Управление персоналом

Мы вели кадровый учет в Excel. В какой-то момент наша база данных переполнилась. Например, в таблице приема на работу на каждый вид персональных данных приходился отдельный столбец, и таких столбцов 30, а сотрудников — 1 000. Excel стал подтормаживать. Мы решили внедрить СБИС. Выбрали Тензор из 10 компаний за оперативность и внимание. Менеджеры моментально назначили видеовстречу, исследовали нашу проблему и дали тестовый доступ. Мы обработали несколько анкет, и нам понравилось. Здесь легко заполнять документы. В некоторых учетных системах, чтобы отредактировать документ, нужно обращаться к специалистам, и не бесплатно. В СБИС любой человек может внести изменения в файл без менеджеров и техподдержки. И главное — система не подлагивает, работает быстро. Классный бонус от СБИС — мобильное приложение и на iOS, и на Android. Все задачи мы видим там, и нет необходимости сверяться с компьютером.

Когда я пришел в компанию, коллеги работали на неспециальном софте: вручную разбирали анкеты кандидатов, сводили в таблицах — процесс был рутинным. Я решил автоматизировать поиск и организовать полноценный HR‑менеджмент с аналитикой работы и кадровым электронным документоборотом. Внедрил в компанию СБИС Подбор персонала и получил то, что хотел. Работаю в одном окне: собираю резюме, общаюсь, звоню по видео. Отклики с сайтов загружаются автоматически, а я отбираю подходящие и согласовываю с нанимающими менеджерами. Связываюсь с кандидатами в WhatsApp из СБИС: отправляю ссылки на видеовстречи и офферы. Система предлагает шаблоны офферов и аналитику подбора кандидатов. А чтобы было проще подписывать документы удаленно, тестируем СБИС КЭДО. Сервисы оптимизируют процессы и избавляют от рутины.

СБИС помог нам сделать работу HR-службы прозрачной. Раньше было непонятно, каких кандидатов уже рассмотрели, сколько их было, почему отказали. Этой информацией владел только ответственный менеджер, она никак не фиксировалась. Теперь в СБИС по каждой вакансии ведется история работы: кто откликнулся, кто понравился, с кем поговорили, с кем еще нет. Новые резюме можно «перетащить» в СБИС пачкой — система сама распознает формат, определит дубликаты, сформирует карточки кандидатов и прикрепит к вакансии. После собеседования в карточке можно сохранить оценки человека, насколько он активен, коммуникативен, стрессоустойчив. Все это позволяет не только легко передать вакансию от одного менеджера другому, но и проконтролировать, не упустили ли хорошую кандидатуру.

Подбирать сотрудников вручную стало проблемно для нас: резюме разбросаны по компьютерам менеджеров. Иногда диалог с кандидатом не сохраняется, приходится повторно общаться. Работать в 1С не получилось, там нельзя автоматизировать нужные нам HR-процессы. Но с этим справился СБИС. В систему загружаем резюме, и посмотреть может любой менеджер. Руководитель отдела создает заявку на вакансию, согласовывает с руководством, направляет директору по персоналу, а он назначает менеджера-исполнителя — все внутри системы. Отклики с hh.ru автоматически загружаются в СБИС. Интересные резюме привязываем к вакансии и продвигаем по воронке. Все ее этапы отмечаем в системе, видим, что нужно сделать дальше. Внедряем рассылки из СБИС в WhatsApp, настраиваем СБИСофон для звонков. Директор уже может анализировать работу менеджеров, но мы хотим наладить полную статистику в сервисе. Надеемся, что СБИС сможет реализовать наши дальнейшие планы по автоматизации подбора персонала.

Мы уже пользовались СБИС, когда менеджер предложил попробовать сервис «HR-портал». На тот момент статистику по подбору кадров вели в Excel, вакансии публиковали на рекрутинговых сайтах вручную, а все резюме хранили на компьютере. Теперь задача на поиск сотрудника приходит от руководителя с уже заполненными требованиями, я публикую вакансию на hh.ru прямо из СБИС. Резюме кандидатов скачиваю и загружаю в СБИС — автоматически создается карточка кандидата. Удобно вести и дальнейшую работу: история коммуникаций сохраняется, можно прикрепить результаты тестового задания или собеседования.

Наша компания растет: в 2022 году в филиале было около 60 сотрудников, а к концу 2023 года штат вырос до 192 человек. Хотим привлекать новые кадры, а для удобства приобрели сервис подбора персонала в СБИС. Благодаря системе мы упростили процесс согласований. Когда открывается новая вакансия, она автоматически проходит все этапы проверки руководителей. Очень удобная штука — согласование оффера. Руководитель просматривает его и заверяет электронной подписью, и только потом мы отправляем предложение кандидату. Онлайн-собеседования с претендентами тоже проводим в системе. А еще в СБИС мы анализируем работу рекрутеров. Отчеты показывают необходимые данные по статистике, например количество открытых и закрытых вакансий.

В СБИС мы занимаемся подбором персонала и ведем кадровый учет. Удобно, что оба процесса можно вести в одном месте. Что касается подбора, то, во-первых, нравится, что в СБИС можно зафиксировать все стадии работы по вакансиям и кандидатам. Это позволяет отследить, когда и почему кандидат «отвалился». Во-вторых, прямо из СБИС можно публиковать объявления на рекрутинговые порталы. В-третьих, в СБИС собирается архив. Можно легко понять, был ли ранее человек на собеседовании и как себя показал.

Спасибо СБИС за возможность загружать резюме с рекрутинговых сайтов, и особенно — за видеособеседования. Чтобы разговор состоялся, кандидату не нужно где-то регистрироваться и что-то скачивать. Он просто переходит по ссылке из письма, и менеджеру сразу поступает входящий видеозвонок. Этот звонок можно записать, и он сохранится в карточке кандидата как событие. Все события можно отфильтровать по сотруднику и увидеть, кто и сколько раз позвонил за день. Таким образом в СБИС удобно контролировать каждого HR-менеджера, определять его KPI.

В СБИС мы автоматизировали подбор персонала. Раньше приходилось печатать резюме c сайтов и делать пометки на бумаге. Часть информации терялась, папки копились. Инженеры СБИС установили нам сервис «HR-портал». Менеджеру поступает заявка на подбор, он публикует вакансию и, когда соискатель откликнулся, создает в СБИС карточку кандидата. Из резюме на сайте в СБИС автоматически подгружаются его личные данные. Вся история взаимодействий с кандидатом — созвоны, переписка, результаты собеседования — сохраняется в СБИС.

Большинство наших сотрудников работает на удаленке, да еще и в 4 регионах. Чтобы не отправлять трудовые книжки, инструкции, акты по почте и не отвлекать специалистов, мы подключили кадровый ЭДО. Теперь все нормативные документы коллеги подписывают в личном кабинете СБИС.Я работник кадровой службы и юрист со стажем больше 30 лет, но сейчас ведение документооборота стало в разы легче и удобнее, времени затрачивается меньше, а также своевременно все оформляется.Сейчас все документы мы храним на сервере СБИС, но в будущем хотим подключить Архив, чтобы работать еще и в офлайн-режиме.

Мы ориентированы на цифровизацию различных сфер бизнеса, в том числе во взаимодействии с сотрудниками банка. Переход на КЭДО значительно упрощает работу с работниками, делает его более эффективным, экономит большое количество времени и трудозатрат. Сейчас мы перевели все кадровые документы в электронный формат. Сотрудники HR создали в СБИС индивидуальные маршруты согласований в зависимости от типа документа. Работник может самостоятельно оформить любое заявление, отпуск, командировку, больничный. Документ приходит руководителю на подпись и сотруднику отдела кадров на оформление. Работник получает оповещение о завершении маршрута. В ленте видны все этапы. Документ в электронном формате — такой же юридически значимый, как и на бумаге. В итоге все необходимое есть в личном кабинете СБИС.

У нас 3 магазина, в каждом по 5 сотрудников – итого 15. За всеми не уследишь, поэтому вопрос по контролю рабочего времени был очень актуален. Рассматривал разные системы и изначально думал про proximity-карты. Но выбрал отпечаток пальца – это надежнее, его не передашь, как карточку, чтоб за тебя «пиликнули». Плюс цена очень порадовала. Раньше терминал стоил 28 000р, сейчас в СБИС я купил за 11 300р. В итоге я в восторге от аппарата, от сервиса. Во многих моментах разобрался сам: настроил контроллер ZKTeco SF300, установил графики сотрудников. Пока работники не очень организованы. С утра все отмечаются, а вечером уже забывают. Предупреждения не работают, значит, будем наказывать рублем.

Раньше мои сотрудники регулярно опаздывали, приходилось иногда лично приезжать к открытию салона и фиксировать факт опоздания. Мы давно автоматизировали продажи в СБИС. И неожиданно для нас, система решила проблему с дисциплиной. Теперь открытие и закрытие смены СБИС трактует, как приход и уход сотрудников. Дальше он сравнивает это время с графиком и если есть отклонения, фиксирует нарушения. После чего мне в СБИС приходят уведомления. Я прямо в программе принимаю решение о мерах воздействия, и его видит сотрудник. Теперь опозданий стало гораздо меньше.