Командировки, авансы, отпуска…

В СБИС настроены бизнес-процессы:

• оформление и отмена командировок
• согласование представительских расходов
• заявления на удержание из зарплаты
• подписание авансового отчета
• согласование отпусков

Оформление и отмена командировок

Как работали до СБИС

Сотрудники Moët Hennessy Russia регулярно ездят в командировки. До перехода на электронный документооборот в СБИС работник заполнял бланк приказа на командировку в Excel и отправлял руководителю на e-mail. А после согласования руководителем – и бухгалтеру. На письма приходилось долго ждать ответ и напоминать о себе.

Бухгалтер регистрировал приказ на командировку и отправлял почтой на подпись директору департамента и сотруднику. Подписанный приказ возвращался бухгалтеру снова почтой. Как итог – бумажная волокита занимала времени больше, чем сама поездка.

Разработали электронный приказ на командировку

По закону приказ на командировку оформляется письменно. Но статья 663-ФЗ приравнивает электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, к бумажным. Поэтому форму приказа перенесли в электронный вид. Чтобы приказ было удобно просматривать с любого устройства, для него выбрали pdf-формат. А всем командируемым сотрудникам Moët Hennessy Russia ЦТО Тензор выпустил квалифицированные электронные подписи.

Настроили в СБИС согласование приказа на командировку

У Moët Hennessy Russia 150 сотрудников, и у каждого из них своя структура подчинения. Гибкие настройки СБИС позволили даже для такого количества работников разработать общую схему: СБИС умеет самостоятельно вычислять согласующих руководителей и документ идет по готовому маршруту.

Теперь схема согласования командировок выглядит так:

1. Сотрудник в календаре создает командировку – указывает сроки и выбирает цель.
2. Документ попадает на согласование его руководителю. Он подтверждает поездку, отклоняет или отправляет обратно на доработку.
3. Командировка поступает бухгалтеру на проверку. Если все правильно, он регистрирует приказ. Чтобы бухгалтерия могла вести учет документов согласно своим внутренним правилам, была добавлена возможность менять дату и номер документа.
4. После проверки документ по ЭДО приходит Директору – он утверждает и подписывает приказ своей электронной подписью.
5. Сотрудник получает уведомление и подписывает приказ своей электронной подписью, завершая документооборот.
6. Затем приказ со всеми подписями приходит снова бухгалтеру, который распечатывает его для архивирования.

Настроили отмену уже согласованных командировок

Иногда деловые поездки срываются в самый последний момент, когда уже все документы оформлены, в этом случае в СБИС реализован процесс отмены командировки:

1. Бухгалтер оформляет приказ и служебную записку на отмену.
2. Сотрудник подписывает документы.
3. Документы попадают на подпись директору.
4. Бухгалтер организует их хранение.

Согласование представительских расходов

Для поддержания крепких деловых связей с контрагентами Moët Hennessy Russia организует деловые встречи, которые предполагают траты на кафе, рестораны и подарки. Компания оплачивает расходы при согласовании программы мероприятий.

Раньше все документы оформлялись уже после встречи в excel по e-mail. Проблема была та же, что и с командировками: бумажная волокита и долгое согласование. А также руководство не могло заранее оценить соотношение пользы конкретной встречи и расходов – могли возникнуть нерациональные траты.

В СБИС документооборот начинается еще до встречи:

1. Сотрудник заранее согласовывает планируемые затраты с руководителем, который оценивает целесообразность расходов.
2. После встречи сотрудник прикрепляет к задаче отчет с суммами из чеков.
3. Отчет попадает на подпись руководителю структурного подразделения, он его подписывает или отправляет на уточнение.
4. Затем документ опять возвращается сотруднику для формирования заявления на возмещение сервисного сбора и подписания ЭП.
5. Приказ получает и подписывает директор.
6. После задача приходит бухгалтеру для оформления авансового отчета.

Заявления на удержание из зарплаты

Сотрудники компании используют автомобили в служебных целях. Организация сначала оплачивает штрафы за нарушения ПДД, а затем удерживает эти средства из зарплаты проштрафившихся. Удержание не может быть произведено без заявления сотрудника.

Теперь и этот процесс происходит в СБИС:

1. Ответственный за штрафы создает документ на удержание и отправляет его сотруднику.
2. Сотрудник подписывает его или отправляет назад на уточнение.
3. Если документ подтвержден сотрудником, то он попадает на подписание генеральному директору.
4. Затем заявление попадает в бухгалтерию.

Подписание авансового отчета

Компания Тензор для Moët Hennessy Russia интегрировала СБИС с 1C для загрузки/выгрузки и подписания авансового отчета и настроила регламент его согласования. После завершения командировки или согласования представительских расходов бухгалтер оформляет авансовый отчет, выгружает его в СБИС, подписывает электронной подписью и запускает согласование. Ему даже не нужно знать, кто должен подписать документ следующим – СБИС сам отправит документ главному бухгалтеру, подотчетному лицу и другим согласователям.

Согласование отпусков

До СБИС — по e-mail и в Excel

С отпусками в компании также работали по e-mail в Excel: HR-менеджер составлял огромные списки графиков отпусков, каждый месяц вручную проверял, кто отправится отдыхать в ближайшее время и рассылал по электронной почте напоминания. Сотрудники подтверждали или переносили данные, которые HR-менеджер также вручную заносил в таблицу. В случае подтверждения оформлялся приказ, который подписывался тремя сторонами – сотрудником, руководителем сотрудника, HR-директором.

Планирование и оформление отпуска в СБИС

СБИС взял на себя все задачи HR-менеджера и сам составляет списки, определяет, кому пора отдохнуть, и уведомляет. Теперь согласование отпуска выглядит так:

1. Сотрудники заранее отмечают даты планируемого отпуска в своем рабочем календаре и отправляют эти сроки на согласование руководителю.
2. За две недели до начала отпуска СБИС напомнит сотруднику оформить документы или перенести даты.
3. Для оформления отпуска работник заполняет Заявление о предоставлении отпуска и Приказ на отпуск в системе и отправляет их в HR-отдел, документы визируются и подписываются.
4. Руководитель получает уведомление об отпуске сотрудника.

Если планы сотрудника изменились, можно оформить перенос отпуска и согласовать его с руководителем.

Итоги работы в СБИС

Оформление документов стало быстрее в 3-5 раз

До внедрения СБИС на все согласования по e-mailу сотрудников Moët Hennessy Russia уходило в среднем 3-5 дней. В СБИС оформление документов происходит в течение одного рабочего дня. Теперь сотрудники могут отправлять заявку на командировку, согласовать отпуск или представительские расходы, написать заявление на удержание, оформить авансовый отчет за пару минут прямо из мобильного приложения, заполнив специальную форму.

Документы приходят в срок нужному адресату

Согласования в Moët Hennessy Russia теперь регламентированы: документы отправляются нужным людям и на каждый этап определен конкретный временной промежуток. При превышении сроков СБИС дисциплинирует сотрудников регулярными напоминаниями. Уведомления приходят в рабочей программе и мобильном приложении – больше нет путаницы с e-mail адресами, попаданиями писем в спам, не вовремя проверенной электронной почты.

В планах

Moët Hennessy Russia ощутил очевидную экономию времени, оценил удобства электронного документооборота и продолжает автоматизировать бизнес-процессы внутри компании.

Следующие запланированные этапы автоматизации:

• Формирование и согласование документов по рекламе
• Формирование и согласование электронного табеля
• KPI менеджеров
• Авансовый счет-фактура