Как правильно штрафовать работников

Ксения Корчагина

юрист по трудовому праву и КЭДО

Вы же знаете старый анекдот. Умный бухгалтер на вопрос, сколько будет 2+2, отвечает: «Сколько надо?», а мудрый уточняет: «Вы на НДС или упрощенке?»

Так же и со штрафами. На вопрос, можно ли штрафовать сотрудников, мудрый юрист вам ответит, что штрафовать нельзя, но наказать сотрудника рублем можно, если заранее подготовить внутренние документы.

В статье разбираем, какие документы должны быть у работодателя, чтобы применять денежные наказания.

О чем узнаете

• Может ли работодатель оштрафовать работника
• Законные способы наказать работника рублем
• Единственный случай, когда можно штрафовать сотрудника
• Проверьте себя. Тесты

Может ли работодатель оштрафовать работника

Штрафовать работников нельзя. Трудовой кодекс РФ не допускает штрафы, но допускает другие способы материального воздействия. Для их применения важно заранее оформить нужные документы. Иначе есть риск, что работник обратится в суд, взыщет с работодателя моральный вред, расходы на юриста, другие судебные издержки.

Какой закон запрещает штрафовать работника

В Трудовом кодексе нет фразы «запрещено штрафовать работников». Запрет вытекает из статей 137, 192, 238 ТК РФ.

Статья 137 ТК РФ устанавливает случаи удержания из заработной платы и не предусматривает возможность удержания штрафа с работника.

Статья 192 ТК РФ перечисляет виды дисциплинарных взысканий, которые можно применять к работникам за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей. Это замечание, выговор, увольнение. Штрафы статья не предусматривает, поэтому применять их нельзя.

Статья 238 ТК РФ обязывает работника возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Ущерб — это сумма, подтвержденная бухгалтерскими документами. Штраф — это автономная сумма и ее взыскивать неправомерно.

Ответственность работодателя за незаконные штрафы работнику

За незаконные удержания из зарплаты работодателя могут привлечь к административной, материальной, реже к уголовной ответственности.

Размеры рисков для компании‑работодателя:

Законные способы наказать работника рублем

Фактически у работодателя есть 2 законных способа материального воздействия на нерадивого работника:

1. Лишение премии.
2. Взыскание ущерба.

До принятия мер важно оценить должность работника и за что вы его наказываете. Это влияет на возможность лишения премии и взыскания ущерба. Так, с материально ответственного кассира можно взыскать ущерб, а с разнорабочего не всегда. Можно снизить премию за невыполнение KPI , но нельзя за «бесит директора».

Разберем каждый способ.

Способ 1. Лишение премии

Корректнее использовать формулировку «не начислять» премию, стимулирующие выплаты по основаниям, предусмотренным в ЛНА работодателя.

Слова «лишение» премии и «депримирование» лучше не применять, поскольку такие виды наказаний работника в ст. 192 ТК РФ не предусмотрены. На этом основании работники к формулировке придираются и могут успешно оспорить лишение в суде.

Что учесть при лишении премии

1. Не начислить премию можно только за действия, связанные с должностными обязанностями. Если связи нет, работник сможет оспорить лишение.

Сравните. За сквернословие на рабочем месте допустимо снизить премию учителю, но нельзя рабочему в цеху. Потому что учитель осуществляет воспитательную деятельность и его аморальное поведение отражается на процессе воспитания. Учителей можно даже уволить за аморалку по п. 8 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Но большинству других должностей работников нельзя снизить премию за совершение аморалки, поскольку в их должностные обязанности не входит воспитание.

2. Снижать можно только премии, которые начислены за период совершения дисциплинарного проступка. Это означает, что можно лишить квартальной премии в связи с допущенным в квартале проступком, но в последующие кварталы премию надо начислить в полном объеме. Размер месячной заработной платы из‑за лишения премии не должен снижаться более чем на 20%. Эти условия появились в 2023 году в связи с Постановлением Конституционного суда от 15.06.2023 № 32‑П.

Как оформить лишение премии

Работодателю потребуются:

1. Положение о премировании.
2. Служебная записка или акт работодателя.
3. Иные документы, предусмотренные ЛНА.

Положение о премировании или условие в трудовом договоре.

Положение разрабатывает и утверждает работодатель. Работников с ним нужно ознакомить под подпись. Если у вас электронный документооборот, ознакомить с ЛНА сможете за пару кликов.

Что такое электронный документооборот.

Положение должно предусматривать:

• Однозначную формулировку, что премия — право, а не обязанность работодателя.

  Например, указывают, что премия зависит от конкретных измеримых производственных показателей, перечисляют эти показатели. Пишут, что премия гарантирована при выполнении конкретных условий, и перечисляют их.

• Право работодателя не выплачивать премию, основания и порядок для невыплаты премии.

  Например, указывают такие случаи, как невыполнение должностных обязанностей, наличие письменных жалоб клиентов, необеспечение сохранности вверенных работнику товарно‑материальных ценностей.

• Критерии для премирования, которые недобросовестный работник не сможет достигнуть.

  Например, выполнение особо важных заданий. Главное, чтобы критерии были связаны с качеством работы, отношением работника к труду.

Служебная записка или Акт работодателя. Защищают работодателя и подтверждают, что произошел случай, предусмотренный ЛНА, что у работодателя есть основание не начислить премию.

Иные документы, предусмотренные ЛНА. Это могут быть:

• Приказ о привлечении к дисциплинарной ответственности.

  Нужен, если по Положению о премировании основанием для снижения премии является неисполнение трудовых обязанностей. Как наложить дисциплинарное взыскание.

• Приказ о снижении премии.

  Оформляют редко, только если предусмотрели в ЛНА. Указывают в нем основание для неначисления и конкретный пункт Положения о премировании, позволяющий не выплачивать премию.

Способ 2. Взыскание ущерба

Из заработной платы работника можно удержать ущерб, причиненный работодателю виновными действиями работника.

По общему правилу размер удержания не более 20% от суммы среднего заработка, но есть исключения.

Что учесть при удержании ущерба

Из-за чего возник ущерб. Удержать можно только ущерб, возникший по вине работника из‑за ненадлежащего исполнения им обязанностей или правил работодателя.

Например, работник‑водитель на служебном автомобиле нарушил ПДД и работодателю пришел штраф ГИБДД. С работника можно удержать ущерб в размере штрафа ГИБДД. Но если нарушение правил ПДД произошло из‑за неисправности тормозов, перегруза автомобиля и иных обстоятельств, которые не был обязан контролировать работник, тогда удержать ущерб не получится.

Какой ущерб причинен. Удержать можно только прямой ущерб работодателю, нельзя удержать упущенную выгоду, косвенные убытки.

Работник сломал ноутбук, залив его чаем. Его стоимость можно удержать, это прямые убытки. Но если из‑за случайно залитого ноутбука сорвался контракт и компания ничего не заработала, это упущенная выгода. Ее взыскать с работника нельзя.

Сумма ущерба и сроки обнаружения ущерба работодателем. Ущерб можно удержать из зарплаты без суда только в 2 случаях:

1. Сумма ущерба не превышает средний месячный заработок работника и распоряжение об удержании издано в течение месяца со дня инвентаризации.
2. Сумма ущерба больше среднего заработка, работник согласен на удержание, и распоряжение об удержании издано в течение месяца со дня инвентаризации.

В остальных случаях взыскать ущерб можно только в судебном порядке.

Проверьте себя, пройдите тест

Работник залил чаем ноутбук стоимостью 50 тысяч ₽, его средняя зарплата 100 тысяч ₽. Может работодатель без согласия работника удержать сумму ущерба?

Работник залил чаем ноутбук стоимостью 50 тысяч ₽, его средняя зарплата 20 тысяч ₽. Работодатель издал распоряжение об удержании ущерба на следующий день. Можно удержать ущерб из зарплаты по распоряжению работодателя?

Как оформить взыскание ущерба

Объем документов для взыскания ущерба зависит от способа взыскания. Есть 3 способа взыскания ущерба с работника:

1. По распоряжению работодателя удержать из зарплаты.

   Способ подходит, если сумма ущерба не превышает средний месячный заработок. В каждую выплату удерживают не больше 20% от зарплаты в силу ч. 1 ст. 138 ТК РФ.

   Для взыскания нужно подготовить:

   • Распоряжение или приказ об удержании.

     Документ составляют в свободной форме, в тексте указывают основание для взыскания ущерба, сумму ущерба. Работник ставит визу об ознакомлении и пишет фразу «согласен», либо «не согласен» на возмещение ущерба.

   • Документы, подтверждающие сумму ущерба.

     К таким документам относятся: материалы служебной проверки, акт инвентаризации, договор об индивидуальной или коллективной материальной ответственности, иные.

2. По соглашению с работником удержать из зарплаты.

   Способ применяется, если работник согласен. На погашение долга направляют зарплату в размере, согласованном с работником, без ежемесячного ограничения в 20%.

   Для взыскания нужно подготовить:

   • Распоряжение или приказ об удержании.

     На документе должна стоять подпись работника об ознакомлении и фраза «согласен на возмещение ущерба».

   • Соглашение с работником о добровольном возмещении ущерба.

     В документе указывают сумму и конкретные сроки платежей работника, если возмещение производится не единой суммой, а в рассрочку.

   • Документы, подтверждающие сумму ущерба.

3. В судебном порядке.

   Способ применяют в одном из 3 случаев: прошло больше месяца с момента установления размера ущерба; сумма ущерба больше среднего заработка, а работник не согласен возмещать; работник увольняется и отказывается исполнять ранее заключенное соглашение о возмещении ущерба.

   Судебные приставы взыскивают всю сумму, присужденную судом, за счет имущества работника без ежемесячного ограничения в 20%.

   Для взыскания нужно подготовить:

   • Исковое заявление о возмещении ущерба.

     Срок на обращение в суд составляет один год со дня обнаружения ущерба. А при заключении с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба срок 1 год исчисляется с даты, когда работник не внес очередной платеж по соглашению, — ч. 4 ст. 392 ТК РФ.

   • Документы, подтверждающие сумму ущерба.

Единственный случай, когда можно штрафовать сотрудника

Наказывать штрафом можно сотрудника, оформленного по договору подряда, оказания услуг или самозанятого исполнителя. А вот работников, оформленных по трудовым договорам, штрафовать нельзя.

Это связано с тем, что отношения с сотрудниками по ГПХ регулирует не трудовое законодательство, а гражданское. Гражданский кодекс РФ разрешает устанавливать денежные штрафы — п. 1 ст. 330, п. 1 ст. 329 ГК РФ.

Как установить систему штрафов для сотрудников

Для сотрудников по договорам ГПХ систему штрафов устанавливают в договоре с ними. Это может быть отдельный раздел договора или пункт с размерами штрафов.

Некоторые работодатели при формулировании условий договора о штрафах совершают популярную ошибку. Используют в договорах на оказание услуг слово «работа» и однокоренные с ним. Налоговый орган может использовать такие формулировки для переквалификации договора ГПХ в трудовой и на этом основании доначислить налоги. Недобросовестный сотрудник со ссылкой на формулировки сможет оспорить взысканный с него штраф, потребовать от компании оплаты отпуска, больничного, премий, надбавок, установленных в компании для работников.

👆 Договор ГПХ с физлицом: как составить, образцы формулировок

Проверьте себя. Тесты

В офис в состоянии опьянения пришел подрядчик‑самозанятый. Можно его оштрафовать на 1 000 ₽?

Можно оштрафовать работника за опоздание на работу на 10 минут, если в ПВТР установлен штраф 500 ₽.

Можно ли взыскать штраф ГИБДД с работника за нарушение правил дорожного движения на автомобиле компании.

Работница работала без маски. Работодателя оштрафовали за нарушение антиковидных ограничений. Можно перевыставить штраф работнице?