Moёt Hennessy Russia: оформление
командировок в СБИС

Moёt Hennessy Russia логотип

Дистрибьютор алкогольных напитков, производства группы LVMH (Louis Vuitton - Moët Hennessy), мирового лидера на рынке предметов роскоши.

140 чел.

cогласуют командировки в СБИС

100%

командировок согласуются в СБИС

1 день

среднее время согласования командировки

Обсудили с Тензором задание и уже через две недели получили готовый процесс оформления и согласования командировок в СБИС и простую понятную инструкцию по использованию.

Перед стартом Тензор провел для нас краткое обучение работе. И мы без загвоздок заменили бумажное согласование командировок на электронное.

Как работали до СБИС

Сотрудники Moët Hennessy Russia регулярно ездят в командировки. До перехода на электронный документооборот в СБИС работник заполнял бланк приказа на командировку в Excel и отправлял руководителю на e-mail. А после согласования руководителем – и бухгалтеру. На письма приходилось долго ждать ответ и напоминать о себе.

Бухгалтер регистрировал приказ на командировку и отправлял почтой на подпись директору департамента и сотруднику. Подписанный приказ возвращался бухгалтеру снова почтой. Как итог – бумажная волокита занимала времени больше, чем сама поездка.

Как работали до СБИС

В СБИС настраивать согласования легко

У Moët Hennessy Russia в процессе согласования командировок участвует 140 сотрудников, и у каждого из них своя структура подчинения. Поэтому схема согласования на первый взгляд для каждого кажется индивидуальной.

Гибкие настройки СБИС учитывают разную структуру процессов, а с помощью настройки функциональных ролей система умеет самостоятельно вычислять согласующих руководителей. Поэтому даже такое количество сотрудников, как у Moët Hennessy Russia, получилось «уложить» в одну общую схему.

Разработали электронный приказ на командировку

По закону приказ на командировку оформляется письменно. Но статья 6 63-ФЗ приравнивает электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, к бумажным. Поэтому форму приказа перенесли в электронный вид. Чтобы приказ было удобно просматривать с любого устройства, для него выбрали pdf-формат. А всем командируемым сотрудникам Moët Hennessy Russia ЦТО Тензор выпустил квалифицированные электронные подписи.

Настроили в СБИС согласование приказа на командировку

Специалисты Тензора формализовали бизнес-процесс в СБИС, сконфигурировали новую схему ЭДО и настроили функциональные роли для его участников:

Согласование приказа на командировку
  1. Сотрудник создает командировку – указывает сроки и выбирает цель.
  2. Документ попадает на согласование его Руководителю. Он подтверждает поездку, отклоняет или отправляет обратно на доработку.
  3. Командировка поступает Бухгалтеру на проверку. Если все правильно, он регистрирует приказ. Чтобы бухгалтерия могла вести учет документов согласно своим внутренним правилам, была добавлена возможность менять дату и номер документа.
  4. После проверки документ по ЭДО приходит Директору – он утверждает и подписывает приказ своей электронной подписью.
  5. Сотрудник получает уведомление и подписывает приказ своей электронной подписью, завершая документооборот.

После окончания документооборота приказ со всеми подписями распечатывается для архивирования.

Подписание авансового отчета – тоже в СБИС

За полгода до приказа на командировку компания Тензор для Moët Hennessy Russia интегрировала СБИС с 1C для загрузки/выгрузки и подписания авансового отчета и настроила регламент его согласования. Поэтому после завершения командировки бухгалтер оформляет авансовый отчет, выгружает его в СБИС, подписывает электронной подписью и запускает согласование. Ему даже не нужно знать, кто должен подписать документ следующим – СБИС сам отправит документ главному бухгалтеру, подотчетному лицу и другим согласователям.

Оформление командировок стало быстрее в 3-5 раз

До внедрения СБИС на оформление командировки у сотрудников Moët Hennessy Russia уходило в среднем 3-5 дней. Электронное оформление и согласование происходит в течение одного рабочего дня. Теперь сотрудники могут отправлять заявку на командировку за пару минут прямо из мобильного приложения, указав в специальной форме продолжительность, цель командировки и расходы.

Оформление командировок

В планах

Moët Hennessy Russia уже поставил компании Тензор план автоматизации своих процессов.

Следующие этапы автоматизации:

  • отмена согласованной командировки (когда часть средств, к примеру, на билеты, уже потрачена)
  • согласование отпусков
  • согласование представительских расходов
Выберите свой регион
  • 77 Москва
  • 78 Санкт-Петербург
  • 01 Республика Адыгея
  • 02 Республика Башкортостан
  • 03 Республика Бурятия
  • 04 Республика Алтай
  • 05 Республика Дагестан
  • 06 Республика Ингушетия
  • 07 Респ. Кабардино-Балкария
  • 08 Республика Калмыкия
  • 09 Респ. Карачаево-Черкессия
  • 10 Республика Карелия
  • 11 Республика Коми
  • 12 Республика Марий Эл
  • 13 Республика Мордовия
  • 14 Республика Саха (Якутия)
  • 15 Северная Осетия - Алания
  • 16 Республика Татарстан
  • 17 Республика Тыва
  • 18 Республика Удмуртия
  • 19 Республика Хакасия
  • 20 Республика Чечня
  • 21 Республика Чувашия
  • 22 Алтайский край
  • 23 Краснодарский край
  • 24 Красноярский край
  • 25 Приморский край
  • 26 Ставропольский край
  • 27 Хабаровский край
  • 28 Амурская обл.
  • 29 Архангельская обл.
  • 30 Астраханская обл.
  • 31 Белгородская обл.
  • 32 Брянская обл.
  • 33 Владимирская обл.
  • 34 Волгоградская обл.
  • 35 Вологодская обл.
  • 36 Воронежская обл.
  • 37 Ивановская обл.
  • 38 Иркутская обл.
  • 39 Калининградская обл.
  • 40 Калужская обл.
  • 41 Камчатский край
  • 42 Кемеровская обл.
  • 43 Кировская обл.
  • 44 Костромская обл.
  • 45 Курганская обл.
  • 46 Курская обл.
  • 47 Ленинградская обл.
  • 48 Липецкая обл.
  • 49 Магаданская обл.
  • 50 Московская обл.
  • 51 Мурманская обл.
  • 52 Нижегородская обл.
  • 53 Новгородская обл.
  • 54 Новосибирская обл.
  • 55 Омская обл.
  • 56 Оренбургская обл.
  • 57 Орловская обл.
  • 58 Пензенская обл.
  • 59 Пермский край
  • 60 Псковская обл.
  • 61 Ростовская обл.
  • 62 Рязанская обл.
  • 63 Самарская обл.
  • 63 Тольятти
  • 64 Саратовская обл.
  • 65 Сахалинская обл.
  • 66 Свердловская обл.
  • 67 Смоленская обл.
  • 68 Тамбовская обл.
  • 69 Тверская обл.
  • 70 Томская обл.
  • 71 Тульская обл.
  • 72 Тюменская обл.
  • 73 Ульяновская обл.
  • 74 Челябинская обл.
  • 75 Забайкальский край
  • 76 Ярославская обл.
  • 79 Еврейская АО
  • 83 Ненецкий АО
  • 86 Ханты-Мансийский АО
  • 87 Чукотский АО
  • 89 Ямало-Ненецкий АО
  • 91 Республика Крым
  • 92 Севастополь
  • 99 Байконур