Сеть деловых коммуникаций

Эксперимент Минтруда по электронному кадровому документообороту

Ксения Корчагина, юрист

В России разрешили кадровый электронный документооборот. Теперь любой работодатель может абсолютно законно вести в электронном виде и не дублировать на бумаге: трудовые договоры, приказы, локальные акты, инструкции. Изменения в Трудовой кодекс внесены федеральным законом в ноябре 2021 года. Обзор произошедших изменений ТК РФ читайте в нашей новой статье.

Далее рассказываем, как проходил кадровый эксперимент Минтруда с 2020 по 15 ноября 2021 года. Сейчас он завершен. Компания Тензор, разработчик системы кадрового электронного документооборота СБИС, являлась его активным участником.

Суть эксперимента

Электронный документооборот внедрят во все сферы жизни. Это приоритетная задача по указу Президента № 203 от 09.05.17 «О стратегии развития информационного общества до 2030 года». 

по закону 86-ФЗ от 01.05.17
В 2017 году
 ввели электронные больничные
законами 436-ФЗ, 439-ФЗ от 16.12.19
в 2019
 появились электронные трудовые книжки.

В 2020 году Минтруд запустил кадровый эксперимент. По нему любой работодатель получил право вести всю кадровую документацию в электронном виде и применять любой вид электронной подписи. В том числе, для дистанционных работников. Есть 1 исключение: трудовые договоры нельзя подписывать простой электронной подписью (ПЭП), но можно неквалифицированной (НЭП) и квалифицированной (КЭП).

Эксперимент планировали завершить 31 марта 2021, но по предложению Минтруда продлили до 15.11.21. Результатом его станут изменения в Трудовой кодекс РФ, которые узаконят КЭДО для всех остальных работодателей. Участниками эксперимента Минтруда 

полный список в Приказе Минтруда России 241 от 14.05.20 «Об утверждении перечня работодателей — участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой»
уже стали
 РЖД, МегаФон, СберБанк, Почта России, Пенсионный фонд и компания «Тензор», разработчик системы электронного документооборота СБИС.

В Госдуму уже внесен законопроект о дополнении Трудового кодекса статьей «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». Если закон примут, работодатели и работники будут подписывать кадровые документы в электронном виде с 16 ноября 2021.

Электронный кадровый документооборот

Как вступить в эксперимент

Выполните требования закона ФЗ-122 от 24.04.20 и Приказа Минтруда 240н от 14.05.20.

  1. До 1 декабря 2020 отправьте заявление в Минтруд на официальный адрес.
    Форма заявления рекомендуемая. По итогам рассмотрения Минтруд издает приказ о включении Работодателя в эксперимент.
  2. Утвердите приказом по организации перечень документов, которые переводите электронный вид.
  3. Примите Положение об использовании электронных подписей по требованиям п.22 Приказа Минтруда.
    Описываем в нем вид ЭП, порядок выдачи работникам, как сохранить конфиденциальность ЭП, как обмениваться электронными документами.
  4. Подпишите с работниками:
  5. Утвердите приказом список работников, согласившихся на участие.

Что разрешено участникам

Заявленные в эксперимент документы оформляются только электронно, без дублирования на бумаге. Бумажная форма остается для документов работников, отказавшихся от участия в эксперименте.

Директор подписывает электронные документы только КЭП.

Работники используют любую подпись: КЭП, НЭП, ПЭП. Но есть спец. условия для трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических, о получении образования:

  • Их нельзя подписывать ПЭП, но можно НЭП/КЭП.
  • Разрешено использовать подпись гражданина, сформированную на сайте Госуслуги (через ЕСИА). Но тогда подписание договоров надо организовать через федеральный портал «Работа в России».

Обязанности участников

За время эксперимента нужно 3 раза отчитаться в Минтруд. Форма отчета — рекомендуемая. Потребуется указать виды электронных документов, применяемые ЭП, внесенные в локальные нормативные акты изменения и описать возникшие при эксперименте сложности.

Как запустить КЭДО в рамках эксперимента

По п.4 ст.8 закона 122-ФЗ электронные документы ведут на федеральном портале «Работа в России» или в информационной системе Работодателя.

Как будет работать федеральный портал, пока не ясно. Систему работодателя можно доработать. Это занимает от 4 месяцев. Но в июле 2021 эксперимент закончится.

Есть готовая система СБИС. Для ее запуска пригласите работников, выдайте им ЭП и сразу начинайте оформлять документы электронно.

Подключить КЭДО

Можно ли внедрять КЭДО без эксперимента

Можно, главное правильно оформить это внутренними локальными актами. А технические вопросы поможет решить СБИС. Почему мы так считаем.

Используя официальный сайт sbis.ru, вы даете согласие на работу с cookie, Яндекс.Метрикой, Google Analytics для сбора технических данных. Подробнее