МАССОВАЯ РАССЫЛКА ДОКУМЕНТОВ

Зачастую возникает необходимость разослать один документ нескольким контрагентам (как правило, это неформализованный файл в формате word, pdf и пр.).

Отличие массовой рассылки от индивидуальной заключается только в том, что исходный файл не должен удаляться (переноситься в архив) после отправки контрагенту.

Для того, чтобы осуществить рассылку файла с помощью СБИС Коннект (как в составе пакета документов, так и отдельно) необходимо выполнить два условия:

  • Рассылаемый файл должен находится вне рабочей папки СБИС Коннект.
  • В атрибуте «Имя» тега «Вложение» должен быть указан абсолютный путь до рассылаемого файла.
    Например:<Вложение ИмяФайла="c:\Рассылка\Уведомление о смене КПП.pdf"/>

Рассмотрим массовую рассылку документов на примере: всем организациям, перечисленным в таблице Excel, необходимо отправить один и тот же файл/файлы.

Чтобы произвести массовую рассылку файлов по списку клиентов необходимо:

  1. Подготовить xls-файл формата «Книга Excel 97-2003» со списком получателей и рассылаемых файлов, и положить этот xls-файл в каталог «Отправляемые».
  2. Выполнить необходимые настройки СБИС Коннекта.

Для успешной рассылки на компьютере должен быть установлен пакет MS Office.

Структура xls-файла со списком получателей

Лист1 - список получателей

  1. Первая строка является заголовком таблицы, которая должна содержать следующие заголовки: «ИНН», «КПП», «Название». Порядок следования столбцов не важен.
  2. Начиная со второй строки должны содержаться данные о получателях.

На заметку!

В xls-файле со списком получателей нельзя устанавливать какие-либо фильтры. Иначе при отправке такого файла возникнет ошибка.

Лист2 - параметры отправки

  1. Ячейка B1 — ИНН отправителя.
  2. Ячейка B2 — КПП отправителя.
  3. Ячейка B3 — тип отправляемого пакета документов («ДокОтгрИсх» – документы реализации; «ДоговорИсх» – договоры; «КоррИсх» – корреспонденция). 
  4. Ячейка B4 — название регламента: «Договор» или «Корреспонденция». Если поле не заполнено, то документы будут отправлены по стандартному регламенту. Рекомендуется оставить данную ячейку пустой.
  5. Пятая строка — пустая.
  6. Ячейка A6 — название шапки таблицы — «Файлы». Заполненные значения ячеек ниже (А7, А8, ...) будут восприниматься СБИС Коннектом, как ячейки с именем отправляемого файла.
  7. Ячейки А7, А8,... — полное имя отправляемого файла, включающее абсолютный путь. Отправляемый файл должен быть расположен вне рабочей папки СБИС Коннекта.

После того, как xls-файл готов, его необходимо положить в каталог «Отправляемые».

Параметры настройки СБИС Коннекта

  1. Установить отдельный СБИС Коннект и в настройках утилиты на вкладке «Обмен документами»:
    • Отключить загрузку входящих документов.
    • Отключить загрузку исходящих статусов документов
    • Установить формат обмена документов «Произвольный XLS».
    • Скачать готовое xslt-преобразование и указать путь к нему или имени файла преобразования, если оно лежит в папке «xslt» установочной папки СБИС Коннекта.

  2. На вкладке «Архив» отключить ведение архива.
3
0
Оставьте свой отзыв:
ОТПРАВИТЬ