Как принять на работу электронно

Ксения Корчагина

юрист по трудовому праву и КЭДО

Многие умеют оформлять прием на работу с бумажными документами. Но не все знают, как оформить сотрудника в штат, когда работодатель использует кадровый электронный документооборот. Собрали пошаговую инструкцию, которая поможет разобраться в теме.

О чем узнаете

1. Пошаговая инструкция приема на работу с КЭДО
   • Этап 1. Зарегистрируйте соискателя в системе
   • Этап 2. Получите согласие на КЭДО и ЭВ
   • Этап 3. Оформите электронную подпись
   • Этап 4. Подпишите кадровые документы электронно и отчитайтесь в госорганы
2. Опыт коллег. Как оформляют прием с КЭДО крупные работодатели
3. Чек‑лист по электронному приему

Пошаговая инструкция приема на работу с КЭДО

На самом деле все не так страшно, как кажется в первый момент. Прием на работу при кадровом электронном документообороте отличается от обычного оформления на бумаге всего 3 моментами:

• согласие на КЭДО;
• электронная подпись;
• электронное подписание кадровых документов.

Прием на работу с КЭДО проходит в 4 этапа.

Этап 1. Зарегистрируйте соискателя в системе

1. Запросите у соискателя документы для приема

Список документов для оформления на работу с электронным документооборотом такой же, как при оформлении приема на бумаге. Перечень документов вам подскажет программа, если оформляете прием в системе для кадрового ЭДО СБИС (Saby).

Соискатель предоставляет оригиналы документов, иначе работодатель вправе отказать в приеме.

Дистанционный работник вправе прислать документы электронно, а трудовую книжку вообще не предоставлять. Это допускают чч. 3, 6 ст. 312.2 ТК РФ. 👆 Как принять на работу дистанционного сотрудника

2. Проверьте документы будущего работника

Зачем проверять. Если принять на работу по паспорту, который числится утерянным, работодатель не сможет отчитаться о приеме в госорганы и получит штраф. Если избрать руководителем фирмы человека, которому запрещено управлять бизнесом, налоговая откажет в смене руководителя. Прием на работу с поддельной медкнижкой принесет работодателю штрафы Роспотребнадзора.

Как проверять. Лучше проверять автоматически, чтобы не тратить время на поиск по базам МВД, ФНС, ССП.

Например, программа СБИС (Saby) для КЭДО проверяет работника в момент приема по всем официальным базам. Результат проверки показывает на экране или высылает кадровику уведомление в 1С.

👆 Как проверить сотрудников самостоятельно: инструкция с примерами

В любом случае осмотрите документы, которые предоставил кандидат, на предмет явных подчисток текста, некорректных печатей, вырванных страниц.

3. Внесите данные соискателя в информационную систему работодателя

Вам достаточно отсканировать документы соискателя и указать условия работы, если используете СБИС (Saby). Сервис распознает сканы документов, внесет данные в систему. А еще предзаполнит заявление о приеме на работу, уведомление о КЭДО, согласие на КЭДО, трудовой договор, приказ о приеме — и подберет пакет инструкций под должность работника.

4. Передайте соискателю данные для входа в ЛК системы

В личном кабинете работник будет получать и подписывать электронные кадровые документы. Важно предоставить кандидату доступ в ЛК так, чтобы потом ни у работника, ни у суда не было сомнений в надежности кабинета.

Есть 2 популярных варианта предоставить соискателю доступ в ЛК:

1. Безопасный. Работодатель присылает ссылку для доступа к ЛК, а логин‑пароль для входа соискатель придумывает сам.

   Так реализовано в СБИС (Saby). Будущий работник получает приглашение от отдела кадров по смс, email или в мобильном приложении. Сам придумывает логин и пароль. Входит в ЛК без участия работодателя и подтверждает кликом регистрацию в системе.

2. Спорный. Работодатель предоставляет работнику временные логин и пароль для доступа в ЛК, а работник их меняет при первом входе в кабинет.

   Работники могут потом заявить, что работодатель с самого начала имел доступ к их личному кабинету и подделал электронную подпись на кадровых документах.

Оповещайте сотрудников как удобно:

• email
• смс
• мессенджеры
• push-уведомления

Хочу попробовать

Этап 2. Получите согласие на КЭДО и электронное взаимодействие

На этом этапе проинформируйте соискателя о применении КЭДО, получите его согласие и подпишите с ним соглашение об электронном взаимодействии. Это можно сделать в трех разных документах или в одном, как реализовано в СБИС (Saby) КЭДО.

5. Проинформируйте соискателя о применении КЭДО

Работодатель обязан проинформировать будущего работника о том, что компания взаимодействует с сотрудниками электронно. Это требует ч. 6 ст. 22.2 ТК РФ.

Закон не устанавливает форму информационного письма или способ его вручения. Работодатели вручают такие письма работникам на бумаге или в электронной форме.

6. Подпишите согласие соискателя на КЭДО

У поступающего на работу нужно получить согласие на электронное взаимодействие. Это требует ч. 6 ст. 22.2 ТК РФ.

Согласие не надо запрашивать у тех, кто не имел стажа работы на 31.12.2021. То есть у нынешних выпускников вузов уже не будут спрашивать согласие на электронное взаимодействие. Это допускает ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ.

Форма согласия свободная. Его можно подписать у работника на бумаге или электронно. Закон прямо не устанавливает способ подписания документа.

7. Подпишите соглашение об электронном взаимодействии

Для применения усиленной неквалифицированной ЭП работодатель должен подписать у работника соглашение между участниками электронного взаимодействия. Это требование ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи.

Пропустите этот шаг, если у ваших работников будут усиленные квалифицированные электронные подписи КЭП, — для их применения соглашение не нужно. Как работодателю выбрать между КЭП и НЭП для работника

Справа пример соглашения, которое подписывают работники в СБИС (Saby) для кадрового ЭДО. Соглашение объединяет в себе три документа‑шаблона:

• информационного письма работнику о применении КЭДО;
• согласия на применение КЭДО;
• соглашения об электронном взаимодействии.

Подписать соглашение можно на бумаге или электронно.

Единое соглашение для ЭДО с работником

Этап 3. Оформите электронную подпись

Последовательность действий кадровика на этом этапе зависит от информационной системы, которую применяет работодатель.

8. Сформируйте заявку на выдачу ЭП

Заявка формируется в электронном виде, как правило, по данным работников, которые вы внесли ранее. Работник заявку подписывает на бумаге или подтверждает электронно через портал госуслуг.

9. Выдайте электронную подпись работнику

Программа СБИС (Saby) для кадрового ЭДО умеет выдавать электронную подпись в момент приема на работу, проверив личность работника через портал «Госуслуги» или мобильное приложение «Госключ».

👆 Как технически выдают ЭП в СБИС (Saby). 4 способа

Увы, бывают информационные системы, которые не позволяют выпустить ЭП сразу или не умеют взаимодействовать с «Госключом». Тогда работодателям приходится ждать выпуска ЭП по 2‑3 часа либо гонять работника в удостоверяющий центр.

Этап 4. Подпишите кадровые документы электронно и отчитайтесь в госорганы

10. Составьте трудовой договор, приказ о приеме

При КЭДО этот шаг вы, скорее всего, пропустите. Потому что весь комплект документов для приема за вас составит информационная система работодателя.

Например, в СБИС (Saby) можно создать шаблоны ТД, приказа, листа ознакомления, согласия на обработку ПД. Программа сама заполнит их при приеме данными из скана паспорта соискателя.

👆 Как составить трудовой договор

👆 Что прописать в срочном трудовом договоре

11. Подберите инструкции и ЛНА согласно должности работника

Наверняка и в вашей организации у разных должностей разный пакет ЛНА и инструкций, которые надо вручить под подпись будущему работнику. Менеджеры знакомятся с ЛНА о правилах продаж, бухгалтеры — с положением о бухгалтерии, а охранники — с инструкцией о пропускном пункте.

При ЭДО вы сэкономите рабочее время на подбор ЛНА за счет автоматизации. В СБИС (Saby) можно заранее привязать инструкции и ЛНА к отделу, должности, чтобы при приеме для каждой должности формировался свой пакет документов для ознакомления. Можно установить сроки ознакомления для работника или отправлять автоматически всем новичкам welcome book.

Как отправлять инструкции под подпись автоматически.

Покажем на онлайн‑консультации

Записатьcя

12. Подпишите кадровые документы электронно

Для соблюдения ст. 68 ТК РФ работник должен сначала ознакомиться с ПВТР, ЛНА и только потом поставить подпись в трудовом договоре.

И тут надо учитывать особенность ЭДО. Любой инспектор труда вычислит, если работник сначала подпишет трудовой договор и только потом ознакомится с ЛНА. Это связано с тем, что время подписания документа с точностью до секунд хранится в файле электронной подписи и отражается на штампе об электронном подписании документа. Можно, конечно, направлять документы по очереди, но это затянет время приема.

13. Проведите инструктажи по охране труда

Инструктажи по охране труда проводятся до начала работы, но после оформления приема. Журнал о проведении инструктажа по ОТ не получится подписать у работника электронно, это надо сделать на бумаге, поскольку журналы исключены из числа документов, которые можно оформить по ЭДО. Но зато можно знакомить работников электронно с инструкциями по пожарной безопасности, неэлектротехническому персоналу.

👆 Какие документы по охране труда можно подписывать электронно

14. Отчитайтесь о приеме в госорганы

Далее действуйте, как и при обычном приеме нового работника.

• Отчитайтесь о приеме в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за изданием приказа о приеме.
• Направьте в военкомат сведения о подлежащих воинскому учет гражданах в двухнедельный срок. 👆 Как вести воинский учет в организации
• Сообщите о бывшем госслужащем

  О приеме на работу бывшего государственного или муниципального служащего сообщите его бывшему работодателю, это требует ст. 64.1 ТК РФ и закон о противодействии коррупции. За неуведомление установлен штраф от 100 тысяч ₽ для организаций по ст. 19.29 КоАП РФ. Сообщать нужно только о служащих из специального перечня и если с момента увольнения или перевода со службы прошло не более 2 лет.

  Сообщить нужно в течение 10 дней с момента приема по Правилам сообщения работодателем о заключении трудового или гражданско‑правового договора.

  Что делать, если бывший госслужащий не сообщил сведения о последнем месте работы: работодатель обязан прекратить трудовой договор на основании абз. 5 ч. 1 ст. 84 ТК РФ по основанию, указанному в п. 11 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Это следует из п. 3 ст. 12 закона о противодействии коррупции.

• Внесите запись в трудовую книжку

  Запись о приеме в трудовую книжку делают работнику, который проработал больше 5 дней, и это место работы для него является основным. См. порядок ведения ТК, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

  Когда не нужно вносить запись о приеме в бумажную трудовую книжку

  1. Работник оформлен по совместительству. Но запись нужно сделать, если работник об этом попросил.
  2. Дистанционный работник. Но запись нужно сделать, если работник об этом попросил и предоставил бумажную трудовую (ст. 312.1 ТК РФ).
  3. Работник отказался от бумажной трудовой и перешел на электронную трудовую.
  4. Работник устраивается впервые. С 1 января 2021 на кандидатов без стажа заводят электронные трудовые книжки. Это предусмотрено ст. 2 закона 439‑ФЗ.

👆 Надо ли оформлять личную карточку работника Т‑2

Опыт коллег. Как оформляют прием с КЭДО крупные работодатели

Последовательность действий при электронном приеме на работу работодатель может настроить под себя. Но многое зависит от возможностей выбранной для КЭДО информационной системы. Делимся примерами, как другие крупные работодатели выстраивают прием на работу при электронном документообороте.

В зависимости от задач бизнеса работодатели меняют последовательность этапов или подписывают часть документов на бумаге.

Вариант 1. Бесспорный. Частично на бумаге

Кому подходит. Этот вариант выбирают работодатели, которые опасаются, что в случае судебного спора работник будет оспаривать документы приема по формальным основаниям.

Например, работник может утверждать, что согласие не подписывал, что ЭП получил, не понимая, что делает. Кстати, подобные аргументы один работник уже успешно применил в судебном споре.

Как действуют работодатели:

1. Сначала регистрируют соискателя в системе.
2. Потом распечатывают и подписывают на бумаге предзаполненное системой: уведомление работодателя о КЭДО, согласие на КЭДО, соглашение об электронном взаимодействии, лист ознакомления с Положением о КЭДО, заявление о приеме на работу.
3. Только потом оформляют работнику электронную подпись.
4. Далее подписывают электронно все кадровые документы о приеме.

Почему. Эта группа работодателей рассуждает следующим образом: ст. 22.2 ТК РФ прямо не разрешает подписывать электронно согласие на КЭДО. Пока работник не дал согласие на КЭДО, с ним нельзя ничего подписывать электронно. Поэтому безопаснее оформить согласие на бумаге.

Вариант 2. Быстрый. Все электронно

Кому подходит. Этот вариант выбирают работодатели, у которых много сотрудников, большая текучка кадров или один кадровик на много филиалов. Им важно максимально ускорить прием, уменьшить количество подписываемых документов или провести прием удаленно.

Как действуют работодатели:

1. Регистрируют соискателя в системе.
2. Выпускают электронную подпись и в процессе выпуска подписывают электронно: уведомление работодателя о КЭДО, согласие на КЭДО и соглашение об электронном взаимодействии.
3. После выпуска ЭП соискатель подписывает электронно кадровые документы о приеме.

Почему. Эта группа работодателей рассуждает так: ст. 22.2 ТК РФ прямо не запрещает электронное оформление согласия на КЭДО, поэтому мы можем его подписать электронно, и по собственной форме.

Вариант 3. Популярный. Чтобы ЭП была у всех

Кому подходит. Этот вариант выбирают работодатели, которые стремятся к полному отказу от бумажных документов в работе, у которых внутренний ЭДО.

Как действуют работодатели:

1. Регистрируют соискателя в системе.
2. Оформляют ему электронную подпись.
3. И только потом выясняют согласие сотрудника на КЭДО и подписывают его на бумаге или электронно.

Почему. Эта группа работодателей рассуждает так: даже если сотрудник отказался от КЭДО, он сможет исполнять должностные обязанности и подписывать электронно кадровые документы своих подчиненных — график отпусков подразделения, приказы о командировании сотрудников отдела, требование о даче объяснений, накладные и документы о перемещении ТМЦ. Будет подписывать электронно некадровые документы: задания, отчеты, уведомления о видеосовещаниях.

Чек‑лист по электронному приему

Оформление в штат при ЭДО происходит по тем же правилам, что прием на бумаге. Важнейшее отличие от привычного бумажного оформления — это скорость. По оценкам ведущего медиахолдинга России при КЭДО всего за один день можно подписать сотни кадровых приказов и дополнительных соглашений.

В остальном вы также запрашиваете у соискателя документы, проверяете их. Знакомите будущего работника с ПВТР, ЛНА, составляете трудовой договор, приказ, отчитываетесь о приеме перед госорганами и заполняете трудовую книжку.

Скачивайте чек‑лист по электронному приему работников, чтобы ничего не забыть.

Чек‑лист по приему