Чтобы пользователь мог начать работу в СБИС, добавьте его в справочник и настройте для него доступ к системе. В карточке сотрудника укажите сведения о нем и добавьте документы: паспорт, СНИЛС и другие. Их реквизиты потребуются при расчете зарплаты, заполнении отчетности или при оформлении доверенности на подписание документов.
В СБИС есть несколько способов создать карточку сотрудника. Вы можете добавлять их вручную по одной или автоматически загрузить сведения сразу о нескольких пользователях — например, если ранее вели базу в другой учетной системе. Для загрузки можно использовать отчетные документы, такие как 2-НДФЛ, или файлы excel.
Создать вручную
- Перейдите в раздел «Сотрудники», нажмите
и выберите «Сотрудник». 
- В открывшейся мини-карточке введите ФИО и контактные данные.
- Предоставьте сотруднику доступ в СБИС. Чтобы отправить приглашение, введите email. Можно сразу добавить учетные данные для авторизации, для этого укажите логин и пароль.
- Добавьте фотографию сотрудника.
- Нажмите — карточка нового сотрудника появится в СБИС.
Загрузить из отчета
Загрузите в СБИС отчет, в котором содержится информация о работниках, например
Откройте созданую карточку, чтобы дополнить сведения.
Итог: создана карточка сотрудника. Укажите сведения для учета зарплаты.
- В карточке сотрудника перейдите в раздел «Зарплата и учет» и нажмите «Изменить».
- Нажмите и выберите «Прием на работу».
- Заполните данные: организация, должность, оклад, доля ставки, график работы и лицевой счет. Если вы используете управленческую структуру, укажите подразделение.
- Нажмите
— прием сотрудника оформлен.
Итог: указаны сведения для расчета зарплаты. Заполните личные данные.
- В карточке сотрудника перейдите в раздел «Личные данные».
- Заполните дату и место рождения, паспортные данные. Укажите ИНН, СНИЛС и сведения о водительском удостоверении, если оно есть.
- Нажмите
и укажите контактные данные: телефон, email и прочее. - Добавьте информацию об опыте работы, образовании, воинском учете и владении иностранными языками.
Если сотрудник работает в аптеке, применяющей ЕНВД, укажите номер и дату лицензии на фармацевтическую деятельность.Укажите стаж в соответствии с трудовой книжкой.
- Заполните данные о составе семьи — они будут отображаться в карточке по форме Т-2. Для этого в блоке «Семья» укажите семейное положение и сведения о родственниках. Нажмите .
- Загрузите фотографию. Если хотите, чтобы сотрудник не cмог самостоятельно ее изменить, нажмите
и выберите «Запретить смену фото».
- Если сотрудник иностранец, укажите данные для миграционного учета:
- серию, номер и дату выдачи миграционной карты;
- дату постановки на миграционный учет;
- реквизиты документа, на основании которого осуществляется деятельность (патента, разрешения на работу, международного соглашения и так далее);
- профессию.
- Настройте работнику доступ в СБИС.
- Нажмите — карточка нового сотрудника появится в СБИС.
После сохранения дополните карточку остальными сведениями — например, добавьте вычеты или загрузите факсимильную подпись.
Итог: личные данные сотрудника указаны.