Как ИП вести бухгалтерию самостоятельно
ИП без бухгалтера — не миф. Кто‑то на всем экономит и не готов тратиться на платное бухгалтерское обслуживание. А кто‑то не доверяет чужим и ему важно все контролировать самому. В статье расскажем, как успешно вести бухгалтерию индивидуального предпринимателя самостоятельно, что должен знать ИП без бухгалтера для самостоятельного ведения учета.
Что вы узнаете
Когда ИП можно вести учет самому
Вот примерные характеристики бизнеса, когда вести бухучет вполне реально без бухгалтера.
Вид деятельности. Услуги/работы (например автосервис, перевозка, сдача в аренду, дизайн). Или маленькая розница (например ветаптека).
Масштаб деятельности. Без работников или 1–5 сотрудников. Выручка — до 1 млн рублей в месяц. 1–10 первичных документов в день.
Система налогообложения. Как правило, УСН с объектом «Доходы». ИП может совмещать упрощенку с патентной системой (ПСН).
Общие советы по ведению учета
Как начать вести бухгалтерию и учет самостоятельно
По сложным вопросам и изменениям законодательства можно советоваться со знакомым бухгалтером. Также целесообразно один раз пройти минимальное обучение бухгалтерии ИП. И узнать, как в вашем конкретном случае вести бухгалтерию самостоятельно, как автоматизировать учет. Есть нюансы, о которых вы можете не догадываться.
Разобраться, как вести ИП, можно на нашем онлайн‑курсе для начинающих и действующих предпринимателей #СамБухгалтер. Автор и преподаватель курса — ведущий эксперт СБИС Ирина Анфимычева. На курсе вас буквально за руку проведут по основным участкам учета, актуальным для ИП. У вас будет полное представление, пошаговая инструкция, по какому алгоритму вам нужно вести учет.
Онлайн‑курс по бухгалтерии для ИП и руководителей #СамБухгалтер
Авторская программа главного бухгалтера с 18-летним опытом, эксперта СБИС
Когда лучше автоматизировать учет
Если выбрали самостоятельное бухгалтерское ведение ИП, то первым делом решите, каким способом будете вести учет:
- в таблицах Excel;
- тетрадке;
- специальном сервисе (программе) для бухгалтерии ИП — например СБИС Бухгалтерии (Saby Bu).
Учет в Excel подойдет, если сотрудников нет, а количество контрагентов и операций незначительное. Например, ежемесячные услуги покупает с десяток компаний.
Если торгуете товарами и хотите детальный учет ценностей, то это возможно только в бухгалтерской программе. Подробно про учет в торговле можете прочитать в другой статье.
Учет сотрудников и выплат физлицам лучше сразу вести в программе.
«Когда автоматизировать учет? Да практически всегда. Государство со своей стороны уже автоматизировало контроль: оно знает про ваши продажи на кассе, через маркетплейсы, обороты по расчетному счету. Будет неприятно, что вы знаете про свой бизнес меньше, чем контролеры. И конкуренты тоже не дремлют — выигрывает тот, кто пользуется возможностями современного учета».
Ирина Анфимычева, ведущий эксперт СБИС
Как выбрать программу для учета
Вот основные пункты, по которым рекомендуем выбирать бухгалтерскую программу для ведения учета.
Комплексное решение — когда весь нужный функционал собран в одной программе. А если все-таки используете разные, смотрите, чтобы была интеграция между ними для обмена данными. Например, удобно, когда данные из кассовых чеков автоматически попадают в учетную программу. Важный критерий для растущего бизнеса.
Встроенный искусственный интеллект. Упрощает работу с рутинными операциями. Например, когда бухгалтерская программа умеет распознавать первичку. Не придется заносить руками тысячи цифр и наименований из товарных накладных.
Адаптация для небухгалтера. Современная бухгалтерская программа — это понятный интерфейс, не вызывающий вопросов. Система сама сортирует текущие операции и учитывает их по действующим правилам. Например, знает, что деньги, полученные в качестве займа, не увеличивают налоговую базу получателя.
Встроенные помощники. Календарь бухгалтера, который напомнит о сроках важных бухгалтерских событий. Шаблоны ответов на требования ФНС. Пошаговые инструкции или чек-листы с информацией, что и как делать. Например, как трудоустроить сотрудника, какие документы от него получить при приеме на работу, какую первую отчетность сдать за работника.
Предупреждение об ошибках. Программа должна уметь выявлять системные ошибки и информировать пользователя о возможных недочетах. Например, предупреждать о наличии непроведенных платежей.
Программа «СБИС Бухгалтерия» (приложение для бухгалтера Saby Bu) соответствует всем перечисленным критериям. Вести учет в СБИС (Saby) получается даже у тех предпринимателей, кто раньше никогда не имел дело с бухгалтерией и финансами, у кого нет бухгалтерского образования.
Общие принципы учета
Есть неизменные правила, которые обеспечивают полноту и правильность вашего учета, облегчают ведение бухгалтерского учета ИП.
Порядок в документах. Каждая сделка, хозяйственная операция должна быть подтверждена документом — электронным или бумажным. Важно, чтобы любой документ можно было легко найти.
Учет (регистрация) операций в хронологическом порядке. Важно оперативно обрабатывать документы и заносить необходимые данные в книгу учета. Это обязательный налоговый регистр, который должны вести предприниматели на УСН, ПСН, ЕСХН и ОСНО. Для каждой налоговой системы своя форма книги.
С 2024 года действуют новые формы книг по 3 спецрежимам: УСН, ПСН и ЕСХН. В нашем Журнале можно прочитать подробно про книгу учета на упрощенке и патенте.
Самопроверка. Периодически, минимум — по итогам каждого квартала, сверяйте данные книг учета с первичными документами. Проводите сверки расчетов с ФНС и контрагентами.
Изучение изменений законодательства. Налоговый кодекс РФ и другие законы часто меняются. Рискованно пропускать критичные нововведения, которые непосредственно влияют на вашу работу. Если за законами не следить, можно значительно переплатить налог или, наоборот, не доплатить и нарваться на пени и штрафы.
Контроль установленных лимитов. Ведение бухгалтерии ИП на УСН, ПСН или другом спецрежиме требует повышенного внимания к уровню доходов. Чтобы не слететь со спецрежима задним числом, важно четко понимать, какие стоимостные лимиты установлены для вашего бизнеса. Какие есть другие запреты и ограничения.
Как начать работать в Saby Бухгалтерия
Что и как учитывать ИП на разных системах налогообложения
Налоговый учет доходов — на любом налоговом режиме
Когда говорят «бухгалтерский учет ИП», под этим понимают прежде всего «налоговый учет доходов», потому что по закону предприниматели не обязаны вести бухучет.
Чтобы посчитать налоги с доходов и отчитаться в госорганы, предпринимателю достаточно налогового учета. ИП могут вести бухучет по своей инициативе. И есть один случай, когда частично придется применять правила бухучета. О нем рассказали далее.
Бухгалтерский учет основных средств — на УСН
Упрощенцы должны считать остаточную стоимость основных средств (ОС) по правилам бухучета. Цель — контролировать соответствие установленному лимиту 150 млн рублей. Формула расчета: первоначальная стоимость минус амортизация.
Если остаточная стоимость ОС на УСН превысит 150 млн рублей, ИП теряет право применять упрощенный спецрежим (подп. 16 п. 3 ст. 346.12 и п. 4 ст. 346.13 НК РФ). Как рассчитать стоимость имущества, можно узнать из другой статьи.
Вебинар «Учет для ИП: кому нужен и как вести самому»
Рассказывает ведущий эксперт Saby Ирина АнфимычеваОсобенности налоговых режимов
УСН. Чтобы перейти на упрощенку, нужно подать уведомление в ФНС о таком переходе.
В течение года упрощенцы платят авансовые платежи — они вносятся в бюджет ежеквартально: по итогам 1 квартала, полугодия и 9 месяцев. Если доходов нет — ничего не заработали, — уплачивать аванс не придется. По авансовым платежам сдается в налоговую уведомление об исчисленных суммах налога.
По итогам года упрощенцы сдают декларацию по УСН и платят налог за минусом уплаченных авансов. Налог по общему правилу считается:
- по ставке 6% — на объекте «Доходы»;
- 15% — на объекте «Доходы минус расходы».
При работе на УСН для ведения бухучета ИП поможет подборка наших статей по теме:
- Актуальные лимиты и ставки по УСН в 2024 году
- Пониженные ставки УСН: как воспользоваться льготой в 2024 году
- Как уменьшить УСН на страховые взносы в 2024 году
- Авансовые платежи по УСН в 2024 году: как рассчитать и в какие сроки платить
- Забыли про уведомление о переходе на УСН: в каком случае получится работать на спецрежиме
ОСНО. Если специально не перейти на спецрежимы, придется по умолчанию применять общий налоговый режим и платить НДФЛ с предпринимательских доходов. При выручке менее 2 млн рублей за 3 предшествующих календарных месяца предприниматели на ОСНО вправе получить освобождение от НДС. Иначе придется платить не только НДФЛ, но и НДС. Общий режим крайне не выгоден физлицам — налоговым нерезидентам: ставка НДФЛ для них составляет не стандартные 13%, как для налоговых резидентов (15% — по доходам свыше 5 млн рублей), а 35%.
ПСН. Чтобы работать на ПСН, нужно получить патент. Стоимость патента указана в самом патенте — она не зависит от реальных доходов ИП. На стоимость патента влияет размер потенциально возможного дохода (ПВД). Этот показатель прописан в региональном законе. Учет реальных доходов нужен, чтобы контролировать соблюдение стоимостного лимита: на ПСН можно заработать максимум 60 млн рублей в год.
Патентная система налогообложения не самостоятельный налоговый режим. Его совмещают с ОСНО, УСН или ЕСХН. По умолчанию ИП на патенте применяют общий режим налогообложения, поэтому выгодно сразу перейти на УСН и совмещать патент с упрощенкой. Если ИП потеряет право на патент, в таком случае налог с доходов пересчитают по упрощенной, а не общей ставке.
При работе на ПСН для ведения бухучета ИП поможет подборка наших статей по теме:
ЕСХН. Единый сельхозналог похож на УСН, но предназначен для сельхозпроизводителей или тех, кто ведет вспомогательную деятельность в сельском хозяйстве. Доля доходов от сельскохозяйственной деятельности должна составлять минимум 70% в общем объеме поступлений.
В отличие от УСН, на ЕСХН всего один авансовый платеж в течение года — по итогам полугодия. Про этот и другие нюансы сельхозналога рассказывали тут.
НПД. Налог на профессиональный доход (самозанятость) — единственный налоговый режим, который могут применять как физлица со статусом ИП, так и физлица без такого статуса. Остальные налоговые системы, включая ПСН и АУСН, физлица могут применять только после того, как зарегистрируют ИП.
Самозанятые ведут учет доходов в специальном приложении от ФНС «Мой налог». Инспекторы считают налог и сообщают самозанятому, какую сумму нужно уплатить. Самозанятость не подходит для торговли — перепродажи покупных товаров. А также для найма работников по трудовым договорам.
АУСН. Автоматизированную УСН могут применять в качестве эксперимента резиденты 4 регионов: Москвы, Московской и Калужской областей, Республики Татарстан. Как и на НПД, на АвтоУСН налог считает не сам налогоплательщик, а ФНС. Но в отличие от НПД, автоупрощенку могут применять не только предприниматели, но и компании.
Это промежуточный режим для микробизнеса, который уже вырос из самозанятости, но еще не дорос до классической упрощенки. Подробно про АУСН рассказали тут.
Составить собственный бухгалтерский календарь на 2024 год помогут наши статьи:
Учет расчетов с персоналом, налоги и отчеты за персонал — при найме любых сотрудников
Даже если вы нанимаете физлицо не по трудовому договору, а ГПД, нужно платить зарплатные налоги и сдавать зарплатную отчетность. Исключение: наем самозанятых или ИП — они сами платят за себя налоги и сдают при необходимости отчеты.
Сотрудники, в том числе исполнители (подрядчики) по ГПД, могут получать через вас больничные пособия за первые 3 дня болезни. Работодатели и заказчики работ, услуг взаимодействуют с Социальным фондом (СФР) по социальным пособиям: не только по больничным, но и детским выплатам. Например, по беременности и родам.
Нюансы по страховым взносам и НДФЛ за работников (бухгалтерия для ИП с сотрудниками)
Личные взносы ИП за себя. Эти взносы платят ИП на всех налоговых режимах, кроме НПД и АУСН. Не важно, есть реальные доходы или нет. Подробно про взносы на 2024 год рассказали тут.
Страховые взносы в ФНС за сотрудников. Такие взносы платят все, кто нанимает персонал. Не важно, по трудовым договорам или гражданско-правовым на выполнение работ, оказание услуг (ГПД). Исключение — компании и ИП на АУСН. Они такие взносы за работников не платят. В этом случае государство финансирует расходы на соответствующее страхование работников.
Страховые взносы в СФР за сотрудников. Такие взносы платят все, кто нанимает персонал по трудовым договорам. Даже автоупрощенцы — правда, по фиксированному тарифу. Если компания (ИП) привлекает физлиц по ГПД, взносы в фонд нужно платить при условии, что они прописаны в договоре.
НДФЛ за работников. Удержание из зарплаты налога на доходы физлиц — обязанность работодателя (заказчика) как налогового агента. Бухгалтерия для ИП усложняется, когда работник просит налоговые вычеты по НДФЛ. Например, стандартный на детей или социальный — за свое обучение или лечение. В отдельных статьях рассказали про детский и социальный виды вычетов.
Кадровый учет — при найме штатных сотрудников
При найме сотрудников в штат по трудовым договорам добавляется кадровый учет: ведение трудовых книжек — бумажных или электронных, оформление отпусков, спецоценка рабочих мест.
Складской и управленческий учет — по желанию
Складской учет поможет контролировать персонал, исключить случаи воровства и видеть полную картинку по движению товара, товарным остаткам. Как ИП вести учет самому, рассказывали здесь.
Управленческий учет дает детальную аналитику по вашей деятельности, точкам продаж — для более взвешенных и точных бизнес-решений.
Когда и как передать учет бухгалтеру
Потребность делегировать учет наемному бухгалтеру или частному — аутсорсеру (аутсорсинговой компании) может возникнуть по следующим причинам:
- Рост бизнеса.
- Усложнение налогового учета. Например, с введением единого налогового счета (ЕНС) теперь нужно сдавать уведомления об исчисленных суммах налогов. Эта дополнительная задача требует перестроиться, выделить время на оформление и сдачу документов в налоговую.
Чтобы бухгалтер мог правильно вести учет, ему понадобится первичка, регистры и отчеты, которые вы оформляли. Передайте все документы бухгалтеру по описи / акту приема-передачи. Если вели учет в программе, также нужно решить вопрос о передаче базы с учетными данными.
Если вместе с бухгалтером выбираете, в какой программе работать, воспользуйтесь чек-листом, который мы привели в начале этой статьи. Поймете, по каким критериям выбирать программу для удобной оперативной работы. Всем пунктам нашего чек-листа соответствует программа СБИС (Saby).
Видеоматериалы по теме
