СОБРАТЬ СОВЕЩАНИЕ

Собрать совещание

Организовать совещание или видеосовещание можно несколькими способами:

  • в своем календаре;
  • в разделе «Контакты/Совещания» – на вкладке «Совещания» нажмите  + Совещание 
  • на вкладке «Помещения» – в разделе «Контакты/Совещания» откройте вкладку «Помещения». Кликните день напротив нужного помещения и нажмите «Совещание».

    Если напротив помещения стоит цветная метка, это означает, что оно уже занято. Наведите курсор на метку: вы увидите, в какое время место освободится, и сможете забронировать помещение.

Выберите формат встречи:

  • совещание — если требуется личное присутствие каждого участника в указанном месте;
  • видеосовещание — собрание, для участия в котором сотруднику достаточно зайти в систему с компьютера, оснащенного веб-камерой.

Заполните документ:

  1. В открывшемся документе проверьте дату встречи, укажите время начала и окончания, тему совещания.
  2. Добавьте участников: сотрудников вашей компании, представителей контрагента или просто физических лиц, зарегистрированных в СБИС. Вы, как автор документа, будете занесены в список участников автоматически.
  3. Если напротив фамилии сотрудника появилась отметка , то в это время он занят. Если он находится в отпуске, на больничном или в командировке, напротив фамилии будет стоять значок события.

    По клику на значок можно перейти в его личный календарь и посмотреть. Такой же значок, но синего цвета, появится, если вы наведете курсор на фамилию участника.

    Если участник находится в другом часовом поясе, напротив его фамилии появится подобное обозначение: .
  4. Настройте периодичность совещания – например, оно может каждую неделю во вторник или каждую вторую среду месяца. За несколько дней до встречи календарях участников появится запись о совещании.

  5. Вы можете указать место собрания и тем самым забронировать его. Если оно уже занято, запись будет выделена красным: выберите другое помещение или измените время.
  6. Позаботьтесь, чтобы участники заранее ознакомились с материалами: прикрепите к совещанию схемы, изображения, документацию.

  7. Если на совещании нужно решить несколько вопросов, то укажите его повестку, добавьте докладчиков и описание докладов.

    Откройте полную форму документа, нажав , кликните ссылку «Пункт повестки», укажите название и докладчика, прикрепите документы.

  8. Вы можете прикрепить к совещанию голосование, если вы хотите узнать мнение коллег по какому-либо вопросу. Для этого нажмите «Опрос»: введите вопрос, укажите варианты ответов, настройте голосование.

  9. Нажмите «Согласовать» — документ отправится на согласование участникам совещания. Ваше участие как автора документа обозначится автоматически значком .

Отметка в календаре

Отметка о совещании появится автоматически, если сотрудник включен в число его участников, и останется там, пока он не примет решение. В табель совещание попадет только после согласия принять участие во встрече.

Совещание пропадет из календаря, если:

Права и роли

0
0
Оставьте свой отзыв:
ОТПРАВИТЬ