Интеграция с SAP, согласование бонусов с дистрибьюторами

Логотип компании Урса.

URSA – одна из ведущих компаний на рынке строительных материалов Европы и России.

  • 14 производственных центров в 9 странах, 3 из них в России
  • Марка представлена в 40 странах мира
  • Количество сотрудников более 3 000 человек

2 года

работы в СБИС

44 500

отправленных электронных документов

212

дистрибьюторов

80%

всех отправленных документов утверждены в СБИС

Компания URSA стремится быть лидером на рынке. Поэтому мы очень серьезно подходим к вопросу IT-технологий. Например, все наше взаимодействие с дистрибьюторами происходит в личном кабинете на нашем сайте: там клиенты оставляют заявки на материалы, видят все свои заказы, отслеживают статус отгрузки, даты платежей, начисленные бонусы, остатки материалов на складах и многое другое.

Мотивация перехода на ЭДО

Одним из главных мотивационных моментов стала оптимизация работы отдела обслуживания клиентов, который отвечает у нас за первичную бухгалтерскую документацию. Мы хотели, чтобы отправка документов была быстрой и не отвлекала специалистов отдела от основных задач. Поскольку контрагенты находятся по всей стране, вопрос отправки и особенно возврата документов для нас стоял очень остро. Возврат подписанных документов – это один из показателей KPI отдела обслуживания.

Перешли на ЭДО, чтобы сократить сроки и стоимость доставки документов и оптимизировать работу сотрудников.

Мы сравнили расходы на отправку одного пакета документов (2 счет-фактуры и 2 ТОРГ-12) дистрибьюторам в бумажном и электронном виде.

Получилось, что наш сотрудник тратит в среднем 86 секунд на отправку пакета. Электронный документооборот сокращает это время до 5 секунд и одного клика мыши. Кроме того, ЭДО дешевле, даже если рассматривать сотрудничество с самым дорогим оператором.

Преимущества ЭДО для нас были очевидны: сокращение затрат на бумагу, почтовую отправку и хранение документов, экономия времени сотрудников. Помимо этого мы освободили офисное пространство от «гор» бумаги.

Затраты времени на один коплект документов
ПроцессВ бумажном виде (секундах)В электронном виде (секундах)
Распечатка150
Подписание270
Отправка через провайдера00
Занесение в реестр175
Отправка конвертов120
Получение документов и внесение в реестр155
Итого860

Выбор оператора

Мы рассматривали 4-х провайдеров. Тензор оказался выгоднее всех, потому что:

1. Отправка документов в СБИС тарифицируется не поштучно, а пакетом. То есть одновременная отправка ТОРГ-12 и счета-фактуры уже дает экономию в 2 раза по сравнению с другими операторами. Конечно, стоимость важна, но это не единственное преимущество СБИС и Тензора.

2. Получение документов в СБИС для всех наших дистрибьюторов бесплатное. Также они не платят за одну, первую, электронную подпись (ЭП) для утверждения документов. Мы, кстати, тоже получили бесплатную ЭП.

3. У СБИС широкое покрытие роуминга. Мы можем отправлять документы из СБИС всем клиентам, которые пользуются ЭДО у других операторов.

4. У нас учетная система SAP. СБИС предлагает интеграцию с ней. При этом учитываются наши пожелания, поэтому условия интеграции довольно гибкие. Но об этом дальше отдельно.

Интеграция с SAP

SAP – иностранная учетная система. Когда мы начинали проект по ЭДО, наша версия SAP не поддерживала российское законодательство и xml-формат. По этой причине нужна была интеграция со СБИС с выгрузкой документов из SAP, преобразованием их в xml-формат, принятый Минфином.

Мы выбрали готовый пакет интеграции SAP со СБИС. На интеграцию и доработку всех форм ушло всего 3 месяца.

У нас было три варианта решения:

1. Рассмотреть стандартное решение SAP. Для этого обратились к нашей службе поддержки в Мадриде, объяснили им наше законодательство, историю с форматами. Но SAP все равно не смог покрыть все наши потребности в интеграции.

2. Разработать интеграцию через API самостоятельно. Отказались от этого варианта, так как затратно по времени и стоимости.

3. Использовать готовый пакет интеграции SAP со СБИС, который предложил Тензор. Вариант максимально экономный и быстрый, так как специалисты Тензор знают и SAP, и СБИС, и стандарты Минфина. Плюс решение Тензора легко ставится поверх SAP. Такая интеграция позволила нам потратить на все настройки и визуализации документов всего 3 месяца – в июне мы заключили договор о работе в СБИС, а в сентябре уже отправляли документы.

Для выгрузки документов из SAP в СБИС есть удобный интерфейс. В этом окне мы задаем лишь несколько полей, нажимаем на кнопку выгрузки, и документы выгружаются в интерфейс в SAP прямо пакетом. Причем у нас масса вариантов для выгрузки. Например, одному клиенту за период или для всех клиентов за какую-то дату. Если в SAP нас ничего не смущает, мы нажимаем на кнопку «выгрузить». Документы автоматически подтягиваются СБИС из папки выгрузки и отправляются.

Интеграция СБИС с SAP, Удобный интерфейс выгрузки документов.

Как мы работаем с ЭДО

Внутри системы документы имеют стандартный формат файла, а снаружи СБИС открывает их в привычном виде как на бумаге, даже наш логотип на бланке сохранен.

Работаем в СБИС и храним ЭП мы в облаке. Это оказалось проще, так как облако не требует установки программы на компьютер каждому сотруднику, отправляющему документы. Для работы достаточно зайти под логином и паролем в личный кабинет на сайте СБИС. В любой момент бухгалтерия или руководитель отдела могут проконтролировать работу по документам – СБИС формирует отчет с датами и временем отправки документов, временем их получения и временем подписания клиентом. Тензор предложил нам настроить выгрузку этой информации в SAP, но для нас удобнее получать эти отчеты в СБИС.

Мы перевели акт о предоставлении бонусов дистрибьюторам в электронный вид. Сейчас весь обмен документами с ними происходит в личном кабинете СБИС.

За вполне стандартными ТОРГ-12 и счетом-фактурой мы перевели в электронный вид акт о предоставлении бонусов дистрибьюторам. Этот документ формируется у нас в SAP и имеет нестандартную форму, где мы указываем за что, кому и какую сумму начисляем. Очень быстро его визуализировали – сделали так, чтобы выгружался он в xml-формате, но в СБИС при открытии выглядел так, как нужно нам, с правильными формулировками с точки зрения законодательства.

Результаты перехода

30% клиентов перешли на электронный документооборот с нами сразу же, в 2014 году. Тогда же мы добавили в договоры поставки с новыми дистрибьюторами пункт о возможности обмениваться документами электронно. Чтобы не перезаключать договоры с теми, кто уже работал с нами, заключили дополнительные соглашения. Сейчас наши документы утверждает 83% дистрибьюторов. Но мы нацелены на все 100%. Для этого ведем переговоры с руководителями компаний, так как именно они, а не бухгалтерия, в первую очередь заинтересованы в быстром и дешевом обмене документами.

Выберите свой регион
  • 77 Москва
  • 78 Санкт-Петербург
  • 01 Республика Адыгея
  • 02 Республика Башкортостан
  • 03 Республика Бурятия
  • 04 Республика Алтай
  • 05 Республика Дагестан
  • 06 Республика Ингушетия
  • 07 Респ. Кабардино-Балкария
  • 08 Республика Калмыкия
  • 09 Респ. Карачаево-Черкессия
  • 10 Республика Карелия
  • 11 Республика Коми
  • 12 Республика Марий Эл
  • 13 Республика Мордовия
  • 14 Республика Саха (Якутия)
  • 15 Северная Осетия - Алания
  • 16 Республика Татарстан
  • 17 Республика Тыва
  • 18 Республика Удмуртия
  • 19 Республика Хакасия
  • 20 Республика Чечня
  • 21 Республика Чувашия
  • 22 Алтайский край
  • 23 Краснодарский край
  • 24 Красноярский край
  • 25 Приморский край
  • 26 Ставропольский край
  • 27 Хабаровский край
  • 28 Амурская обл.
  • 29 Архангельская обл.
  • 30 Астраханская обл.
  • 31 Белгородская обл.
  • 32 Брянская обл.
  • 33 Владимирская обл.
  • 34 Волгоградская обл.
  • 35 Вологодская обл.
  • 36 Воронежская обл.
  • 37 Ивановская обл.
  • 38 Иркутская обл.
  • 39 Калининградская обл.
  • 40 Калужская обл.
  • 41 Камчатский край
  • 42 Кемеровская обл.
  • 43 Кировская обл.
  • 44 Костромская обл.
  • 45 Курганская обл.
  • 46 Курская обл.
  • 47 Ленинградская обл.
  • 48 Липецкая обл.
  • 49 Магаданская обл.
  • 50 Московская обл.
  • 51 Мурманская обл.
  • 52 Нижегородская обл.
  • 53 Новгородская обл.
  • 54 Новосибирская обл.
  • 55 Омская обл.
  • 56 Оренбургская обл.
  • 57 Орловская обл.
  • 58 Пензенская обл.
  • 59 Пермский край
  • 60 Псковская обл.
  • 61 Ростовская обл.
  • 62 Рязанская обл.
  • 63 Самарская обл.
  • 63 Тольятти
  • 64 Саратовская обл.
  • 65 Сахалинская обл.
  • 66 Свердловская обл.
  • 67 Смоленская обл.
  • 68 Тамбовская обл.
  • 69 Тверская обл.
  • 70 Томская обл.
  • 71 Тульская обл.
  • 72 Тюменская обл.
  • 73 Ульяновская обл.
  • 74 Челябинская обл.
  • 75 Забайкальский край
  • 76 Ярославская обл.
  • 79 Еврейская АО
  • 83 Ненецкий АО
  • 86 Ханты-Мансийский АО
  • 87 Чукотский АО
  • 89 Ямало-Ненецкий АО
  • 91 Республика Крым
  • 92 Севастополь
  • 99 Байконур