ЭДО, ОФД и отчеты о выручке для арендодателей

Логотип компании AmRest.
Холдинг AmRest – крупнейший независимый оператор сетей ресторанов в Центральной и Восточной Европе. Компания является монопольным обладателем франшиз на развитие брендов Pizza Hut и KFC в России.
42
города России в сети
244
ресторана
1 600
касс

Содержание кейса:

Электронные документы от поставщиков

Как было до СБИС

В ресторанах сети «AmRest» нет бухгалтеров. Управляющие заведений пересылали документы от поставщиков почтой в бухгалтерию головного офиса в Санкт-Петербурге. Это было долго и дорого. К тому же, часть бумаг терялась в пути, а часть приходила, неся следы знакомства с блюдами заведений.

Ускоряем входящий документооборот

В 2015 году компания решила перейти на электронный документооборот с поставщиками. В качестве оператора выбрали СБИС, так как уже сдавали отчетность в этой системе и были довольны работой.

Контрагентов у «AmRest» много, и с каждым предстояло заново наладить передачу документов. Чтобы избежать сложностей при стыковке систем ЭДО, большинство крупных поставщиков тоже перевели на СБИС. С остальными настроили роуминг.

Теперь счета-фактуры, УПД, акты и накладные приходят сразу в бухгалтерию центрального офиса «AmRest». При отправке поставщик указывает код филиала, чтобы СБИС автоматически определил, по какому ресторану документ, или пишет это в примечании.

Бухгалтер легко сортирует входящие, подписывает электронной подписью и выгружает в 1С. Интеграция с учетной системой не заняла много времени, ведь в СБИС есть готовый коннектор.

Подключение к ОФД

В 2017 вступил в силу Федеральный закон 54-ФЗ. Он сильно изменил условия розничной торговли: продавцов обязали использовать онлайн-кассы и заключать договор с операторами фискальных данных.

Компании «AmRest» не пришлось искать нового партнера по услугам ОФД. СБИС уже прошел регистрацию в ФНС и вовсю работал как оператор фискальных данных.

За 2017 год «AmRest» подключили к ОФД СБИС 1 300 касс. Сервис не просто отправляет чеки в налоговую, он показывает аналитику по каждой точке, кассиру, периоду. Руководитель отдела продаж из главного офиса в Санкт-Петербурге всегда может проверить, во сколько открылся KFC в Казани или Новгороде, исправна ли техника, какие позиции самые популярные.

Сеть растет, и к 2020 году в СБИС работают больше 1 600 касс «AmRest».

Обмен данными о выручке с арендодателями

Как было до СБИС

Рестораны KFC и Pizza Hut в торговых центрах платят процент от выручки вместо фиксированной суммы за площадь помещения. Чтобы рассчитать его, управляющим приходилось каждый месяц поднимать данные по продажам, заполнять отчет на бумаге или собирать и относить Z-отчеты.

В СБИС отчеты для арендодателя формируются сами

Бумажные отчеты перевели в электронный формат. Сведения о продажах есть в ОФД, и задача СБИС – выгрузить оттуда нужные цифры в наглядном формате.

Сначала попробовали отправлять отчеты по электронной почте. Получилось удобнее, чем на бумаге, но иногда письма все равно терялись. Тогда разработчики предложили объединить возможности сети деловых коммуникаций и ОФД СБИС.

Торговый центр создает в СБИС группу для арендаторов. Туда автоматически выгружаются данные из ОФД для расчета арендной платы. В зависимости от условий договора можно настроить, что видит ТЦ: выручку, чеки, смены. Наглядный график показывает динамику продаж и помогает сравнить периоды. Отчет можно в любой момент выгрузить в виде файла Excel.

Арендодатель видит отчеты всех торговых точек, а арендатор — только своих. Соседи по фудкорту не узнают, сколько ресторан «AmRest» заработал, сколько было посетителей, выросли или упали продажи.

В итоге расчет аренды становится максимально прозрачным и удобным. Арендаторам не надо каждый месяц собирать цифры и заполнять отчеты, а торговый центр получает оперативные и достоверные сведения прямо из ОФД без дополнительных аудитов.

Группа нужна не только для сбора данных по выручке. Администрация ТЦ публикует в ней новости, объявления, размещает важные документы.

В планах

Односторонний документооборот ускорил работу с поставщиками. Следующий шаг – внедрение EDI СБИС. Это позволит оптимизировать закупки и полноценно обмениваться юридически значимыми документами в электронном виде.

Используя официальный сайт sbis.ru, вы даете согласие на работу с cookie, Яндекс.Метрикой, Google Analytics для сбора технических данных. Подробнее