Управление бизнес-процессами

Настроить нумерацию документов

Настроить нумерацию документов

Каждому новому документу СБИС присваивает номер, по которому происходит идентификация и учет. Номер составлятся по шаблону. Можно использовать простую сквозную нумерацию или настроить сложный формат номеров для различных типов документов. В каждом варианте номера дублироваться не будут.

По умолчанию используется простой шаблон нумерации, который содержит только цифры.

Например, менеджер создает договор. СБИС присваивает ему порядковый номер «100». Если сотрудник вручную изменит его на «№ 200», то следующему договору автоматически будет присвоен «№ 201».

Изменить шаблон нумерации

В некоторых складских и платежных документах можно настроить свой шаблон нумерации и добавить префикс — буквенное обозначение. В этом случае нумерация будет не сквозная, а последовательная относительно предыдущего номера, сформированного системой.

Например, менеджер создает договор. СБИС присваивает ему порядковый номер «100ДОГ». Менеджер оформляет еще один договор — «№ 101ДОГ». Если сотрудник вручную изменит номер, например на «№ 200ДОГ», это не повлияет на нумерацию в разделе. Новому документу система присвоит следующий по порядку номер: «№ 102ДОГ».

Настройте шаблон.

  1. Перейдите в раздел с документами, для которых требуется изменить формат номера. В раздел «Договоры» — для договоров, «Бизнес/Заказы/Счета» — для счетов. Откройте окно настройки операций, для этого нажмите .
  2. В строке «Шаблон номера документов» нажмите {Номер} .
  3. В открывшемся шаблоне укажите, когда нумерация будет начинаться сначала: каждый год, квартал, месяц или день.
  4. К номеру документа добавьте:
    • день, месяц или год из даты документа;
    • {Префикс} — краткое обозначение вашей организации. Если организаций несколько, настройте свой префикс для каждой из них.
  5. Чтобы назначить каждому типу документов свой префикс, нажмите {Операция} и перейдите по ссылке «операции в системе». Напротив названия в списке введите его обозначение. Например, чтобы не путать договор аренды с договором найма.
  6. Сохраните изменения.

Шаблон настроен. Номер документов будет состоять из цифр и префикса.

Настроить нумерацию для счетов и реализаций

Для реализаций и счетов, кроме основных настроек, есть дополнительные. Вы можете выбрать, как нумеровать документы головной организации и филиалов: вместе или отдельно. Также можно настроить связь номера счета и реализации.

  1. В разделе «Бизнес/Счета/Заказы» нажмите .
  2. Перейдите в раздел «Шаблон номера».
  3. В строке «Шаблон номера документов» выберите:
    • «Нашей организации» — нумерация будет общей для головной организации и филиалов;
    • «Филиала» — нумерация будет различной для головной организации и филиалов.
  4. Для счетов и заказов в строке «Формируется» выберите, в какой момент создавать номер:
    • «автоматически при сохранении» — номер появится после сохранения счета или заказа, при этом карточка документа будет открываться быстрее. Данный параметр установлен по умолчанию;
    • «автоматически при создании» — номер документа сформируется сразу при создании счета или заказа.

    По умолчанию установлен параметр «Формируется автоматически при сохранении». Настройка не распространяется на создание связанного документа.

  5. В строке «Нумерация счетов и реализаций» выберите вид нумерации:
    • «независимая» — при формировании реализации из счета номера документов не будут совпадать. У каждого вида документа будет свой номер;
    • «общая» — когда сформируете реализациию из счета, номера у документов будут совпадать.

Лицензия

Тариф «Внутренний документооборот» сервиса «Электронный документооборот».