Как оформить перевод сотрудников на удаленную работу

26 марта'20

В ситуации эпидемии перевод сотрудников на удаленную работу уже не выбор, а острая необходимость. Некоторых специалистов — водителей, курьеров, ремонтников, официантов, продавцов перевести на «удаленку» не получится при всем желании. Но вот с офисными сотрудниками — менеджерами, программистами, рекламщиками — сработает. Расскажем, как перевести работников на удаленную работу и сделать это правильно: добавить бизнесу мобильности и при этом не потерять продуктивности.

Нет времени разбираться — поможем

Удаленная работа сотрудников

А если не переводить?

Региональные власти пока только рекомендуют работать удаленно для снижения рисков заражения коронавирусом. Но если меры безопасности усилят, то придется приостановить работу офисов. А это — «простой по не зависящим от работодателя причинам». Во время простоя работодатель обязан платить сидящим дома работникам зарплату в размере 2/3 оклада (ч.2 ст.157 ТК РФ). Перевод организации на дистанционную работу — это способ избежать простоя.

При переводе работников на «удаленку» помните:

  • Работодатель не имеет право принудительно перевести на удаленную работу.
  • Работник не имеет право требовать перевода.

Поскольку меняется существенное условие договора — место работы, обе стороны должны быть на это согласны.

Подготовьте документы

В Трудовом Кодексе РФ еще нет такого понятия, как временная удаленная работа. Впрочем, если работник согласен работать удаленно, то документальное оформление перевода займет у кадровика 15 минут.

1.

Соберите заявления о переходе на дистанционный режим

Предложите сотрудникам самим стать инициаторами переезда в домашний офис. Их заявления подтвердят добровольное согласие на «удаленку», и вы сможете сразу начать переход в онлайн.
Шаблон заявления сотрудника

2.

Заключите допсоглашения к трудовым договорам

Не обязательно оформлять новый трудовой договор об удаленной работе. Достаточно дополнительного соглашения к действующему договору. Форма свободная, но обязательно укажите в нем условия, предусмотренные гл. 49.1. ТК РФ:

— Срок перевода;

Тогда после возвращения к работе в офисе не нужно будет оформлять никаких дополнительных документов.

— Режим работы и отдыха;

По умолчанию режим работы в течение дня определяет сам работник. Если укажете конкретный график, то работник будет обязан трудиться по нему.

— 

Порядок обмена документами, сроки предоставления отчетов о проделанной работе;

— 

Порядок компенсации за использование принадлежащего работнику компьютера, программного обеспечения и средств связи. Напишите хотя бы 100 рублей, чтобы соглашение соответствовало закону.
Шаблон допсоглашения к трудовому договору

Соглашение не обязательно заключать лично. Минтруд пояснил, что для перевода достаточно обменяться скан-копиями трудовых документов, а бумажные экземпляры подписать позднее.

На удаленных сотрудников распространяются все права и гарантии, что и на прочих работников. Удаленная занятость оплачивается точно так же, как стандартная работа в офисе. Даже не думайте урезать зарплату по случаю переезда.

3.

Издайте приказ о временном переводе на дистанционную работу

Из приказа должно быть понятно, когда и кого вы переводите на дистанционную работу — укажите дату и перечислите должности. Если допсоглашение подписывали в электронном виде, то и с приказом ознакомьте так же. В трудовую книжку запись о переводе вносить не нужно.
Шаблон приказа о временном переводе на удаленную работу

Решите технические вопросы

1.

Удаленный режим — это такая же работа как в офисе. Попросите сотрудников организовать рабочее место — стол, стул и не использовать диван или кровать.

2.

Проверьте, что у сотрудников дома есть:

ноутбук или персональный компьютер;

высокоскоростная стабильная интернет-линия;

вебкамера;

микрофон;

наушники или колонки.

3.

Вместе с системным администратором составьте список минимальных требований к системе и оборудованию:

количество ядер процессора;

размер оперативной памяти;

версия операционной системы и браузера;

скорость интернет-соединения.

Тем, у кого компьютер не соответствует требованиям или чего-то не хватает, нужно помочь. Разрешите забрать рабочий компьютер домой, закупите ноутбуки или выдайте со склада.

4.

Если сотруднику требуется постоянный доступ к корпоративной локальной сети, специфическим программам (графическим редакторам, редакторам кода, учетным системам) настройте удаленный доступ через VPN-соединение. Офисный компьютер при этом должен быть включен или находиться в спящем режиме.

5.

Озвучьте номер телефона, по которому сотрудник сможет связаться с сисадмином, если у него возникли проблемы с работой оборудования.

Выберите софт

Программное обеспечение — краеугольный камень успешного переезда на «удаленку». Важно, чтобы у сотрудника на руках оказался полноценный набор инструментов, который позволит выполнять все задачи дома, ничего не откладывая и не замораживая процесс. Главное правило здесь — дистанционная работа возможна только в онлайн-приложениях. Их не нужно устанавливать и настраивать. Вводите логин и пароль и вы уже в программе.

Переведем на «удаленку» под ключ

Мы составили минимальный список приложений, которые требуются для запуска дистанционной работы. Если какого-то из этих жизненно необходимых элементов нет в наличии, это негативно отразится на работе. Перед тем, как отправить сотрудников по домам, сверьтесь с этим чек-листом и докупите то, чего вам не хватает.

Стартовый чек-лист программ для «удаленки»

1.

Онлайн CRM

Например, СБИС CRM. Для дистанционных продаж подходит только онлайн система, в которой вся история общения с клиентами будет доступна 24/7 с любого устройства, подключенного к интернету.

2.

Облачная телефония

Например, СБИС Облачная телефония. Представьте, что будет твориться в офисе, когда его покинут сотрудники. С 9 до 18 телефоны будут разрываться от звонков. Виртуальная АТС перенаправит звонки на мобильные сотрудников.

3.

Онлайн task-менеджер — постановщик задач

Например, СБИС Управление бизнес-процессами. На «удаленке» ставить задачи сотрудникам придется не по e-mail и не в мессенджере, а только через task-менеджер. Он сам «прогонит» задачу по исполнителям, проследит за ходом выполнения и сроками.

4.

Приложение для коммуникаций: мессенджер с видеосвязью

Например, СБИС Корпоративная социальная сеть. Использовать множество каналов связи — Viber, Skype, Telegram, E-mail — ошибка. Работа на удаленке предполагает, что переписка будет вестись в одном мессенджере, которое объединит в себе текстовые сообщения, видеозвонки, демонстрацию экрана, обмен файлами и где сразу будут записаны номера всех сотрудников.

5.

Приложение для контроля за дисциплиной

Например, СБИС Учет и контроль рабочего времени. Кто дает гарантию, что люди правда займутся делами, а не засядут за просмотр сериалов? Установите программу, которая будет фиксировать рабочий день сотрудников: во сколько человек включил компьютер, на какие сайты заходил, кому звонил. Но будьте осторожны в выборе — проверьте, что софт не нарушает законодательство и не собирает личные данные сотрудников.

Последние новости

Не устанавливайте сотню разных программ — их придется долго и тяжело интегрировать друг с другом. СБИС — это облачная платформа, которая объединяет все инструменты для работы вне офиса. Организуйте продажи, принимайте звонки, управляйте задачами, проводите совещания, контролируйте дисциплину онлайн. Вы сами выберите тот набор инструментов, который лучше подходит под ваши задачи.

Перевод сотрудников на удаленную работу в СБИС

Частые вопросы

  • Обязаны ли работодатели переводить офисы на «удаленку» в связи эпидемией COVID-19?

    Удаленная работа из-за коронавируса — не обязанность. Контролирующие органы пока только рекомендуют эту меру – выполнять рекомендации не обязательно. Более того, ни один региональный закон не может регламентировать поведение работодателей. Они действуют только согласно собственным убеждениями и Трудовому Кодексу.
  • Как быть с теми, кто приехал из-за границы?

    Таким сотрудникам положен карантин — они на 2 недели получают больничный, который полностью оплачивает государство. Оформить его можно дистанционно, без посещения поликлиники. Используйте инструкцию

  • Как быть, если сотрудник не согласен работать удаленно?

    Сотрудника придется оставить в офисе. Но обычно работники сами первыми предлагают трудиться из дома или охотно соглашаются на это.
  • Как заполнять табель на удаленного сотрудника?

    Табель оформляется как обычно. СБИС заполняет табели автоматически согласно настройкам графика рабочего времени или в соответствии с отметками в рабочем календаре сотрудника.

Последние новости