Сеть деловых коммуникаций

Автоматизация кафе и ресторана

Маленькое кафе или сеть ресторанов — для любого бизнеса важно оптимизировать работу каждой точки. Уменьшать время подачи, не допускать просроченных продуктов на складе, получать понятные управленческие отчеты. Мы предлагаем объединить все процессы в одной программе автоматизации Presto. Расскажем, зачем кафе и ресторанам автоматизация и какое оборудование рекомендуем установить.

Что вы узнаете

Зачем нужна автоматизация

Быстрое и четкое обслуживание посетителей

Нажми на кнопку — и официант уже у столика. Примет заказ в пару кликов и ответит на все вопросы по меню. С автоматизацией ему нужен только телефон и мобильное приложение, никаких блокнотов и ручек. Разделит счет по гостям, установит очередность подачи, даст рецепт любимого блюда — и все не отходя от столика.

Связь кухни и зала

Благодаря автоматизации повар начнет готовить блюда, когда официант еще обслуживает гостей. Новый заказ высветится на телевизоре/планшете у повара, а голос озвучит название блюд. Повару не нужно разбираться в бумажках — все заказы будут выстроены в очередь перед его глазами.

Когда повар нажмет «Готово» на экране своего планшета, официанту и администратору придут push-уведомления. Если официант зазевался, администратор увидит подвисший заказ на своем экране и напомнит его забрать.

Учет продуктов

В программе автоматизации тысячи готовых технологических карт — используйте их или меняйте под себя. Программа сама спишет все ингредиенты и покажет остатки по каждому продукту в реальном времени. Заготавливаете полуфабрикаты — создайте отдельную карточку и укажите количество ингредиентов. Готовые полуфабрикаты будут списываться в составе блюд автоматически.

Онлайн-бронирование

Благодаря программе автоматизации гость даже с телефона видит расстановку столиков и знает, свободно ли любимое место у окна. Выбирает столик, вносит депозит и по желанию заказывает блюда — они будут готовы к его приходу.

Заказы и доставка

В заведении, где внедрена автоматизация, заказы со всех площадок попадают в одну программу. Администратор назначает курьера и следит за этапами доставки. Курьер видит заказ в мобильном приложении, едет по маршруту и принимает оплату удобным клиенту способом. От получения заказа до принятия оплаты — все действия курьеров как на ладони.

Бонусная система

Настраивайте любые скидки и акции, а программа сама посчитает бонусы. У гостя день рождения? Подарит 1000 баллов. Пришел поужинать после 21:00? Автоматически применит скидку 30%.

Для частых посетителей оформите электронную дисконтную карту — без заполнения анкет на кассе. Дайте отсканировать QR-код, и клиент сам заполнит анкету в телефоне. Никаких очередей и лишнего пластика.

Контроль заведения

Благодаря автоматизации директор видит отчеты по каждой точке: выручка, популярные блюда, возвраты — все в режиме онлайн. За работой официантов и администратора следит прямо с телефона через умное видеонаблюдение. Программа записывает видео с привязкой к чеку, фиксирует опасные операции: отмена счета, ручное назначение цены, открытие денежного ящика.

Все перечисленные задачи решает СБИС Presto. В единой системе удобно заниматься учетом товаров, оформлять реализации, обмениваться данными с госсистемами и управлять кафе или сетью ресторанов. Попробуйте бесплатно

Какое оборудование понадобится

Зал и касса

  • POS-терминал.

Для небольших кафе выбирайте мини-ПК АТОЛ Optima. Занимает минимум места на кассе, но имеет 10 USB-портов для дополнительного оборудования.

Для заведений с большей проходимостью нужен терминал с широким экраном. Как у АТОЛ Jazz 16. На него можно установить дополнительный дисплей покупателя — клиент будет видеть свой заказ или рекламные акции.

  • Фискальный регистратор.

Для печати чеков, хранения и отправки данных ОФД. Подойдут модели Вики Принт 80 Плюс Ф и АТОЛ 20Ф. Отличие в стоимости, ширине ленты, виде отрезчика.

Полноценная автоматизация торговли предполагает, что даже денежный ящик будет действовать автоматически — открываться сигналом от кассы или фискального регистратора.

  • Сканер штрихкодов.

Предлагаем выбрать модель Newland HR3280 Marlin II. Используется для работы с ЕГАИС и для проведения инвентаризаций.

Нужно приобрести блок управления и поставить кнопку на каждый столик. Официант в мобильном приложении получит push-уведомление и подойдет к столику.

Дополнительное оборудование:

Кухня

Варианты автоматизации:

Официант

В мобильном приложении официант формирует заказ, отправляет на кухню и узнает о готовности блюд с помощью push-уведомлений. Приложение работает даже в офлайн-режиме — синхронизируется с терминалом по локальной сети.

Доставка

Варианты оборудования:

С чего начать работу

Нарисуйте план зала

Схема создается за пару минут: в СБИС есть готовые макеты столиков, барных стоек, фурнитуры разных размеров и форм. Чтобы создать максимально похожий план, расставьте растения, подберите цвет плитки и покрытия, разделите зал на зоны.

Укажите значимые объекты: камин, танцпол, уборная, детская комната. С удобной схемой администратор быстрее ответит, есть ли свободный столик у окна или возле камина.

Сформируйте меню

Позиции для меню можно взять из справочника СБИС. В нем — тысячи описаний блюд с фотографиями и рецептурой. Если подаете авторские блюда — создайте позицию, добавьте описание для посетителей и повара. Или возьмите готовое описание из справочника.

В Presto легко создавать технологические карты, включать в состав блюд полуфабрикаты. Ингредиенты из состава будут автоматически добавляться в акт выпуска после каждого заказа. Это позволит отследить движение продуктов на складе и рассчитать себестоимость блюд.

Дайте название для каждого меню, укажите заведение, в котором оно будет действовать, введите время работы, если, например, это меню для завтраков. После — поделите его на разделы («Напитки», «Горячее» и т. д.), добавьте позиции из каталога и укажите цены.

В меню можно скрывать позиции для онлайн-заказа, указывать литраж для напитков, менять цены. Если меню станет неактуальным, удалите его из текущей работы и восстановите в следующем сезоне.

Обучите персонал

Вам не придется обучать каждого нового сотрудника, как работать в программе для автоматизации Presto. У нас есть готовый набор обучающих материалов: как открыть/закрыть смену, создать заказ, разделить чек, отследить доставку.

Как работать дальше

Администратор

Онлайн-бронирование

Клиент бронирует столик любым удобным способом, а администратор подтверждает бронь в программе. Чтобы клиент не забыл о вечере, Presto отправит смс с напоминанием.

Официант может заранее подготовить стол и отправить блюда на приготовление, чтобы посетителям не пришлось ждать. Если гости задерживаются — вы можете сообщить об этом на кухню и изменить время подачи.

Готовность блюд

На схеме зала администратор видит, на какой стадии находится каждый заказ. Если он уже принят — столик выделен серым, указано количество блюд и сумма заказа. Если хотя бы 1 блюдо приготовлено — столик станет оранжевым.

Официант

Прием заказов в пару кликов

Официант в мобильном приложении выбирает столик и формирует заказ из меню. Если на складе закончились ингредиенты и блюдо в стоп-листе, высветится красная отметка и сотрудник предложит изменить заказ.

У каждого блюда есть карточка с описанием и фото подачи, которое официант может показать гостям. Он быстро ответит, из чего состоит любой суп и сколько калорий в овощном салате. Если гость просит не добавлять лук — официант пишет комментарий к заказу, указывает очередность подачи блюд и отправляет заказ на кухню.

Счет по каждому столу

Официант быстро разделит чек по гостям: пропорционально или в соответствии с тем, кто что заказывал. Чтобы исключить любые вопросы, чек предварительно можно показать гостю прямо на экране смартфона или планшета.

Presto поддерживает смешанную оплату: заказ можно оплатить частично наличными, картой, сертификатом, «под зарплату» или «на представительские расходы».

Повар

Распределение заказов

Позиции в меню можно привязать к разным цехам: «Суши-бар», «Кондитерский цех» и т. д. Если заказ большой, каждое блюдо попадет в «свой» цех и его будут готовить несколько поваров одновременно. Это уменьшит время подачи.

Рецепты перед глазами

В приложении «Монитор производства» отображаются карточки блюд, в которых указаны:

  • Ингредиенты и расчет по граммам на 1 порцию;
  • Время приготовления и рецептура;
  • Комментарии к заказу и дополнения, например, 2 кусочка черного хлеба к борщу.

Приложение можно установить на планшет или телевизор. Даже новый повар правильно оформит блюдо — фото подачи будет перед глазами.

Время приготовления

Экран можно настроить по наименованиям блюд или по заказам. Первый способ удобен, когда на кухне есть разные цехи и повар должен приготовить несколько одинаковых блюд. Второй — когда один повар готовит весь заказ.

Если у повара большая нагрузка и заказ готовится не сразу, он отмечает, когда начнет готовить блюдо. Так он избежит задержки.

Бухгалтер-калькулятор

Актуальные остатки

Presto списывает продукты из заказанных блюд, а руководитель и шеф видят текущие остатки по складу. Если технологическая карта или использованные ингредиенты меняются задним числом, количество остатков сразу пересчитывается. История всех изменений сохраняется.

Задайте по каждому продукту нормативы отклонений. Например, если для вас 100 грамм крупы — это несущественный остаток, укажите это в программе. Если они подвиснут на складе, Presto округлит списание.

Расчет запасов

Автоматизация позволяет учитывать сезонность и динамику продаж, чтобы рассчитать потребность в продуктах на дни и недели. Если продукт часто используется и заканчивается — сформирует заказ у поставщика. Вам останется его прочитать и подписать.

Если ингредиент используется редко и на складе в большом количестве — программа автоматизации отметит, что его закупку нужно снизить.

Сравнение цен у поставщиков

Программа подскажет поставщика, у которого выгоднее закупиться. СБИС анализирует сотни прайсов компаний и постоянно сравнивает цены — ищет выгодные решения. Зная среднюю цену по рынку, можно смело торговаться с поставщиками и снижать стоимость.

Сроки годности продуктов

Указываются в днях и часах — это особенно удобно для продуктов питания. В программе автоматизации можно сформировать отчет по остаткам и проверить, у каких ингредиентов заканчивается срок на следующей неделе.

Если не успели, можно легко оформить списание просроченного продукта или блюда.

Доставка и курьеры

Телефония, соцсети, чат-боты, Delivery Club

Гости могут оформить заказ любым удобным способом:

  • По телефону.

Администратор создает заказ, вводит адрес доставки, назначает курьера. Если это новый клиент — для него формируется карточка, данные заносятся в клиентскую базу. Если уже обращался — данные появятся на экране еще до ответа оператора. Можно сразу приветствовать клиента по имени и видеть предыдущие заказы.

  • Через виджет в соцсетях, на сайте, в SabyGet.

У каждого блюда своя карточка, описание состава и фото. Клиент сам формирует заказ, указывает данные, может оплатить онлайн. Программа добавит стоимость доставки, если заказ будет меньше установленной суммы. Заказ сразу попадет к администратору, который назначит курьера.

  • Через чат-боты в соцсетях.

WhatsApp, Viber, Facebook, ВКонтакте.

  • В Delivery Club.

Оператору нужно будет подтвердить заказ и отправить на кухню. Если его доставит ваш курьер — выбрать сотрудника. Если курьер Delivery Club — оформить самовывоз.

Этапы доставки заказа

В программе автоматизации Presto у каждого курьера есть своя карточка. В ней перечислены заказы, которые находятся в работе либо уже доставлены.

Можно посмотреть, на каком этапе любой заказ: какие блюда еще не готовы, выехал ли курьер по адресу. Администратор сам собирает готовый заказ, меняет его этап в программе, передает курьеру.

Закрепите каждого курьера за районом города, и это увеличит скорость доставки.

Мобильное приложение для курьера

СБИС Курьер — приложение для выездных сотрудников. Курьер со смартфона открывает смену, в течение дня принимает заказы — оформляет продажу в приложении и пробивает чеки с помощью портативной кассы.

В приложении отображается информация по каждому заказу, нужный адрес подсвечен на карте. Если курьер не найдет адрес, он сможет позвонить заказчику прямо из приложения. Руководитель или администратор будет видеть местоположение курьера с компьютера, планшета или телефона. Если возникнут вопросы, курьеру можно написать в чат.

Бухгалтер

Программа для автоматизации интегрируется с учетной системой 1С.

  • Повара готовят полуфабрикаты и блюда, которые списываются вручную или автоматически.
  • Сотрудники зала принимают заказы и проводят оплату.
  • После закрытия смены позиции списываются документом «Реализация розницы». После этого бухгалтер проверяет и выгружает сформированные документы.

Presto для кафе и ресторанов работает с ЕГАИС: регистрирует движение алкоголя и автоматизирует подтверждение поставки, вскрытие тары, реализацию. По результату работы сам заполнит журнал учета продаж и создаст декларацию в ФСРАР.

При приемке в Presto ветеринарные сопроводительные документы гасятся в один клик и автоматически отправляются во ФГИС «Меркурий».

Легко принимать накладные от поставщиков в любом виде. Если приходит в бумажном — достаточно навести камеру телефона на документ, и программа распознает позиции. Если в электронном — быстро переведет в нужный формат. Если поставщики работают по ЭДО, обмен документами займет пару секунд.

Возможности бухгалтерии СБИС:

Директор

Умное видеонаблюдение

Автоматизируя кафе или ресторан, вы можете контролировать его работу на расстоянии. В Presto видеонаблюдение объединено с кассовой программой: видео записывается с привязкой к каждой оплате. Если возникнет спорная ситуация, не нужно смотреть видео часами — зная номер заказа, вы найдете нужный фрагмент.

Съемка ведется непрерывно, а записи сохраняются в облачном хранилище СБИС. Если видеозапись будет удалена, ее можно восстановить из облака.

Начните с установки камер в зале: следите за дисциплиной сотрудников и заполняемостью зон. Затем — установите наблюдение в подсобных помещениях и на складе. Это отобьет желание у сотрудников красть продукты, но если такое случится — вы вычислите нарушителя.

Аналитика заказов

Программа автоматизации Presto собирает статистику работы каждой точки: выручка, рейтинг заказа блюд, задержка приготовления и т. д. Отчеты приводятся в виде графиков по каждому заведению или сети в целом. Данные обновляются в режиме реального времени.

Вы увидите статистику продаж по официантам в любом заведении. Она поможет определить «сотрудника месяца» и выяснить, кто не справляется с работой.

В Presto можно формировать АВС- и XYZ-отчеты. На основе количества проданных блюд, суммы и наценки программа оценит востребованность каждой позиции.

Обозначения:

А— максимально ценные товары услуги, 80% от общего объема продаж;

B— малоценные, 15% от общего объема продаж;

С— невостребованные, 5% от общего объема продаж.

X— устойчивые продажи (коэффициент вариации не превышает 10%);

Y— прогнозируемые, но изменчивые продажи (коэффициент вариации более 10%, но не превышает 25%);

Z— случайные продажи (коэффициент вариации превышает 25%).

Смотрите также

  • Автоматизация ресторана, кафе

    Автоматизация ресторана, кафе
  • 23 мая'20
    Как открыть ресторан
    Как не ошибиться в самом начале. Практика от юриста сети ресторанов.
    16 июля'20
    Отходы Ресторана: как избежать штрафов
    Оформляем паспорт отходов и отчеты в Росприроднадзор без юристов.
    30 июля'20
    Охрана труда в ресторане
    Шаблоны документов, которые точно спросит трудовая инспекция при проверке ресторана.
    30 июля'20
    Кто и что проверяет в ресторане
    Какие нарушения ищет на проверках Роспотребнадзор, Россельхознадзор, Госпожнадзор. Распространенные ошибки общепита с суммами штрафов.
    30 июля'20
    Как организовать доставку еды из своего кафе или ресторана
    О преимуществах и недостатках доставки через агрегаторов и своими силами, а также что потребуется для старта в каждом случае.
    22 августа'20
    Закроют ли кафе за отсутствие журнала учета фритюрных жиров
    Судебная практика и шаблон журнала.
    27 августа'20
    Бактерицидные лампы в ресторане
    Когда ставить лампы обязательно и как накажут, если их не будет.
    Используя официальный сайт sbis.ru, вы даете согласие на работу с cookie, Яндекс.Метрикой, Google Analytics для сбора технических данных. Подробнее