СБИС позволяет настроить любые согласования расходов подотчетных сумм:
- сотрудник оформляет авансовый отчет и отправляет сразу бухгалтеру;
- сотрудник отправляет документ на согласование руководителю, после этого отчет поступает бухгалтеру;
- сотрудник передает авансовый отчет бухгалтеру на проверку, затем документ поступает руководителю на утверждение.
Рассмотрим пример: авансовый отчет с суммой меньше 5 000 ₽ должен сразу отправляться в бухгалтерию. Расходы от 5 000 до 15 000 ₽ нужно согласовать с руководителем отдела, а свыше 15 000 ₽ — с директором.
Создать операцию
- В разделе «Деньги/Подотчет» нажмите . Кликните и скопируйте бизнес-процесс «Авансовый отчет».
- Укажите название — «Авансовый отчет с согласованием».
- В разделе «Прохождение» добавьте новый этап «Согласование с руководителем». Выберите исполнителем руководителя подразделения.
Настройте дополнительные параметры, например запретите переназначать этап или ограничьте срок выполнения.
- Аналогично создайте этапы: «Согласование с директором»,«Проверка бухгалтером»,«Доработка».
Настроить переходы
- Настройте начальные переходы. Нажмите «Начало», укажите название «Проверить бухгалтеру», в поле «Далее» выберите этап «Проверка бухгалтером».
Задайте условие для перехода: кликните «Сумма документа» и укажите «до 5 000».
Укажите другие настройки, если они необходимы: обязательно ли подписывать отчет, можно ли изменять документ.
Аналогично создайте переходы:- «Согласовать с руководителем» в этап «Согласование с руководителем» с условием от 5 000.01 до 15 000.00 ₽;
- «Согласовать с директором» в этап «Согласование с директором» с условием от 15 000.01 ₽.
- Добавьте переход из этапа «Согласование с руководителем». Укажите название «Утверждено», в поле «Куда переходить» выберите «Проверка бухгалтером».
Установите ограничение по сумме — от 5 000.01 ₽ до 15 000.00 ₽.
- Настройте переход из этапа «Согласование с директором». Укажите название «Утверждено», в поле «Куда переходить» выберите «Проверка бухгалтером».
- Чтобы отчет можно было вернуть на уточнение автору документа, добавьте переход из этапа «Согласование с руководителем». Укажите название «На уточнение», в поле «Куда переходить» выберите «Доработка».
Создайте такой же переход из этапа «Согласование с директором».
- Из этапа «Доработка» добавьте переход «Исправлено» в предыдущий этап.
- Последним переходом станет формирование проводок и завершение обработки документа.
Чтобы не проводить документ вручную, настройте автоматическое проведение. Например, при положительном завершении документооборота.
- Сохраните изменения .
Операция настроена. Блок-схема будет выглядеть следующим образом.