Сверка расчетов с контрагентами: как использовать электронный формат акта сверки
Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами — это документ, который показывает состояние расчетов с вашим контрагентом на определенную дату. С его помощью можно подтвердить долг или найти расхождения между данными покупателя и продавца. С 21 июля 2022 года действует официальный электронный формат акта сверки расчетов между контрагентами, утвержденный ФНС. Как сверить расчеты с контрагентами по единому формату — расскажем в статье.
Что вы узнаете
Что такое электронный формат акта сверки. Способы сверки
Электронный формат акта сверки — это определенная структура документа, с помощью которого можно оперативно сверить расчеты с контрагентом по электронному документообороту (ЭДО) в электронном виде. Например, через онлайн‑сервис СБИС ЭДО.
Требуется наличие ЭДО у вас и у контрагента. Операторы могут быть разные, при необходимости можно настроить роуминг.
Если у контрагента нет ЭДО, единственный способ сверки — на бумаге.
Возможные способы сверить расчеты с контрагентами
- Обмениваться бумажными актами сверки.
- Сверяться в электронном виде неформализованными документами. Например, когда контрагенты оформляют акты сверки в Excel или .pdf. Скан‑образы тоже относятся к неформализованным документам.
- Сверяться в электронном виде, используя формализованный акт сверки, который зашит в бухгалтерской программе. Например, у Saby Bu (СБИС Бухгалтерии) — свой формализованный акт, в 1С — свой.
- Сверяться в электронном виде, используя формализованный акт сверки, утвержденный ФНС. Любая система ЭДО распознает и одинаково прочитает документ, составленный по этой унифицированной форме. В том числе система ФНС. Сканы для налоговой, когда она запрашивает акты сверки по требованию, при таком варианте не нужны. Достаточно отправить акт по единому формату напрямую в налоговую.
Плюсы и минусы каждого варианта
Быстрота.
Экономия на бумаге, почтовых услугах.
Не потеряется при пересылке.
Проще хранить и находить электронные документы.
Акты можно сверять автоматически.
Просто отправить в налоговую. Достаточно выгрузить акт сверки из системы ЭДО и отправить в ФНС без распечатывания и сканирования.
Налоговая не запросит акт сверки повторно. Электронные формализованные документы по единому формату видит не только ваша инспекция, но все инспекции по всей России.
Быстрота.
Экономия на бумаге, почтовых услугах.
Не потеряется при пересылке.
Проще хранить и находить электронные документы.
⛔ Акты можно сверить с данными учета только вручную.
⛔ Для отправки в налоговую придется распечатать (с отметками оператора ЭДО), заверить подписью, печатью, сделать скан.
Быстрота.
Экономия на бумаге, почтовых услугах.
Не потеряется при пересылке.
Проще хранить и находить электронные документы.
⛔ Акты можно сверить с данными учета только вручную.
⛔ Для отправки в налоговую придется распечатать (с отметками оператора ЭДО), заверить подписью, печатью, сделать скан.
⛔ Акты сначала нужно выгружать из учетной программы и сохранять в электронном виде, а только потом загружать в ЭДО и отправлять контрагенту.
⛔ Долго ждать согласования (а можно и совсем не дождаться).
⛔ Затраты на бумагу, почтовые или курьерские услуги (особенно, если актов сверки много).
⛔ Может потеряться при пересылке.
⛔ Нужно организовать специальное надлежащее хранение, чтобы случайно не испортить документ и чтобы можно было быстро найти бумагу.
⛔ Акты можно сверить с данными учета только вручную.
⛔ Для представления в налоговую по требованию придется делать копии или сканы.
⛔ Налоговая может запросить оригиналы.
Когда и для чего нужен акт сверки с контрагентом
Акт сверки — это не первичный учетный документ, никакие бухгалтерские проводки по нему не формируются. За отсутствие акта сверки не будет штрафов или других санкций от налоговой. Однако проводить сверку расчетов с контрагентами и подписывать акты сверки взаиморасчетов с контрагентами — в ваших интересах.
Как помогает акт сверки
Обнаружите ошибки в учете или недостающие документы
Например, вы оплатили работы исполнителю, но акт выполненных работ от него не получили или документ потерялся по пути в бухгалтерию. У вас висит задолженность контрагента на сумму оплаты. А исполнитель у себя провел акт выполненных работ, по данным контрагента задолженности нет. Акт сверки в этом случае покажет, что акт выполненных работ должен быть. Останется получить недостающую первичку от контрагента и провести данные в учете.
Сам по себе акт сверки не может служить основанием для отражения операций в учете. На основании акта сверки вы видите, какие документы и на какие суммы отражены в учете контрагента. Все корректировки и проводки делайте только на основании первичных учетных документов: выписок банка, актов выполненных работ, товарных накладных и т.д.
Упростите годовую инвентаризацию
Подписание актов сверки с контрагентами облегчит проведение обязательной инвентаризации расчетов перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (п. 27 приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н). Можно провести инвентаризацию и без актов сверки, только по имеющимся документам, но это будет более трудозатратно и менее надежно, потому что у вас могут быть не все документы. Можно формировать акты сверки не по всем контрагентам, а выборочно, например, если задолженность превышает определенную сумму.
Продлите срок исковой давности дебиторской задолженности
Общий срок исковой давности — 3 года (п. 1 ст. 196 ГК РФ). Это период, когда вы можете обратиться в суд за взысканием. Если должник подписал акт сверки, то срок исковой давности начинает отсчитываться с даты подписания акта сверки (ст. 203 ГК РФ). То есть увеличивается период для подачи заявления в суд о взыскании долга.
Если дебиторской задолженности исполнилось три года, но вы подписали акт сверки с должником, то в налоговом учете нельзя списать такую задолженность в расходы по налогу на прибыль как безнадежную. Признать сумму безнадежной и списать в расходы можно будет через три года после подписания акта сверки (Определение ВС РФ от 17.09.2014 № 306‑КГ14‑1683).
Как часто сверяться с контрагентами
Периодичность сверки расчетов может быть прописана в договоре с контрагентом. Например, раз в месяц или раз в квартал. Если в договоре не прописано, то составляйте акты сверки с контрагентами с такой частотой:
| Когда | Зачем |
|---|---|
| На последнее число каждого квартала | Избежите ошибок в налоговых декларациях по НДС, по налогу на прибыль, в расчете авансов по УСН из‑за неправильно занесенных или не проведенных в учете документов за отчетный период |
| На 31 декабря. Причем формировать акты сверки можно в любой день до составления отчетности, но период сверки по акту должен заканчиваться 31 декабря отчетного года | Избежите ошибок и искажений в отчетности, бухгалтерском учете и необходимости их исправлять. Причем речь идет не только о правильности сумм дебиторской и кредиторской задолженности, но и о правильности сумм резервов по сомнительным долгам. Формирование резервов в бухучете обязательно, а сумма резерва напрямую зависит от правильности суммы дебиторской задолженности в учете |
Форма акта сверки взаиморасчетов
Электронный акт сверки, утвержденный ФНС, содержит те же сведения, которые бухгалтеры привыкли видеть в бумажном акте сверки (пункты перечислили ниже). А также дополнительно два новых пункта.
КНД: обязательный код для всех формализованных документов.
Признак наличия разногласий: «1» — если нет разногласий, «2» — если есть.
Обычные реквизиты акта сверки
Вводная часть
Образец заполнения акта сверки
Название документа: «Акт сверки взаимных расчетов»
Период, за который составлен акт сверки. Например, «за период с 10.05.2024 по 15.09.2024». Период может быть любой, не выходящий за дату составления, хоть 1 день, хоть год.
Реквизиты сторон: наименование, ИНН/КПП.
Реквизиты договора, по которому сверяются расчеты между сторонами. Если договоров несколько, можно или составить по ним разные акты сверки, или отразить в одном акте, но с разбивкой по договорам.
Основная часть
Табличная часть: как правило, две зеркальные таблицы по данным составителя и по данным контрагента в разбивке по договорам. Заполняется только по данным отправителя. В случае расхождений получатель акта сверки направляет свой вариант документа. В табличной части указываются:
| Что указывается в табличной части | |
|---|---|
| Входящее сальдо | Задолженность на начало периода. Если задолженность по дебету, контрагент вам должен. Если по кредиту — вы ему |
| Документы расчетов с реквизитами | По дебету — документы, которые формируют задолженность контрагента перед вами: исходящие акты выполненных работ, накладные, платежные поручения и т.д. По кредиту — документы, которые формируют вашу задолженность перед контрагентом: входящие акты, накладные поставщика, платежные поручения покупателя |
| Обороты за период | Сумма всех документов по дебету и по кредиту |
| Конечное сальдо | Задолженность на конец периода. Если начальное сальдо было дебетовым, то конечное считается так: сальдо начальное + оборот по дебету − оборот по кредиту. Если получилась положительная величина, то конечное сальдо будет дебетовым, если отрицательная — кредитовым. Если начальное сальдо было кредитовым, то конечное считается так: начальное сальдо + оборот по кредиту − оборот по дебету. Если получилась положительная величина, конечное сальдо будет кредитовым, если отрицательная — дебетовым |
Заключительная часть
Итог сверки по всем договорам: сумма задолженности в пользу вашей организации (если итоговое конечное сальдо дебетовое) или в пользу контрагента (если итоговое конечное сальдо кредитовое) на конечную дату периода сверки расчетов. Или фраза, что задолженность отсутствует (если конечное сальдо по дебету и по кредиту нулевое).
Информация о наличии разногласий по сверке, если данные в таблицах контрагентов не соответствуют друг другу (не зеркальны).
Подписи сторон. Акт сверки расчетов признается согласованным, только если он подписан обеими сторонами. Печать ставить не обязательно, но лучше включить этот реквизит, чтобы придать документу большую юридическую силу. Для электронного акта сверки подписи сторон — это данные об электронной подписи (ЭЦП) отправителя и получателя.
Чтобы акт сверки был законным, его должен подписать директор или сотрудник, у которого есть доверенность. Причем в доверенности должны быть прописаны полномочия не только на подписание актов сверки, но и на признание долга. Если таких полномочий нет, акт сверки не прервет течение срока исковой давности (постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.12.2019 № 17АП‑17530/2019‑АК).
Дата подписания. Это важный реквизит для бумажного акта сверки, про который многие забывают. Дата подписания акта сверки — это дата признания долга контрагентом, с которой срок исковой давности начинает отсчитываться заново. Для электронного акта сверки дата подписания — это дата, когда контрагент подписал акт своей ЭЦП, она отражается в подтверждении от оператора ЭДО. Электронные документы подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП) и приравниваются к документам с «живой» подписью.
Чтобы акт сверки был законным (в том числе признавался в суде для продления срока давности), он должен быть составлен на бумаге (оригинал с подписями) или в электронном виде с КЭП. Скан или таблица, отправленные по электронной почте, не подойдут. Их можно использовать только для ознакомления или предварительного согласования.
Как провести сверку расчетов
Далее пошагово рассказали, как инициировать сверку с контрагентом, правильно обработать акт сверки и использовать для целей учета.
| Этап сверки | Ваши действия | |
|---|---|---|
| Начало | Запросите акт сверки у контрагента ИЛИ Составьте и отправьте свой вариант | Письмо‑запрос на акт сверки можно составить в произвольной форме (см. образец). Укажите, за какой период и по какому договору просите предоставить акт. Когда обмениваетесь документами по ЭДО, то проще и быстрее составить свой акт сверки, чем посылать запрос. Если ведете учет в Saby (СБИС), можно отправить электронный акт прямо из учетной программы. Если ведете учет в 1С, то можно настроить обмен с Saby и загрузить акт из вашей учетной системы |
| Главный этап — непосредственно сверка данных | Сопоставьте входящий акт сверки с данными учета | В Saby Docs (СБИС ЭДО) легко сверить входящие электронные акты, сформированные в учетных программах. Для этого откройте входящий акт сверки и загрузите свой вариант. Программа автоматически сравнит данные и при наличии расхождений выдаст результат — сумму задолженности по вашим данным с отметками в акте сверки. Если входящий акт сверки поступил в других форматах по ЭДО или в бумажном виде, придется сверять данные вручную. Сформируйте в своей программе акт сверки и сопоставьте с актом контрагента — данные должны быть зеркальны |
| Подписание акта сверки без разногласий | Подпишите входящий акт сверки, если вы согласны с ним (или контрагент подпишет ваш вариант). Если не согласны — переходите к следующему шагу | Если акт поступил по ЭДО, достаточно утвердить его ЭЦП директора или уполномоченного лица. После этого акт будет подписан ЭЦП с обеих сторон — сверка согласована. На бумажном акте нужно проставить «живую» подпись, печать и дату подписания. И отправить один экземпляр акта сверки контрагенту. Контрагент обязан отреагировать на ваш бумажный акт сверки (подписать или выслать свой вариант), только если обязанность по сверке расчетов прямо прописана в договоре. В остальных случаях контрагент имеет право проигнорировать ваш акт сверки, никаких санкций к контрагенту применить за это нельзя. Фразы в акте сверки об «автоматическом» согласовании незаконны. Например: «Если контрагент не подпишет акт сверки, или отказывается подписывать акт, или не предоставит свой вариант в течение 10 дней, сверка считается согласованной» |
| Работа с разногласиями (если есть) | Оформите расхождения, если они есть. Как получите новый входящий акт, вернитесь на предыдущий шаг | Получатель незеркального акта сверки может:
|
| Корректировки в учете (при необходимости) | Проведите корректировки в учете, если выявлены расхождения и они вызваны вашими ошибками, а у контрагента верные данные | Все корректировки в учете и проводки делайте только на основании первичных учетных документов. Например, если по акту сверки отражена другая стоимость работ по акту исполнителя, то основанием для корректировок будет акт выполненных работ, а не акт сверки. Если документа у вас нет, запросите у поставщика дубликат |
| Урегулирование задолженности (если выявлена по итогам сверки) | Запросите возврат денег по акту сверки или верните сами — смотря кто кому должен. Можно зачесть недоимку в счет будущих платежей | Если по акту сверки контрагент вам должен и вы хотите вернуть переплату, направьте письмо о возврате средств (см. образец). Можно это сделать по ЭДО. Сам акт сверки не основание для перечисления денег. Если возвращаете деньги вы, то в назначении платежа в платежном поручении пропишите реквизиты договора и за что делаете оплату. Например: «Оплата по договору № 1 от 01.01.2024 за строительные материалы» или «Возврат оплаты за строительные материалы по договору № 1 от 01.01.2024». Если договора нет, можно указать товарную накладную или реквизиты письма контрагента о возврате средств. Указывать акт сверки в качестве основания платежа некорректно (Приложение 1 к Положению Банка России от 29.06.2021 № 762‑П) |
Как сверить НДС с контрагентами
Компании (ИП), работающие с НДС, уделяют пристальное внимание сверке данных из счетов‑фактур, книг покупок и продаж. В Saby (СБИС) свериться с контрагентом по НДС можно также через акт сверки. Не важно, какой оператор у вашего партнера по бизнесу.
Если вы ведете учет в Saby, программа сформирует исходящий акт сверки по данным учета. Иначе предложит заполнить акт через 1С. После того как отправите документ контрагенту, в списке документов появится ссылка на отправленный акт, а в списке контрагентов — пометка о том, что отправлен акт сверки.
Как только придет ответ от контрагента, Saby автоматически проведет сверку и покажет расхождения.
Сколько хранить акты сверки
Сроки хранения одинаковы и для бумажных, и для электронных актов сверки. При этом электронные документы, заверенные КЭП, можно хранить в электронном виде, не распечатывая.
Срок хранения актов сверки расчетов зависит от наличия задолженности по ним. Возможные ситуации рассмотрели в таблице.
| Ситуация | Сколько хранить акты сверки |
|---|---|
| Задолженности нет | 5 лет с даты составления (п. 266 перечня из приказа Росархива от 20.12.2019 № 236) |
| Задолженность не погашена | В течение срока исковой давности, так как нужны для обращения в суд |
| Списали долг как безнадежный | 5 лет после года, в котором списан долг (ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ, подп. 8 п. 1 ст. 23 НК) |
Видеоматериалы по теме
