Учет алкоголя в ЕГАИС

2 июля '20

ЕГАИС — единая государственная автоматизированная информационная система. Участники алкогольного рынка обязаны отчитываться в нее о выпуске, приемке, перемещениях и продажах алкоголя.

Нет времени разбираться? Поможем!

Закон о ЕГАИС

Федеральный закон от 22 ноября 1995 г. № 171-ФЗ является основным в области производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции, а также пива и напитков на основе пива.

Федеральный закон от 29.06.2015 № 182-ФЗ внес изменения в Федеральный закон № 171 в плане подключения к ЕГАИС оптового и розничного звена, а также производителей пива и пивных напитков.

Зачем нужен ЕГАИС

Государство создало ЕГАИС для контроля алкогольной продукции, чтобы избавиться от поддельных товаров, контролируя путь каждой бутылки от производства до покупателя. Производитель отправляет сведения о новом алкоголе в ЕГАИС. При оформлении поставки создает накладную, которую отправляет в госсистему, и сообщает, что передает определенный ящик вина другому собственнику.

Покупатель получает накладную и принимает ее — так отчитывается в ЕГАИС, что именно эта поставка вина у него. Если какая-то бутылка разбилась, оформляет списание — говорит системе, что этой бутылки больше нет. При продаже онлайн-касса формирует чек — система узнает, что вино из магазина перешло к покупателю. Путь бутылки закончился — государство проконтролировало его. Если в цепочку попадет подделка, ее сразу вычислят.

Участники системы ЕГАИС

Закон требует, чтобы к ЕГАИС подключились все, кто продает или покупает алкоголь для бизнеса.

Производители

регистрируют новый вид алкоголя в федеральном реестре, получают коды ЕГАИС. При отгрузке добавляют акцизные марки в ТТН и отправляют дистрибьютору и в ЕГАИС.

Оптовые поставщики

фиксируют в ЕГАИС закупку и реализацию продукции. При поступлении подтверждают акцизную марку каждой бутылки, а при продаже — добавляют марки в ТТН.

Розничные продавцы

фиксируют в ЕГАИС закупку, перемещение и продажу алкоголя через онлайн-кассу, ведут журнал розничных продаж.

Заведения общепита

отчитываются о закупке и реализации, ведут журнал розничных продаж.

СБИС подходит всем участникам

Штрафы за нарушения работы в ЕГАИС

Если компания нарушит порядок фиксации сведений в ЕГАИС:

  • Для организации с лицензией — изъятие незафиксированной продукции и аннулирование лицензии.
  • Для организации без лицензии — административный штраф в соответствии со ст. 14.19 КоАП РФ:

Для физических лиц

до 15 тыс. ₽

Для юридических лиц

150 тыс. — 200 тыс. ₽

За незаконное производство и/или оборот этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции предусмотрена уголовная ответственность в соответствии со ст. 171.3 УК РФ.

Схема работы

Схема работы с ЕГАИС
  1. 1. Производитель или импортер наклеивает акцизную марку на каждую бутылку, регистрирует этот код в ЕГАИС Алкоголь и фиксирует производство/импорт.
  2. 2. Производитель или импортер при отгрузке формирует товарно-транспортную накладную (ТТН) и регистрирует ее в ЕГАИС.
  3. 3. Дистрибьютор получает ТТН из ЕГАИС. В течение трех дней принимает товар, сверяет фактически поступившую продукцию с ТТН, а затем подтверждает или отклоняет накладную.
  1. 4. Поставщик при отгрузке также оформляет ТТН, распечатывает накладную и передает клиенту вместе с товаром.
  2. 5. Розничный магазин или общепит получает ТТН из ЕГАИС, сверяет фактически поступившую продукцию с ТТН, а затем обрабатывает накладную.
  3. 6. При продаже кассир сканирует акцизную марку — информация о ней передается в ЕГАИС.

Помарочный учет алкоголя

Изначально в ЕГАИС на бутылки наносили акцизные марки, которые содержали штрихкод PDF417 и DataMatrix. Такие акцизки не были привязаны к конкретным бутылкам — они выдавались на партию алкоголя по числу выпущенных бутылок и подлежали серийному учету.

С 2018 года были введены новые акцизные марки для крепкого алкоголя. У них изменился внешний вид — они содержат только DataMatrix. Но главное — они подлежат поштучному учету, по ним государство отслеживает путь каждой бутылки, а не только партии.

Особенности учета новых марок:

  • акцизную марку необходимо указывать во всех документах ЕГАИС — при списаниях, отгрузке, продажах;
  • алкоголь с новыми акцизными марками нельзя перемещать на розничный (второй) регистр остатков.
С 1 ноября 2020 года правила поштучного учета распространяются и на алкоголь с марками старого образца. Подробнее в новости.

Регистры в ЕГАИС: что это такое и как с ними работать

ЕГАИС отслеживает не только реализацию алкоголя, но и данные о его остатках. Для этого все организации обязаны вести учет алкогольной продукции в хранилищах-регистрах.

Изначально было создано два регистра — складской и розничный. Но с введением помарочного учета в ЕГАИС введена блокировка второго регистра для крепкого алкоголя и добавлен третий регистр.

Сейчас в ЕГАИС существует три регистра:

  • Регистр 1 — складской. Сюда попадает весь алкоголь после приемки.
  • Регистр 2 — розничный. Сюда попадают немаркированный алкоголь (пиво и пивные напитки) и с марками старого образца. Учет ведется по наименованиям без учета партий.
  • Регистр 3 — сюда записываются только марки (не бутылки) крепкого алкоголя. Существует только в связке с 1 регистром — при продажах данные списываются с 1 и 3 регистра сразу.

В СБИС вы можете включить автоматическое перемещение между регистрами — при поступлении сервис сам отправит бутылку на нужный регистр. Даже если вы по ошибке переместите алкоголь не туда, СБИС не даст этого сделать, и вы не получите штраф.

Как подключиться к ЕГАИС

1. Получите ЭП, соответствующую требованиям ЕГАИС.

Для подключения к ЕГАИС не подойдут те подписи, которые используются для отчетности. Это связано с техническими особенностями ключевых носителей и требованиями безопасности. Но с помощью подписи для ЕГАИС можно оформлять отчетность.

Каждая торговая точка со своим КПП должна иметь собственную электронную подпись. Для ИП требования мягче — им хватит одного сертификата на все точки.

Подпись может быть на носителе JaCarta или Рутокен ЭЦП 2.0.

Оформить заявку на получение ЭП

2. Авторизуйтесь в личном кабинете ЕГАИС по инструкции.

3. Сгенерируйте RSA-ключ для защищенного соединения с сервером ЕГАИС. Он должен быть уникальным для каждого КПП организации. Подробнее тут.

4. Установите УТМ.

Обмен данными между вашей учетной системой и сервером ЕГАИС осуществляется с помощью транспортного модуля. Скачайте УТМ (ФС РАР предоставляет его бесплатно) и установите его на ПК в точке продаж.

5. Настройте интеграцию УТМ с учетной системой.

УТМ не имеет пользовательского интерфейса, поэтому его обязательно интегрировать в учетную систему.

В СБИС есть 2 варианта интеграции:

  1. 1.СБИС <—> УТМ. Ведите учет в СБИС и оформляйте документы на алкоголь, как на обычный товар. По каждой операции все данные отправятся в ЕГАИС автоматически. Настройте по инструкции.
  2. 2.Учетная система <—> СБИС <—> транспортный модуль. СБИС получит накладные из ЕГАИС и загрузит к вам, отправит данные по всем операциям с алкоголем в ЕГАИС, покажет остатки. Для 1С есть решение из коробки. Выберите способ настройки.

Как работать с крепким алкоголем

Крепкий алкоголь подлежит поштучному учету, поэтому при приемке, продажах и списаниях необходимо отчитываться по каждой бутылке, указывая акцизную марку.

Приемка крепкого алкоголя

Что понадобится

  1. 1.Подключение к ЕГАИС, чтобы передавать туда данные. Например, СБИС ЕГАИС.
  2. 2.Оборудование для сканирования акцизных марок.

Как принимать

Получите товарно-транспортную накладную (ТТН) из ЕГАИС. Проверьте все акцизные марки — для этого отсканируйте коды с каждой бутылки. Если все хорошо, подтвердите ТТН. Если есть несовпадения — оформите акт о расхождении. Можно сразу подтвердить всю поставку без проверки.

Продажа в розницу крепкого алкоголя

Что понадобится

  1. 1.Подключение к ЕГАИС, чтобы передавать акцизные марки в ЕГАИС. Например, СБИС ЕГАИС.
  2. 2.Онлайн-касса с ОФД и подключением к ЕГАИС. Ещё не автоматизировались? Оборудуем «под ключ».
  3. 3.2D-сканер для считывания акцизных марок. Выберите подходящий в нашем каталоге.

Как продавать

Продавать маркированный алкоголь нужно при помощи онлайн-кассы. Кассир добавляет бутылку в чек и сканирует акцизную марку — данные передадутся в ЕГАИС, продукция спишется.

СБИС предупредит кассира, если продажа будет нарушать закон, если сканированная марка еще не была принята к учету или уже была продана, а также проконтролирует время продаж и минимальную рыночную цену. Еще больше возможностей

Продажа крепкого алкоголя в общепите

Что понадобится

  1. 1.Подключение к ЕГАИС, чтобы передавать туда данные. Например, СБИС ЕГАИС.
  2. 2.2D-сканер для считывания акцизных марок.

Как продавать

Работа с ЕГАИС Алкоголь в общепите имеет особенности — алкоголь продается не только целыми бутылками, но и бокалами, порциями и используется в составе блюд или коктейлей. Поэтому в ЕГАИС отправляются данные не о проданной, а о вскрытой бутылке.

Для этого бармен или официант сканирует акцизную марку и оформляет списание с причиной «Реализация».

В СБИС документы списания автоматически формируются и передаются в ЕГАИС по итогам закрытия кассовой смены.

Списания при бое, порче, краже

Что понадобится

  1. 1.Подключение к ЕГАИС, чтобы передавать туда данные. Например, СБИС ЕГАИС.
  2. 2.2D-сканер для считывания акцизных марок.

Как списывать

При отклонении в учете из-за кражи, убытка, порчи, пересортицы, повреждения акцизной марки в ЕГАИС оформляется документ списания. В нем всегда указывается причина, по которой бутылки списываются, например, «Порча» или «Недостача». Для бутылок с новыми марками необходимо указать акцизку, со старыми марками до 1 ноября 2020 это делать необязательно.

Как работать с пивом и пивными напитками

Что понадобится

  1. 1.Подключение к ЕГАИС для отправки данных о продажах. Например, СБИС ЕГАИС.
  2. 2.Онлайн-касса с ОФД для продажи по 54-ФЗ.

Автоматизируйте свой магазин разливного пива

По слабоалкогольной продукции — пиву, сидру, медовухе, пуаре и другим напиткам на основе пива — также нужно отчитываться в ЕГАИС. Но по ним нужно фиксировать только сам факт закупки партии товара (сколько пива поступило от поставщика) и ежеквартально сдавать декларацию об оборотах (сколько пива продано). Также каждую продажу пива в розницу нужно записывать в журнал учета продаж.

При продаже пива в розлив нужно передать данные в ЕГАИС о факте вскрытия тары — когда откупорили бутылку или распечатали новую кегу. Внести данные необходимо не позднее, чем на следующий день.

Обо всех особенностях при работе с пивом в ЕГАИС подробно рассказали в ликбезе «ЕГАИС для пива»

Правительство обсуждает возможность отслеживать движение пива с помощью системы маркировки «Честный знак». Читайте последние новости

Отчетность в ФСРАР

Все участники алкогольного рынка обязаны сдавать отчетность в Росалкогольрегулирование.

  • Розничные магазины — сдают декларации по алкоголю и пиву по формам 11 и 12. Если у общепита нет лицензии на продажу алкоголя, осуществляется торговля только пивом или напитками на их основе, сдается только декларация по пиву № 12. В отчете указываются даты и номера всех накладных, поставщик, получатель, вид продукции и ее объем.
  • Кафе, бары, рестораны — сдают также обе формы деклараций, если лицензии на продажу алкоголя нет, сдается только пивная декларация.
  • Индивидуальные предприниматели — ИП не могут получить лицензию на продажу алкоголя, могут осуществлять только продажу пива и напитков на его основе. Соответственно сдается только пивная декларация по форме № 12.
  • Производители алкогольной продукции и пива, а также оптовые организации — предоставляют декларации по формам № 1-4, 10, 13-15. Они отчитываются об итоговых объемах произведенной или использованной алкогольной продукции.

Декларации представляются ежеквартально, не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.

СБИС сам соберет все данные, которые отправлялись в ЕГАИС за квартал, и подставит их в отчет. Информация за предыдущие периоды подтянется в документ автоматически. Вам остается — только отправить.

Отчетность в ФСРАР в два клика

Журнал учета продаж алкогольной продукции

Розничные продавцы и общепит обязаны записывать все продажи алкоголя, включая пиво, в специальный журнал учета. В нем указываем дату продажи, наименование, код вида продукции, емкость, количество и штрихкод.

Журнал учета продаж можно вести электронно. В СБИС он заполняется автоматически по чекам продаж и списаниям с причиной «Реализация» — вам вообще не нужно думать о его заполнении. А если придет проверка, просто распечатайте его и предоставьте инспектору.

Частые вопросы

  • Если мы ИП и торгуем только пивом, нужен ли нам сканер?

    Если торгуете только пивом, можно обойтись без сканера. Для торговли вам нужны онлайн-касса и подключение к ЕГАИС, чтобы фиксировать факт закупки пива и отчитываться о том, сколько пива продано.

  • Нужен ли сканер для небольшого кафе-бара?

    Если продаете крепкий алкоголь, нужен. При списании необходимо отсканировать акцизную марку с каждой бутылки.

  • Как подтверждать ТТН в сельском поселении, где интернет в магазине может пропасть более, чем на 3 дня?

    Для поселений установлены максимальные сроки подтверждения накладных поставщику — 7 дней. За это время вам нужно найти место с доступом в интернет.

  • Как заносить данные в журнал учета при торговле алкоголем в розлив?

    При вскрытии тары вы обязаны занести в журнал учета вес и объем тары полностью.

    Со СБИС вам не нужно думать о его заполнении — сервис сам по данным учета зарегистрирует все продажи и списания в электронном журнале.

  • Нужно ли вести учет остатков алкоголя?

    Да, в соответствии с требованиями ФСФАР организации оптовой и розничной торговли должны вести учет продукции в ЕГАИС. Бутылки, которые числятся на вас в ЕГАИС, должны совпадать с тем количеством, которое у вас есть на самом деле.

    СБИС сравнит данные вашей учетной системы и в ЕГАИС, а результаты сведет в наглядную таблицу — открыли ее и сразу видно, есть ли расхождения. Выровняйте остатки в два клика сразу по всем точкам, необходимые документы заполнятся автоматом.

  • Как списать бутылку, если ее украли?

    В зависимости от того, где числится украденная продукция, — на оптовом или розничном регистре остатков ЕГАИС — ее нужно списать с этого регистра. Укажите причину «Недостача» (хищение, злоупотребление материально ответственных лиц, ошибки учета, естественная убыль).

    Если на продукции были марки нового образца, списание должно быть только с первого регистра, также обязательно указать марку с украденной бутылки. ФСРАР предлагает определять ее методом исключения, сравнивая остаток марок в ЕГАИС на торговой точке.

  • При сканировании акцизной марки обнаружили, что такой марки в документе нет. Эту бутылку нужно вернуть поставщику или есть возможность оформить пересорт?

    Если при проверке выявилась марка, которой нет в ТТН, мы рекомендуем или оформить на нее расхождение, или отклонить всю ТТН. Пересорт в ЕГАИС — это механизм устранения ошибок учета, возникших при поступлении продукции. Лучше сразу не ошибаться и принимать к учету только ту продукцию, которая фактически поступила. Акт расхождения делается только в меньшую сторону.

  • Как списывать новые акцизы на представительские расходы?

    Оформляется списанием с первого регистра с причиной «Проверки» — списание объема продукции, израсходованной на лабораторные нужды для прохождения добровольной проверки качества, рекламные образцы. Требуется указание всех акцизных марок.

  • Что делать, если утвердили ТТН с бутылкой, у которой штрихкод не совпадает с приходом?

    Исходя из методологии помарочного учета, эту ситуацию следует исправлять так: нужно поставить на баланс третьего регистра реально присутствующие в магазине марки. При этом количество продукции на первом регистре не изменится, но на третьем регистре (регистре марок) возникнет излишек марок, которой сам удалится, как только остаток по данной партии станет нулевым.

  • Можно ли с помощью приложения «СБИС на Складе» осуществлять прием алкогольной продукции?

    Да, в приложении «СБИС на Складе» такая возможность есть. При приемке кладовщик открывает в приложении накладную и сканирует акцизные марки товаров Bluetooth-сканером или камерой телефона. СБИС покажет соответствие количества и ассортимента поступления документу.

  • Бутылку списали как бой, списание утверждено в ЕГАИС, но бутылка все еще числится на остатках. Что делать?

    Необходимо проверить и исправить ошибки расчета себестоимости, запросить актуальную информацию об остатках алкогольной продукции, после чего вновь запустить расчет себестоимости.

  • Декларация в ФСРАР подразумевает розничные продажи, слова «опт» там нет. Не будет ли списание с оптового регистра нарушением при подаче декларации?

    Регистры учета (первый и второй) — это условность, реализованная в ЕГАИС. Они совместно образуют общий остаток продукции, который и следует отражать в декларации. Подробнее о регистрах остатков вы можете почитать в этой статье.

  • Как провести инвентаризацию: по двум регистрам отдельно, по старым и новым маркам, или сканировать все сразу?

    Инвентаризация — это складской документ. Реквизиты этого документа — склад и организация. Следовательно, разделения остатков по регистрам ЕГАИС в ней нет. Если вы ведете учет в СБИС: проводите поступления, списания, реализации, сканируя марки любого образца, так вы получите актуальный общий остаток на складе. Затем сравните полученный результат с остатками в ЕГАИС.

    Подробнее об инвентаризации алкоголя можно узнать в этой статье.

  • Что делать, если старая акцизная марка была повреждена, а товаровед не помнит, когда был приход?

    Акцизная марка является индикатором подлинности алкоголя. Оборот алкоголя с поврежденными марками запрещен. С точки зрения ФСРАР такая продукция является контрафактом.

  • В нашей организации СБИС используется только для учета алкоголя. Продажа в розницу осуществляется через другое кассовое ПО. Будут ли при такой схеме марки списываться с учета? Или они спишутся только с ЕГАИСа?

    Алкоголь будет списываться с ЕГАИС в момент пробития чека. С учета в СБИС марка будет списываться только в том случае, если проведена реализация розницы с АМ.

  • Если в продажу все же попала бутылка с некорректной маркой, как себя поведет СБИС Розница?

    В момент продажи продукции возникнет ошибка с текстом «продукция не поступала в магазин по поштучному учету».

  • Если при продаже используется сторонняя учетная система, а списания алкоголя производится в СБИС ЕГАИС, нужно ли создавать отдельные списания в СБИС?

    Если сторонняя учетная система оформляет продажи чеками ЕГАИС, формировать списания в СБИС не нужно.

    Если вторая учетная система используется при оказании услуг общепита, то придется оформлять разные документы списания. Альтернативный выход — возврат всей маркированной продукции со второго регистра остатков на первый. После этого можно будет формировать одно списание с опта.

    В любом случае списание вскрытой бутылки нужно регистрировать. В документ ЕГАИС «Списание с розницы» можно загрузить наименования из xml-файла, который был сформирован в сторонней системе.

  • Каким образом можно вернуть всю маркированную продукцию со второго регистра на первый?

    Необходимо оформить возврат из торгового зала по инструкции.

  • Реализован ли поиск акцизного алкоголя только по акцизной марке в окне продажи, без добавления штрихкода в карточку товара?

    Способ добавления акцизного алкоголя в продажу практически не поменялся. Кассир все так же может добавить его путем сканирования только акцизной марки. Если есть интернет-соединение, СБИС найдет карточку по поступлению.

  • Если отсканировать в ТНН только некоторые акцизные марки, присутствующие в документе? Будет ли в СБИС предупреждать об этом?

    Предупреждение возникать не будет, в строке наименования будет отображаться желтый значок «s/n». Важный момент: если не нажать в ТТН «оформить расхождения», то ТТН принимается полностью.

Маркировка алкоголя

Последние новости

Все материалы на этой странице носят информационный характер и не являются рекламой алкогольной продукции