Инвентаризация позволяет проверить, совпадает ли фактическое количество алкоголя на складе с количеством остатков, которые числятся в ЕГАИС и в учетной системе. Проводить инвентаризацию следует на каждом складе отдельно. Если во время инвентаризации поступил товар, примите его на склад после того, как завершите проверку остатков. Только после этого укажите в поступлении дату принятия к учету.
- Закройте кассовую смену.
- Убедитесь, что:
- все документы утверждены и проведены в ЕГАИС. Удалите списания и перемещения в торговый зал, которые не зарегистрированы в ЕГАИС;
- в проведенных поступлениях верно указаны получатель и склад;
- алкогольные позиции в каталоге находятся в одном разделе. Если есть несколько папок, например «Алкогольная продукция» и «Новые алкогольные товары», переместите наименования.
- Проверьте остатки алкоголя в ЕГАИС. Порядок действий зависит от того, как вы продаете алкоголь:
- оптом — обновите остатки ЕГАИС и убедитесь, что вся продукция числится на оптовом регистре;
- в розницу — перенесите алкогольную продукцию со старыми марками на второй регистр. Он предусматривает количественный учет, поэтому партии выбирать не потребуется.
- Подключите сканер и убедитесь, что он работает.
- Остановите товародвижение алкоголя — отгрузку, поступление — не только в программе, но и фактическое.
Итог: документы и остатки проверены, создайте документ «Инвентаризация».
- Создайте документ «Инвентаризация».
- Проверьте, правильно ли указана организация. Для этого наведите указатель мыши на ее название и в открывшейся визитке сверьте ИНН/КПП.
- Убедитесь, что верно определился склад — тот, где проводите инвентаризацию. Если нет, укажите правильный.
- Выберите раздел каталога с алкогольной продукцией.
- Укажите дату и время, на которые нужно зафиксировать остатки.
Например: если вы начали проводить инвентаризацию 10 января 2020 в 8 утра, то в документе «Инвентаризация» укажите дату 10.01.2020 и время 08:00. При установке времени «на утро» будет установлено условное время 00:01, «на вечер» — 23:59.
- По умолчанию остатки зафиксируются по количеству. Себестоимость будет рассчитана автоматически и может измениться при перемещении алкоголя между партиями или регистрами. Чтобы указать сумму вручную, выберите способ фиксации остатков «по количеству и сумме».
- Нажмите ссылку «Заполните» — в инвентаризацию из раздела с алкогольной продукцией будут добавлены все наименования, у которых по документам есть остаток. Его количетво отобразится в графе «В учете».
- Чтобы вся добавленная продукция правильно распределилась по партиям и регистрам, укажите как вы торгуете алкоголем.
- Для оптовых продаж — выберите «Алкоголь опт». Продукция будет фиксироваться только на оптовых партиях. Все нераспределенные излишки отобразятся на партии «Без документа».
- Для розничных продаж и общепита — «Алкоголь торговый зал». Поштучный алкоголь, всегда распределяется на опт, а все остальное на розничный остаток.
Итог: документ «Инвентаризация» создан, реквизиты заполнены, введите фактические остатки.
- Укажите, сколько продукции фактически есть на складе.
- Маркированный алкоголь — сканируйте акцизную марку каждой бутылки, которая находится в торговом зале и на складе. Используйте сканер, потому что «СБИС На складе» не подходит для инвентаризации алкоголя.
Убедитесь, что при сканировании фактическое количество увеличивается на единицу. В результате число в столбце «Факт» должно быть равно количеству сканированных марок.
- Немаркированный — пересчитайте бутылки и для каждого наименования укажите количество вручную в поле «Факт».
СБИС автоматически подбирает партии. Чтобы указать их вручную, откройте расширенное редактирование наименования. В блоке «По партиям» нажмите
и выберите приход.
- Маркированный алкоголь — сканируйте акцизную марку каждой бутылки, которая находится в торговом зале и на складе. Используйте сканер, потому что «СБИС На складе» не подходит для инвентаризации алкоголя.
- Если фиксируете остатки по количеству и сумме, укажите себестоимость:
- среднюю — для остатков, которые числятся на регистре «Торговый зал»;
- отдельно по каждой партии — для алкоголя на опте.
- Убедитесь, что все остатки распределены по партиям. Для этого откройте фильтр «Все наименования». Если в списке нет пункта «Без документов», значит остатки распределены.
- Проверьте наименования, по которым обнаружены отклонения. СБИС автоматически рассчитывает разницу между значениями «В наличии» и «В учете»: недостача выделена красным цветом, излишки — зеленым.
Спишите бутылки, которые числяться в учете, но не найдены на складе.
Итог: в инвентаризации указано фактическое количество алкоголя. Проведите документ.
- В акте инвентаризации нажмите «Провести».
- Что делать, если появилась ошибка «Операция невозможно. Излишки необходимо распределить по партиям»?
- Запустите расчет себестоимости.
- Обновите отчет «Остатки» и проверьте, нет ли отклонений. Если есть, сведите остатки на складе и в ЕГАИС.
Итог: на складе зафиксировано фактическое количество алкоголя, остатки по учету и в ЕГАИС выровнены.