Графики отпусков на 2025 год: как правильно составить
У одного работника было 248 неотгулянных дней отпуска. Работодатель утвердил график отпусков и запланировал работнику отпуск почти на 4 месяца. Работник не желал долго отдыхать и обратился в суд. Работодатель суд выиграл. Потому что правильно составил график отпусков. Узнайте в статье, как составить график отпусков на 2025 год с выгодой для работодателя и не нарушить ТК РФ.
Что вы узнаете
- Правила составления графика отпусков
- Обязательно ли составлять график отпусков каждой организации и ИП
- Как в 2025 накажут за отсутствие графика отпусков
- Каких сотрудников можно не включать в график
- Как включать в график отпусков совместителей
- Когда задолженность по отпускам сгорает
- Включать ли в график отпуска прошлых лет
- На сколько частей можно разделить отпуск
- Можно ли спланировать отпуск только на выходные или 1 день
- Как оформить и утвердить график отпусков
- Как ознакомить сотрудников с графиком отпусков
Правила составления графика отпусков
Обязательно ли составлять график отпусков каждой организации и ИП
График отпусков должен быть у всех работодателей по ч. 1 ст. 123 ТК РФ. Срок утверждения графика — не позднее чем за 2 недели до начала календарного года. На 2025 год срок утверждения выпадает на 17 декабря 2024 года.
Но есть исключение. Без графика отпусков могут работать компании и ИП, микропредприятия, некоммерческие организации. По ст. 309.2 ТК РФ они вправе отказаться от принятия локальных нормативных актов, в том числе графика отпусков. Для отказа от графика они должны заключить с работниками трудовой договор по типовой форме, утвержденной Постановлением Правительства 858 от 27.08.2016. В п. 22 этой типовой формы прописать, что для согласования отпуска применяют письменное соглашение с работником. См. письмо Роструда ПГ/01488-6-1 от 15.02.2021.
Автоматизируйте работу с отпусками
Удобный модуль согласования графика отпусков, уведомление за 2 недели до начала, автоматическая подготовка документов и онлайн‑подписание
Как в 2025 накажут за отсутствие графика отпусков
Штраф за отсутствие графика отпусков по ст. 5.27 КоАП РФ:
- от 1 до 5 тысяч рублей — для ИП или руководителя;
- от 30 до 50 тысяч — для организации.
Выявляют такие нарушение инспекции труда при проверках. До 2030 года большинство проверок приостановлено. Но вы же знаете, что график отпусков нужен не только из-за штрафов ГИТ. График помогает учесть пожелания работников, не допустить пересечения отпусков, избежать переносов отпусков и оформления дополнительных документов.
Вебинар «График отпусков в электронном кадровом документообороте»
Как за 1 день собрать пожелания от 1 000 сотрудников, проконтролировать пересечения, составить график и ознакомить с ним работников — смотрите на бесплатном вебинаре СБИС.Каких сотрудников можно не включать в график
Не включать в график отпусков можно:
- Граждан, принятых в компанию по договору гражданско-правового характера, подряда или оказания услуг.
- Работниц в отпуске по уходу за ребенком, если они находятся там полный календарный год. Нельзя находиться в 2 отпусках одновременно, указал Верховный суд.
- Мобилизованного работника, с которым приостановлен трудовой договор. На это время приостанавливается исполнение обязанностей работодателя в силу ч. 3 ст. 351.7 ТК РФ. Так же ответил Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф».
При этом не забываем, что обязательно нужно включать в график отпусков работников, трудоустроенных по трудовым договорам, в том числе:
- Дистанционных работников. См. письмо Роструда ПГ/12255-6-1 от 14.05.2021.
- Тех, кто уволится в течение года. См. письмо Роструда ПГ/03709-6-1 от 09.03.2021.
- Внутренних и внешних совместителей.
- Работниц в отпуске по беременности и родам. Это вид отпуска длится 140 дней, меньше года.
Как включать в график отпусков совместителей
Мы выяснили, что совместителей в график отпусков включать нужно, они тоже имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Но есть особенности.
Про внутренних совместителей
Внутренних совместителей лучше включать в график отпусков двумя строчками: по основной должности и совместительству. Тогда сможете раздельно учитывать предоставление дней отпуска по основному месту работы и совместительству.
Это важно для ситуаций, когда различается количество «заработанных» дней ежегодного отпуска по внутреннему совместительству и по основной должности. Такое бывает, если работник трудоустроился по основному месту работы раньше, чем по совместительству. Или по основной должности имеет право на дополнительные дни отдыха за ненормированный график.
Роструд считает достаточным указать внутреннего совместителя в графике отпусков в одной строчке. Объясняет свою позицию тем, что по ч. 1 ст. 286 ТК РФ работодатель обязан предоставлять одновременно отпуска по основному месту работы и по совместительству. Но Роструд не объясняет, как работодателю фиксировать продолжительность таких отпусков, если они различаются. См. письмо Роструда ПГ/60005-6-1 от 25.12.2020.Что делать работодателю, если внутренний совместитель заработал 28 дней по основному месту работы, а по совместительству только 1 день? Есть 2 варианта:
- Предложите работнику оформить отпуск без сохранения зарплаты по совместительству. Но работник вправе отказаться и выйти на работу по совместительству, а по основному месту числиться в отпуске. Аналогично ответил Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф».
- Предоставьте отпуск по совместительству авансом, если работник не отработал по совместительству 6 месяцев и просит о таком отпуске. Ст. 286 ТК РФ.
Про внешних совместителей
У внешних совместителей лучше запросить пожелания по дате отпуска и только потом включить их в график отпусков. Поскольку по ч. 1 ст. 286 ТК РФ отпуск совместителю должен быть предоставлен одновременно с отпуском по основному месту работы.
Но даже если график утвержден, работник с ним ознакомлен, внешний совместитель вправе в любой момент потребовать перенос отпуска. На том основании, что изменились даты его отпуска по основному месту работы.
Когда задолженность по отпускам сгорает
Дни отпуска, которые работник не использовал, сохраняются за работником и могут быть использованы им в следующие годы. Это обязанность работодателя предоставить работнику неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды.
Работник не имеет право отказаться от отпуска и взять его деньгами. Компенсацию за неиспользованный отпуск в денежном выражении работник может получить только в случае увольнения. Основание — ч. 1 ст. 127 ТК РФ.
Включать ли в график отпуска прошлых лет
Работодатель сам решает, отражать ли в графике отпусков неиспользованные отпуска прошлых периодов. ТК РФ это не запрещает, но и не разрешает. Минтруд рекомендует урегулировать этот вопрос в ЛНА. См. письма Минтруда 14-2/ООГ-17800 от 08.12.2020, Роструда 473-6-0 от 01.03.2007.
Неиспользованные отпуска прошлых лет выгоднее включить в график отпусков, если ожидаете разногласий с работником. Например, бывает так. У работника накопилось 248 дней неотгулянного отпуска. Работодатель без согласования с работником утвердил график отпусков, в котором запланировал этому работнику 4 отпуска за год по 28 дней каждый. Отпуска по 28 дней работодатель не обязан согласовывать с работником. Работник не хотел так долго отдыхать и обратился в суд. Суды 3 инстанций отказали работнику в иске. См. определение третьего КСОЮ 88-8007/2022 от 11.05.2022.
На сколько частей можно разделить отпуск
Ежегодный оплачиваемый отпуск можно разделить на любое количество частей, но по соглашению с работником. Одна из частей отпуска должна быть не менее 14 дней. Это условие ст. 125 ТК РФ.
Продолжительность остальных частей отпуска закон не устанавливает. Некоторые работодатели определяют минимальную продолжительность ежегодного отпуска в локальных-нормативных актах. Например, пишут «продолжительность ежегодно отпуска должна быть не менее 7 дней» или «отпуск должен включать выходные дни». Минтруд не запрещает вводить такие ограничения, рекомендует не дробить отпуск чрезмерно, чтобы работник успел отдохнуть. См. письмо Минтруда 14-2/ООГ-6958 от 24.09.2019.
Можно ли спланировать отпуск только на выходные или 1 день
Можно 14 дней отпуска разделить и предоставлять только в выходные или по 1 дню. Закон не запрещает, Минтруд не возражает. См. письмо Минтруда 14-2/ООГ-9754 от 07.12.2018, письмо Роструда 2143-6-1 от 17.07.2009. Остальные 14 дней ежегодного отпуска — это неделимая часть по ст. 125 ТК РФ. Их работник должен отгулять полностью.
Как оформить и утвердить график отпусков
График отпусков работодатели обязаны утвердить за 2 недели до начала календарного года по ст. 123 ТК РФ. Приказ руководителя об утверждении графика отпусков издавать не обязательно.
Алгоритм оформления графика отпусков такой:
- Руководители отделов собирают с работников пожелания о датах отпуска.
- Отдел кадров формирует проект графика отпусков.
- Руководитель компании утверждает график отпусков на 2025 год.
- Отдел кадров знакомит работников с графиком под личную подпись или иным образом, принятым в компании.
Не так важно, ведете ли вы график отпусков только для проверок или используете для управления работниками. В любом случае придется считать число накопленных дней отпуска, продлевать отпуска на время больничного и отзывать из отпуска.
Можно все расчеты отпусков вести в Excel-таблице или скачать другие бесплатные бланки. Но удобнее всего согласовывать графики отпусков в СБИС.
СБИС упростит работу сотруднику отдела кадров:
- покажет пересечения отпусков по отделу;
- отметит, не предоставляется ли отпуск авансом, есть ли непрерывный период в 14 дней;
- соберет с работников пожелания и отправит график на согласование руководителю;
- уведомит работника и кадровика об отпуске по графику за 2 недели, за месяц, за столько дней, сколько удобно вам;
- пришлет работнику приказ об отпуске для подписания;
- отправит приказ в бухгалтерию для оплаты.
Поможем перевести работу с отпусками в онлайн
Закажите индивидуальную презентацию модуля работы с отпусками в СБИС КЭДО
Какая форма графика отпусков лучше: Т-7 или собственная
Для графика отпусков разрешено применять бланк унифицированной формы Т-7 или использовать собственную форму работодателя. Скачайте примеры графиков отпусков.
Собственную форму графика отпусков разрабатывают для упрощения работы. Например, можно весь год вручать каждому работнику за 2 недели уведомление о начале отпуска, как того требует ч. 3 ст. 123 ТК РФ. Или 1 раз подписать график отпусков у всех работников. Для этого в шаблоне графика отпусков предусматривают 2 дополнительные графы. Одна для подписи работника о том, что дата начала отпуска ему известна. Вторая для указания даты постановки такой подписи. Роструд это разрешает.
«По вопросу извещения сотрудников о начале отпуска сообщаем, что ч. 3 ст. 123 ТК РФ требует от работодателя извещения каждого работника под подпись о времени начала отпуска не позднее чем за 2 недели до его начала.
По нашему мнению, формы и способы выполнения данного требования работодатель определяет самостоятельно, это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости и т.п. Также считаем допустимым внести изменения в форму № Т-7, дополнив ее графами 11, 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой — указать дату уведомления о начале отпуска».
Выдержка из письма Федеральной службы по труду и занятости 1693-6-1 от 30.07.2014.
Как ознакомить сотрудников с графиком отпусков
Нужно ли согласовывать график отпусков с работником
Работодатель имеет право без согласия работников запланировать отпуск зимой или остановить работу на 1 месяц и отправить в отпуск всех работников. По трудовому кодексу работодатель не обязан учитывать мнение работников при составлении графика отпусков. Это же подтверждает Минтруд в письме 14-2/ООГ-17854 от 09.12.2020.
Есть 3 исключения. Работодатель обязан согласовать график отпусков в следующих случаях:
- С профсоюзной организацией, если такой представительный орган работников есть в компании. Согласовывать придется, даже если профсоюз объединяет меньше половины работников. См. письма Минтруда 14-2/ООГ-17788, 14-2/ООГ-17785 от 08.12.2020.
- С работниками, у которых ежегодный отпуск разделен на части, например, у работника по графику 2 отпуска по 14 дней. Это требование ч. 1 ст. 125 ТК РФ. Но если по графику 1 отпуск в 28 дней, тогда согласовывать график не нужно.
- С льготными категориями работников, которые вправе выбирать даты ежегодного отпуска при составлении графика отпусков или потребовать изменить дату начала отпуска, указанную в графике. См. письмо Минтруда 14-2/ООГ-17786 от 08.12.2020.
Какие работники имеют право выбирать дату отпуска
Уйти в отпуск в удобное для себя время имеют право следующие сотрудники:
Категория работников Обоснование В возрасте до 18 лет Ст. 267 ТК РФ Женщины перед отпуском по беременности и родам и после окончания отпуска по уходу за ребенком Ст. 260 ТК РФ Муж, чья жена находится в отпуске по беременности и родам на период нахождения жены в отпуске Ч. 4 ст. 123 ТК РФ С 3 и более детьми до 18 лет, пока младшему не исполнится 14 лет 262.2 ТК РФ Родитель, опекун, попечитель, воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет 262.1 ТК РФ Совместители в период ежегодного отпуска по основному месту работы Ч. 1 ст. 286 ТК РФ Работник у работодателя из района Крайнего Севера в период сопровождения ребенка до 18 лет, поступающего в вуз Ч. 5 ст. 322 ТК РФ
Зачем и как знакомить работников с графиком отпусков
Зачем. Работодатель вправе планировать отпуска работников в своих интересах. Например, всех отправить в отпуск зимой или в 4 неотгулянных отпуска по 28 дней каждый. Если отпуска в графике целые, не разделены на части, тогда работодатель вправе не согласовывать график отпусков с работниками. Если отпуска разбиты на части, тогда работников с ним придется знакомить под подпись в силу ч. 1 ст. 125 ТК РФ. Иначе потом работник может отказаться идти в отпуск в установленные даты, пожаловаться в инспекцию труда или суд.
Некоторые работодатели подписывают у работников график отпусков всегда, потому что считают его локальным нормативным актом. С локальными актами работников знакомят под подпись всегда, это требование ст. 22 ТК РФ. Роструд в некоторых письмах считает график ЛНА. См. письма от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1, от 31.10.2007 № 4414-6.
Как знакомить. Есть несколько способов ознакомления работников с графиком отпусков. Проще всего подписать электронно в системе для электронного взаимодействия с работниками СБИС. На бумаге тоже можно.
Собирать подписи об ознакомлении работников можно на графике отпусков, на листе ознакомления или вручив каждому работнику отдельное уведомление. В любом случае электронно собрать подписи быстрее, чем на бумаге.
Автоматическое составление графика отпусков
Сотрудники легко заполнят, руководитель проконтролирует, кадровый специалист сдаст вовремя. Подписание документов онлайн
Видеоматериалы по теме
