Акт сверки расчетов с контрагентами: новый электронный формат
Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами — это документ, который показывает состояние расчетов с вашим контрагентом на определенную дату. С его помощью можно подтвердить долг или найти нестыковки в учете. С 21 июля 2022 года у этого документа появился официальный электронный формат, утвержденный ФНС. Что это означает и как теперь составлять акт сверки расчетов с контрагентами — расскажем в статье.
Что вы узнаете
Что такое электронный формат акта сверки и зачем он нужен
До 21 июля 2022 года контрагенты могли сверять расчеты между собой одним из трех способов (на выбор):
- Обмениваться бумажными актами сверки.
- Сверяться в электронном виде неформализованными документами. Например, когда контрагенты оформляют акты сверки в Excel или .pdf. Скан-образы тоже относятся к неформализованным документам.
- Сверяться в электронном виде, используя формализованный акт сверки, который зашит в бухгалтерской программе. Например, у СБИС Бухгалтерии — свой формализованный акт, в 1С — свой. Такие акты, в отличие от первых двух вариантов, можно сверять автоматически. Такая возможность, например, реализована в СБИС. Но, чтобы представить в налоговую по требованию, нужно делать сканы актов, как и в первых двух вариантах.
С 21 июля 2022 года к трем перечисленным выше способам добавился еще один, и теперь он самый удобный:
- Сверяться в электронном виде, используя формализованный акт сверки, утвержденный ФНС. Любая система ЭДО распознает и одинаково прочитает документ, составленный по этой унифицированной форме. В том числе система ФНС. Сканы для налоговой, когда она запрашивает акты сверки по требованию, при таком варианте не нужны. Достаточно отправить акт по единому формату напрямую в налоговую.
Акты сверки по утвержденному формату ФНС реализованы в СБИС Бухгалтерии и в СБИС ЭДО. Программа автоматически сверяет акт с учетными данными и подсвечивает расхождения, если они есть. Вручную ничего крыжить не надо.
Если ваш контрагент тоже использует СБИС, обмениваться с ним «новыми» актами сверки можно уже сейчас. Если у него другой оператор ЭДО, который пока не поддерживает формат акта сверки от ФНС, то формируйте и отправляйте акты по старому формату.
Плюсы и минусы каждого варианта
| Способ отправки акта сверки контрагенту | Преимущества | Недостатки |
|---|---|---|
| В бумажном виде | Не нужно подключать ЭДО. Если у контрагента нет ЭДО, это единственный способ обменяться актами сверки. |
|
| В неформализованном виде по ЭДО. Например, обмен файлами в формате .pdf, Excel |
|
|
| В формализованном виде по ЭДО | ||
| По формату бухгалтерской программы |
|
|
| По формату ФНС |
| Требуется наличие ЭДО у вас и у контрагента. Операторы могут быть разные, при необходимости можно настроить роуминг. |
Форма акта сверки взаиморасчетов
Электронный акт сверки, утвержденный ФНС, содержит те же сведения, которые бухгалтеры привыкли видеть в акте сверки (пункты перечислили ниже). А также дополнительно два новых пункта.
КНД: обязательный код для всех формализованных документов.
Признак наличия разногласий: «1» — если нет разногласий, «2» — если есть.
Обычные реквизиты акта сверки
Название документа: «Акт сверки взаимных расчетов»
Период, за который составлен акт сверки. Например, «за период с 10.05.2022 по 15.09.2022». Период может быть любой, не выходящий за дату составления, хоть 1 день, хоть год.
Реквизиты сторон: Наименование, ИНН/КПП.
Реквизиты договора, по которому сверяются расчеты между сторонами. Если договоров несколько, можно или составить по ним разные акты сверки, или отразить в одном акте, но с разбивкой по договорам.
Табличная часть: как правило, две зеркальные таблицы по данным составителя и по данным контрагента в разбивке по договорам. Заполняется только по данным отправителя. В случае расхождений получатель акта сверки направляет свой вариант документа. В табличной части указываются:
- Входящее сальдо — задолженность на начало периода. Если задолженность по дебету, контрагент вам должен. Если по кредиту — вы ему.
- Документы расчетов с реквизитами. По дебету — документы, которые формируют задолженность контрагента перед вами: исходящие акты выполненных работ, накладные, платежные поручения и т.д. По кредиту — документы, которые формируют вашу задолженность перед контрагентом: входящие акты, накладные поставщика, платежные поручения покупателя.
- Обороты за период — сумма всех документов по дебету и по кредиту.
- Конечное сальдо — задолженность на конец периода. Если начальное сальдо было дебетовым, то конечное считается так: сальдо начальное + оборот по дебету − оборот по кредиту. Если получилась положительная величина, то конечное сальдо будет дебетовым, если отрицательная — кредитовым. Если начальное сальдо было кредитовым, то конечное считается так: начальное сальдо + оборот по кредиту − оборот по дебету. Если получилась положительная величина, конечное сальдо будет кредитовым, если отрицательная — дебетовым.
Итог сверки по всем договорам: сумма задолженности в пользу вашей организации (если итоговое конечное сальдо дебетовое) или в пользу контрагента (если итоговое конечное сальдо кредитовое) на конечную дату периода сверки расчетов. Или фраза, что задолженность отсутствует (если конечное сальдо по дебету и по кредиту нулевое).
Информация о наличии разногласий по сверке, если данные в таблицах контрагентов не соответствуют друг другу (не зеркальны).
Подписи сторон. Печать ставить не обязательно, но лучше включить этот реквизит, чтобы придать документу большую юридическую силу. Для электронного акта сверки подписи сторон — это данные об ЭЦП отправителя и получателя.
Дата подписания. Это важный реквизит для бумажного акта сверки, про который многие забывают. Дата подписания акта сверки — это дата признания долга контрагентом, с которой срок исковой давности начинает отсчитываться заново. Для электронного акта сверки дата подписания — это дата, когда контрагент подписал акт своей ЭЦП, она отражается в подтверждении от оператора ЭДО. Электронные документы подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП) и приравниваются к документам с «живой» подписью.
Когда и для чего нужен акт сверки с контрагентом
Акт сверки не является первичным учетным документом, никакие бухгалтерские проводки по нему не формируются. За отсутствие акта сверки не будет штрафов или других санкций от налоговой. Однако проводить сверку расчетов с контрагентами и подписывать акты сверки взаиморасчетов с контрагентами — в ваших интересах. С помощью акта сверки можно:
- Обнаружить ошибки в учете или недостающие документы.
- Продлить срок исковой давности дебиторской задолженности.
Например, вы оплатили работы исполнителю, но акт от него не получили или он потерялся по пути в бухгалтерию. У вас висит задолженность контрагента на сумму оплаты. А исполнитель у себя провел акт, по его данным задолженности нет. Акт сверки в этом случае покажет, что акт должен быть. Останется получить недостающую первичку от контрагента и провести данные в учете.
Общий срок исковой давности — 3 года (п. 1 ст. 196 ГК РФ). Это период, когда вы можете обратиться в суд за взысканием. Если должник подписал акт сверки, то срок исковой давности начинает отсчитываться с даты подписания акта сверки (ст. 203 ГК РФ). То есть увеличивается период для подачи заявления в суд о взыскании долга.
Как часто сверяться с контрагентами
Периодичность сверки расчетов может быть прописана в договоре с контрагентом. Например, раз в месяц или раз в квартал. Если в договоре не прописано, то составляйте акты сверки с контрагентами:
- На последнее число каждого квартала.
Так вы избежите ошибок в налоговых декларациях по НДС, по налогу на прибыль, в расчете авансов по УСН из-за неправильно занесенных или не проведенных в учете документов за отчетный период.
- На 31 декабря.
Как запросить акт сверки с контрагентом, рассказали в разделе ниже.
Подписание актов сверки с контрагентами облегчит проведение обязательной инвентаризации расчетов перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (п. 27 приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н). Можно провести инвентаризацию и без актов сверки, только по имеющимся документам, но это будет более трудозатратно и менее надежно, потому что у вас могут быть не все документы. Можно формировать акты сверки не по всем контрагентам, а выборочно, например, если задолженность превышает определенную сумму.
Формировать акты сверки можно в любой день до составления отчетности, но период сверки по акту должен заканчиваться 31 декабря отчетного года. Так вы избежите ошибок и искажений в отчетности, бухгалтерском учете и необходимости их исправлять. Причем речь идет не только о правильности сумм дебиторской и кредиторской задолженности, но и о правильности сумм резервов по сомнительным долгам. Формирование резервов в бухучете обязательно, а сумма резерва напрямую зависит от правильности суммы дебиторской задолженности в учете.
Как провести сверку расчетов
1. Запросите акт сверки у контрагента или составьте и отправьте свой вариант.
Письмо-запрос на акт сверки можно составить в произвольной форме. Укажите, за какой период и по какому договору просите предоставить акт. Отправить запрос контрагенту можно по ЭДО.
Чтобы акт сверки был законным (признавался в суде для продления срока давности), он должен быть составлен на бумаге (оригинал с подписями) или в электронном виде с КЭП. Скан или таблица, отправленные по электронной почте, не подойдут. Их можно использовать только для ознакомления или предварительного согласования.Когда обмениваетесь с контрагентом документами по ЭДО, то проще и быстрее составить свой акт сверки, чем посылать запрос и ждать акт от контрагента. Если ведете учет в СБИС, можно отправить электронный акт прямо из учетной программы. Как составить акт сверки в программе, рассказали тут. Если ведете учет в 1С, то можно настроить обмен с ЭДО СБИС и загрузить акт из вашей учетной системы.
2. Сопоставьте входящий акт сверки с данными учета.
В СБИС ЭДО легко сверить входящие электронные акты, сформированные в учетных программах. Для этого откройте входящий акт сверки и загрузите свой вариант. Программа автоматически сравнит данные и при наличии расхождений выдаст результат — сумму задолженности по вашим данным с отметками в акте сверки.
Если входящий акт сверки поступил в других форматах по ЭДО или в бумажном виде, придется сверять данные вручную. Сформируйте в своей программе акт сверки и сопоставьте с актом контрагента — данные должны быть зеркальны.
3. Подпишите входящий акт сверки, если вы согласны с ним (или контрагент подпишет ваш вариант).
Если акт поступил по ЭДО, достаточно утвердить его ЭЦП директора или уполномоченного лица. После этого акт будет подписан ЭЦП с обеих сторон — сверка согласована.
На бумажном акте нужно проставить «живую» подпись, печать и дату подписания. И отправить один экземпляр акта сверки контрагенту.
Чтобы акт сверки был законным, его должен подписать директор или сотрудник, у которого есть доверенность. Причем в доверенности должны быть прописаны полномочия не только на подписание актов сверки, но и на признание долга. Если таких полномочий нет, акт сверки не прервет течение срока исковой давности (постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.12.2019 № 17АП-17530/2019-АК).Контрагент обязан отреагировать на ваш акт сверки (подписать или выслать свой вариант), только если обязанность по сверке расчетов прямо прописана в договоре. В остальных случаях контрагент имеет право проигнорировать ваш акт сверки, никаких санкций к нему применить за это нельзя. Более того, фразы в акте сверки об «автоматическом» согласовании незаконны. Например: «Если контрагент не подпишет акт сверки, или отказывается подписывать акт, или не предоставит свой вариант в течение 10 дней, сверка считается согласованной».
Акт сверки расчетов признается согласованным, только если он подписан обеими сторонами.
4. Оформите расхождения, если они есть.
Получатель незеркального акта сверки может:
Не подписывать акт сверки, полученный от контрагента, а составить и направить свой вариант.
Если получили электронный акт сверки в СБИС, вместо кнопки «Утверждено» нажмите «Отправить свой вариант» и загрузите свой акт сверки.
Подписать бумажный акт сверки с разногласиями.
В бумажном акте сверки впишите свои учетные данные в табличную часть и свою итоговую сумму задолженности. Составьте протокол разногласий в произвольной форме, укажите, какие именно операции отражены с ошибками и чем это вызвано.
5. Проведите корректировки в учете, если расхождения вызваны вашими ошибками, а у контрагента верные данные.
Все корректировки в учете и проводки делайте только на основании первичных учетных документов. Например, если по акту сверки отражена другая стоимость работ по акту исполнителя, то основанием для корректировок будет акт выполненных работ, а не акт сверки. Если документа у вас нет, запросите у поставщика дубликат.
6. Запросите возврат денег по акту сверки или верните сами.
Если по акту сверки у вас числится переплата, которую контрагент должен вам вернуть, то направьте письмо о возврате средств. Письмо нужно как основание для перечисления денег, потому что акт сверки сам по себе не служит таким основанием. Письмо можно направить по ЭДО.
Если вернуть деньги должны вы, то в назначении платежа в платежном поручении пропишите реквизиты договора и за что делаете оплату. Например: «Оплата по договору № 1 от 01.01.2021 за строительные материалы» или «Возврат оплаты за строительные материалы по договору № 1 от 01.01.2021». Если договора нет, можно указать товарную накладную или реквизиты письма контрагента о возврате средств. Указывать акт сверки в качестве основания платежа некорректно (Приложение 1 к Положению Банка России от 29.06.2021 № 762-П).
Сколько хранить акты сверки
Срок хранения актов сверки расчетов зависит от наличия задолженности по ним. Возможные ситуации рассмотрели в таблице.
| Ситуация | Сколько хранить акты сверки |
|---|---|
| Задолженности нет. | 5 лет с даты составления (п. 266 перечня из приказа Росархива от 20.12.2019 № 236). |
| Задолженность не погашена. | В течение срока исковой давности, так как нужны для обращения в суд. |
| Списали долг как безнадежный. | 5 лет после года, в котором списан долг (ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, подп. 8 п. 1 ст. 23 НК). |
Сроки хранения одинаковы и для бумажных, и для электронных актов. При этом электронные документы, заверенные КЭП, можно хранить в электронном виде, не распечатывая.
Видеоматериалы по теме
