Управление задачами и проектами

Использовать диаграммы Ганта

Использовать диаграммы Ганта

Планировать и контролировать выполнение проектов в СБИС удобно с помощью диаграмм Ганта. Они строятся на основании этапов проекта и задач, связанных с ним.

Диаграммы Ганта позволяют увидеть общую картину проекта:

  • быстро найти всю информацию о этапах и задачах;
  • отследить просроченные документы;
  • понять, какие работы должны быть выполнены в определенный период времени — веху.

С помощью диаграмм можно переносить сроки работ, добавлять в проект новые этапы и настраивать их взаимосвязи.

Оценить ход работ по проекту

Откройте проект. В меню дополнительных операций нажмите «Диаграмма Ганта».

Горизонтальные блоки на графике — это визуальное отображение этапов и задач. Границы блоков — даты начала и окончания работ.

Укажите период просмотра: «Неделя», «Месяц», «Квартал», «Год». Если нужна информация от первого до последнего дня проекта, выберите пункт «Весь проект».

Выберите, какие документы показать на графике:

  • «Только этапы»;
  • «Этапы и задачи» — задачи в списке будут сгруппированы по типам операций. Нажмите , чтобы развернуть список задач, связанных с этапом.

Найти всю информацию о этапе или задаче

Узнайте, сколько времени займет решение задачи, период ее выполнения, ответственного сотрудника. Для этого наведите курсор на блок диаграммы — откроется визитка документа.

Из диаграммы можно перейти к этапу. Для этого наведите на него курсор и нажмите . Чтобы открыть задачу, нажмите на ее название в списке.

Отследить просроченные этапы и задачи

Цветом показано текущее состояние документа:

— этап или задача планируется (документ в состоянии черновика);

— этап в работе;

— задача в работе;

— этап или задача выполнены (документооборот завершен);

— этап или задача перенесены из другого проекта;

— этап или задача просрочены.

Следите, чтобы задачи выполнялись в срок.

Сопоставить задачи и вехи

Некоторые задачи должны быть выполнены к определенному сроку — вехе. Например, рабочие места сотрудников должны быть готовы за день до их выхода. Поэтому подключение техники, настройка ПО выполняются до окончания вехи. На графике она обозначена вертикальной пунктирной линией. Задачи, входящие в веху, находятся левее отметки, не входящие — правее или пересекают ее.

Редактировать проект

Если вы понимаете, что задачу нужно решить раньше, или наоборот, ресурсов для выполнения запланированных работ недостаточно, и команда проекта не успевает выполнить работу в срок, отредактируйте проект прямо в диаграмме:

  • Перенесите дату завершения этапа или задачи. Наведите курсор на правую границу блока. Нажмите и перетащите, удерживая курсор.
  • Измените период выполнения работ. Нажмите на блок диаграммы и, удерживая курсор, передвиньте его.
  • Cоздайте дополнительный этап проекта. Нажмите и заполните документ.

Настроить взаимосвязь этапов

Этапы проекта могут зависеть друг от друга. Например, невозможно провести аттестацию сотрудников, пока они не обучены. Или построить здание, пока не закуплены материалы.

Взаимосвязь этапов удобно просматривать в режиме «Только этапы». На диаграмме они изображены стрелками. Зависимый этап не может начаться, пока не завершится работа по предыдущему.

Настроить связь можно как с этапами текущего проекта, так и любого другого.
  1. Наведите курсор на этап, для которого вы хотите настроить взаимосвязь, и нажмите .
  2. Выберите этапы, от которых он зависит, или добавьте зависимые.
  3. Нажмите , чтобы удалить этап из списка.

Взаимосвязь этапов настроена.

Лицензия

Тариф «Внутренний документооборот» сервиса «Электронный документооборот».