Бизнес-коммуникации

Создать совещание

Создать совещание

С помощью рабочего события «Совещание» в СБИС можно своевременно оповестить всех участников, сообщить им о повестке собрания, заранее предоставить все нужные документы, подобрать удобное время и место. В календаре каждого участника появится отметка о совещании, необходимая для учета рабочего времени.

В СБИС есть несколько способов организовать совещание:

  • В разделе «Контакты/События» нажмите + Событие.
  • В календаре — так вы сможете посмотреть свободное время в расписании сотрудников.
  • В списке помещений, если вы хотите выбрать время, в которое переговорная свободна. Кликните на зеленую метку, чтобы посмотреть, во сколько место освободится.

Настроить параметры совещания

  1. Выберите формат встречи:
    • совещание — если требуется личное присутствие каждого участника;
    • видеосовещание — так можно обсудить рабочие вопросы с собеседниками, которые находятся в другом офисе или городе.
  2. Нажмите «Когда» и выберите дату и время собрания в календаре.
  3. Укажите тему совещания и добавьте участников, зарегистрированных в СБИС. Инициатор встречи становится участником автоматически. На видеосовещание можно пригласить человека по email, например, если он не зарегистрирован в СБИС.
  4. Забронируйте место проведения. Если в указанное время помещение занято, запись будет выделена красным: выберите другое помещение или измените время.
  5. Нажмите Старт — участники получат приглашения на мероприятие.

После того как совещание завершено, автор информирует участников об итогах.

Провести совещание по проекту

Прикрепите совещение к задаче или проекту, чтобы зафиксировать встречу и подвести итоги по конкретным вопросам.

Добавить пункт повестки

Добавьте в повестку вопросы, которые необходимо обсудить на совещании, кнопкой « Повестка». Укажите докладчиков, приложите документы или ссылки на источник, чтобы участники могли ознакомиться с информацией заранее.

Настроить регулярные совещания

Некоторые совещания повторяются регулярно – например, ежедневно, раз в неделю или 10 числа каждого месяца. Чтобы не создавать их каждый раз, задайте частоту повторений. Участники будут получать уведомление перед каждым совещанием, а в их календарях автоматически появятся отметки о событии.

Отметка в календаре

Отметка о совещании появится в календаре автоматически у всех участников. Когда сотрудник подтвердит участие, время по событию попадет в табель. Если пользователь проигнорировал приглашение, отметка в календаре будет серой.

Совещание пропадет из календаря, если: