Как упростить управление рестораном и увеличить прибыль
В компании «Тензор» есть своя сеть ресторанов. Поэтому мы знаем, что прибыль заведения зависит не только от размера выручки, но и от организации бизнеса в целом. На своем опыте мы убедились, что большинство проблем в ресторанном бизнесе можно решить с помощью автоматизации.
Надежда Беляева, эксперт по автоматизации работы в заведениях HoReCa, рассказала, как упростить управление ресторанным бизнесом, ускорить работу сотрудников и увеличить прибыль с помощью программ автоматизации. В статье собрали 10 лайфхаков, которые помогут сократить затраты, сэкономить время и улучшить сервис.
Что вы узнаете
- Как ускорить обслуживание гостей
- Как упростить бронирование столов
- Как увеличить средний чек
- Как не терять заказы с сайтов
- Как прекратить воровство среди персонала
- Как мотивировать персонал работать и продавать больше
- Как избавиться от ручной работы
- Как упростить работу с Меркурием, ЕГАИС и Маркировкой
- Как упростить контроль оплат и анализ финансовых показателей
- Как сэкономить на программах автоматизации
Лайфхак 1. Как ускорить обслуживание гостей
Чем больше столиков успевают обслуживать официанты, тем больше гостей могут поесть. Скорость обслуживания зависит не только от того, насколько расторопны сотрудники, но и от того, как организован их рабочий процесс.
У некоторых компаний работа строится таким образом:
- Официант записывает заказ в блокноте. Так как на весу писать неудобно, он тратит на один столик около 5 минут. Это долго.
- Иногда он забывает про стоп‑лист, поэтому принимает в заказ блюдо, которое повар не сможет приготовить. Позже ему придется снова идти к столику, чтобы гость выбрал что‑то другое.
- Потом он стоит в очереди на станции приема заказов — при полной посадке это растягивается еще на несколько минут. Затем отправляет заказ на кухню.
- На кухне повар путается в слипах, какие‑то из них теряются. В итоге гость ждет блюдо около часа, у него портится настроение и он решает больше не приходить в это заведение.
Чтобы не разочаровывать гостей медленным сервисом, многие заведения внедряют автоматизацию в работу зала и кухни. Расскажем, как это сделать.
Автоматизировать работу официантов и поваров
Существуют специальные онлайн‑программы для общепита, которые помогают быстрее обслуживать гостей. Например, в Saby Presto этот процесс построен так:
- Гость вызывает официанта — нажимает кнопку вызова на столе или сканирует QR‑код камерой телефона.
- Официанту на смартфон приходит уведомление с номером столика, к которому нужно подойти. В своем мобильном приложении он принимает заказ и сразу отправляет его на кухню. При этом видит актуальный стоп‑лист и сразу предупреждает гостя, что какого‑то блюда нет. Предлагает другие варианты.
- Повар получает заказ в планшете и начинает готовить блюдо. Если необходимо — сверяется с технологической картой, где есть рецепт и фото подачи. Как только он приготовит блюдо — нажимает на планшете кнопку «Готово».
- Официант получает уведомление о готовности блюда и относит его гостю, пока не остыло. При этом приложение напоминает, на какой столик нести заказ.
- Чтобы оплатить счет, гость так же вызывает официанта по кнопке или QR‑коду.
Чтобы упростить гостям выбор еды, мы разработали простое электронное меню. Можно отсканировать QR‑код за столом и увидеть наглядный каталог с фотографиями блюд, составом, калорийностью и ценами. Если блюдо находится в стоп‑листе, гость сразу это увидит. Как только он определится с заказом, то нажмет кнопку вызова официанта прямо в меню.
Внедрить самообслуживание (для фастфуда)
Часть клиентов уходит из заведения, если видит очередь на кассе. Чтобы не терять их, рекомендуем поставить терминал самообслуживания. Гости будут сами отправлять заказы на кухню и следить за готовностью на табло электронной очереди. Терминал заменяет 2‑3 сотрудников на кассе, поэтому помогает экономить на зарплате.
Если вы уже пользуетесь Saby Presto, можете подключить расширение для самообслуживания, а мы поможем установить его на терминал. У наших клиентов такое решение окупается за 2 месяца.
В заведениях, которые работают в формате стритфуда или фудтрака, негде ставить терминал. Поэтому мы разработали программу самообслуживания для смартфона, в которой гость может быстро оформить и оплатить заказ. Для этого ему надо отсканировать QR‑код, который вы разместите на видном месте.
Лайфхак 2. Как упростить бронирование столов
Часть гостей не любит бронировать столик по телефону, поэтому выбирают заведения, где есть онлайн‑бронь. Чтобы не терять таких гостей, рекомендуем разместить виджет онлайн‑бронирования на сайте заведения, онлайн‑картах и в соцсетях. С его помощью удобно пополнять электронную базу гостей, по которой потом можно собирать аналитику и делать рекламные рассылки.
Настроить виджет бронирования можно в программах автоматизации, например в Saby Presto. Здесь есть простой конструктор для создания наглядной схемы зала, — так гость увидит свободные места и сможет выбрать удобное расположение. Еще можете настроить в виджете функцию предзаказа и внесения предоплаты.
Есть заведения, которые уже внедрили онлайн‑бронирование и начали вести базу гостей, но некоторые брони они все равно принимают по телефону. Поэтому вместе с онлайн‑бронированием подключают телефонию. Она позволяет автоматически сохранять контакты гостей в электронной базе и записывать звонки, чтобы оценивать и корректировать общение с клиентами. Подключить телефонию можно за 5 минут в Saby Presto.
Лайфхак 3. Как увеличить средний чек
Рестораторы понимают, что для увеличения среднего чека надо внедрять дополнительные продажи: предлагать к основным блюдам соусы, хлеб, дополнительные закуски и напитки. Но официанты часто забывают это делать.
Чтобы упростить работу с дополнительными продажами, мы создали в приложении для официантов систему подсказок. Например, когда официант вносит в заказ борщ, программа напоминает ему предложить сметану, хлеб или фирменную настойку. Так он не забудет сделать допродажу и покажет гостям хороший сервис.
Если ваше заведение работает в формате фастфуда, можете настроить допродажи в терминале самообслуживания. Такая функция есть в расширении для самообслуживания в Saby Presto.
Лайфхак 4. Как не терять заказы с сайтов
У многих заведений есть функция доставки. Но мы заметили, что некоторые из них принимают заказы в VK, Telegram или WhatsApp, а потом администратор вручную вносит их в учетную систему. Это долго и ненадежно: сотрудник может перепутать заказы или внести данные неправильно. В результате гость останется недовольным, напишет негативный отзыв и у ресторана упадет рейтинг.
Упростить работу с доставкой помогает свой сайт или приложение. Но не всем хочется нанимать подрядчиков, платить деньги за дизайн и разработку, а потом доплачивать за обновление меню и цен. Поэтому мы в Saby Presto разработали специальное расширение, которое позволяет создать сайт и приложение самостоятельно. Для этого есть простой конструктор, в котором вы можете выбрать фирменный стиль, создать меню, настроить функции бронирования и оформления заказа.
Через этот конструктор вы в любой момент можете сами корректировать каталог блюд, сообщать гостям об акциях и скидках и начислять баллы по программе лояльности. Все заказы с сайта и приложения поступают в одну базу, поэтому ни один заказ не потеряется.
Лайфхак 5. Как прекратить воровство среди персонала
Сотрудники могут воровать разными способами. Покажем, как это можно предотвратить с помощью программ Saby.
Воровство через возвраты и удаления заказов
Это распространенная схема воровства. Кассир оформляет заказ и берет оплату от гостя наличными. Затем он удаляет заказ или оформляет возврат, а деньги оставляет себе.
Чтобы предотвратить такой сценарий, мы создали в Saby журнал опасных операций и умное видеонаблюдение. За кассой ставится камера, которая ведет запись прямо в программу. Далее настраиваются триггеры, которые помогают камере реагировать на опасные операции кассира. Например, если кассир удалит заказ, программа сразу пришлет вам фрагмент видеозаписи, на котором будут видны его действия. Так ваши сотрудники будут знать, что все операции контролируются, и не захотят воровать.
Махинации с программами лояльности
Если у кассиров есть возможность применять скидки вручную, они делают так: берут полную стоимость за заказ, потом применяют к нему скидку (не говоря об этом гостю) и забирают себе разницу между полной стоимостью и скидкой.
Чтобы этого избежать, рекомендуем запустить автоматизированную программу лояльности. Например, в Saby можно настроить скидочную, бонусную и реферальную программы. Система автоматически начисляет скидки и бонусы на тех условиях, которые вы указываете: например, начислит 500 бонусов при заказе от 2 000 ₽. При этом программа делает подробный отчет о каждом бонусе и потраченном рубле скидки.
Воровство продуктов на складе
Сотрудники могут забирать себе продукты со склада. А чтобы скрыть недостачу — менять технологические карты или цифры в учете остатков. В Saby Presto и других программах автоматизации Saby это можно контролировать: вы управляете доступом сотрудников к данным и видите, кто заходил в техкарту (или в отчет по остаткам) и какие изменения там вносил.
Лайфхак 6. Как мотивировать персонал продавать больше
Обычно официанты узнают, сколько заработали, только в день начисления зарплаты. Весь остальной месяц они находятся в неведении и могут только представить примерную сумму. Это не дает им стимула работать эффективнее.
Чтобы замотивировать официантов продавать больше, рекомендуем настроить прозрачную систему расчета зарплаты. В этом помогут программы автоматизации. Например, в Saby Presto сотрудники могут в любое время посмотреть, сколько они заработали на данный момент. Они видят, как растет их заработок в течение месяца, и хотят продавать еще больше. А в день начисления зарплаты могут посмотреть подробный расчетный лист, где указано, сколько денег начислено/удержано и за что.
- Сотрудники отмечают время прихода и ухода одним из способов:
- приложив электронную карту при входе в здание;
- войдя в рабочую программу на компьютере или в приложении на телефоне;
- открыв смену на кассе.
- Вне зависимости от того, какой способ учета рабочего времени вы выберете, программа сама заполнит рабочие табели и рассчитает по ним зарплату и KPI. Например, если выберете блюда с высокой маржинальностью и настроите на них дополнительные проценты, то за каждый закрытый чек официанту автоматически начислится премия.
В Saby Presto можно ставить планы работ сотрудникам и назначать премии за их выполнение. Например, если официанты закроют план продаж на 100 000 ₽ в месяц, то получат дополнительное вознаграждение.
Лайфхак 7. Как избавиться от ручной работы с помощью автоматизации
Поменять бумажное меню на электронное
С бумажным меню работать неудобно: его сложно обновлять, менять цены или состав. Если блюдо попадает в стоп‑лист, этого не указать в готовом распечатанном каталоге. Поэтому официантам приходится запоминать новый стоп‑лист каждый день.
Ранее мы говорили, что в Saby Presto можно создать электронное меню. В него можно вносить изменения в любое время: менять цены, состав блюд, формировать стоп‑лист. Так официантам не придется запоминать, какие блюда сегодня не готовят, а какие стали дороже, — все указано в меню.
Чтобы еще больше упростить работу с электронным меню, мы разработали каталог продуктов и блюд, где прописаны БЖУ, состав и настроены единицы измерения. Поэтому большую часть позиций вы сможете заполнить автоматически, выбрав из каталога. А если каких‑то блюд будет не хватать, быстро добавите их вручную.
Работать с поставщиками по ЭДО
Это сэкономит деньги и время на ручном труде и упростит работу с поставщиками продуктов. Все УПД будут приходить в электронном формате, а вам будет нужно лишь нажать одну кнопку, чтобы подписать их электронной подписью.
Работать с электронными документами можно в специальной программе на компьютере, например в Saby, или скачать на телефон приложение для инвентаризации и складских операций. Программа сама следит за остатками продуктов, вовремя создает заказы на поставку и контролирует сроки оплаты. Вы можете быстро настроить в системе, на какой день надо переводить оплату поставщику, — она внесет дату и сумму оплаты в календарь.
Если поставщики отправляют документы на бумаге, можете отсканировать их камерой телефона или терминала сбора данных (ТСД). Программа распознает документ и создаст по нему электронный аналог.
Автоматизировать учет продуктов
С помощью программ для автоматизации можно экономить время на учете продуктов. Они помогают проводить инвентаризацию, не отходя от холодильника, списывать продукты, принимать и вскрывать алкоголь, вносить данные по остаткам в смартфоне. Например, можете скачать приложение Saby Docs на телефон или терминал сбора данных. В нем можно вносить данные по остаткам вручную или сканируя камерой телефона/ТСД.
Лайфхак 8. Как упростить работу с Меркурием, ЕГАИС и Маркировкой
Любой ресторанный бизнес регулярно отправляет отчеты по маркированным товарам и алкоголю в госсистемы. Обычно управляющим сложно следить за сроками отправки деклараций, так как приходится решать много других задач. При этом не всегда удается правильно заполнить документ: есть риск перепутать цифры, коды и прочее.
В Saby можно автоматизировать этот процесс: работать с Меркурием, ЕГАИС и Маркировкой в одном окне. Программа помогает формировать декларации по актуальным шаблонам, сверяет данные и находит ошибки. А вам остается только проверить их и нажать кнопку «Отправить».
Лайфхак 9. Как упростить контроль оплат и финансовых показателей
Внедрить автоматическую аналитику бизнеса
Сейчас есть много программ, позволяющих вести аналитику по работе ресторана. Например, в Saby Presto можно смотреть за любой период разные финансовые показатели: средний чек, топовые блюда, наценки.
Программа сама ведет всю аналитику, поэтому может автоматически собрать любой отчет, например «Контроль наценки». Он показывает, что происходит с себестоимостью блюда в данный момент. Если цена окрашена в красный — она повысилась, если в зеленый — снизилась. Можете одним нажатием раскрыть состав блюда и посмотреть, какой именно ингредиент поднялся в цене и в каких блюдах он еще используется. Это поможет вам решить, что делать с меню: менять техкарту, искать другого поставщика или поднимать стоимость для гостей.
Presto может сделать отчет по заполняемости зала — посчитает, сколько денег приносит каждый стол и какой на нем средний чек. Вы будете видеть все цифры в режиме реального времени. Это поможет правильно влиять на выручку, прогнозировать посадку и определять, сколько сотрудников выводить в смену.
В Presto можно отслеживать прибыль и расходы: сколько денег за год ушло на разбитую посуду, мебель, рекламу, как менялась зарплата сотрудников. Можно сравнивать показатели по разным периодам на наглядном графике.
Чтобы вы могли видеть всю аналитику в любое время, не включая компьютер, мы разработали приложение «СБИС Бизнес для смартфона». Если находитесь в отпуске или командировке, можете зайти в приложение и увидеть, как работает ваш ресторан прямо сейчас.
Есть возможность следить за аналитикой, не заходя в приложение. Для этого можно поставить виджет на рабочий экран смартфона и настроить отображение основных показателей.
Автоматизировать платежи
В Presto есть встроенный календарь оплат с системой напоминаний. Обычно им пользуются руководители, а бухгалтер‑калькулятор прикрепляет туда накладные. Поможет вам оплачивать поставки и аренду помещения вовремя.
Система распределяет по дням недели все платежи и может в разрезе месяца/года показать, как рос или уменьшался бюджет. Так вы увидите реальную картину движения денег и сможете грамотно ими управлять.
Лайфхак 10. Как сэкономить на программах автоматизации
Обычно управляющие работают с разными задачами в разных программах. Это неудобно: приходится покупать несколько лицензий у разных подрядчиков и переносить данные из программы в программу, чтобы иметь полную картину бизнеса.
В Saby все процессы собраны в одной системе и синхронизированы между собой. Вся работа по ресторану ведется в одном окне:
- закупка продуктов и оплата накладных;
- учет продаж и аналитика;
- работа с бухгалтерией и госсистемами;
- видеонаблюдение;
- учет рабочего времени сотрудников и расчет зарплат;
- работа с программой лояльности и отзывами гостей;
- обновление меню, мобильного приложения и сайта;
- работа со скидками и акциями.
Покупка лицензии в одной программе обойдется дешевле, чем в нескольких (см. тарифы).
Эта статья — конспект вебинара «10 решений для роста прибыли заведения». Подписывайтесь на наш YouTube‑канал, чтобы не пропустить другие вебинары по управлению заведениями общепита.
Видеоматериалы по теме
