В алкогольные декларации, которые заполняются по данным накладных (№ 2-4, 7 и 8), можно загрузить файлы от поставщиков в формате *.xls. Файлы должны быть заполнены по шаблону.
Шаблоны xls-файлов:
- Форма №7 Декларация об объеме розничной продажи алк. (за искл. пива, сидра, пуаре и медовухи) и спиртосодерж. продукции.
- Форма №8 Декларация об объеме розничной продажи пива и пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи.
Как загрузить
- В отчете нажмите
, выберите «Загрузить», затем «Файл от поставщика». 
- Отметьте флагом
файл, который нужно загрузить. - Укажите подразделение, поставщика и лицензию. Нажмите «Загрузить».
Требования к xls-файлу
Для корректного импорта xls-файл должен строго соответствовать требованиям:
Количество и название листов
В формах 1-4 должно быть 2 листа. Название первого — код формы (1, 2, 3, 4), второго — «Реквизиты».
В формах «7» и «8» может быть как 2, так и 3 листа. Обязательно должны присутствовать листы «11-2» (или «12-2») и «Реквизиты». Если поставщик заполняет данные по поступлениям и расходу (Раздел 1), то лист с этой таблицей должен называться «11-1» (или «12-1»).
Шаблоны xls-файлов:
- Форма №1 Декларация об объеме пр-ва и оборота алкогольной продукции.
- Форма №2 Декларация об объеме оборота этилового спирта, алк. и спиртосодерж. продукции.
- Форма №3 Декларация об объеме поставки этилового спирта, алк. и спиртосодержащей продукции.
- Форма №4 Декларация об объеме закупки этилового спирта, алк. и спиртосодержащей продукции.
- Форма №7 Декларация об объеме розничной продажи алк. (за искл. пива, сидра, пуаре и медовухи) и спиртосодерж. продукции.
- Форма №8 Декларация об объеме розничной продажи пива и пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи.
Как загрузить
- В отчете нажмите «Импорт данных из *.xls».
- Выберите файл и нажмите «Импортировать».
- Заполните данные о месте осуществления деятельности и сохраните.
Требования к xls-файлу
Для корректного импорта xls-файл должен строго соответствовать требованиям:
Количество и название листов
В формах 1-4 должно быть 2 листа. Название первого — код формы (1, 2, 3, 4), второго — «Реквизиты».
В формах «7» и «8» может быть как 2, так и 3 листа. Обязательно должны присутствовать листы «7-2» (или «8-2») и «Реквизиты». Если поставщик заполняет данные по поступлениям и расходу (Раздел 1), то лист с этой таблицей должен называться «7-1» (или «8-1»).
Заполнение листа «Реквизиты»
На листе «Реквизиты» указывается организация, которая является отправителем декларации, или ее обособленные подразделения. Данные с этого листа будут отображаться в разделе «Сведения об организации/обособленном подразделении». Реквизиты организации должны быть введены корректно: сокращение города, населенного пункта и улицы нужно указывать после названия и без точек.
Например, город Ярославль -> «Ярославль г», село Великое -> «Великое с», улица Медиков -> «Медиков ул»
Заполнение таблиц
Требования к структуре таблиц обусловлены приказом, утверждающим формы отчетности в Росалкогольрегулировании.
В таблицах не должно быть лишних строк, таких как:
- «По организации»;
- «Итого по производителю/импортеру ООО "Золотое дно" и коду 520:»;
- «по месту нахождения обособленного подразделения: ИНН 7604074992,150001, Ярославская обл, Ярославль г, Московский пр-кт, дом № 12»;
- «Итого по обособленному подразделению»;
- «Возвраты по организации. Итого».
Эти строки не предусмотрены шаблоном и не позволяют корректно загрузить данные.
Форма №1 — информация по отгрузкам потребителям в РФ по регионам расшифровывается в дополнительных строках.
Форма №3 и 4 — графа «Адрес» на листе 3 (или 4) должна заполняться следующим образом: индекс, код региона, район, город, населенный пункт, улица, дом, квартира. Эти элементы должны быть разделены запятыми и между ними не должно быть пробелов. Пустые элементы обозначаются запятыми.
Например: 150001,76,,Ярославль г,,Московский пр-т,12.