Отгрузив товар, поставщик формирует документы реализации и отправляет их покупателю. Покупатель подписывает документы и возвращает поставщику один экземпляр. После этого сделка завершена.
Документы можно оформить в бумажном или электронном виде.
Чтобы обработать поступление и ответить поставщику в СБИС, убедитесь, что носитель электронной подписи подключен к компьютеру и перейдите в раздел «Документы/Входящие» или «Бизнес/Закупки/Расходы». Откройте поступление и на вкладке «Документы» ознакомьтесь с содержанием комплекта.
Проверьте:
- соответствие накладной фактическому поступлению товаров (количество, наименования);
- правильность реквизитов получателя;
- грузоотправителя и грузополучателя в счете-фактуре.
Сверьте количество товара: сколько заявлено в документах и сколько вы получили.
Нажмите «Утверждение», проверьте дату получения или принятия документа, чтобы исключить споры о том, когда возникло имущественное право. По умолчанию установлена дата документа.
Выберите действие.
- «Утвердить» — если претензий к отгрузке нет и товар получен в полном объеме. Поставщик получит уведомление об ответе.
- «Отклонить» — если вы не согласны принять документы, например из-за ошибок в реквизитах. В комментарии укажите причину отказа.
- «Переназначить» — передать документ на рассмотрение другому сотруднику.
Если поставщик ошибся с количеством или видом товара, но вы согласны принять его, создайте акт о расхождении и направьте поставщику.
Когда ответ отправится поставщику, документ подпишется электронной подписью.
Когда сделка будет утверждена, у обеих сторон появится комплект юридически значимых документов, заверенных электронными подписями.