Ведение кадрового делопроизводства в организации: как начать с нуля
Наталья Перевалова, эксперт в области трудового права
Грамотно выстроенное кадровое делопроизводство позволяет работодателю корректно вести кадровый учет, уверенно проходить проверки контролирующих органов и защищать права компании (ИП) в трудовых спорах с работниками. В статье расскажем, как организовать кадровое делопроизводство с нуля, дадим пошаговую инструкцию, проанализируем типичные ошибки.
Что вы узнаете
Что такое кадровое делопроизводство (КДП)
Понятие кадрового делопроизводства
Кадровое делопроизводство (КД, КДП) — это документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов, регламентирующих трудовую деятельность работника (подп. 1 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8‑2013).
Цели и задачи
Цель кадрового делопроизводства в организации:
- Наладить кадровый документооборот, работу с момента создания документа до его исполнения.
- Задокументировать все кадровые процессы. Среди них — прием на работу, перевод или увольнение работников, предоставление отпусков, командировок, больничных, оформление материальной ответственности работников.
- Обеспечить хранение кадровых документов.
Законодательная база
Основы кадрового делопроизводства любого предприятия — в следующих нормативно‑правовых актах (НПА):
| НПА | Чем поможет кадровику |
|---|---|
| Трудовой кодекс РФ | Основной документ для кадровой работы. Поможет разобраться со всеми кадровыми процедурами, устанавливает перечень обязательных кадровых документов |
| Приказ Роструда от 01.02.2022 | Содержит списки вопросов, своеобразные чек-листы для (само)проверки работодателей |
| Закон от 27.07.2006 | Регламентирует работу с персональными данными работника, их обработку, использование и хранение |
| Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 | Содержит унифицированные формы первичных учетных документов. Эти типовые формы можно брать за основу при разработке собственных бланков. Или применять, если не утвердили собственные |
| Приказ Минтруда от 19.05.2021 | Регламентирует ведение бумажных трудовых книжек. Электронные (ЭТК) ведутся по правилам из ст. 66.1 ТК РФ |
| Закон от 22.10.2004 | Устанавливают обязанность хранить кадровые документы определенный срок |
| Приказ Росархива от 20.12.2019 | |
| Приказ Росархива от 11.04.2018 | Содержит примерную инструкцию по делопроизводству в госорганизациях. Коммерческие компании (ИП) не обязаны применять этот НПА, но могут использовать как пошаговую инструкцию и образец для создания своих локальных актов |
Как организовать кадровое делопроизводство: инструкция
Шаг 1. Назначить ответственного за кадровое делопроизводство
Отвечать за кадровое делопроизводство может (на выбор работодателя):
- отдел кадров (кадровая служба)
ИЛИ
- единственный сотрудник — специалист по КДП, бухгалтер либо руководитель.
Обязанности ответственного сотрудника пропишите в трудовом договоре или должностной инструкции. Издайте приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства. Такой приказ может попросить трудовая инспекция при проверке.
Если ИП сам ведет КДП, нужен приказ о возложении на себя ответственности, ведь трудовой договор предприниматель сам с собой не заключает, и должностная инструкция на ИП также отсутствует.
Шаг 2. Регламентировать кадровое делопроизводство
Определитесь с составом и содержанием документов кадрового делопроизводства.
| Обязательные ЛНА (локальные нормативные акты) | Основание — норма ТК РФ |
|---|---|
| Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) | Ч. 4 ст. 189 |
| Штатное расписание | Ст. 15 и 57 |
| Положение об обработке и защите персональных данных работников | П. 8 ст. 86 |
| Табель учета рабочего времени | Ч. 4 ст. 91 |
| График отпусков | Ст. 123 |
| Положение об оплате труда и премировании (может быть частью правил трудового распорядка) | Ст. 135 |
| Расчетный листок | Ст. 136 |
| Документы по охране труда | Абз. 5 ч. 3 ст. 214 |
| Обязательные регистрационные книги учета и журналы для кадрового делопроизводства | Основание |
|---|---|
| Книга (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее | П. 39 и 40 приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н |
| Журнал регистрации несчастных случаев на производстве | Ч. 1 ст. 230.1 ТК РФ, приказ Минтруда от 20.04.2022 № 223н |
| Журнал регистрации предрейсовых, предсменных медицинских осмотров | П. 20 Приложения из приказа Минздрава от 30.05.2023 № 266н |
| Журнал регистрации медицинских осмотров в течение рабочего дня (смены), послесменных, послерейсовых медицинских осмотров |
Важно разработать проекты трудовых договоров. Трудовой договор — основной документ, который подтверждает трудовые отношения. Что должно быть указано в договоре с работником, прописано в ст. 57 ТК РФ.
Сразу выберите форму документооборота между работодателем и работником: электронно или в бумажном виде. Какие документы даже при электронном документообороте должны оформляться на бумаге, рассказали ниже в разделе про преимущества КЭДО.
Далее определите перечень и содержание возможных приказов, которые будете оформлять по кадрам. В частности, приказы составляют на такие кадровые события: прием на работу, перевод на другую должность, увольнение, предоставление отпусков, направление в командировку.
Дополнительные документы организации
При необходимости предусмотрите оформление таких документов:
- договор о полной материальной ответственности;
- график сменности;
- положение о коммерческой тайне;
- коллективный договор.
Можете вести следующие необязательные журналы:
- журнал ознакомления с локальными нормативными актами;
- журнал регистрации трудовых договоров;
- журнал регистрации приказов по личному составу;
- журнал учета командированных работников;
- журнал регистрации приказов по отпускам;
- журнал учета листков временной нетрудоспособности.
Все журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации (ИП) и печатью (при ее наличии).
Шаг 3. Назначить ответственных за конкретные кадровые документы
Закон обязывает работодателя назначить ответственного за ведение и учет трудовых книжек приказом руководителя (п. 42 Порядка, утвержденного приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н). Это может быть тот же сотрудник, который отвечает за кадровое делопроизводство в целом, или другой работник. В обязанности ответственного за трудовые книжки входит правильное оформление записей, регистрация книжек в специальном журнале, их хранение.
Определите сотрудников, которые будут оформлять другие кадровые документы.
Шаг 4. Создать условия для хранения документов
Организации (ИП) обязаны обеспечить сохранность кадровых документов в течение установленного срока хранения (ч. 1 ст. 17 закона от 22.10.2004 № 125‑ФЗ). Сроки установлены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Все документы ежегодно формируют в папки с указанием их наименования, сроков хранения. Рекомендуется хранить документы с разными сроками отдельно друг от друга. Так, например, приказы о приеме на работу (срок хранения 50 лет) размещают отдельно от приказов о предоставлении ежегодных отпусков (срок хранения 5 лет).
Особое внимание уделяют бумажным трудовым книжкам, так как они относятся к бланкам строгой отчетности (п. 41 и 42 Порядка, утвержденного приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н). Лучше их хранить в сейфе или закрытом шкафу.
Также работодатель обязан применять меры по защите персональных данных, исключив неправомерный доступ к такой информации, ее уничтожение, распространение (ч. 1 ст. 19 закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ).
КЭДО в организации: преимущества
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это создание, согласование, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).
КЭДО можно ввести для всех документов кадрового учета, кроме следующих исключений (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):
- бумажные трудовые книжки;
- сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем, по форме ЕФС‑1;
- акты о несчастных случаях на производстве;
- приказы об увольнении;
- инструктажи по охране труда.
Что дает КЭДО
Кадровый документооборот совершается мгновенно. Документ создается, отправляется на согласование, его подписывает работодатель и отдает на ознакомление сотрудникам. Сотрудники подписывают документ электронной подписью, и заверенный документ возвращается обратно тому, кто его создал. Прием на работу сотрудников на удаленке, в филиалах происходит быстро и удобно.
При переходе на КЭДО решается проблема громоздких бумажных архивов: все документы хранятся в облачном хранилище, с настроенным доступом. Электронные документы не теряются, их нельзя порвать или испортить. История работы с документами сохраняется в программе: видно, кто вносил изменения или загружал новые редакции. С КЭДО вы экономите на бумаге, оргтехнике, доставке документов курьерами.
Если работодателя проверяет трудовая инспекция, сформировать пакет запрашиваемой информации легче, чем делать бумажные и электронные копии оригиналов.
Как перейти на КЭДО
- Выберите поставщика программного продукта для ведения КЭДО.
- Утвердите порядок ведения кадрового ЭДО локальным актом компании.
- Уведомите о переходе на КЭДО всех сотрудников и получите от них согласие или отказ.
- Выдайте работникам электронные подписи.
Поможем перевести вашу компанию на кадровый ЭДО
Предоставим шаблоны документов для перевода на КЭДО. Поможем с интеграцией и настройкой системы. Обучим вас и ваших работников.
Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства
Базовый штраф за нарушение норм трудового права (ч. 1 ст. 5.27 КоАП):
- для организаций —
30 000–50 000 ₽ ; - для ИП —
1 000–5 000 ₽ .
За неоформление или ненадлежащее оформление трудового договора штрафы выше (ч. 4 ст. 5.27 КоАП):
- для организаций —
50 000–100 000 ₽ ; - для ИП —
5 000–10 000 ₽ .
За отсутствие документов по охране труда штрафы могут доходить до 130 000 ₽ — для организаций, до 25 000 — для ИП (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП).
Самые частые ошибки при ведении кадрового делопроизводства
Ведение кадрового делопроизводства в полном объеме часто сопровождается следующими недочетами.
- Работодатели зря не оформляют приказ о назначении сотрудника, ответственного за КДП. Ситуация усугубляется, если обязанности такого сотрудника не прописаны ни в трудовом договоре, ни в должностной инструкции. В итоге в кадровых документах расписывается сотрудник, у которого формально полномочия на это отсутствуют.
Специалисты по кадрам неверно указывают в кадровых документах основные реквизиты работодателя:
- Ошибочно приводят часть наименования организации, только полное или только сокращенное, хотя в учредительных документах (уставе) организации закреплены оба наименования.
- Неточно указывают должность руководителя. Например, по уставу компанией руководит генеральный директор, а в документах по ошибке указывают «директор».
- У работодателя отсутствуют обязательные ЛНА. Это грубейшая ошибка, за которую предусмотрена административная ответственность. Либо в организации (ИП) есть ЛНА, но отсутствует информация, ознакомлены ли с ними работники. Необходимо создать журнал (лист) ознакомления с локальными актами или предусмотреть в трудовом договоре запись о том, что до подписания трудового договора сотрудник ознакомлен с ЛНА.
- Работодатели забывают вовремя обновлять инструкцию по КДП. Возможные причины обновлений: новые законы или внутренние изменения в компании. Так, если ООО в текущем году переходит на кадровый электронный документооборот, инструкция по кадровому делопроизводству в 2024 году должна быть скорректирована: в ней обязан быть указан новый способ — КЭДО.
Кадровый электронный документооборот от СБИС
Подписывайте кадровые документы сотрудников онлайн от приема до увольнения. С офисными и удаленными, с самозанятыми и на ГПХ.
Видеоматериалы по теме
