Учет алкоголя в ЕГАИС
ЕГАИС — единая государственная автоматизированная информационная система. Участники алкогольного рынка обязаны отчитываться в нее о выпуске, приемке, перемещениях и продажах алкоголя.
Что вы узнаете
Закон о ЕГАИС
Федеральный закон от 22 ноября 1995 г. № 171-ФЗ является основным в области производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции, а также пива и напитков на основе пива.
Федеральный закон от 29.06.2015 № 182-ФЗ внес изменения в Федеральный закон № 171 в плане подключения к ЕГАИС оптового и розничного звена, а также производителей пива и пивных напитков.
Приказ Росалкогольрегулирования от 17.12.2020 № 397 регламентирует используемые формы документов ЕГАИС и сроки их подачи.
Постановление Правительства РФ от 31.12.2020 No 2466 регламентирует правила ведения ЕГАИС
Зачем нужен ЕГАИС
В России создали единую систему, чтобы контролировать алкогольную продукцию и избавляться от поддельных товаров. Для этого государство контролирует путь каждой бутылки — от производства до продавца и покупателя. Производитель отправляет сведения о новом алкоголе в ЕГАИС. При оформлении поставки создает накладную, которую отправляет в госсистему, и сообщает, что передает определенный ящик вина другому собственнику.
Покупатель получает накладную и принимает ее — так отчитывается в ЕГАИС, что должная поставка вина у него. Если какая-то бутылка разбилась, оформляет списание — говорит системе, что этой бутылки больше нет. При продаже онлайн-касса формирует чек — система узнает, что вино из магазина перешло к покупателю. Путь бутылки закончился — государство проконтролировало его. Если в цепочку попадет подделка, ее сразу вычислят: кода бутылки не будет в базе.
Участники системы
Закон требует, чтобы к ЕГАИС подключились все, кто продает или покупает алкоголь для бизнеса.
| Участники | Функционал |
|---|---|
| Производители | Регистрируют новый вид алкоголя в федеральном реестре, получают коды. При отгрузке добавляют акцизные марки в ТТН и отправляют дистрибьютору и в госсистему |
| Оптовые поставщики | Фиксируют в ЕГАИС закупку и реализацию продукции. При поступлении подтверждают акцизную марку каждой бутылки, а при продаже — добавляют марки в ТТН |
| Розничные продавцы | Фиксируют в единой системе закупку, перемещение и продажу алкоголя через онлайн-кассу |
| Заведения общепита | Отчитываются о закупке и реализации |
Схема работы
- 1. Производитель или импортер наклеивает акцизную марку на каждую бутылку, регистрирует этот код в ЕГАИС Алкоголь и фиксирует производство/импорт.
- 2. Производитель или импортер при отгрузке формирует товарно-транспортную накладную (ТТН) и регистрирует ее в ЕГАИС.
- 3. Дистрибьютор получает ТТН из госсистемы. В течение трех дней принимает товар, сверяет фактически поступившую продукцию с ТТН, а затем подтверждает или отклоняет накладную.
- 4. Поставщик при отгрузке также оформляет ТТН, распечатывает накладную и передает клиенту вместе с товаром.
- 5. Розничный магазин или общепит получает ТТН из ЕГАИС, сверяет фактически поступившую продукцию с ТТН, а затем обрабатывает накладную.
- 6. При продаже кассир сканирует акцизную марку — информация о ней передается в единую госсистему.
Как подключиться к ЕГАИС
Шаг 1: Зарегистрируйте коды ОКВЭД
Если работаете с алкоголем, нужно зарегистрировать в налоговой определенные коды ОКВЭД. Для розницы и общепита они разные.
Код ОКВЭД для розничных магазинов:
- 47.25.11 — продажа алкогольных напитков, кроме пива;
- 47.25.12 — розничная торговля пивом.
Код ОКВЭД для общепита:
- 56.30 — изготовление и продажа напитков в заведении;
- 47.25 — розничная продажа алкогольных напитков.
Шаг 2: Получите ЭП, соответствующую требованиям ЕГАИС
Для подключения не подойдут те подписи, которые предназначены для отчетности. Это связано с техническими особенностями ключевых носителей и требованиями безопасности. Но с помощью подписи для ЕГАИС можно оформлять отчетность.
Каждая торговая точка со своим КПП должна иметь собственную электронную подпись. Для ИП требования мягче — им хватит одного сертификата на все точки.
Подпись может быть на носителе JaCarta или Рутокен ЭЦП 2.0.
Оформить заявку на получение ЭП
Шаг 3: Авторизуйтесь в личном кабинете ЕГАИС
Мы собрали подробную инструкцию, как пройти авторизацию в ЛК госсистемы.
Шаг 4: Сгенерируйте RSA-ключ для защищенного соединения с сервером ЕГАИС
Он должен быть уникальным для каждого КПП организации. Подробнее тут.
Шаг 5: Установите УТМ
Обмен данными между вашей учетной системой и сервером госсистемы осуществляется с помощью транспортного модуля. Скачайте УТМ (ФС РАР предоставляет его бесплатно) и установите его на ПК в точке продаж.
Шаг 6: Настройте интеграцию УТМ с учетной системой
УТМ не имеет пользовательского интерфейса, поэтому его обязательно интегрировать в учетную систему.
В СБИС есть 2 варианта интеграции:
- СБИС <—> УТМ. Ведите учет в программе СБИС и оформляйте документы на алкоголь, как на обычный товар. По каждой операции все данные отправятся в ЕГАИС автоматически. Настройте по инструкции.
- Учетная система <—> СБИС <—> транспортный модуль. СБИС получит накладные из ЕГАИС и загрузит к вам, отправит данные по всем операциям с алкоголем в единую госсистему, покажет остатки. Для 1С есть решение из коробки. Выберите способ настройки.
Регистры в ЕГАИС: что это такое и как с ними работать
ЕГАИС отслеживает не только реализацию алкоголя, но и данные о его остатках на территории склада или точки продаж. Для этого все организации обязаны вести учет алкогольной продукции в хранилищах-регистрах.
Изначально было создано два регистра — складской и розничный. Но с введением помарочного учета в ЕГАИС введена блокировка второго регистра для крепкого алкоголя и добавлен третий регистр.
Сейчас в информационной системе существует три регистра:
- Регистр 1 — складской. Сюда попадает весь алкоголь после приемки.
- Регистр 2 — розничный. Сюда попадают немаркированный алкоголь (пиво и пивные напитки) и с марками старого образца. Учет ведется по наименованиям без учета партий.
- Регистр 3 — сюда записываются только марки (не бутылки) крепкого алкоголя. Существует только в связке с 1 регистром — при продажах данные списываются с 1 и 3 регистра сразу.
В СБИС вы можете включить автоматическое перемещение между регистрами — при поступлении сервис сам отправит бутылку на нужный регистр. Даже если вы по ошибке переместите алкоголь не туда, СБИС не даст этого сделать, и вы не получите штраф.
Помарочный учет алкоголя
Учет в ЕГАИС делится на помарочный и немаркируемый. Для алкоголя, имеющего марки (ФСМ), учет ведется с их указанием во всех документах — при списаниях, отгрузке, продажах. Маркированный алкоголь запрещено перемещать на розничный (второй) регистр остатков.
Как работать с крепким алкоголем
Крепкий алкоголь подлежит поштучному учету, поэтому при приемке, продажах и списаниях необходимо отчитываться по каждой бутылке, указывая акцизную марку.
Приемка крепкого алкоголя
Что понадобится
- 1.Подключение к ЕГАИС, чтобы передавать туда данные. Например, СБИС ЕГАИС.
- 2.Оборудование для сканирования акцизных марок.
Как принимать
Получите товарно-транспортную накладную (ТТН) из госсистемы. Проверьте все акцизные марки — для этого отсканируйте коды с каждой бутылки. Если все хорошо, подтвердите ТТН. Если есть несовпадения — оформите акт о расхождении. Можно сразу подтвердить всю поставку без проверки.
Оборудование для ввода и проверки акцизных марок
Приложение на ваш смартфонБесплатно
![]()
Бесплатно
Для небольших складов
Просто установите на него приложение SABY Docs.
+ приложение бесплатное
+ работает без привязки к компьютеру
+ сразу видно результаты проверки
- небольшая скорость сканирования
- неударопрочный
2D-cканерот 2 200 ₽
Для средних складов
+ высокая скорость сканирования
+ точное сканирование
- работа только с компьютером
- ограниченная дальность действия
- неударопрочный
Терминал сбора данныхот 12 500 ₽
Для больших складов
+ ударопрочный
+ наглядный
+ работает без привязки к компьютеру
+ высокая скорость сканирования
+ точное сканирование
Продажа крепкого алкоголя
Что понадобится
- 1.Подключение к ЕГАИС, чтобы передавать акцизные марки. Например, СБИС ЕГАИС.
- 2.Онлайн-касса с ОФД и подключением к единой информационной системе. Ещё не автоматизировались? Оборудуем «под ключ».
- 3.2D-сканер для считывания акцизных марок. Выберите подходящий в нашем каталоге.
Как продавать крепкий алкоголь в рознице
Продавать маркированный алкоголь нужно при помощи онлайн-кассы. Кассир добавляет бутылку в чек и сканирует акцизную марку — данные передадутся в ЕГАИС, продукция спишется.
СБИС предупредит кассира, если продажа будет нарушать закон, если сканированная марка еще не была принята к учету или уже была продана, а также проконтролирует время продаж и минимальную рыночную цену. Еще больше возможностей
Как продавать крепкий алкоголь в общепите
Работа с ЕГАИС Алкоголь в общепите имеет особенности — алкоголь продается не только целыми бутылками, но и бокалами, порциями и используется в составе блюд или коктейлей. Поэтому в единую систему отправляются данные не о проданной, а о вскрытой бутылке.
Для этого бармен или официант сканирует акцизную марку и оформляет списание с причиной «Реализация».
В СБИС документы списания автоматически формируются и передаются в ЕГАИС по итогам закрытия кассовой смены.
Списания при бое, порче, краже
При отклонении в учете из-за кражи, убытка, порчи, пересортицы, повреждения акцизной марки в ЕГАИС оформляется документ списания. В нем всегда указывается причина, по которой бутылки списываются, например, «Порча» или «Недостача».
Как работать с пивом и пивными напитками
По слабоалкогольной продукции — пиву, сидру, медовухе, пуаре и другим напиткам на основе пива — также нужно отчитываться в ЕГАИС. Но по ним нужно фиксировать только сам факт закупки партии товара (сколько пива поступило от поставщика) и ежеквартально сдавать декларацию об оборотах (сколько пива продано).
При продаже пива в розлив нужно передать данные о факте вскрытия тары — когда откупорили бутылку или распечатали новую кегу. Внести данные необходимо не позднее, чем на следующий день.
Обо всех особенностях при работе с пивом в ЕГАИС подробно рассказали в ликбезе «ЕГАИС для пива»
Отчетность в ФСРАР
Все участники алкогольного рынка обязаны сдавать отчетность в Росалкогольрегулирование.
Формы, по которым должны отчитываться организации:
- 1-3, 5 и 6 — юридические лица (ЮЛ), производящие/продающие алкоголь оптом;
- 4 — ЮЛ, закупающие этиловый спирт, алкогольную и спиртосодержащую продукцию;
- 7 — ЮЛ, продающие алкоголь в розницу: предприятия общепита; организации, продающие алкоголь в населенных пунктах без интернет-связи, которым разрешено не фиксировать продажи в ЕГАИС;
- 8 — ЮЛ и ИП, продающие пиво в розницу;
- 9 — организации, которые закупают и используют фармацевтическую субстанцию спирта этилового (этанол) или этиловый спирт в объеме, не превышающем 200 декалитров в год;
- 10 — организации, которые производят, изготавливают и ведут оборот спиртосодержащих лекарственных препаратов, а также спиртосодержащих медицинских изделий в объеме, превышающем 200 декалитров в год.
- 1а — ЮЛ и ИП, которые производят вино и игристое вино.
- 1б — организации, которые производят российскую винодельческую продукцию защищенных наименований и осуществляют полный цикл производства дистиллятов.
Сроки сдачи:
Декларации 1-10 — сдают ежеквартально, не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.
Формы 1а и 1б — сдают ежегодно, не позднее 15 февраля года, следующего за отчетным.
СБИС сам соберет все данные, которые отправлялись в ЕГАИС за квартал, и подставит их в отчет. Информация за предыдущие периоды подтянется в документ автоматически. Вам остается — только отправить.
Штрафы за нарушения работы в ЕГАИС
Штраф | Физические лица | Юридические лица |
|---|---|---|
Если компания нарушит порядок фиксации сведений в ЕГАИС:
| до 15 тыс.₽ | 150 тыс. — 200 тыс.₽ |
За незаконное производство и/или оборот этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции предусмотрена уголовная ответственность в соответствии со ст. 171.3 УК РФ.
Частые вопросы
-
Если мы ИП и торгуем только пивом, нужен ли нам сканер?
Если торгуете только пивом, можно обойтись без сканера. Для торговли вам нужны онлайн-касса и подключение к ЕГАИС, чтобы фиксировать факт закупки пива и отчитываться о том, сколько пива продано.
-
Нужен ли сканер для небольшого кафе-бара?
Если продаете крепкий алкоголь, нужен. При списании необходимо отсканировать акцизную марку с каждой бутылки.
-
Как подтверждать ТТН в сельском поселении, где интернет в магазине может пропасть более, чем на 3 дня?
Для поселений установлены максимальные сроки подтверждения накладных поставщику — 7 дней. За это время вам нужно найти место с доступом в интернет.
-
Нужно ли вести учет остатков алкоголя?
Да, в соответствии с требованиями ФСРАР организации оптовой и розничной торговли должны вести учет продукции в ЕГАИС. Бутылки, которые числятся на вас в единой системе, должны совпадать с тем количеством, которое у вас есть на самом деле.
СБИС сравнит данные вашей учетной системы и в ЕГАИС, а результаты сведет в наглядную таблицу — открыли ее и сразу видно, есть ли расхождения. Выровняйте остатки в два клика сразу по всем точкам, необходимые документы заполнятся автоматом.
-
Как списать бутылку, если ее украли?
Если продукция была маркированной, списание должно быть с первого регистра и нужно указать марку с украденной бутылки. ФСРАР предлагает определять ее методом исключения, сравнивая остаток марок в ЕГАИС на торговой точке. Если украли немаркированный алкоголь — нужно оформить списание с регистра, на котором находится остаток. В списании укажите причину «Недостача» (хищение, злоупотребление материально ответственных лиц, ошибки учета, естественная убыль).
-
При сканировании акцизной марки обнаружили, что такой марки в документе нет. Эту бутылку нужно вернуть поставщику или есть возможность оформить пересорт?
Если при проверке выявилась марка, которой нет в ТТН, мы рекомендуем или оформить на нее расхождение, или отклонить всю ТТН. Пересорт в ЕГАИС — это механизм устранения ошибок учета, возникших при поступлении продукции. Лучше сразу не ошибаться и принимать к учету только ту продукцию, которая фактически поступила. Акт расхождения делается только в меньшую сторону.
-
Как списывать алкоголь на представительские расходы?
Оформляется списанием с причиной «Проверки» — списание объема продукции, израсходованной на лабораторные нужды для прохождения добровольной проверки качества, рекламные образцы. Для маркированного алкоголя требуется указание всех акцизных марок.
-
Что делать, если утвердили ТТН с бутылкой, у которой штрихкод не совпадает с приходом?
Исходя из методологии помарочного учета, эту ситуацию следует исправлять так: нужно поставить на баланс третьего регистра реально присутствующие в магазине марки. При этом количество продукции на первом регистре не изменится, но на третьем регистре (регистре марок) возникнет излишек марок, которой сам удалится, как только остаток по данной партии станет нулевым.
-
Можно ли с помощью приложения «СБИС Доки» осуществлять прием алкогольной продукции?
Да, в приложении «СБИС Доки» такая возможность есть. При приемке кладовщик открывает в приложении накладную и сканирует акцизные марки товаров Bluetooth-сканером или камерой телефона. СБИС покажет соответствие количества и ассортимента поступления документу.
-
Бутылку списали как бой, списание утверждено в ЕГАИС, но бутылка все еще числится на остатках. Что делать?
Необходимо проверить и исправить ошибки расчета себестоимости, запросить актуальную информацию об остатках алкогольной продукции, после чего вновь запустить расчет себестоимости.
-
Декларация в ФСРАР подразумевает розничные продажи, слова «опт» там нет. Не будет ли списание с оптового регистра нарушением при подаче декларации?
Регистры учета (первый и второй) — это условность, реализованная в ЕГАИС. Они совместно образуют общий остаток продукции, который и следует отражать в декларации. Подробнее о регистрах остатков вы можете почитать в этой статье.
-
Как провести инвентаризацию: по маркированному и немаркированному алкоголю
Инвентаризация — это складской документ. Реквизиты этого документа — склад и организация. Следовательно, разделения остатков по регистрам ЕГАИС в ней нет. Если вы ведете учет в СБИС: проводите поступления, списания, реализации, сканируя марки, так вы получите актуальный общий остаток на складе. Затем сравните полученный результат с остатками в единой госсистеме.
Подробнее об инвентаризации алкоголя можно узнать в этой статье.
-
В нашей организации СБИС используется только для учета алкоголя. Продажа в розницу осуществляется через другое кассовое ПО. Будут ли при такой схеме марки списываться с учета? Или они спишутся только с ЕГАИСа?
Алкоголь будет списываться с ЕГАИС в момент пробития чека. С учета в СБИС марка будет списываться только в том случае, если проведена реализация розницы с ФСМ.
-
Если в продажу все же попала бутылка с некорректной маркой, как себя поведет СБИС Розница?
В момент продажи продукции возникнет ошибка с текстом «продукция не поступала в магазин по поштучному учету».
-
Если при продаже используется сторонняя учетная система, а списания алкоголя производится в СБИС ЕГАИС, нужно ли создавать отдельные списания в СБИС?
Если сторонняя учетная система оформляет продажи чеками ЕГАИС, формировать списания в СБИС не нужно.
Если вторая учетная система используется при оказании услуг общепита, то придется оформлять разные документы списания. Альтернативный выход — возврат всей маркированной продукции со второго регистра остатков на первый. После этого можно будет формировать одно списание с опта.
В любом случае списание вскрытой бутылки нужно регистрировать. В документ ЕГАИС «Списание с розницы» можно загрузить наименования из xml-файла, который был сформирован в сторонней системе.
-
Реализован ли поиск акцизного алкоголя только по акцизной марке в окне продажи, без добавления штрихкода в карточку товара?
Способ добавления акцизного алкоголя в продажу практически не поменялся. Кассир все так же может добавить его путем сканирования только акцизной марки. Если есть интернет-соединение, СБИС найдет карточку по поступлению.
-
Если отсканировать в ТНН только некоторые акцизные марки, присутствующие в документе? Будет ли в СБИС предупреждать об этом?
Предупреждение возникать не будет, в строке наименования будет отображаться желтый значок «s/n». Важный момент: если не нажать в ТТН «оформить расхождения», то ТТН принимается полностью.
Видеоматериалы по теме
Теперь процесс легко автоматизировать.
Инструкция для корректного обмена документами с поставщиками и покупателями.
Рассказываем, как работать по-новому в соответствии с законом.
Рассказываем, что происходит и как подготовиться.
Что делать, если ваш УТМ перестал работать или работает нестабильно.
Все материалы на этой странице носят информационный характер и не являются рекламой алкогольной продукции