Настроить операцию для согласования расходов

СБИС позволяет настроить любые согласования расходов подотчетных сумм:

• сотрудник оформляет авансовый отчет и отправляет сразу бухгалтеру;
• после оформления авансового отчета сотрудник отправляет документ на согласование руководителю, и только после этого отчет приходит бухгалтеру;
• сотрудник отправляет авансовый отчет бухгалтеру на проверку, затем документ приходит руководителю на утверждение.

Согласование по сумме отчета

В одном регламенте можно настроить несколько разных согласований: в зависимости от суммы расходов, автора документа или организации.

Рассмотрим пример: авансовый отчет с суммой меньше пяти тысяч рублей должен сразу отправляться в бухгалтерию. Расходы от пяти до десяти тысяч требуется согласовать с руководителем отдела, а свыше десяти тысяч — с директором.

Добавьте этапы

1. В разделе «Учет/Деньги/Подотчет» нажмите , чтобы перейти в настройки. Нажмите на «Авансовый отчет».
   
2. Перейдите в режим редактирования — для этого нажмите «Изменить».
3. Кликните «Бизнес-процесс», чтобы настроить новый.
   
4. Настройте фазу «Согласование с руководителем». Нажмите + Этап. В открывшемся окне:
   • введите название этапа;
   • выберите исполнителя — в нашем случае, это руководитель подразделения для автора документа;
   • настройте параметры: возможность переназначить проверку, ограничение срока выполнения, возможность редактировать документ;
   • в блоке «Для начала» выберите «Выполнить хотя бы один из входящих этапов». После добавления переходов в карточке этапа будут указаны предшествующие и последующие этапы.
   
5. Тем же способом создайте оставшиеся этапы: «
   Согласовать с директором
   », «
   Проверка бухгалтером
   », «
   Доработать
   » (на уточнение автору).

Настройте переходы

Теперь необходимо указать, в какой момент и на какой этап будет отправляться наш авансовый отчет.

1. На этапе нажмите «Начало»:
   • В открывшемся окне дайте этапу понятное название.
   • Нажмте и выберите следующий этап.
     
   • Чтобы указать максимальную сумму для документа — 5000 рублей, нажмите «Без дополнительных условий» и выберите пункт «с суммой больше/меньше».
     
   • В поле «до» введите сумму документа. Сохраните ее кнопкой
     
   • Укажите другие настройки, если они необходимы: нужно ли подписывать отчет, обязательно ли подписывать печатную форму АО-1, допустимо ли изменять документ.
   
2. Настройте переходы документов на
   утверждение руководителю
   и
   согласование с директором
   — кликните «Далее» и укажите необходимые данные.
3. Чтобы отчет можно было вернуть на уточнение автору документа, добавьте дополнительные переходы на этапах согласования с руководителем и директором. Для этого нажмите «Далее», укажите итогом этапа «Вернуть в обработку» и выберите куда переходидить после возврата.
   

   После того, как автор доработает документ, он должен вернуть его обратно на согласование — для этого добавим два перехода с этапа «Доработать».

4. Последним переходом станет формирование проводок и завершение обработки документа.
   

По умолчанию проводки будут сформированы при положительном завершении документооборота. Вы можете сами выбрать, когда их провести.

После того, как все этапы и переходы добавлены и настроены, нажмите Сохранить.