Кассовая дисциплина: как хранить наличные деньги

Марина Баландина

профессиональный бухгалтер

Деньги в кассе — целый комплекс обязанностей. Нужно:

• обеспечивать сохранность наличности — не допустить воровство или обычную халатность кассиров;
• соблюдать лимит остатка наличных, а прежде — знать, как его рассчитать;
• сдавать сверхлимитную выручку в банк;
• инвентаризировать кассу.

Подробнее — в нашей статье.

Что вы узнаете

• Что такое кассовая дисциплина и зачем она нужна
• Порядок хранения наличных в кассе и обеспечение их сохранности
• Лимит остатка кассы: формулы расчета, правила и исключения
• Как передавать сверхлимитную выручку в банк
• Порядок инвентаризации кассы
• Штрафы за нарушения кассовой дисциплины

Что такое кассовая дисциплина и зачем она нужна

Кассовая дисциплина — это правила работы с наличкой для компаний (ИП).

Начальная точка в работе с наличными — наличные расчеты. Как принимать и расходовать наличку, рассказывали здесь.

Финальная точка — хранение налички.

Главный документ с правилами хранения наличных денежных средств — Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210‑У (далее — Указание ЦБ № 3210‑У).

На основе указаний Центробанка вы можете разработать внутренний документ. Например, положение о ведении кассовых операций. Пропишите в нем этапы работы с наличкой, с учетом особенностей компании (ИП):

• прием денег;

• выдача денег;

• хранение наличности (размер лимита кассы);

• кассовый документооборот;

• инвентаризация кассы.

Положение утверждает директор. Работников ознакомьте с документом под подпись.

В положении можно закрепить зоны ответственности сотрудников. Это особенно актуально фирмам с обособленными подразделениями. Обязанности сотрудников продублируйте в должностных инструкциях. С теми, кто осуществляет кассовые операции, заключите договоры о полной материальной ответственности (ст. 243 ТК РФ).

Порядок хранения наличных в кассе и обеспечение их сохранности

Формально хранить деньги можно хоть в ящике стола кассира. Но в этом случае взыскать ущерб с того же кассира, если деньги украдут, не получится — сам работодатель не обеспечил надлежащее хранение имущества, вверенного материально ответственному лицу (ст. 239 ТК РФ).

В интересах компании (ИП) включить в положение о ведении кассовых операций (если вы его составляли) или утвердить отдельным приказом следующие пункты:

• Требования к оборудованию кассы. Они зависят от оборотов компании (ИП). Если в кассе «запасные» 5 тысяч, достаточно ящика с замком. Если миллионная наличная выручка, то не обойтись без надежного сейфа в специально оборудованном помещении и с сигнализацией.

• Правила хранения денег. Можно прописать, что в сейфе не допускается оставлять личные вещи работников, а ключи от сейфа могут храниться только у кассира и директора.

• Порядок транспортировки налички. Регламентируйте такие ситуации, как получение денег из банка, перемещение между операционными кассами, инкассация.

• Порядок действий ответственных работников в экстренных ситуациях. Например, если обнаружили хищение денег или повреждение сейфа.

• Порядок проведения инвентаризации кассы. А именно — периодичность и сроки, что проверяется.

Законодательно порядок хранения наличных в кассе не установлен. Нет единых требований к помещению, где проводятся расчеты, а также к сейфу. В то же время каждая организация и ИП должны самостоятельно определить мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег, порядок и сроки проведения инвентаризаций кассы (п. 7 Указания ЦБ № 3210‑У).

Лимит остатка кассы: формулы расчета, правила и исключения

Лимит остатка наличных денег (лимит остатка кассы) — это максимальная сумма, которая может оставаться (храниться) в кассе на конец рабочего дня. Все, что сверх этой суммы, нужно сдать в банк. Если превысить лимит, оштрафуют за нарушение кассовой дисциплины.

Кто должен устанавливать и соблюдать лимит

• Средние и крупные организации обязаны устанавливать и соблюдать лимит остатка кассы. Если фирма не установила лимит кассы, он равен нулю. То есть отсутствие лимита само по себе — не нарушение. Однако в этом случае остаток налички на конец дня должен быть равен нулю. Например, если сняли 50 тысяч со счета, то все эти деньги в тот же день нужно израсходовать или вернуть обратно в банк.
• Малые и микропредприятия, а также ИП лимит кассы могут не устанавливать (п. 2 Указания ЦБ № 3210‑У). В этом случае в кассе может храниться любая сумма денег, хоть 1 миллион, хоть 10. Решение не устанавливать лимит пропишите в положении о ведении кассовых операций или в отдельном приказе — так у проверяющих не будет вопросов. При этом не запрещается добровольно установить лимит и обязать кассиров его соблюдать. Это поможет не накапливать излишнюю наличку в кассе и снизить возможность хищений из нее. Учтите: если вы решили установить лимит, то придется его соблюдать (письмо Банка России от 08.12.2014 № 29‑1‑1‑6/9698).

Как рассчитать лимит кассы

Центробанк устанавливает два способа расчета лимита кассы: по поступлениям или по выдаче (приложения 1, 2 к Указанию ЦБ № 3210‑У). Недавно созданные организации (ИП) рассчитывают лимит кассы по ожидаемым суммам поступлений (выплат).

Как установить лимит кассы для обособок

Установите лимиты как по головной организации, так и для каждого обособленного подразделения (ОП). Если лимит для ОП не установить, он принимается равным нулю.

Способ расчета лимита кассы ОП зависит от того, куда подразделение сдает свою наличку: в банк или кассу «головы» (п. 2 Указания № 3210‑У).

• Ситуация 1. ОП самостоятельно вносит наличку на расчетный счет. В этом случае лимит рассчитывается отдельно для этого ОП одним из способов, что рассмотрели выше, но для расчета берутся показатели ОП (свой расчетный период, сумма поступлений/выдач, период между днями сдачи/получения). Лимит «головной» кассы будет рассчитываться без учета показателей ОП.
• Ситуация 2. ОП сдает наличку в кассу головной организации. В этом случае рассчитывается единый лимит по всей компании с учетом показателей обособок. Обособкам устанавливаются свои лимиты в пределах рассчитанного единого лимита.

Как утвердить лимит

Установленный лимит кассы организации и лимиты ОП утвердите приказом директора или другого уполномоченного работника. Например, финдира. Чтобы при проверках не было вопросов, расчет лимита целесообразно привести в приложении к приказу. Приказы по лимитам ОП передайте обособкам. С приказами ознакомьте под подпись кассиров и других работников, ответственных за соблюдение лимитов.

По умолчанию установленный лимит действует бессрочно, до тех пор, пока вы не издадите новый приказ о лимите. Если в приказе укажете срок, на который принимается лимит, то установленный показатель будет действовать в течение этого срока.

Согласовывать установленный лимит кассы с банком или ФНС не нужно. Расчет лимита — полностью ваше дело. Однако имейте в виду, что максимально точно рассчитать лимит — в ваших интересах. Если занизить, придется чаще сдавать деньги в банк или снимать наличку. Если неправильно рассчитать и завысить, налоговая при проверке может сделать свой расчет и сверять остаток налички с лимитом, который получился у них.

Когда можно законно нарушить лимит кассы

Допускается хранить наличку сверх лимита (п. 2 Указания ЦБ № 3210‑У):

• 🟢 В дни выплаты зарплаты — не более 5 рабочих дней, включая день получения денег из банка (п. 6.5 Указания ЦБ № 3210‑У).
• 🟢 В выходные, нерабочие праздничные дни, если в эти дни у вас были операции по кассе. Например, в субботу и воскресенье поступала наличная выручка.

В остальных случаях контролируйте соблюдение лимита. В Saby (СБИС) вы сможете отслеживать превышение лимита автоматически как по основной кассе, так и по всем операционным кассам. Для этого добавьте кассу учета и установите лимит. В случае его превышения программа автоматически поставит значок с предупреждением напротив кассы.

Как передавать сверхлимитную выручку в банк

Инкассация, или сдача налички в банк, возможна двумя способами:

• В отделении банка или через банкомат (самоинкассация) — подойдет, если суммы небольшие. Скорее всего, придется заплатить банку комиссию за взнос наличными.
• Через инкассаторов (так называемая выездная инкассация) — способ для тех, у кого крупные суммы. В данном случае придется оплатить услуги инкассации. И оформить специальные документы, о которых рассказали далее.

Периодичность сдачи налички в банк вы определяете сами. Здесь главное — не допустить превышения лимита кассы.

Порядок работы с инкассаторами

1. Оформите документы для инкассации и подготовьте наличку.

   Обычно этим занимается кассир, а если касс несколько — старший кассир. В общем случае он действует так (гл. 4 Положения ЦБ РФ от 29.01.2018 № 630‑П):

   • Снимает отчет о закрытии смены, сверяет фактическую выручку с данными отчета. Если касс несколько, это делают кассиры‑операционисты и сдают выручку старшему кассиру с отражением в книге учета принятых и выданных денежных средств (КО‑5).
   • Определяет сумму, которую нужно инкассировать, и раскладывает наличность по номиналу купюр.
   • Заполняет и подписывает сопроводительные документы к инкассаторской сумке: препроводительную ведомость, накладную, квитанцию. Порядок заполнения этих документов приведен в приложении 9 к Указаниям ЦБ от 30.07.2014 № 3352‑У.
   • Кладет препроводительную ведомость в инкассаторскую сумку вместе с деньгами и опломбирует.

   Конкретный порядок обычно прописывается в памятке по инкассации, которую вам выдает банк.

2. Передайте деньги инкассаторам.

   Кассир проверяет удостоверение личности инкассаторов, доверенность на перевозку наличных денег, а также получает пустую сумку, закрепленную за организацией.

   Инкассаторы проверяют пломбу на сумке с деньгами, правильность заполнения накладной и квитанции и расписываются в получении денег. Накладная остается у инкассаторов, а квитанция — у кассира.

3. Оформите кассовые документы.

   Сумму денег, которую сдали в банк, отразите в расходном кассовом ордере (РКО). По строке «Выдать» укажите фамилию, имя, отчество кассира. В строке «Основание» можно написать так: «Для зачисления на расчетный счет через инкассаторскую службу». В строке «Приложение» укажите реквизиты квитанции к инкассаторской сумке и подшейте ее к расходнику.

   На дату составления РКО сделайте запись в кассовой книге.

4. Отразите инкассацию в бухучете проводками:

   • Дт 51 — Кт 50 — сдали деньги напрямую в банк.
   • Дт 57 — Кт 50 — деньги переданы инкассаторам (на основании РКО).
   • Дт 51 — Кт 57 — деньги зачислены на счет (на основании выписки банка).

Порядок инвентаризации кассы

Когда проводить

Обязательно инвентаризируйте кассу в следующих случаях (п. 27 Положения из приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н):

• Перед годовой отчетностью.
• При смене материально ответственных работников. Например, если кассир увольняется или идет в отпуск.
• При ликвидации, реорганизации компании.
• В случае обнаружения кражи.
• В случае стихийных бедствий, пожаров и других ЧС.

Добровольные инвентаризации можно проводить так часто, как это требуется. Хоть каждую неделю или даже каждый день. Можно заранее спланировать периодичность проверок, например в положении об инвентаризации. А можно проводить внезапные проверки, чтобы контролировать работу кассиров.

Порядок проведения

1. Издайте приказ о проведении инвентаризации.

   Пропишите, что проверяется, сроки проведения проверки и состав инвентаризационной комиссии. Учтите, что в комиссию нельзя включать кассира, ответственного за проверяемую кассу. При этом он должен присутствовать при проверке. Приказ можно составить по унифицированной форме ИНВ‑22 или по своему шаблону.

2. Завершите кассовые операции и передайте документы комиссии.

   Кассир прекращает все кассовые операции, формирует отчеты по ККТ, оформляет последние ПКО и РКО и сдает кассовые документы в бухгалтерию или комиссии. Кроме того, до начала инвентаризации кассир составляет расписку, что все документы переданы бухгалтерии или комиссии, все поступившие деньги оприходованы, а выбывшие списаны.

3. Сверьте фактическую сумму налички с учетной.

   Комиссия пересчитывает деньги в кассе, сверяет фактический остаток с данными бухучета.

4. Получите письменные объяснения от кассиров, если фактические суммы расходятся с учетными данными.

5. Оформите документы по результатам инвентаризации.

   Документы составляйте по принятым у вас формам. Можно использовать унифицированную форму акта ИНВ‑15. В акте отразите фактическую сумму денег в кассе и учетную. Если есть излишек или недостача — зафиксируйте соответствующие суммы.

   Подпишите акт у всех членов комиссии и кассира. На основе акта составьте приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации. Если недостачу решено взыскать за счет кассира, это нужно отразить в приказе.

6. Отразите результаты инвентаризации в бухучете проводками:

   • Дт 50 — Кт 91.01 — отражен излишек наличных в кассе.
   • Дт 91.02 — Кт 50 — отражена недостача денег.
   • Дт 73.02 — Кт 91.01 — недостача отнесена на кассира.

Пользователи Saby (СБИС) проверяют кассу без бумажной волокиты. Все нужные документы формирует программа. Достаточно внести основание проверки и состав комиссии, а также указать фактический результат пересчета налички — отклонения от учетных данных будут посчитаны автоматом.

Штрафы за нарушения кассовой дисциплины

Кассовую дисциплину проверяет налоговая инспекция.

🔴 Несоблюдение лимита наличных в кассе грозит штрафом (ст. 4.1.2 и ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

• на должностное лицо организации (руководителя, главбуха), ИП — от 4 000 до 5 000 ₽;
• малую компанию — от 20 000 до 25 000 ₽;
• среднюю или крупную организацию — от 40 000 до 50 000 ₽.

Также штраф выпишут в следующих случаях:

• 🔴 Лимит превышен обособленным подразделением. Например, когда установили только общий лимит, а про соседнюю торговую точку забыли. В этом случае лимит обособки равен нулю.
• 🔴 Нарушили порядок установления лимита. Например, если лимит установил сам кассир, не обладая такими полномочиями.
• 🔴 Решили не применять лимит, но действующий не отменили. Если малое предприятие или ИП установили лимит, а потом решили воспользоваться льготой и не применять его, нужно издать приказ об отмене ранее установленного лимита. Иначе ранее установленный лимит продолжает действовать.

Штраф за впервые совершенное нарушение могут заменить на предупреждение (ст. 4.1.1 КоАП РФ). Штраф на организацию можно избежать, если оштрафовали директора, а компания приняла все меры для соблюдения законодательства (ч. 4 ст. 2.1 КоАП РФ). Кроме того, можно избежать штрафа, если истек срок давности привлечения к ответственности. Он составляет 60 календарных дней со дня нарушения (ч. 1 и 1.1 ст. 4.5 КоАП РФ).