Интеграция с 1С и международный ЭДО
При выборе оператора ЭДО решающей была не только цена, но и человеческий фактор.
Компания Тензор максимально быстро и радушно отреагировала на готовность Michelin к переходу на электронный формат: быстро приехали с презентацией, предоставили тестовую площадку и помогли провести все тесты – на все ушло пара дней. Выбор был очевиден.
Бизнес-процессы компании Michelin, запущенные в СБИС:
Обмен накладными, счетами-фактурами с поставщиками
В 2015 году компания Michelin провела опрос среди клиентов, какие «болезненные точки» есть в сотрудничестве с ней. Наиболее неудобным оказался документооборот.
Первой трудностью была корректировка документов – если в поставке шин был пересорт или недостача, приходилось долго ждать корректировочных документов. При отправке почтой они часто еще и терялись.
Вторым неудобством в работе было подписание дополнительных соглашений. Изменения цен или условий, акции, скидки – все регламентируется дополнительными соглашениями. Их подготовка, внутреннее согласование Michelin, подписание, отправка и доставка до партнера занимали не меньше недели. Пока условия между сторонами не согласованы, начать работать по ним невозможно.
Чтобы сотрудничество для клиента было максимально удобным, компания Michelin перешла на ЭДО.
Простая и быстрая интеграция с 1С
Учетная система Michelin – 1С с серьезными изменениями в типовой конфигурации под потребности компании. Несмотря на это, для интеграции отлично подошла внешняя обработка СБИС для 1С – это готовый программный модуль 1С. Используя функции данного модуля, в 1С добавили возможность обрабатывать входящие документы, на документах для контрагентов появилась кнопка «Отправить», а их статусы видны в общем реестре документов.
Для каждого контрагента в 1С были прописаны признаки. Если он работает с электронными документами, после подписания ЭП в Michelin они уходят ему автоматически. Если контрагент хочет получать с документами pdf-копии, это также указывается в признаке – СБИС автоматически формирует копию и отправляет ее вместе с оригиналом.
Чтобы форма электронного счета-фактуры и счета на оплату соответствовала бумажной форме в личном кабинете контрагента, Тензор доработал их визуализацию. Теперь на документах есть и логотип Michelin, и срок оплаты.
Упрощение обработки документов получателем
Электронные документы от Michelin клиент получает моментально. При поступлении шин от Michelin на склад остается сверить документы с поставкой.
Если клиент обнаружит у себя пересорт, излишки или недостачу шин, в СБИС он отклоняет документ с пояснением причины.
В зависимости от ситуации Michelin либо корректирует имеющиеся документы, либо делает дополнительные счет-фактуру и ТОРГ-12 и отправляет клиенту в СБИС. Документы появляются у клиента в момент отправки.
Такая схема работы ускорила обмен документами. Клиент больше не может сказать, что документы не дошли или потерялись.
Некоторые клиенты еще больше упростили для себя обработку документов Michelin, интегрировав систему ЭДО с учетной системой. В этом случае входящие электронные документы загружаются в учетную систему – не нужно ничего вносить вручную.
Подписание договоров и соглашений в СБИС за 1 день
Задержки при подписании договоров или дополнительных соглашений не устраивало ни Michelin, ни партнеров. В бумажном виде документы готовились, подписывались региональный руководитель, а потом отправлялись почтой партнеру. Если руководитель был в отпуске или командировке, подписание задерживалось.
Сейчас сотрудник Michelin загружает в СБИС подготовленный документ в pdf-формате, а региональный руководитель подписывает его своей электронной подписью и отправляет партнеру. Зайти для этого в личный кабинет он может даже с телефона. Если партнера все устраивает, он тоже утверждает документ электронной подписью в СБИС.
Срок подписания договоров и соглашений сократился до одного дня.
Архив электронных договоров в СБИС
Договоры, заключенные до перехода на СБИС, хранились в другой системе. Приходилось работать сразу в двух программах – это неудобно и долго. К тому же в старой системе сложно было искать нужные документы, и сотрудники не могли зайти в архив с мобильных устройств.
Для безболезненного и полного перехода на новую систему документооборота компания «Тензор» перенесла архив ранее заключенных договоров с контрагентами в СБИС: Michelin подготовил таблицу с данными в Excel, а наши специалисты загрузили ее и провели массовый перенос документов.
Кроме того, доработали систему поиска внутри архива: раньше отбирать договоры можно было только по ИНН и КПП. В СБИС добавили дополнительные фильтры, и теперь нужный документ легко найти еще и по названию, дате заключения и окончания, категории.
В СБИС ко всем документам есть доступ через мобильное приложение – если сотруднику Michelin понадобится ранее заключенный договор прямо во время переговоров, он просто найдет его в своем смартфоне.
В результате Michelin получил возможность удобно работать с архивом всех договоров.
Международный обмен задачами с Michelin Румыния
Автоматизация бизнес-процессов, ЭДО и корпоративные коммуникации в СБИС соответствовали тому, что топ-менеджмент бренда хотел внедрить в Michelin глобально. Наличие англоязычного интерфейса позволило начать использование СБИС в румынском подразделении, настраивающем учетные системы в Michelin, в сентябре 2017 года.
Для внесения любых изменений в системы или документы сотрудники из России ставят румынским коллегам задачи, согласованные с ответственными руководителями. Раньше обмен задачами был или по email без подписей согласующих, или почтой, но с подписями. В первом случае задачи были практически неконтролируемы, во втором – слишком продолжительны.
В СБИС задача ставится на стороне Michelin Россия, проходит по установленному регламенту для получения электронной визы ответственных подписантов и только после этого попадает на выполнение на сотрудникам из Румынии. Все обсуждение по задаче – в чате по поручению. Если нужно, от задачи ставят подзадачу или переназначают на другого исполнителя. Работы теперь выполняются быстрее – задачи не забываются и не откладываются.
В скором времени внутреннее ЭДО в СБИС будет реализовано в странах СНГ.
Планы развития ЭДО
Следующий этап – внутренние согласования в СБИС всевозможных заданий, обращений клиентов и проч. По регламенту компании даже на внутренних документах в электронном виде должна стоять электронная подпись.
Сейчас любое задание или обращение формируется на бумаге и утверждается руководителем отдела региональных продаж или коммерческим директором. Эти сотрудники часто находятся на совещаниях, в командировках и не могут быстро подписать документ. Из-за этого задержки.
В планах утверждать эти документы, как и договоры, соглашения, в личном кабинете СБИС или в мобильном приложении. Партнеры будут получать свои документы еще быстрее.
Иногда при поставке шин Michelin третьему лицу заключается трехсторонний контракт. Подписание этих документов занимает еще больше времени, чем согласование и подписание обычного договора. В СБИС есть технология трехстороннего подписания документов. Для удобства каждой из сторон в скором времени Michelin планирует начать ее использовать для этих контрактов.
