Как организовать ЭДО с простыми людьми
Содержание кейса:
Как Amway работал с партнерами до электронного документооборота
Партнерами Amway в России могут быть ИП, ООО и физические лица. Ежемесячно Amway подписывает с ними документы.
До перехода на ЭДО партнер получал от Amway файл с документом, распечатывал его на бумаге, подписывал и отправлял в Amway почтой. Через 5-7 дней документ приходил в mailroom компании, где его проверяли.
После этого данные документа вносились в корпоративную систему Amway, и только потом производились взаиморасчеты с партнером. Нельзя исключать и человеческий фактор, из-за которого документы иногда терялись.
Поэтому компания Amway решила повысить качество обслуживания, автоматизировать процессы и ускорить подписание документов. Ну и, конечно, отказаться от бумаги и оптимизировать хранение.
Отправка документов из иностранного биллинга в один клик
Amway – международная большая компания. И вся глобальная система компании работает в едином иностранном биллинге. После его интеграции со СБИС сотрудники привычно создают в биллинге документы для партнеров, а СБИС загружает их к себе и отправляет получателям. Внешне для Amway это выглядит как нажатие кнопки выгрузки/отправки прямо в своей биллинговой системе.
Компания Amway самостоятельно готовит документы для партнеров, которые оказывают ей свои услуги. Проверить и подписать эти документы первым должен партнер. Поэтому в СБИС Amway отправляет партнеру готовый документ без подписи. Партнер проверяет и подписывает его первым и отправляет в СБИС обратно. Amway утверждает документ своей электронной подписью и снова отправляет партнеру. Отправленные документы мгновенно оказываются в личном кабинете партнера Amway. После завершения документооборота Amway производит с партнером взаиморасчеты.
В большинстве случаев документы, которые подписывает Amway со своими партнерами, являются документами с нестандартной визуализацией. Но Тензор реализовал в СБИС специфические документы уже для многих своих клиентов, поэтому здесь проблем не возникло.
Как обмениваться электронными документами в СБИС с простыми людьми
Amway – первая компания в России, запустившая ЭДО с физическими лицами. Это и домохозяйки, и пенсионеры – самые простые люди, которые являются партнерами Amway.
Поскольку СБИС – сеть коммуникаций и с компаниями, и с простыми людьми, систему ЭДО с физлицами реализовали легко. В интерфейсе СБИС для физических лиц нет лишних кнопок и опций. Физическое лицо-партнер компании Amway заходит в систему и одним кликом подписывает документы. Ошибки не допустить: в системе всего одна кнопка «подписать» и визуализация документа.
Отметка о подписании документа физическим лицом доступна для Amway в онлайн-режиме.
Заявка на электронную подпись для физических лиц максимально упрощена. Требуется всего 2 документа, не нужны установки программ, и все шаги по использованию ЭП расписаны.
Партнеры Amway есть практически в каждом городе, а точки присутствия компании – Москва и еще 16 центров по городам-миллионникам. Чтобы каждый партнер-физлицо получил электронную подпись, Amway организовал работу по всей России совместно с компанией Тензор. Так как филиалы Тензора есть в каждом регионе, он представляет интересы Amway перед физическими лицами.
Планы развития ЭДО в Amway
Следующим шагом компания Amway планирует перевод в электронный вид договоров и подписание их с партнерами в СБИС. Пока этот процесс идет через Почту России по той схеме, которая была раньше для остальных документов. Перевод договоров в электронный вид обеспечит быстрый старт сотрудничества между компанией и ее партнерами, поможет быстро решать любые вопросы. Amway открыт для встреч с крупными компаниями и готов делиться личным опытом использования электронного документооборота, системы СБИС в частности, и рассказать о своем интеграционном решении. Успешный опыт должен приносить пользу каждому!
