Электронная подпись

Простая электронная подпись

Простая электронная подпись

Простая ЭП — это пара «логин/пароль», комбинация символов или код доступа, присылаемый в email либо смс. Такая подпись подтверждает авторство, но не гарантирует, что файл после этого не меняли. Неизменность документа, подписанного ПЭП, контролирует СБИС.

ПЭП используется для подписания документов внутри информационной системы (например приказов, постановлений, корреспонденции). Простая подпись есть у всех пользователей СБИС, но чтобы она приобрела юридическую силу стороны должны заключить дополнительное соглашение.

Когда нельзя использовать ПЭП

Простой ЭП запрещено подписывать документы:

  • которые содержат государственную тайну;
  • в которых должна стоять печать организации/ИП. Например трудовые договоры, счета-фактуры, УПД, отчеты в госорганы и прочее.

Какие документы можно подписывать ПЭП

Список документов определяется в дополнительном соглашении о применении простой подписи.

Тип документа

Обоснование

Первичные документы (акт сдачи-приемки, ТОРГ-12 и т.д.)

В федеральном законе о бухучете №402-ФЗ нет явного указания на применение КЭП: п.5 ст.9 «Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью».

О допустимости применения ПЭП говорится в письмах:

Договор

В Гражданском кодексе РФ нет явного указания на КЭП: п.2 ст.160 «...Использование при совершении сделок..., электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон».

ПЭП запрещено подписывать трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.

Локальные нормативные акты, служебные записки, заявления

Не регламентируется законом.

Файлы и документы в свободной форме

Не регламентируется законом.

В СБИС простой ЭП можно подписать инструкцию, внутренний этап бизнес-процесса, файл, приложенный к задаче, проекту и прочим операциям, а также загруженный на СБИС Диск. Документ с ПЭП нельзя выгрузить из СБИС, но можно распечатать со штампом об ЭП.

Как начать использовать ПЭП

  1. Подпишите с сотрудниками соглашение о порядке применения ПЭП. В нем должны быть зафиксированы:
    • типы документов, которые можно подписывать простой подписью;
    • обязанность сторон соблюдать конфиденциальность ключа (логина/пароля и смс-кода, поступившего на телефон).
  2. Чтобы повысить безопасность аккаунта, установите смс-подтверждение входа в СБИС.
  3. Всех пользователей, которые должны участвовать в документообороте, добавьте в СБИС: укажите ФИО и должность. Разрешите сотрудникам доступ.

Если сотрудник уволился, запретите ему доступ СБИС — подпись будет заблокирована.