Права доступа к файлам или папкам зависят от того, в каком разделе они хранятся: «Мой диск» — доступны только вам, «Диск компании» — всем пользователям аккаунта вашей организации. В «Диске компании» любой сотрудник может найти документ и, в зависимости от настроек доступа, посмотреть его или отредактировать.
Предоставить доступ к документам можно сотруднику своей компании, любому пользователю СБИС и всем в интернете.
Сотрудники могут просматривать, редактировать и делиться документами не только из «Моего диска», но из раздела «Диск компании». Чтобы решить, кто и что сможет делать, установите уровень доступа к документу или папке всем сотрудникам сразу или индивидуально.
Всем сотрудникам
- Откройте настройки доступа.
- Напротив группы пользователей «Всем нашим сотрудникам» выберите уровень доступа:
- «Просмотр» — без права редактирования;
- «Изменение» — только просмотр и редактирование;
- «Изменение +» — просмотр, редактирование, удаление, настройка прав доступа;
- «Запрещен» — не доступен даже просмотр.
Отдельным сотрудникам
Чтобы настроить коллегам разные уровни, установите персональный доступ к документу одному или нескольким пользователям.
- Откройте настройки доступа.
- Укажите пользователей, которым будет доступен документ, одним из способов:
- нажмите
, чтобы выбрать сотрудников из справочника или из списка контактов; - начните вводить ФИО — СБИС предложит подходящие варианты из списка сотрудников.
- нажмите
- Нажмите
— откроется окно доступа. - Установите срок доступа
и введите текст сообщения, если нужно. - Выберите уровень доступа, который хотите предоставить: «На просмотр» — пользователь сможет посмотреть и скачать документ, «На изменение +» — редактировать без ограничений, удалять и настраивать права доступа.
Сотрудник получит уведомление о том, что ему предоставлен доступ к документу.
Работники, у которых есть доступ уровня «Полный с настройками» на участок «Документы компании», по умолчанию могут работать с любыми документами на СБИС Диске. Если вы хотите ограничить им доступ к файлам, измените права пользователя на этот участок.
По запросу
Сотрудник, у которого нет доступа к вашему файлу, может попросить его предоставить. Например, если вы отправили ссылку на файл, но не дали прав на просмотр.
Вы увидите запрос в разделе «Контакты».
Чтобы совместно работать над документом не только с коллегами, но и с пользователями другого кабинета СБИС, установите персональный уровень доступа для каждого файла и папки. Его можно предоставить одному или нескольким пользователям.
Чтобы настроить персональный доступ:
- Откройте настройки доступа.
- Нажмите .
- Перейдите на вкладку «Внешние контакты» и введите ФИО и название организации сотрудника. Если вы знаете телефон, email или регион, укажите их в дополнительных параметрах.
- Нажмите — откроется окно доступа.
- Установите срок доступа и введите текст сообщения, если нужно.
- Выберите уровень доступа, который хотите предоставить: «На просмотр» — пользователь сможет посмотреть и скачать документ, «На изменение +» — редактировать без ограничений, удалять и настраивать права доступа.
Сотрудник, которому вы дали доступ, увидит файл у себя в разделе «Документы/Со мной поделились» и получит сообщение со ссылкой на него.
Автор документа или пользователь с правами «На изменение +» может разрешить просмотр даже тому, у кого нет доступа в СБИС. Редактирование доступно только авторизованным пользователям.
Нажмите 
и выберите «Доступ». В открывшемся окне, в пункте «Всем в Интернете по ссылке» выберите вариант «Просмотр».
Теперь можно делиться ссылкой ссылкой на документ не только с коллегами, но и отправлять по почте или в мессенджере, а также публиковать в социальной сети.