Новогодние тендеры: как заказчики готовятся к празднику

Александра Челозерцева, юрист

Надувной дракон, портрет Владимира Путина в праздничной упаковке и мастер‑класс по песочной терапии — это и многое другое закупают госзаказчики в преддверии новогодних праздников. Праздничные заказы размещают не только путем проведения тендеров, но и через электронные магазины. Рассказываем, что закупают к Новому году, в чем особенность этих заказов и как получить такой контракт.

Вы узнаете

1. Что закупают заказчики к Новому году
2. Особенности новогодних тендеров
3. Как найти новогодний тендер
4. Как участвовать в новогоднем тендере
5. Как подписать контракт на новогодний заказ
6. Особенности выполнения и оплаты новогодних заказов

Что закупают заказчики к Новому году

Скоро новогодние праздники: елки, корпоративы, массовые гуляния, — и заказчики начали размещать тендеры на проведение мероприятий, закупку новогодних подарков и праздничное оформление. Вот что обычно закупают госорганизации к Новому году:

• елки и новогодние игрушки;
• сладкие подарки;
• украшения;
• пиротехнику;
• продукты для банкетов.

Среди предновогодних заказов попадаются и необычные заказы. Например, на поставку:

• надувной фигуры дракона;
• подарочной коробки, которая загорается при открытии;
• большой елочной игрушки в виде колеса обозрения по авторскому рисунку;
• портретов Владимира Путина в праздничной упаковке;
• алкогольной продукции для подарков в аэропорту;
• шампанского для новогодних корпоративов;
• стеклянных бутылок для шампанского в фирменном стиле заказчика.

Какие праздничные мероприятия заказчики обычно организуют к Новому году с помощью сторонних организаций:

• детские утренники;
• спектакли и кинопоказы;
• корпоративы;
• концерты;
• массовые конкурсы и праздничные гуляния.

Среди тендеров на организацию мероприятий попадаются и нестандартные заказы. Например:

• праздничный мастер‑класс по песочной терапии;
• проведение торжественного совещания;
• новогоднее оформление в этническом (башкирском) стиле.

Также госзаказчики перед Новым годом размещают тендеры:

• на праздничное оформление территорий и залов;
• изготовление снежных фигур;
• изготовление декораций для праздничных спектаклей;
• изготовление световых конструкций;
• исполнение ролей в спектаклях.

Особенности новогодних тендеров

Новогодние закупки проводят заранее, до Нового года, и в большинстве случаев контракт важно исполнить до праздников или во время каникул. Поэтому для новогодних тендеров особенно важны:

1. Срок поставки товара или оказания услуги. Конфеты в упаковке с символом года после праздников никому не нужны, их не получится подарить даже через год (если позволяют сроки годности) — всему виной символ года. А праздничные мероприятия тем более важно проводить точно в срок — новогодний утренник не понадобится в конце января.
2. Техническое задание заказчика. Если его не соблюдать, праздник будет под угрозой. Например, если фигуру Деда Мороза сделать на 10 см больше, он просто не поместится в помещении заказчика, а времени на исправления уже не будет.
3. Количество товаров. Корпоративные подарки обычно заказывают одинаковые. Если привезти больше, возможно, заказчик согласится их принять. Если привезти меньше, кто‑то из сотрудников останется без подарка или придется придумывать альтернативу, что приведет к излишним обсуждениям в коллективе, ведь подарки будут разными.
4. Особые требования к поставщикам. Опыт организации мероприятий для детей, наличие профильного образования у ведущих детских утренников, наличие лицензии на алкоголь и прочее. Точные требования для конкретной закупки заказчик прописывает в извещении о проведении тендера и приложенным к нему документах.

Учитывайте формат закупки:

1. Если основным критерием выбора победителя является цена, применяется электронный аукцион. Срок подачи заявок на участие в таком тендере — 7–15 календарных дней в зависимости от цены контракта.
2. Когда в процессе выбора учитываются иные факторы, например опыт и другие параметры, проводят конкурс. Это самый долгий способ проведения тендера, срок подачи заявок — не менее 15 дней (п. 2 ч. 3 ст. 42 44‑ФЗ).
3. Запрос котировок представляет собой упрощенный метод закупки. Поставщика выбирают только по цене и без торгов. Сроки значительно короче, чем в конкурсе, — заявки подают в течение 4 рабочих дней.
4. Закупку малого объема у ед. источника проводят, когда заказчику нужно срочно провести закупку с ценой до 600 тыс. рублей. В этом случае заказ размещают через электронный магазин, что позволяет выбрать поставщика напрямую, без торгов.
5. Закупки у ед. источника по ч. 12 ст. 93 44‑ФЗ разрешено проводить через электронную площадку при сумме заказа до 5 млн рублей. Их также считают прямыми закупками, так как поставщика выбирают без торгов.

Для новичка сложнее всего получить заказ по итогам конкурса. В такой закупке часто предъявляют требования к опыту выполнения аналогичных контрактов. Если его нет — стать победителем не получится. Проще выиграть аукцион, предложив самую выгодную цену в ходе торгов, или запрос котировок изначально по самой выгодной цене. Удачный формат для новичка — закупка малого объема на сайте электронного магазина или закупка по ч. 12 ст. 93 44‑ФЗ. Подобные заказы не требуют сложной заявки, а от ее подачи до заключения контракта проходит 5–10 дней. Особенно актуальны закупки малого объема перед Новым годом. Например, когда заказчику срочно нужно закупить подарки и на проведение тендера уже нет времени.

Обратите внимание: регистрация на ЭТП не дает автоматической регистрации на сайте электронного магазина, поскольку такие магазины различны по регионам, это не единая система. Для регистрации в электронном магазине потребуется заполнить форму и дождаться подтверждения. Также сведений о таких заказах не найти в единой информационной системе (ЕИС), где госзаказчики публикуют извещения о тендерах. Подобные заказы ищут непосредственно на сайтах электронных магазинов или с помощью СБИС, который собирает сведения о закупках из различных источников.

Как найти новогодний тендер

Подходящие тендеры на поставку новогодних подарков, организацию мероприятий и украшение зданий и помещений можно найти в единой информационной системе (ЕИС). Вот как найти в ЕИС подходящий тендер:

Шаг 1. Зайдите на сайт ЕИС.

Главная страница ЕИС

Шаг 2. В строке поиска укажите ключевые слова: мероприятие, концерт, декорация, праздничный и пр. Кликните на значок поиска.

Поиск тендера в ЕИС

Шаг 3. Используйте фильтры для точного поиска:

• закон, по которому проходит закупка;
• этап тендера;
• особенности заказа (для СМП, УИС и пр.);
• регион;
• ОКПД2 — код товара из классификатора по видам экономической деятельности;
• цена контракта и пр.

Фильтры для поиска тендера в ЕИС

Шаг 4. Выберите подходящие тендеры.

Также подходящие тендеры на корпоративные мероприятия можно искать на разных ЭТП. В зависимости от площадки перечень фильтров для поиска различается.

Проще всего найти закупку с помощью СБИС (Saby). Сервис проанализирует все торговые площадки и выдаст список подходящих закупок.

Как участвовать в новогоднем тендере

Шаг 1. Получить ЭЦП.

Для юрлица ЭЦП оформляют в налоговой, на сотрудников — в удостоверяющем центре.

Шаг 2. Настроить ПК для работы на ЕИС и торговой площадке.

Параметры настроек размещены на сайтах ЕИС и ЭТП. Основные выглядят так:

• наличие на ПК программы «КриптоПро»;
• браузер Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla;
• внесение ЕИС в список доверенных узлов.

Шаг 3. Зарегистрировать личный кабинет на «Госуслугах» (ЕСИА).

Для регистрации необходимо зайти на «Госуслуги» и заполнить данные о юрлице. Регистрация доступна через ЭП — так данные заполнятся автоматически.

Шаг 4. Зарегистрироваться в ЕИС.

Регистрация в ЕИС происходит через «Госуслуги». Информация подтянется из личного кабинета.

Шаг 5. Получить аккредитацию на торговых площадках.

Аккредитацию предоставят автоматически, когда площадка получит данные из ЕИС.

Шаг 6. Открыть спецсчет для работы с обеспечением заявок.

Такой счет открывают в банках из перечня, утвержденного Распоряжением Правительства от 13.07.2018 № 1451‑р.

Шаг 7. Проанализировать закупочную документацию.

В разделе «Общая информация» в ЕИС представлены основные данные о тендере на проведение концертов. Более подробная информация доступна в приложенных заказчиком файлах. Перед принятием решения об участии в закупке, необходимо ознакомиться с описанием объекта закупки и изучить проект контракта. Важно обратить внимание:

• на сумму выплат по контракту;
• срок подачи заявки;
• требования к участникам;
• размер обеспечения;
• место и срок оказания услуг;
• технические характеристики и условия выполнения контракта.

Шаг 8. Подать заявку на участие в закупке.

Точные требования к заявке заказчик прописывает в извещении и приложенных к нему документах, а особенности заявок зависят от вида тендера. Например:

• В электронном аукционе подается единая заявка, которая должна содержать информацию о компании и решение о согласии на совершение крупной сделки или ее последующего одобрения.
• Конкурсе первая часть заявки не должна включать информацию о цене, в то время как вторая часть должна содержать документы, позволяющие оценить участника (подтверждение опыта, квалификации и другие необходимые данные).
• Запросе котировок заявка предоставляется в едином виде, без разделения на части, и должна содержать указание цены одновременно с остальными требуемыми данными.

Заявку на участие в новогоднем тендере подают в структурированном виде — ее заполняют в личном кабинете торговой площадки. Система предложит поля для заполнения, после сформирует структурированную таблицу со всеми данными по контракту. Подробнее о подаче заявки в структурированном виде читайте в статье «Структурированная заявка по 44‑ФЗ с 1 октября: как подавать».

Если предмет контракта — услуга, заполнять параметры не обязательно. Например, при организации новогоднего утренника. Когда предмет предполагает поставку, параметры товара указывают обязательно. Например, при поставке новогодних декораций, подарков.

Когда заказчик выберет поставщика, в ЕИС разместят итоговый протокол. Его продублируют на ЭТП. Исключение — закупка у ед. поставщика. В этом случае заказчик направляет участнику закупки при выборе его в качестве поставщика проект контракта.

Учитывайте: при участии в закупке могут потребоваться дополнительные документы о принадлежности к СМП или УИС. Подробнее о документах, которые понадобятся для участия в закупке, читайте в статье «Какие документы нужны для участия в торгах по 44‑ФЗ».

Как подписать контракт на новогодний заказ

После подведения итогов заказчик направит поставщику проект контракта. Обязательно проверьте его до подписания — внести изменения в соглашение после заключения сделки без веских оснований не получится. Обратите особое внимание на сроки поставки и оплаты, поскольку в новогодних закупках есть нюанс:

1. Зачастую выполнить поставку нужно до 31.12 или раньше, чтобы подготовиться к празднику. Например, украшения городов и помещений нужны уже в ноябре, а если предмет контракта — свежеприготовленный новогодний торт, заказчик может указать срок поставки ровно 31 декабря.
2. Иногда оплата приходит только в следующем году. Не забудьте, что начало января — нерабочие дни, и банки в это время не будут проводить платежи.

После согласования проекта контракт подписывают электронно. В закупках по 44‑ФЗ подписание проходит в ЕИС через личный кабинет с помощью электронной подписи. Если закупку проводили у ед. поставщика на бумаге, подписывают бумажный контракт.

Сроки подписания контракта по итогам гостендеров указаны в 44‑ФЗ (ст. 51 44‑ФЗ):

• 2 дня на подготовку проекта соглашения заказчиком;
• 5 дней поставщику на подписание;
• 2 дня есть у заказчика, чтобы подписать контракт.

Для закрытого бумажного аукциона правила другие (ст. 73 44‑ФЗ):

• 3 дня на направление контракта поставщику;
• в срок, указанный в конкурсной документации, поставщик подписывает контракт.

С октября 2023 года ЕИС тестирует заключение цифровых госконтрактов на основе структурированных заявок. В общем порядке контракт прикрепляют файлом, цифровой контракт формируется автоматически по заполненной поставщиком заявке. Переход на цифровой контракт проводят поэтапно (ч. 8, ч. 11 ст. 8 360‑ФЗ от 02.07.2021, подп. «т» п. 10 ПП РФ № 60 от 27.01.2022).

В закупках по 223‑ФЗ правила заключения контракта определяют заказчики в положении о закупках. В нем указывают порядок проведения тендера, правила заключения контракта и приемки товаров. Для новичка закупки по 223‑ФЗ не вызовут трудностей, если заранее ознакомиться с положением заказчика. Подробнее о закупках по 223‑ФЗ читайте в статье «Закупки по 223‑ФЗ для новичков простыми словами».

Особенности выполнения и оплаты новогодних заказов

Поставку осуществляют по правилам, указанным в контракте. Необходимо соблюдать сроки поставки. Когда предмет контракта — услуга, срок ее оказания устанавливают конкретной датой и временем. Например, новогодний утренник нужно провести 28.12.2023 с 10:00 до 12:00.

При поставке товаров учитывайте, что в большинстве случаев нужно успеть выполнить заказ до новогодних каникул. Если пропустите сроки, заказчик не пойдет навстречу, как это бывает в других тендерах, и будет требовать полного возмещения убытков.

Оказание услуг и выполнение поставки стороны фиксируют актом. Актирование по итогам электронных тендеров по 44‑ФЗ происходит в ЕИС. Исключение:

• закупки с секретностью для гособоронзаказа, обеспечения безопасности государства, госохраны;
• закупки строительных работ, реконструкции, капремонту объектов капстроительства в ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областях.

Обычно оплату по контрактам в конце года проводят до 22 декабря, чтобы банк успел провести платеж в текущем году. Срок обработки платежа зависит от банка, обычно он занимает до 5 рабочих дней.

Если предмет контракта — новогоднее мероприятие, заранее оплатить его не получится. В этом случае используют такую формулировку и проводят платеж как можно раньше после подписания акта:

Пример условий выполнения новогоднего заказа из госконтракта