Документооборот с поставщиками услуг

Логотип компании X5.
X5 Retail Group — ведущая продуктовая розничная компания России. Компания управляет несколькими торговыми сетями: магазинами у дома «Пятерочка», супермаркетами «Перекресток» и гипермаркетами «Карусель».
17 707
магазинов
13 000
поставщиков услуг
68 000
документов по ЭДО

Содержание кейса:

Задачи СБИС

X5 Retail Group — лидер рынка розничной торговли по ежедневному объему электронного документооборота. Документы приходят не только по поставкам продуктов, но и по услугам.

Магазины сетей X5 Retail Group ежемесячно получают от арендодателей и прямых поставщиков документы за клининг и коммунальные услуги: свет, воду, отопление. Для оплаты их передают в одну из нескольких компаний в составе X5 Retail Group.

Бумажные документы шли долго, иногда терялись. Поставщики не могли отследить их статус и долго ждали оплату. Электронный документооборот СБИС смог ускорить процесс и сделать его прозрачнее.

Для внутреннего документооборота в X5 Retail Group используют SAP. Чтобы сотрудники компании работали в привычном интерфейсе, была настроена интеграция со СБИС. Стандарт клиента — подключение по JMS, и СБИС без проблем поддержал работу с этим типом канала.

JMS предназначен для передачи данных между высоконагруженными системами. Канал легко выдерживает большой объем информации, обеспечивает стабильную и быструю передачу документов между поставщиками и X5 Retail Group.

Как подключали поставщиков

В Х5 более 13 000 поставщиков, и перевести их на электронные документы — серьезная задача. X5 Retail Group разослали приглашения к ЭДО и уведомили о новом порядке работы. Менеджеры СБИС взяли на себя обзвон компаний, подключение и обучение.

Многие крупные компании (Мосводоканал, МОЭК, Мосэнергосбыт) уже вели документооборот в СБИС, а «новенькие» за пару часов разобрались в ЭДО. Для них на сайте СБИС разместили подробные инструкции по отправке документов. Круглосуточная техподдержка помогла настроить работу. Некоторых поставщиков удалось убедить перейти на формализованные документы при обмене с X5 Retail Group вместо неформатных, которые использовали ранее.

Контрагенты X5 Retail Group оценили плюсы ЭДО СБИС:

  • скорость оплаты — документы приходят быстрее, а значит, оплата за услуги тоже;
  • быстрый старт — подключить ЭДО в СБИС можно всего за день;
  • выбор — работать в СБИС или своей учетной системе, настроив интеграцию;
  • выгодные тарифы — цена за пакет, а не за документ. Поставщик бесплатно добавляет к УПД счет на оплату или акт снятия показаний счетчиков.

Что дальше

Компания X5 Retail Group активно развивает электронный документооборот с поставщиками услуг. Использование JMS позволяет легко масштабировать решение и подключать новые направления.

Используя официальный сайт sbis.ru, вы даете согласие на работу с cookie, Яндекс.Метрикой, Google Analytics для сбора технических данных. Подробнее