СОБРАТЬ СОВЕЩАНИЕ

Организовать совещание или видеосовещание можно несколькими способами:

  • В своем календаре.
  • В разделе «Контакты/Совещания» – на вкладке «Совещания» нажмите  + Совещание .
  • На вкладке «Помещения» – в разделе «Контакты/Совещания» откройте вкладку «Помещения». Кликните день напротив помещения и нажмите «Совещание».

    Если напротив помещения стоит цветная метка, значит оно уже занято. Чтобы посмотреть, в какое время место освободится, наведите курсор на метку.

Выберите формат встречи:

  • совещание — если требуется личное присутствие каждого участника в указанном месте;
  • видеосовещание — собрание, для участия в котором сотруднику достаточно иметь доступ к устройству, оснащенному камерой.

Заполните документ:

  1. В открывшемся документе проверьте дату встречи, укажите тему совещания, время начала и окончания.
  2. Добавьте сотрудников, представителей контрагента и любых других участников, зарегистрированных в СБИС. Вы, как автор документа, будете занесены в список участников автоматически.
    Если вы хотите организовать видеосовещание, то на него можно пригласить человека, не зарегистрированного в СБИС, по e-mail.

  3. После согласования совещания пользователь получит приглашение на участие в мероприятии на почту.

  4. Отметка напротив фамилии сотрудника говорит о том, что в это время он занят. Если он находится в отпуске, на больничном или в командировке, напротив фамилии будет стоять значок события.

    По клику на значок можно перейти в его личный календарь и посмотреть. Такой же значок, но синего цвета, появится, если вы наведете курсор на фамилию участника.

    Если участник находится в другом часовом поясе, напротив его фамилии появится подобное обозначение: .
  5. Настройте периодичность совещания – например, оно может проходить каждую неделю во вторник или каждую вторую среду месяца. За несколько дней до встречи в календарях участников появится запись о совещании.

  6. Укажите место собрания, тем самым оно будет забронировано. Если в указанное время помещение занято, запись будет выделена красным: выберите другое помещение или измените время.
  7. Позаботьтесь, чтобы участники заранее ознакомились с материалами: прикрепите к совещанию схемы, изображения, документацию.

  8. Если на совещании нужно решить несколько вопросов, то укажите его повестку, добавьте докладчиков и описание докладов.

    Откройте полную форму документа, нажав , кликните «Пункт повестки», укажите название и докладчика, прикрепите документы.

  9. Чтобы узнать мнение коллег по какому-либо вопросу, прикрепите к совещанию голосование. Для этого нажмите «Опрос»: введите вопрос, укажите варианты ответов, настройте голосование.

  10. Нажмите «Согласовать» — документ отправится на согласование участникам совещания. Ваше участие как автора документа обозначится автоматически значком .

Отметка в календаре

Отметка о совещании появится автоматически, если сотрудник включен в число его участников. В табель совещание попадет только после согласия принять участие во встрече.

Совещание пропадет из календаря, если:

Права и роли

0
0
Оставьте свой отзыв:
ОТПРАВИТЬ