Заказы и поставки (EDI)

EDI (Electronic Data Interchange) — электронный обмен финансовой, коммерческой и логистической информацией между торговой сетью и поставщиком. Стороны обмениваются EDI-сообщениями, которые фиксируют шаги поставки: получение и обработку заказа, отгрузку и приемку товара.

EDI-сообщения не обладают юридической силой, но на их основании можно создавать юридически значимые документы, например УПД.

Преимущество использования EDI в закупках

Saby EDI полностью автоматизирует цикл обработки заказа: от согласования цен и размещения заказа до выставления счетов и первичных документов.

• Скорость. Saby EDI берет рутинные операции на себя. Сотрудники фокусируются на важном и не тратят время на ручную работу.
• Нет ошибок ручного ввода. Saby автоматизирует закупку и исключает ошибки, связанные с человеческим фактором.
• Легкое согласование цен. Договориться о ценах и сообщить об акциях можно электронно. Saby передаст прайс вашим партнерам.
• Контроль сроков заказов и поставок. Saby фиксирует все этапы обработки заказа. У поставщика и покупателя есть адрес доставки, дата и время создания и обработки документа, ответственные за заказ и поставку.
• EDI+ЭДО. Saby позволяет использовать ЭДО и EDI вместе. Так вы ведете торговлю быстрее и экономите ресурсы компании, при этом все электронные документы (счета-фактуры, ТОРГ-12, УПД, УКД) оформляете в одном окне.

Возможные схемы обмена

Схему обмена документами выбирает торговая сеть, а поставщик подстраивается под ее особенности.

Стороны обмениваются только EDI-сообщениями.

1. Сеть отправляет заказ поставщику (ORDERS).
2. Поставщик получает заказ и обрабатывает его — Saby формирует ответ на заказ (ORDRSP) и отправляет покупателю.
3. Поставщик на основании заказа создает реализацию — Saby формирует уведомление об отгрузке (DESADV) и отправляет покупателю.
4. Когда товар доставлен, сеть обрабатывает документ — сверяет данные с фактической поставкой. Saby формирует акт приемки (RECADV) и отправляет поставщику.

Документооборот завершен.

Сеть и поставщик обмениваются EDI-сообщениями и юридически значимыми документами — Saby отправляет УПД и «Уведомление об отгрузке» вместе.

1. Сеть отправляет заказ поставщику (ORDERS).
2. Поставщик получает заказ и обрабатывает его. Saby формирует ответ на заказ (ORDRSP) и отправляет покупателю.
3. Поставщик на основании заказа создает реализацию, подписывает ее электронной подписью — Saby формирует и отправляет уведомление об отгрузке (DESADV) и УПД.
4. Когда товар доставлен, покупатель сверяет фактическую поставку с документом — Saby формирует акт приемки (RECADV) и отправляет поставщику.

Документооборот завершен.

Сеть и поставщик последовательно обмениваются сначала EDI-сообщениями, а затем юридически значимыми документами (ЮЗД). «Уведомление об отгрузке» и УПД отправляются друг за другом.

1. Сеть отправляет заказ поставщику (ORDERS).
2. Поставщик получает заказ и обрабатывает его. Saby формирует ответ на заказ (ORDRSP) и отправляет покупателю.
3. Поставщик на основании заказа создает реализацию — Saby формирует и отправляет уведомление об отгрузке (DESADV).
4. Когда товар доставлен, сеть обрабатывает документ — сверяет данные с фактической поставкой. Saby формирует и отправляет акт приемки (RECADV).
5. Поставщик получает акт приемки и на его основании формирует УПД, подписывает электронной подписью и отправляет сети.
6. Сеть проверяет УПД: утверждает или отклоняет его.

Документооборот завершен.

Поставщик не отправляет уведомление об отгрузке. После получения и обработки заказа Saby сразу формирует УПД.

1. Сеть отправляет заказ поставщику (ORDERS).
2. Поставщик получает заказ и обрабатывает его. Saby формирует ответ на заказ (ORDRSP) и отправляет покупателю.
3. Поставщик на основании заказа создает реализацию — Saby формирует и отправляет УПД.
4. Когда товар доставлен, сеть проверяет УПД: утверждает или отклоняет его.

Документооборот завершен.

С чего начать

1. Оставьте заявку на подключение к Saby EDI. Свяжитесь с менеджером компании «Тензор» или самостоятельно заполните форму заявку на sbis.ru.

   Если вы покупатель, дальнейшие действия вам расскажет ваш менеджер. Вы поставщик — переходите к следующему шагу.

2. Зарегистрируйтесь в Saby и получите квалифицированную электронную подпись, если у вас ее нет. Она нужна для обмена документами с контрагентами.
3. Получите GLN — уникальный идентификатор компании в системе EDI, если у вас его нет. Для этого скачайте заявление, заполните его и передайте менеджеру.

   Заявление на получение GLN (DOC)

   • Посмотреть пример заполнения

4. Купите лицензию «Заказы и поставки (EDI)» сервиса «Документооборот и EDI».

Если возникли вопросы, обратитесь к своему менеджеру или свяжитесь с техподдержкой по телефону в вашем регионе.