Общие принципы работы с документами

Общие принципы работы с документами

Общие принципы работы с документами

В кабинете СБИС документы делятся на внутренние и внешние — первыми обмениваются с коллегами внутри компании, вторыми — с контрагентами. Принцип работы с ними единый: их можно создавать, редактировать, искать, сортировать и массово обрабатывать, но у каждого типа есть свои особенности.

У документов есть регламент. Он определяет участников документооборота, варианты маршрута, доступные действия, а также в каком разделе СБИС будет отображаться документ. Например, договор, который прислал контрагент, попадет в раздел «Документы/Входящие», а поручение, которое написали вы, можно найти в «Задачи/От меня».

Входящие

Все, что присылают контрагенты: первичные документы, письма и так далее, хранится в разделе «Входящие». Здесь можно увидеть, кто отправил и получил документ, его тип, вложения, комментарии, а также создать новый или скачать документ на компьютер. Чтобы следить за прохождением документа, обратите внимание на его статус — он покажет, какой документ принят, а какой еще не обработан.

Добавьте собственные пометки и комментарии, чтобы важный документ или информация в нем не потерялись.

Исходящие

Создать новый и найти уже отправленный документ можно в разделе «Исходящие». Создавайте вручную счета, реализации и фактуры, загружайте их с компьютера или из вашей учетной системы, следите за статусом и состоянием.

Письма

Отправляйте документы в свободной форме — пишите письма, соглашения или поздравительные открытки своим контрагентам. Полученные и отправленные письма будут храниться в разделах «Входящие» и «Исходящие».

Исходящие письма можно дополнить специальным шаблоном, чтобы не писать текст каждый раз.

Корреспонденцию, которая приходит в бумажном виде, можно добавить к электронному архиву.

Разобрать

В этом разделе хранятся нераспределенные документы. Например, секретарь получил акт выполненных работ, но у него недостаточно прав, чтобы принять его к учету — это делает бухгалтер на аутсорсе. Чтобы передать документ в обработку, получатель загружает документ в раздел «Разобрать» и передает бухгалтеру.

В зависимости от конфигурации кабинета СБИС раздел «Документы» может выглядеть по-разному. Например, «Входящие» и «Исходящие» могут содержать дополнительные пункты: «Счета», «Реализации», «Поступления».

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.