Порядок привлечения работника к дисциплинарной ответственности
Даже опытные кадровики перед применением дисциплинарного взыскания к работнику перечитывают Трудовой кодекс, просматривают свежую судебную практику и образцы документов. Но нюансов все равно много.
В статье разбираем, какие документы обязан издать работодатель для привлечения к дисциплинарной ответственности. Сколько времени есть у работодателя на составление приказа об объявлении выговора работнику.
Что вы узнаете
- За что можно привлечь к дисциплинарной ответственности
- В каком случае нельзя привлечь работника
- Как можно наказать за дисциплинарный проступок
- Минимальный пакет документов для привлечения работника
- 4 срока, которые важно соблюдать
- Как оформлять документы электронно
- Правила привлечения к дисциплинарной ответственности от Верховного суда
- Как не допускать ошибок при привлечении к ответственности
За что можно привлечь к дисциплинарной ответственности
Работодатели привлекают работников к ответственности за разные нарушения:
- отсутствие на рабочем месте без уважительных причин;
- отказ от выполнения трудовых обязанностей;
- появление на работе в состоянии алкогольного опьянения;
- курение на рабочем месте;
- совершение аморального проступка — драки с коллегой;
- оскорбление коллег в нецензурной форме;
- неэтичное поведение;
- несоблюдение дело 33-9770/2019 Московского горсудаделового стиля одежды;
- нарушение 2 кассационный СОЮ дело 88-21310/2020деонтологии.
В каком случае нельзя привлечь работника к дисциплинарной ответственности
По статье 192 Трудового кодекса РФ, дисциплинарный проступок — это неисполнение или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей.
В формулировке закона видим 3 важных обстоятельства: работник, возложенные обязанности и вина. Если хотя бы одно отсутствует, привлекать к дисциплинарной ответственности нельзя.
- Работник. Можно объявить выговор работнику, но если речь о сотруднике, оформленному по договору подряда или оказания услуг, привлекать к дисциплинарке нельзя. Зато такого сотрудника можно оштрафовать, а работника нет.
- Возложенные обязанности. Нельзя наказать работника за нарушение обязанностей, о которых он не знал. Поэтому работник должен быть ознакомлен под подпись с документом, которым на него возлагаются обязанности. Это может быть трудовой договор, должностная инструкция, ПВТР, иной локальный нормативный акт.
- Вина. Если работник допустил нарушение по вине работодателя или третьих лиц, его нельзя привлечь к ответственности. Так, не получится объявить работнику замечание за неиспользование масок, средств индивидуальной защиты, если работодатель их не выдал работнику.
Этот принцип действует, даже если вы ведете электронный кадровый документооборот и знакомите работников с документами в компьютере или с телефона.
Как можно наказать за дисциплинарный проступок
Трудовой кодекс устанавливает 3 вида дисциплинарных взысканий для работников:
- замечание,
- выговор,
- увольнение.
Работодатель может использовать только эти формулировки, нельзя объявить «устное замечание» или «лишение премии».
За один дисциплинарный проступок можно применить только один вид взыскания. Нельзя объявить за 1 опоздание замечание и выговор.
Минимальный пакет документов для привлечения работника
Порядок действий работодателя для объявления замечания, выговора или увольнения по статье такой:
- Фиксируем дисциплинарный проступок.
- Получаем объяснительную работника.
- Издаем приказ о привлечении к ответственности.
Согласно этому порядку работодателю потребуются 4 документа для привлечения работника к дисциплинарной ответственности. Форма документов произвольная.
При оформлении документов важно отразить в них информацию так, чтобы документы защищали позицию работодателя, а не помогали работнику выиграть трудовой спор. Примеры неудачных для работодателя формулировок разберем дальше.
Акт о проступке
Акт о дисциплинарном проступке фиксирует, что проступок обнаружен работодателем. Акт может называться и по-другому, закон не устанавливает требований. Например, заключение комиссии о совершении работником дисциплинарного проступка, служебная записка об обнаружении дисциплинарного проступка, докладная.
Если подписать акт у 2 свидетелей, к нему будет больше доверия у суда. Роструд даже рекомендует при фиксации прогула составлять акт комиссией из нескольких человек. См. письмо Роструда ПГ/56975-6-1 от 04.12.2020.
Что указывать. Акт о проступке отвечает на вопросы:
- Что совершил и нарушил.
- Где нарушил.
- Когда совершил и обнаружили.
Например, содержание акта может быть таким:
И тут важно не допустить ошибку в формулировках. Разберем подробнее.
Что совершил и нарушил. Выгоднее описывать совершенный проступок формулировками из локальных актов работодателя и законов. Тогда в случае судебного спора работодателю проще доказать, что нарушение произошло.
Тут у суда могут возникнуть вопросы, как вы определили опьянение, почему так решили.
— «Находился в состоянии алкогольного опьянения, был запах алкоголя в выдыхаемом воздухе, неустойчивость позы тела, шаткость походки».
И при таком описании суд может задать вопросы, но отстоять позицию будет проще. Поскольку формулировки соответствуют критериям опьянения из п.6 Приказ Минздрава России 933н от 18.12.15приказа Минздрава.
Что нарушил. В акте отражают, какие конкретно обязанности нарушил работник и конкретный пункт нарушенной должностной инструкции, локального акта. Иначе работник может потом заявить в суде, что он при даче объяснений не понимал, в чем его обвиняют, какие именно обязанности он нарушил.
Непосредственный руководитель при составлении акта может по ошибке не указать нарушенный пункт должностной инструкции. Это можно исправить, прописав нужную информацию в требовании о даче объяснений. Поэтому кадровики часто вручают работнику только требование и не показывают акт.
Где нарушил. Место совершения нужно нам для подтверждения, что нарушение произошло при исполнении трудовых обязанностей. Для актов о пьяном работнике и аморальном поступке нужно подробное описание места нарушения, в остальных случаях обычно хватает слов «город Nск» или «здание по адресу».
Когда совершил и когда обнаружили. Эти моменты не всегда совпадают. Например, рабочий на стройке работал без каски, а работодатель узнал об этом только при просмотре видеозаписи. Привлечь работника к дисциплинарной ответственности разрешено в течение месяца с момента обнаружения проступка работодателем. Поэтому в акте указывают оба эти события.
Требование о даче объяснений
По ст. 193 ТК РФ до применения дисциплинарного взыскания нужно затребовать у работника объяснения. Иначе суд потом может отменить привлечение к дисциплинарной ответственности. То есть закон не запрещает требовать объяснительную устно, но безопаснее для работодателя составить отдельный документ «Требование» и вручить его работнику под подпись.
Кто составляет. Обычно непосредственный руководитель. Может кадровик или иной сотрудник, в чьи полномочия входит контроль дисциплины работника.
Что указывать. В требовании пишут следующее: что работник совершил, что нарушил и право работника дать объяснения. Иначе работник сможет потом заявить в суде, что не понимал, о чем писать в объяснительной и что он нарушил.
Работник может отказаться получать требование или давать объяснения. Это 2 разных отказа и о них работодатель составляет акты. Как это сделать, читайте ниже.
Некоторые работодатели объединяют текст требования и акта о проступке . Это не запрещено. Но не позволит потом исправить описание проступка задним числом, поскольку копия документа останется на руках у работника. И в случае трудового спора кадровику придется собирать дополнительные документы с уточняющими формулировками: объяснительные свидетелей, докладные записки.
Объяснительная работника
Документ составляет работник, указывает все, что считает нужным. Для работодателя важно, чтобы объяснительная позволяла установить автора документа.
Для дачи объяснений у работника есть 2 рабочих дня с момента получения требования. Поэтому работодателю выгоднее требование вручать под подпись работника, а на объяснительной проставить дату ее получения от работника.
Приказ
Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания составляется в свободной форме. Исключение — приказы об увольнении за совершение дисциплинарного проступка. Для них используют стандартную форму приказа о расторжении трудового договора. Унифицированную Т-8 или собственную, если работодатель отказался от применения унифицированных форм.
Срок для вынесения решения о применении дисциплинарного взыскания — 1 месяц с момента обнаружения нарушения. За вычетом больничного и отпуска. Если издать приказ позже, работник сможет отменить его в суде.
Приказ нужно вручить работнику в течение 3 рабочих дней с момента издания.
Кто издает. Может подписать руководитель или иное лицо, кадровик, у которого есть полномочия на подписание кадровых приказов.
Что указывать. При вынесении приказа о дисциплинарном проступке работодатель обязан учесть пояснения работника из объяснительной, определить в приказе вид дисциплинарного взыскания: замечание, выговор или увольнение.
Акт, требование, объяснительная, на основании которых составлен приказ, выгоднее назвать в приказе не приложениями к приказу, а основаниями для его составления. Тогда знакомить сотрудника с этими документами не обязательно. Такое мнение высказал Минтруд в письме 14-2/ООГ-3866 от 29.04.2021.
Работник отказывается получать документы. Что оформить
Работники часто уклоняются от получения требования о даче объяснений, приказа, отказываются давать объяснения. На случай судебного спора каждый отказ работодатель должен зафиксировать актами. Акты могут называться по-разному, требований нет, главное, чтобы они описывали, от чего отказался работник.
Акт подписывают у нескольких человек. Закон не запрещает составить акт за подписью 1 человека. Но работодателю будет проще отстоять свою позицию, если на его стороне будет несколько свидетелей, а не один. Роструд даже рекомендует при прогулах составлять акты комиссией из нескольких человек. См. письмо Роструда ПГ/56975-6-1 от 04.12.2020.
Акт об отказе от получения требования о даче объяснений
Работодатель составляет акт об отказе в день, когда затребовал у работника объяснения и работник отказался получать требование.
Акт нужен, чтобы подтвердить выполнение работодателем обязанности затребовать объяснения. Иначе потом в суде при оспаривании дисциплинарной ответственности работник может заявить, что не получал требование, поэтому не смог дать объяснение; в приказе не учли его позицию, поэтому приказ незаконен.
Акт об отказе от дачи объяснений
Работодатель составляет этот акт по истечении 2 рабочих дней с момента вручения требования, если от работника не поступило объяснений.
Акт можно не составлять, если работник письменно отказался от дачи объяснений в момент получения требования. Например, написал на требовании «отказываюсь от дачи объяснений, подпись». Но не допустите тут ошибку. Даже с такой записью на требовании нельзя составлять приказ раньше истечения 2 рабочих дней с момента вручения требования. Иначе работник может потом заявить, что работодатель не дал ему гарантированное ч. 1 ст. 193 ТК РФ время на подачу объяснений.
Акт об отказе от получения приказа
Работодатель составляет акт не позднее 3 рабочих дней с момента издания приказа, потому что по ч. 6 ст. 193 ТК РФ в этот срок работодатель обязан вручить приказ либо зафиксировать отказ от его получения.
4 срока, которые важно соблюдать
Работник сможет отменить дисциплинарное взыскание по формальным основаниям, если работодатель нарушит сроки привлечения к дисциплинарной ответственности.
Вот основные сроки в процедуре привлечения работника
6 месяцев
С даты совершения проступка до даты приказа не должно пройти больше 6 месяцев. Для коррупционных и финансовых нарушений срок дольше: 3 и 2 года.
1 месяц
С момента обнаружения нарушения до даты издания приказа не должно пройти больше месяца. Срок продлевается на время больничного, отпуска и время учета мнения комиссии по трудовым спорам, если она есть в компании.
2 рабочих дня
Объяснения работник может передать в течение 2 рабочих дня с момента получения требования.
3 рабочих дня
Приказ нужно вручить работнику в течение 3 рабочих дней с момента издания. Дни отсутствия работника не учитываются.
Как оформлять документы электронно
Любой работодатель вправе подписывать электронно акт о проступке, требование, приказ о наложении дисциплинарного взыскания, а работник предоставлять объяснительную в компьютере или телефоне. Ничего распечатывать на бумаге не требуется.
Как начать подписывать документы электронно. Для этого нужно ввести в компании электронный документооборот с работниками на основании статей 22.1–2.3 Трудового кодекса РФ или принять дистанционных сотрудников.
Чем подписывать. Электронные документы о дисциплинарном взыскании подписывают электронными подписями. Закон разрешает применять 5 видов электронных подписей: квалифицированные КЭП, неквалифицированные НЭП, простые электронные подписи ПЭП и 2 особенные подписи с портала госуслуг НЭП госключ и ПЭП госуслуги.
Вид электронной подписи зависит от информационной системы, в которой вы обмениваетесь с работниками электронными документами. Это может быть система работодателя, такая как СБИС, или государственная Работа в России. Как выбрать электронную подпись для сотрудника читайте в статье.
В информационной системе работодателя электронный приказ о дисциплинарном взыскании работодатель может подписывать только КЭП, работник — КЭП, НЭП или НЭП госключ. Остальные документы можно подписывать любым видом электронной подписи.
Сроки. При электронном взаимодействии сроки привлечения к дисциплинарной ответственности такие же, как при оформлении документов на бумаге. За соблюдением сроков наложения дисциплинарных взысканий умеет следить система для кадрового ЭДО СБИС.
Что такое кадровый электронный документооборот
- На чем можно сэкономить при КЭДО
- Что учесть при переходе на КЭДО
- 3 шага для перевода компании на электронное взаимодействие с работниками
Узнайте больше на нашем бесплатном вебинаре
Правила привлечения к дисциплинарной ответственности от Верховного суда
Многие кадровики перечитывают Трудовой кодекс при составлении документов о привлечении к дисциплинарной ответственности. И только некоторые анализируют еще и свежие определения Верховного суда. Это важно, поскольку судебную практику Верховного суда учитывают все нижестоящие суды.
В коронавирус Верховный суд издал несколько знаковых определений в пользу работников. Вот что следует учесть, чтобы не допустить нарушений при привлечении работника к дисциплинарной ответственности.
Не запрашивайте объяснения во время больничного
Сотрудница дала объяснения во время больничного, ее уволили. Суд восстановил ее на работе. Указал, что по ч. 3 ст. 193 ТК РФ время болезни работника специально исключено из месячного срока для наложения взыскания. Определение ВС РФ 69-КГ20-3 от 17.08.2020.
Издавайте приказ о привлечении не раньше 2 рабочих дней после запроса объяснительной
Суд может отменить дисциплинарное взыскание по формальным основаниям за то, что работнику не дали установленное законом время для дачи объяснений. Так, работодатель вручил работнику требование о даче объяснений по факту отсутствия на рабочем месте, работник от дачи объяснений отказался. Работодатель составил акт об отказе и на следующий день уволил работника за прогул. Суд увольнение отменил и восстановил работника. См. Определение 1 КСОЮ 88-13601/2022 от 27.06.2022.
Пишите в приказах дополнительные доводы в подтверждение недобросовестности работника
Важно указывать в документах о привлечении к дисциплинарной ответственности: предшествующее поведение, отношение к труду, отражать тяжесть проступка, обстоятельства, при которых он был совершен, опоздания, нарушения сроков выполнения задач. Иначе суд может встать на сторону работника и отменить взыскание. Как произошло вот в этом деле: у работника многолетний стаж работы, высшая категория по должности и ни одного взыскания за 5 лет работы в компании. И вдруг взыскания и увольнение. Суд посчитал взыскание злоупотреблением и восстановил работника. Определение ВС 86-КГ20-1-К2 от 03.08.2020.
Даже если договариваетесь о замене увольнения по статье на увольнение по собственному желанию, оформляйте акты, запрашивайте объяснительные. Иначе может произойти как в этом деле. Бухгалтер уволилась по собственному желанию. После увольнения признала недостачу в 1,9 млн рублей и добровольно выплатила 1,3 млн. А когда бывший работодатель потребовал остальные деньги, оспорила соглашение о полной материальной ответственности. Суд первой инстанции взыскал в пользу организации 700 тыс. Дело дошло до Верховного суда. Он вернул дело на доследование. При новом рассмотрении суд отказал компании в удовлетворении иска. Определение ВС 9-КГ19-5 от 03.06.2019.
Ссылайтесь в приказе об увольнении на несколько приказов о взыскании
Один приказ о взыскании суд может и отменить. Тогда «развалится» все увольнение. Определение ВС 14-КГ19-20 от 21.10.2019. Поэтому безопаснее обосновывать приказ об увольнении ссылкой на несколько приказов о взысканиях.
Подтверждайте длительное халатное отношение к работе
Например, бывает так: много лет к работнику не было никаких претензий и вдруг 4 приказа за месяц. Суд расценит это как злоупотребление и понуждение к увольнению. Определение ВС 48-КГ19-3 от 13.05.2019.
Поэтому не только фиксируйте нарушения, а еще покажите историю работы сотрудника и его длительное халатное отношение к работе. Количество звонков менеджера, число задач, опоздания и ранние уходы за несколько лет работы покажет система СБИС. Там можно распечатать и представить в суд объективную картину о работе сотрудника. Это дисциплинирует и самого работника. Он видит количество опозданий, сроки по задачам, фотографию рабочего дня.
Как не допускать ошибок при привлечении к ответственности
Кадровик и даже руководитель филиала способны допустить ошибку при привлечении к дисциплинарной ответственности. Кто-то забывает вручить вовремя требование о даче объяснений, кто-то не подписывает акт об отказе у свидетелей, а кто-то вносит ошибочные данные в приказ.
Привлекать к дисциплинарке можно проще и без нарушения сроков с помощью СБИС.
Вы 1 раз вместе с опытным кадровиком прописываете последовательность оформления документов, сроки, информацию, которая должна быть в документах. И потом уже СБИС контролирует сроки, запрашивает объяснительные, напоминает про акты и собирает подписи с работников.
Даже неопытный секретарь с помощью СБИС правильно оформит привлечение работника к дисциплинарной ответственности.
СБИС для кадрового электронного документооборота
- Отправит документы работнику-нарушителю на подпись
- Проконтролирует сроки привлечения к ответственности
- Подскажет формулировки для требования и приказа
- Напомнит составить акт об отказе от получения
Оставить заявку