, хищений, порчи (просрочки) товаров, материалов и незавершенного производства.
Быстрая инвентаризация склада с сервисом Saby
Что будет, если не провели обязательную инвентаризацию
В законе нет такого основания для штрафа, как непроведение инвентаризации или отсутствие документов о проведенной инвентаризации. Но, если не проводить инвентаризацию или проводить ее номинально, для галочки, возможны другие негативные последствия. Некоторые из них привели в таблице.
| Возможные последствия работы без инвентаризации | Какой ущерб для бизнеса |
|---|---|
| Искажение показателей отчетности на 10% и более, другие грубые нарушения бухучета | Штраф на директора от 5 000 до 10 000 ₽. За повторное нарушение — от 10 000 до 20 000 ₽ или дисквалификация на один-два года (ст. 15.11 КоАП) |
| Грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения | Штраф на организацию (ИП) 10 000 или 30 000 ₽ — зависит от того, как долго длится нарушение в учете (ст. 120 НК РФ) |
| Ошибки в налоговом учете, которые привели к занижению налоговой базы и неполной уплате налогов | Штраф на организацию (ИП) — 20% от неуплаченной суммы налога, а также пени (ст. 75, 120, 122 НК РФ) |
| Модифицированное аудиторское заключение (для организаций, которые проводят аудит своей отчетности) | Такое заключение говорит всем пользователям, что есть сомнения в достоверности отчетности. Отсюда — снижение кредитоспособности, инвестиционной привлекательности и возможные претензии от ФНС |
| Невыявленные хищения работников или невозможность привлечь их к ответственности, так как нет документов по инвентаризации | Кражи сотрудников нередко обходятся бизнесу дороже, чем штрафы от налоговой |
Что такое объект инвентаризации
Объект инвентаризации — это тот актив или то обязательство, которое нужно проверить при инвентаризации. При добровольной инвентаризации перечень объектов вы устанавливаете сами. Для обязательной инвентаризации объекты прописаны в ФСБУ в зависимости от оснований инвентаризации (п. 18 ФСБУ 28/2023).
Объекты обязательной инвентаризации по новому ФСБУ 28/2023
| Основание обязательной инвентаризации | Объекты инвентаризации |
|---|---|
Перед годовой отчетностью При реорганизации и ликвидации | — Активы. — Обязательства. — Источники финансирования деятельности. — Имущество и права, которые отражаются за балансом, а также подлежащие раскрытию в отчетности. Например, это арендованное имущество, принятые на ответственное хранение товары, давальческое сырье. — Неучтенное имущество и имущественные права |
| Остальные основания | Те объекты, которые связаны с причиной инвентаризации. При смене МОЛ нужно проверить вверенное ему имущество, при передаче в аренду — передаваемое имущество |
Когда и как проводить инвентаризацию
На какую дату инвентаризировать
При добровольной инвентаризации вы сами решаете, на какую дату ее проводить. При обязательной такую дату регламентирует ФСБУ исходя из основания инвентаризации (п. 16 ФСБУ 28/2023). Возможные ситуации разобрали в таблице.
На какую дату проводить обязательную инвентаризацию
| Основание обязательной инвентаризации | На какую дату проводить |
|---|---|
| Перед составлением годовой бухотчетности | По состоянию на 31 декабря отчетного года. Исключение — следующие активы, инвентаризацию которых проводили накануне — после 1 октября отчетного года: — основные средства (ОС); — нематериальные активы (НМА); — капитальные вложения; — запасы. Такие объекты, проверенные в 4 квартале, не нужно инвентаризировать повторно в конце года. В районах Крайнего Севера инвентаризировать запасы можно в период их наименьших остатков |
| При передаче активов в аренду, управление, пользование, при продаже | Перед передачей (продажей) |
| При смене материально ответственного работника или при смене руководителя коллектива, уходе более половины членов коллектива | В день приемки-передачи дел |
| По требованию членов коллектива | По факту требования |
| При установлении факта утраты или порчи активов | При установлении такого факта |
| При чрезвычайной ситуации | По окончании соответствующего события |
| При реорганизации | Перед составлением передаточного акта или разделительного баланса |
| При ликвидации | Перед составлением промежуточного ликвидационного баланса |
Срок проведения инвентаризации (конкретную дату начала и окончания) устанавливает руководитель с учетом того, на какую дату она должна быть проведена и какие объекты проверяются.
Какие внутренние документы регламентируют инвентаризацию
ФСБУ регулирует в основном обязательную инвентаризацию, и то в общих чертах. Понятно, что у каждого бизнеса своя специфика, поэтому и порядок проведения инвентаризаций будет разным. Где‑то достаточно назначить ответственным директора и проводить только годовую инвентаризацию всего и сразу. А где‑то потребуется создать несколько комиссий и график проведения инвентаризаций на год. Поэтому без внутренних документов, которые будут регулировать проведение инвентаризации, не обойтись.
Обязательные документы
Учетная политика. В ней закрепите:
- порядок проведения инвентаризаций (п. 4 ПБУ 1/2008). Чтобы не перегружать учетную политику, вы можете прописать в ней общий порядок согласно ФСБУ, а более подробно (по участкам учета, объектам, местам хранения) изложить порядок в отдельном положении или в инструкциях;
- формы документов по инвентаризации (как приложение к учетной политике). Вы можете взять за основу унифицированные формы из постановления Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, удалив из них ссылки на постановление. Если используете формы документов, предусмотренные вашей программой для ведения учета, то утвердите их. Также вы можете предусмотреть в учетной политике, что документы по инвентаризации составляются в электронном виде, ФСБУ это не запрещает.
Приказ о проведении инвентаризации. Этот документ составляйте непосредственно перед проведением инвентаризации. Пропишите в нем основание, конкретные объекты проверки, сроки проведения, состав комиссии или ответственное лицо, если комиссия не создается. Если есть постоянно действующая комиссия (комиссии), утвержденная, например, на год, то состав комиссии можно не расписывать. Ознакомьте с приказом под подпись всех работников, которых он касается (МОЛ, члены комиссии).
Случаи, когда ФСБУ позволяет не создавать комиссию:
- из работников в фирме только руководитель или руководитель и бухгалтер;
- заключили договор на проведение инвентаризации с аудиторами;
- по уставу у вас назначена ревизионная комиссия, которая проводит инвентаризации.
Необязательные документы
Положение о проведении инвентаризаций. Или это могут быть рабочие инструкции. В них можно подробно прописать порядок инвентаризаций по отдельным участкам, объектам, местам хранения. Предусмотреть особенности, которых нет в учетной политике. Например, можно утвердить отдельную инструкцию по инвентаризации наличных денежных средств, расчетов с подотчетными лицами, материалов. Не забудьте под подпись ознакомить с документами материально ответственных лиц и членов комиссии.
План-график инвентаризации. Обычно его составляют на год. График позволит распределить работы по срокам проведения и по комиссиям. Желательно учесть график отпусков, чтобы все МОЛ и члены комиссии присутствовали при инвентаризации их имущества. Инвентаризация некоторых активов должна проводиться обязательно в присутствии МОЛ. Отсутствие 1/5 состава комиссии делает результаты инвентаризации недействительными.
Приказ о создании постоянной инвентаризационной комиссии или нескольких комиссий. Постоянные комиссии имеет смысл утверждать при частых инвентаризациях в течение года. Также вы можете предусмотреть резервный состав комиссии на случай, если кто-то из членов основного состава не сможет присутствовать. С приказом ознакомьте под подпись всех членов комиссии.
Журнал учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. За основу можно взять форму № ИНВ-23. Ведение такого журнала не обязательно, но при частых инвентаризациях поможет контролировать выполнение плана-графика, а также упорядочит результаты проверок.
В каком порядке проводить инвентаризацию
Оформите документы на инвентаризацию
Проверьте, что в наличии все обязательные документы по проведению инвентаризации, про которые мы рассказали выше. В частности, документ, в котором вы решили вопрос о создании или составе инвентаризационной комиссии.
МОЛ составляют расписки о том, что:
- все первичные документы по движению активов сданы в бухгалтерию или переданы комиссии;
- все вверенные активы оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Можно включить такие расписки в шапки инвентаризационных описей и актов, как в унифицированных формах. Такие же расписки дают работники, на которых вы оформили деньги под отчет или доверенности на получение активов.
Председатель инвентаризационной комиссии визирует первичку по тем активам, которые не сданы в бухгалтерию на начало инвентаризации. Для этого на документе делает надпись: «до инвентаризации на ____ (дата)».
Бухгалтерия готовит для комиссии инвентаризационные описи и акты с учетными данными. Перед этим бухгалтеру важно убедиться, что все документы по движению активов отражены в учетной системе.
Определите фактическое наличие объектов
Строго в присутствии МОЛ инвентаризируйте ОС и капвложения в них, запасы, наличные деньги и денежные документы. Если МОЛ в отпуске или болеет, вызовите его из отпуска на период инвентаризации либо перенесите проверку.
Способы инвентаризации разных объектов устанавливает ФСБУ. Например, для запасов это подсчет, взвешивание, обмер, осмотр, а для дебиторской задолженности — проверка документов и расчеты. Стандарт разрешает фото- и видеосъемку. Видеофиксация может потребоваться, например, для проверки имущества в отдаленном подразделении, где мало сотрудников. А также для проверки имущества, которое организация передала в пользование дистанционным сотрудникам.
Фактическое наличие объектов обычно фиксируется в описях и актах по утвержденным у вас формам. По забалансовому и неучтенному имуществу заполняйте отдельные документы. Члены комиссии и МОЛ заверяют все исправления в бумажных документах.
Если МОЛ после инвентаризации найдет ошибку в итоговых документах, он должен подать заявление комиссии до открытия помещения. Если ошибка подтвердится, надо исправить документы.
Сверьте фактические данные с учетными
Расхождения — излишки и недостачи — обычно фиксируются в сличительных ведомостях. Отдельно ведомости можете не составлять — дополните соответствующими графами акты и описи.
К результатам инвентаризации прикладывайте поясняющие документы. Это могут быть технические документы, расчеты, объяснительные МОЛ по пересортице, пояснительные записки инвентаризационной комиссии.
Комиссия составляет пояснительную записку о том, почему недостача из‑за пересортицы не отнесена на МОЛ. Предложения комиссии о том, как устранить расхождения, оформляются протоколом заседания о зачете излишков и недостач при пересортице.
Руководитель или другой уполномоченный работник рассматривает:
- результаты инвентаризации,
- поясняющие документы,
- предложения комиссии по выявленным расхождениям.
По итогам рассмотрения оформляет приказ об утверждении результатов инвентаризации.
В СБИС все необходимые формы по инвентаризации можно распечатать из единого документа. По данным учета программа автоматически сформирует инвентаризационные описи. Подготовьте одну опись — на все имущество сразу. Либо отдельные описи по материально ответственным лицам, типу и местонахождению имущества. Когда внесете в программу фактическое количество, появится возможность распечатать сличительные ведомости и списать недостачи в учете.
Автоматическое заполнение документов по инвентаризации в сервисах СБИС (Saby)
Как квалифицировать и учитывать результаты инвентаризации
В приказе об утверждении результатов инвентаризации определяются:
- активы, по которым допущена пересортица: недостача одних активов и излишек других одного и того же наименования, но разных сортов;
- излишки объектов инвентаризации — превышение фактического количества над учетным;
- недостачи — превышение количества по данным бухучета над фактическим. Отдельно нужно определить утраченные активы (которых нет совсем) и испорченные, а также недостачи в пределах норм естественной убыли и сверх нее;
- возможности дальнейшего использования или продажи испорченных активов;
- основания для возмещения недостач (например, за счет виновных), признания дебиторской задолженности сомнительной или безнадежной, списания обязательств, доначисления или досписания других объектов бухучета.
Все расхождения между фактическими и учетными данными нужно отразить в бухучете в том отчетном периоде, когда проводили инвентаризацию (ч. 4 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 10 ФСБУ 28/2023). При инвентаризации перед годовой отчетностью результаты отражаются в учете 31 декабря.
Решение о зачете по пересортице, о списании активов и обязательств (в том числе дебиторской и кредиторской задолженности) принимает исключительно директор. И только на основании приказа руководителя бухгалтер делает соответствующие записи в бухучете.
Как отражаются в бухучете результаты инвентаризации
| Вид расхождения | В какой оценке учитывать результат инвентаризации | Как отразить в бухучете |
|---|---|---|
| Излишек активов | По балансовой стоимости этих или аналогичных активов. Если это невозможно (например, активы не числятся в учете совсем) — по справедливой стоимости (МСФО 13) | Отнести на доходы |
| Недостача при условии, что нормы естественной убыли не установлены | По балансовой стоимости | — Отнести на виновных лиц, если есть основания для возмещения ИЛИ — Отнести на расходы, если нет оснований для возмещения |
Недостача сверх норм естественной убыли после зачета по пересортице. Недостача по утраченным и испорченным активам, которые не подлежат использованию или продаже | ||
| Недостача в пределах норм естественной убыли после зачета по пересортице | По балансовой стоимости | Отнести на расходы по обычным видам деятельности |
| Недостача по испорченным активам, которые подлежат использованию или продаже | По балансовой стоимости | Уменьшить стоимость активов (обесценение) |
Суммы дебиторской задолженности и обязательств, нереальных для взыскания | В суммах, подтвержденных соответствующими документами | Списать с учета |
| Расхождения в суммах дебиторской задолженности и обязательств | В суммах, подтвержденных соответствующими документами | Доначислить или досписать |
| Расхождения в суммах оценочных обязательств, отложенных налоговых активов и обязательств | В суммах, подтвержденных расчетами | Доначислить или досписать |
Бухгалтерские проводки по отражению результатов инвентаризации
В таблице привели примерные проводки. Конкретные записи зависят от вашей учетной политики. Например, имеет значение, создаете вы резерв под обесценение запасов по ФСБУ 5/2019 или нет.
Содержание операции Дебет Кредит Зачет активов по пересортице 10, 41, 43 (по активам в излишке) 10, 41, 43 (по активам в недостатке) Излишек активов отнесен на доходы 01, 10, 41, 43
91.01 Отражена стоимость недостач
94 (по активам, для которых установлены нормы естественной убыли)
91.02 (по активам, для которых нет норм естественной убыли, по материалам и товарам с истекшим сроком хранения)
01, 10, 41, 43 Списаны в расходы недостачи в пределах норм естественной убыли 20, 25, 26, 44 94 Списаны в расходы сверхнормативные недостачи 91.02 94 Недостачи отнесены на виновное лицо 73.02 (76) 91.01, 94 Списана в расходы стоимость испорченных активов, подлежащих использованию или продаже
90.02 (91.02) 14 (если из-за порчи корректируется стоимость запасов), 02 субсчет «Обесценение» (если корректируется стоимость ОС) Создан (увеличен) резерв на сумму сомнительной дебиторской задолженности 91.02 63 Списана за счет резерва дебиторская задолженность, нереальная к взысканию 63
007
62, 71, 73, 76 Списана дебиторская задолженность, нереальная к взысканию, сверх резерва 91.02
007
62, 71, 73, 76 Списана кредиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности 60 (62, 66, 67, 70, 71, 76-4) 91.01
Видеоматериалы по теме
