Сеть деловых коммуникаций

Что будет, если не оформлять отгулы

Ксения Корчагина, юрист

Можно ли в вашей компании взять отгул на несколько часов? Например, отпускают ли у вас работников на торжественную линейку к ребенку 1 сентября? Сможет работник задержаться на пару часов утром, если у него потекла в квартире батарея? А беременную работницу отпускают днем на плановый осмотр врача?

9 из 10 работодателей, которым я задала эти вопросы, регулярно отпускают работников на пару часов и никак это не оформляют. В табеле ставят «8». Но многие забывают о рисках. Если работник во время отгула ломает ногу, попадает в аварию, то ответственность ложится на работодателя. Плюс с 2020 появилась «нехорошая» судебная практика. Как все оформить по закону и не «закопаться» в бумагах, разбираемся в статье.

О чем узнаете

Мы договариваемся устно. Что не так

Работнику надо утром на 2 часа задержаться, чтобы сходить на торжественную линейку с ребенком. Или убежать вечером пораньше, чтобы успеть на день рождения. Начальник отдела отпускает его по устной договоренности. Иногда на «всякий случай» берет у работника заявление, кладет себе в стол и выкидывает в конце месяца. Кадровик не тратит время на издание приказов. И так много лет подряд.

Еще до коронавируса эта схема взаимодействия была не так рискована. Но с 2020 года суды стали по-другому оценивать трудовые отношения и в спорных ситуациях вставать на сторону работников.

Чего опасаться работодателям.

  1. Несчастный случай с работником во время отгула.

    За травмы и аварии в рабочее время отвечает работодатель, если не докажет, что сотрудник в это время отдыхал.

  2. Сложности при увольнении за реальный прогул.

    Суды отменяют увольнения за прогул, если компания практикует оформление уходов по устной договоренности.

А если несчастный случай?

Если травму работника признают производственной, работодателю придется не только расследовать несчастный случай по всем правилам, но еще и сообщить о нем в ФСС, инспекцию труда, прокуратуру. И не так страшен штраф за сокрытие несчастного случая, как проверки кадровой документации, техники безопасности, выдачи средств индивидуальной защиты, инструктажи работников и возможные штрафы за нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ; нарушение требований охраны труда, отсутствие спецоценки условий труда по ст. 5.27.1 КоАП РФ. Плюс работник сможет требовать от работодателя компенсации морального вреда, своих расходов на медицинскую, социальную, профессиональную реабилитацию.

Разберем на примере. Работник отпросился с обеда и поехал с женой по магазинам. Попал в ДТП и получил перелом позвоночника. Тут возможны 2 варианта.

  1. Работник останется лоялен к работодателю и, главное, жив. Тогда он согласится подписать задним числом заявление на предоставление отгула или отпуска без сохранения заработной платы, приказ о предоставлении и объяснительную о поездке в магазин по личным нуждам.
  2. Или работник начнет фантазировать, что в магазин в рабочее время он поехал по поручению начальника. Суды уже признавали производственными травмы, полученные электриком при поездке в магазин по устному заданию инженера. См. Определение ВАС РФ от 04.10.10 по делу А40-101647/09.

Чтобы исключить такую ситуацию, лучше оформлять официально отсутствие работника даже несколько часов.

Отгуливал или прогуливал?

Если работников постоянно отпускать по устной договоренности, тогда реальный прогульщик может сказать, что он тоже отпрашивался. Работники стали грамотнее, привлекают юристов. И вот свежие судебные дела, где уволенные за прогул работники утверждали, что отсутствовали на работе с устного согласия руководителя, поскольку такой порядок уходов давно применяется в компании. Суды учли сложившуюся в организации практику оформления уходов, восстановили таких работников, взыскали с работодателей плату за время вынужденного прогула.

  • 350 тысяч и восстановление на работе.

    Работница утверждала в суде: при уходе в отпуск работники не ждали издания приказа о предоставлении отпуска, достаточно было получить согласие генерального директора, что являлось сложившейся практикой в организации работодателя по согласованию подобных документов. Ее восстановили. См. Определение ВС РФ 13-КГ20-1-К2 от 22.06.20. Решение районного суда от 26.08.20.

  • 1 млн рублей и восстановление.

    Работник в суде объяснял, что получил устное разрешение на отпуск без сохранения зп с 16 до 20 часов, ему выдали бланк соответствующего заявления, он его заполнил, оставил на рабочем столе начальника и уехал на футбол. За 18 лет его трудовой деятельности на данном предприятии заявления на отпуск без сохранения содержания подавались аналогично, не требовалось подачи таких заявлений работником в отдел по персоналу и визирования у директора предприятия. Суд его восстановил, взыскали почти 1 млн рублей с работодателя. См. Определение ВС РФ 18-КГ20-37 от 24.08.20, Решение Ейского горсуда от 24.03.21, Определение краевого суда от 27.07.21.

  • 93 тысячи и восстановление.

    Работница заявила, что прогулов не совершала, отсутствовала на рабочем месте 11 и 12 февраля. В эти дни она плохо себя чувствовала, о чем в устной форме уведомила своего непосредственного руководителя, который предоставил ей отгулы. См. Определение ВС РФ от 17.08.20, Определение апелляционного суда от 29.09.20.

  • Мировое соглашение и восстановление.

    Работница сообщила суду: отсутствие на рабочем месте 4 июня более 4 часов подряд согласовано ею с непосредственным руководителем ввиду сложившейся в организации практики о досрочном завершении работником рабочего дня в день его рождения. См. Определение ВС РФ 16-КГ20-5 от 13.07.20.

В этих делах против работодателя сработала сложившаяся схема отгулов по устной договоренности.

Как избежать? Легализовать отгулы на несколько часов. И чтобы не создавать ворох бумаг — оформлять отгулы электронно в СБИС.

И что теперь. Нет заявления — нет отгула?

Можно, конечно, ввести правило: нет заявления — нет отгула. Заставить работника приехать в офис в 8 утра, написать заявление и только потом разбираться с текущей батареей, больным ребенком или зубом.

А можно по-прежнему проявлять лояльность, только подключить цифровые технологии для защиты интересов компании.

В СБИС с мобильного телефона работник подаст заявление на отгул и подпишет электронной подписью. Руководитель также со смартфона согласует отгул. И уже через пару минут работник сможет спокойно заняться личными делами. А в конце месяца СБИС покажет руководителю, кто в отделе отпрашивался и сколько отгулов им осталось отработать.

Электронный учет отгулов

Частые вопросы

  • Обязан ли работодатель отпускать работницу к ребенку на торжественную линейку 1 сентября?

    Если работница спланировала отдых в сентябре заранее и включила его в график отпусков, то, конечно, отпустить ее придется. График отпусков обязателен как для руководителя, так и для работника. Вне графика работодатель вправе отпуск не согласовывать.

    В других случаях все зависит от обстоятельств.

    • Отпуск без сохранения заработной платы.

      Работодатель вправе не отпускать (ч. 1 ст. 128 ТК РФ). Но есть исключения.
      По ст. 128 ТК РФ работодатель обязан отпустить: работающего пенсионера на 14 дней в году, инвалида на 60, при рождении ребенка, бракосочетании, смерти родственника на 5 дней.

    • Прививка от коронавируса у некоторых работодателей является поводом для отгула. Минтруд и Роспотребнадзор рекомендовали всем работодателям предоставлять дополнительный выходной для прохождения вакцинации.
    • Беременную работницу работодатель должен отпускать для прохождения обязательного диспансерного обследования, и это не является отпуском без сохранения зп, предоставляемым по соглашению сторон. Такую позицию занял Роструд на официальном сайте Онлайнинспекция.рф. За время отсутствия работница получает средний заработок по ч. 3 ст. 254 ТК РФ.
    • Доноры имеют право на 1 день отгула за сдачу крови и 2 дня за сдачу крови в свой выходной (ч. 4 ст. 186 ТК РФ).
    Донор подал заявление на отгул, а работодатель его не отпустил. Работник вправе уйти, и это не будет прогулом по мнению Верховного суда.
  • Как предоставить отпуск без оплаты на несколько часов?

    Закон не устанавливает минимальный размер отпуска без сохранения зарплаты, он может быть и несколько часов (по ст. 128 ТК РФ). По ч. 3 ст. 93 ТК РФ работа сотрудника в такой день оплачивается пропорционально отработанным часам.

    Для оформления отпуска обычно нужны:

    • заявление работника,
    • приказ,
    • отметка в табеле учета рабочего времени,
    • запись в личной карточке Т-2.

    Формы приказа Т-6 и табеля Т-12, Т-13 не содержат граф для учета отпуска в часах. Поэтому форму приказа Т-6 работодатели дополняют графами в разделах Б и В для часов отпуска. В табель вписывают 2 отметки. Время отпуска отражают кодом ДО, а рабочие часы кодом Я.

    В раздел VIII личной карточки вносят сведения об отпусках без сохранения зп. Это нужно, чтобы правильно рассчитать дни ежегодного отпуска. По ч. 1 ст. 121 ТК РФ, если работник находился в отпуске без сохранения зп больше 14 дней в году, тогда это время не учитывается при расчете числа дней ежегодного оплачиваемого отпуска.

    Чтобы не вносить запись о коротких отпусках в карточку Т-2, работодатели оформляют отсутствие работника на часы приказом об отгуле. Форма приказа свободная. При таком оформлении у работодателя остаются документы об отсутствии работника и не усложняется подсчет стажа для ежегодного отпуска.

Смотрите также

  • Управление персоналом

    Управление персоналом
  • 26 марта'20
    Перевод сотрудников на удаленную работу
    Как оформить документально и какой софт выбрать для домашнего офиса.
    28 января'21
    ИП нанимает работников: оформление, налоги, отчеты
    Сколько налогов Вы заплатите за работников и почему от налоговой «не скрыться».
    11 февраля'21
    Электронный кадровый документооборот — уже можно!
    Какие кадровые документы можно вести электронно уже сейчас.
    3 июня'21
    Как подставляют работодателей работники с электронными трудовыми книжками
    На что обратить внимание кадровику.
    25 марта'21
    Основные ошибки работодателей при увольнении работников
    За что Верховный суд восстанавливает уволенных.
    18 марта'21
    Как выгодно оформить сотрудников
    Сколько стоит. Какие риски. И как не попасть.
    15 октября'20
    Эксперимент Минтруда по электронному кадровому документообороту
    Суть эксперимента за 3 минуты.
    Используя официальный сайт sbis.ru, вы даете согласие на работу с cookie, Яндекс.Метрикой, Google Analytics для сбора технических данных. Подробнее