Корпоративная социальная сеть

Совещание: создать и настроить

Совещание: создать и настроить

С помощью рабочего события «Совещание» в СБИС можно своевременно оповестить всех участников, сообщить им о повестке собрания, заранее предоставить все нужные документы, подобрать удобное время и место. В календаре каждого участника появится отметка о совещании, необходимая для учета рабочего времени.

В СБИС есть несколько способов организовать совещание:

  • В разделе «Контакты/События» нажмите + Событие и выберите «Совещание».
  • В календаре — так вы сможете посмотреть свободное время в расписании сотрудников.
  • В списке помещений. Наведите курсор на подходящий день, нажмите и укажите «Совещание».

Настроить параметры совещания

  1. Выберите формат встречи:
    • совещание — если требуется личное присутствие каждого участника;
    • видеосовещание — так можно обсудить рабочие вопросы с собеседниками, которые находятся в другом офисе или городе.
  2. Укажите тему совещания. Если описание слишком большое, СБИС предложит задать короткую тему, а остальной текст оставит в отдельном поле.
  3. Добавьте участников, зарегистрированных в СБИС. Инициатор встречи становится участником автоматически. Он же назначается модератором совещания — может менять параметры встречи и назначать других участников модераторами.

    Если человек не зарегистрирован в СБИС, его можно пригласить на видеосовещание, отправив ссылку на email.

  4. Забронируйте место проведения. Если в указанное время помещение занято, запись будет выделена красным.
  5. Нажмите «Когда» и выберите подходящую дату и время собрания в календаре. Кликните , чтобы СБИС подобрал ближайшее свободное время для всех участников и помещения.
  6. Нажмите Старт — участники получат приглашения на мероприятие.

После того как совещание завершено, автор информирует участников об итогах.

Провести совещание по проекту

Прикрепите совещение к задаче или проекту, чтобы зафиксировать встречу и подвести итоги по конкретным вопросам.

Добавить пункт повестки

Добавьте в повестку вопросы, которые необходимо обсудить на совещании, кнопкой « Повестка». Укажите докладчиков, приложите документы или ссылки на источник, чтобы участники могли ознакомиться с информацией заранее.

Настроить регулярные совещания

Некоторые совещания повторяются регулярно – например, ежедневно, раз в неделю или 10 числа каждого месяца. Чтобы не создавать их каждый раз, задайте частоту повторений. Участники будут получать уведомление перед каждым совещанием, а в их календарях автоматически появятся отметки о событии.

Отметка в календаре

Отметка о совещании появится в календаре автоматически у всех участников. Когда сотрудник подтвердит участие, время по событию попадет в табель. Если пользователь проигнорировал приглашение, отметка в календаре будет серой.

Совещание пропадет из календаря, если: