Сеть деловых коммуникаций

Компенсация ГСМ сотруднику. Как сэкономить на налогах и бензине

Ксения Корчагина, юрист

Менеджер едет к клиенту на личном автомобиле. Работодатель компенсирует ему затраты на бензин и машину — 3000 рублей в месяц. А по закону может учесть в расходах по налогу на прибыль только 1200 рублей.

Курьер развозит пиццу на личной машине. Говорит, что проехал 100 км, а фактически только 50. Работодатель вынужден оплатить ему за 100 км.

Разбираем, как не тратить деньги и время на оформление бумажек и соблюсти закон.

В статье расскажем

Расходы при разных схемах

Работодатели по-разному оформляют выплаты работникам за бензин и содержание машины. От способа оформления зависит размер налогов и риски.

  • Черный нал.

    Некоторые работодатели платят работникам наличкой. Может быть, это и удобнее для расчетов, но наличные средства нужно где-то брать и на выплаты нельзя уменьшить налоги.

  • Компенсация по ст. 188 Трудового кодекса РФ.

    Использование личного автомобиля в служебных целях работнику можно компенсировать. Компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Но в расходы по налогу на прибыль или УСН можно принять только 1200 рублей.

  • Аренда автомобиля у сотрудника.

    По договору аренды затраты на бензин арендованного автомобиля можно полностью принять в расходы по налогу на прибыль. Но если автомобиль украдут, возмещать его стоимость придется работодателю.

  • Аренда с экипажем.

    По договору аренды авто с экипажем за машину отвечает работник. Но есть налоговые риски. Выплаты по аренде могут переквалифицировать в компенсацию по ст. 188 ТК РФ и доначислить налог на прибыль.

Прикинем экономию налогов на 1 человека при разных способах оформления. Во всех случаях работник получит на руки 3500 рублей. При аренде с экипажем 575 рублей разделим пополам на аренду и услуги экипажа.

Черный налКомпенсацияАрендаАренда с экипажем
ГСМ (компенсация работнику по чекам)3500300030003000
Допвыплаты сотруднику0500575575
Страховые взносы00086
НДФЛ007575
Возьмем в расходы0120035753661
Экономия по налогу на прибыль-240-715-732
Заплатили государству налоги и СВ-240-640-571
Всего затраты*3500326029353004

* Здесь НДФЛ считаем расходами работодателя, т. к. работник получает на руки 3500 рублей независимо от выбранного способа.

Способ 1. Черный нал

Компенсировать затраты работника можно и в конверте. Это до сих пор популярно в организациях, но рискованно.

Какие налоги. С выплат работнику фирма не платит НДФЛ и страховые взносы. Выплаты нельзя учесть в расходах по налогу на прибыль. Но чтобы получить наличные средства, фирма рискует и несет расходы. Кто-то получает наличные от выплат дивидендов, и это дополнительные 13 или 15% налога. Кто-то сотрудничает с фирмами-однодневками, что чревато налоговыми претензиями и блокировкой расчетного счета службой банка по 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов...»

При этой схеме работы документы с работником часто не оформляют. А если оформляют, то не упоминают в официальных документах фирмы разъездной характер работы сотрудника и его автомобиль. Чтобы работник, получив наличку, не пошел потом в суд с требованием о выплате ему официальной компенсации за использование личного авто.

Способ 2. Компенсация

Этот способ возмещения затрат работникам признает налоговая и фонд социального страхования. Он прямо предусмотрен ст. 188 ТК РФ.

Какие налоги. В расходы по налогу на прибыль можно взять не больше 1200 рублей. С суммы компенсации не нужно удерживать НДФЛ и платить страховые взносы. Это разрешает п. 3 ст. 217 НК РФ и подтверждают госорганы: письма Минфина от 27.08.2013 № 03-04-06/35076, Минтруда от 26.02.2014 № 17-3/В-92, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985, ПФР РФ от 29.09.2010 № 30-21/10260.

Как оформить. Потребуются документы:

  1. Соглашение с работником.

    По ст. 188 ТК РФ нужно письменное соглашение с работником. Но порядок компенсации не является обязательным условием трудового договора по ст. 57 ТК РФ. Поэтому его можно оформить не только в виде соглашения к трудовому договору, но и сделать в формате приказа руководителя. Минфин формат приказа признает.

  2. Локальный нормативный акт о разъездном характере работы.

    Это может быть и пункт в коллективном договоре. Обычно указывают перечни должностей, которые имеют разъездной характер, и их право на получение компенсации.

  3. Приказ об утверждении норм расхода топлива.

    Нужен для подтверждения объема выплат. Устанавливают для каждой марки авто или средний для всех автомобилей.

  4. Ежемесячные отчеты об использовании авто.

    Нужны, чтобы подтвердить объем расходов на топливо и пройденный путь.

Как проверить, ездил ли работник по нужному адресу? Какой путь проехал и действительно ли потратил столько бензина? Автоматизируйте проверку в СБИС.

Как это работает? Сотрудник включает мобильное приложение «СБИС Курьер» и едет к клиенту. Система проверит маршрут по GPS и сформирует отчет для руководителя.

Контроль маршрута курьера по геометкам

Способ 3. Аренда автомобиля

Этот способ подходит для небольших компаний, когда работодатель полностью доверяет сотруднику.

Работодатель берет в аренду автомобиль работника по договору аренды. Такой вид договора предусмотрен ст. 642 ГК РФ. Для начала аренды подписывает с сотрудником акт приема-передачи автомобиля в аренду. После окончания — акт о возврате авто из аренды. Это сложно, когда авто реально не передается фирме и работник ездит на автомобиле то к клиентам, то домой, то в садик за ребенком. В случае аварии, кражи или поломки авто ущерб работнику возмещает работодатель. Поэтому придется либо доверять работнику, либо подписывать по 2 акта приема-передачи в день. Некоторые просто не отдают сотруднику его экземпляр договора.

Какие налоги. В расходы по налогу на прибыль можно взять: плату за аренду, расходы на бензин, на текущий и капитальный ремонт авто (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). С суммы арендной платы надо удержать НДФЛ.

Как оформить. Потребуются документы:

  1. Договор аренды авто.
  2. Акт приема-передачи автомобиля.
  3. Приказ об утверждении норм расхода топлива.

    Нужен для подтверждения объема выплат. Устанавливают для каждой марки авто или средний для всех автомобилей. Не обязателен, эту информацию можно указать в договоре аренды.

  4. Ежемесячные отчеты об использовании авто.

    Нужны для подтверждения объема расходов на топливо и пройденный путь.

Документы с работником можно подписывать с мобильного телефона, если выпустить электронные подписи для внутреннего электронного документооборота.

Мобильные сотрудники в СБИС

Документооборот с работником электронно

Способ 4. Аренда автомобиля с экипажем

Этот способ применяют как альтернативу компенсации. По договору аренды автомобиля с экипажем работодатель платит за аренду автомобиля и за услуги водителя. Такой вид договора предусмотрен ст. 632 ГК РФ.

Какие налоги. НДФЛ с сумм аренды и услуг водителя. Страховые взносы — с сумм услуг водителя. В расходы по налогу на прибыль можно взять: плату за аренду и услуги водителя, страховые взносы, расходы на бензин.

Как оформить. Потребуются документы:

  1. Договор аренды авто с экипажем.
  2. Приказ об утверждении норм расхода топлива.

    Нужен для подтверждения объема выплат. Устанавливают для каждой марки авто или средний для всех автомобилей. Не обязателен, эту информацию можно указать в договоре аренды.

  3. Ежемесячный акт оказанных услуг.

    Нужен для подтверждения стоимости оказанных услуг, объема расходов на топливо и пройденный путь.

Подведем итог

При любой схеме работы придется считать километраж, чтобы не переплачивать за бензин и подтвердить обоснованность расходов ГСМ при налоговой проверке.

Удобно это делать в СБИС Курьер. Работник включает приложение и едет. Система проверит путь по геометкам, учтет время в пути, сформирует отчет и отправит его на согласование руководителю.

Организовать работу мобильных сотрудников

Смотрите также

Используя официальный сайт sbis.ru, вы даете согласие на работу с cookie, Яндекс.Метрикой, Google Analytics для сбора технических данных. Подробнее