В СБИС реализацию можно отправлять заказчику после поставки товаров, а перед поставкой высылать документ «Уведомление об отгрузке» (DESADV).
Такой способ обмена позволяет заранее проверить поставку и документы, а также предотвратить расхождения. При этом все операции выполняются в одном и том же документе — новые создавать не нужно.
Отправка уведомления об отгрузке (DESADV) доступна, только если у торговой сети настроена схема документооборота, при которой реализация отправляется после отгрузки.
Например, поставщик отправил заказ и выслал уведомление об отгрузке (DESADV). Заказчик получил документ и товары, проверил их и отправил в ответ акт о приемке. После этого контрагенты обмениваются юридически значимыми документами.
Если в уведомлении об отгрузке обнаружены ошибки, заказчик вносит в акт фактическое количество товаров и отправляет его поставщику. Поставщик вручную изменяет реализацию по данным акта и отправляет документ с актуальными данными.
В личном кабинете поставщика процесс обмена документами проходит следующим образом:
- Если реализация уже создана, например из заказа или счета, откройте ее в разделе «Реализации». Если нет — оформите. Нажмите «Отправить».
- На вкладке «Документы» появится файл уведомления об отгрузке.
В списке документов у реализации появится статус
. Он обозначает, что уведомление отправлено.
- Когда заказчик получит документ, он создаст акт приемки и отправит его в ответ. Поставщик получит уведомление о поступлении акта и увидит его на вкладке «Документы» в реализации.
Документ в списке будет отмечен значком
. Это означает, что поступил акт о приемке. - Сравните данные в акте и реализации.
Если расхождений нет, нажмите .
- Если расхождения есть, измените их в реализации вручную и сохраните. Затем нажмите .
Контрагенту будет отправлен пакет юридически значимых документов (УПД или накладная + счет-фактура). Статус документа изменится на + 
. Заказчик получит и подпишет его, документооборот завершится со статусом «Утвержден» .