Обмен документами между X5 Group и поставщиками коммунальных услуг

Обмен документами между X5 Group и поставщиками коммунальных услуг
Для прямых поставщиков
Для поставщиков услуг с агентским договором

Правила обмена действуют также для компаний, принимающих оплату как часть аренды или возмещение в рамках договора.

Документы можно создавать и отправлять из личного кабинета СБИС, из своей учетной системы (УС), а также создавать в своей системе, а отправлять через СБИС.

Создать и отправить из СБИС
Создать и отправить из СБИС
Создать в своей УС и отправить из СБИС
Создать в своей УС и отправить из СБИС
Создать и отправить из своей УС
Создать и отправить из своей УС

Предварительная настройка

  1. В меню откройте «Настройки». В блоке «Функционал» перейдите в «Компоненты».
  2. Включите пакет «Добавление товаров и услуг в документы».
  3. Добавьте в каталог услуги, которые оказываете сети. Например, «Водоснабжение» или «Аренда помещений».
  4. Вставьте носитель электронной подписи в компьютер.

Работа с документами

  1. В разделе «Продажи» нажмите + и выберите «Реализация».
  2. Введите номер и дату документа из своей учетной системы.
  3. Найдите в списке реквизиты Х5, укажите ИНН и в появившемся окне выберите карточку контрагента.

    Список реквизитов Х5

  4. Проверьте НДС. Он должен соответствовать требованиям договора.
  5. Добавьте услугу.
  6. Перейдите на вкладку «Документы» и нажмите — сформируется комплект документов реализации.
  7. Проверьте реквизиты в документах. Если есть ошибки, исправьте их.
  8. Нажмите «Добавить» и прикрепите файлы: копии актов потребления, актов оказанных услуг и счетов-фактур от прямых поставщиков, расчетные ведомости, акты снятия показаний счетчиков, копии платежных поручений, акт детализации (если необходимо), счет на оплату (необязательно) и другие документы, предусмотренные договором.

    Размер каждого вложения не должен превышать 10 Мб.

  9. Проверьте состав пакета и соответствие документов требованиям сети.

    Список необходимых документов

    • налоговый или первичный документы — в формализованном виде;
    • присутствует только один налоговый или первичный документ;
    • допустимые форматы налоговых документов:
      • УПД функции «СЧФДОП» в формате *.xml;
      • УПД функции «СЧФ» в формате *.xml;
    • допустимые форматы первичных документов:
      • УПД функции «СЧФДОП» в формате *.xml;
      • УПД функции «ДОП» в формате *.xml;
      • акт выполненных работ в формата REZRUISP в формате *.xml;
    • у неплательщика НДС в пакете вложен быть только первичный документ или УПД функции «СЧФДОП» со ставкой НДС в значении «Без НДС».
  10. Нажмите «Отправить».
  11. Получите ответ:

Если реализация была отклонена, создайте новую с корректными данными и отправьте повторно.

Запрещено изменять, удалять, аннулировать или приостанавливать в одностороннем порядке отправленный сети электронный документ. Он может быть признан недействительным и изъят из документооборота только по обоюдному согласию сторон.

Предварительная настройка

Включите конфигурацию «Отчетность и ЭДО».

Работа с документами

  1. Подготовьте в своей учетной системе документы реализации в формате, установленном приказом ФНС России №7-15/820.
  2. Выгрузите файлы в формате *.xml.
  3. Перейдите в личный кабинет СБИС, в раздел «Документы/Исходящие».
  4. Нажмите «+» и выберите файл. СБИС загрузит его, создаст документ и заполнит реквизиты.
  5. Проверьте его. Если есть ошибки, удалите документ, исправьте xml-файл и загрузите повторно.
  6. Прикрепите кнопкой дополнительные файлы для отправки: копии актов потребления, актов оказанных услуг и счетов-фактур от прямых поставщиков, расчетные ведомости, акты снятия показаний счетчиков, копии платежных поручений и другие документы, предусмотренные договором. Размер каждого вложения не должен превышать 10 Мб.
  7. Проверьте документы на соответствие требованиям сети и состав пакета по таблице:
    • налоговый или первичный документы — в формализованном виде;
    • присутствует только один налоговый или первичный документ;
    • допустимые форматы налоговых документов:
      • УПД функции «СЧФДОП» в формате *.xml;
      • УПД функции «СЧФ» в формате *.xml;
    • допустимые форматы первичных документов:
      • УПД функции «СЧФДОП» в формате *.xml;
      • УПД функции «ДОП» в формате *.xml;
      • акт выполненных работ в формата REZRUISP в формате *.xml;
    • у неплательщика НДС в пакете вложен быть только первичный документ или УПД функции «СЧФДОП» со ставкой НДС в значении «Без НДС».
  8. Вставьте носитель электронной подписи в компьютер.
  9. Нажмите «Отправить». Документ подпишется вашей ЭП и отправится контрагенту.
  10. Получите ответ:

Если реализация была отклонена, создайте новую с корректными данными и отправьте повторно.

Запрещено изменять, удалять, аннулировать или приостанавливать в одностороннем порядке отправленный сети электронный документ. Он может быть признан недействительным и изъят из документооборота только по обоюдному согласию сторон.

Предварительная настройка

  1. Настройте интеграцию СБИС со своей учетной системой.
  2. Убедитесь, что документы, которые вы будете отправлять в сеть, соответствуют требованиям X5 Group.
    • Сформирован УПД в формате, установленном приказом ФНС России № 7-15/820.
    • В УПД значение «НомСтр» всегда уникально.

      Пример:

      <ТаблСчФакт>

      <СведТов КолТов="95200.000" НаимТов="Потребленная электроэнергия по объекту г. Тюмень, ул. Московская, д .11" НалСт="20%" НомСтр="1" ОКЕИ_Тов="245" СтТовБезНДС="554800.49" СтТовУчНал="683390.59" ЦенаТов="5.801">

      ...

      </СведТов>

    • Заполните тег «СвГосРегИП» при генерации УПД, если вы индивидуальный предприниматель.

      Пример в УПД:

      <СвСчФакт НомерСчФ="965" КодОКВ="643" ДатаСчФ="25.03.2020">

      <СвПрод ОКПО="01782915">

      <ИдСв>

      <СвИП СвГосРегИП="312172120600016" ИННФЛ="171401869894">

      <ФИО Фамилия="Алексеев" Отчество="Алексеевич" Имя="Алексей"/>

      </СвИП>

      </ИдСв>

      ...

      </СвПрод>

      ...

      </СвСчФакт>

      <Подписант ОблПолн="5" ОснПолн="Должностные обязанности" Статус="1">

      <ИП ИННФЛ="171401869894" СвГосРегИП="312172120600016">

      <ФИО Имя="Алексей" Отчество="Алексеевич" Фамилия="Алексеев"/>

      </ИП>

      </Подписант>

Работа с документами

  1. Оформите документ с типом «Реализация» в своей учетной системе. Документ с другим типом сеть не сможет обработать. Получателем может быть только организация из списка.

    Вместе с реализацией отправьте неформализованные документы: копии первичных и налоговых документов от прямых поставщиков, расчетные ведомости, акты снятия показаний счетчиков, копии платежных поручений и другие документы, предусмотренные агентским договором. Размер каждого вложения не должен превышать 10 Мб.

  2. Проверьте состав пакета по таблице:
    • налоговый или первичный документы — в формализованном виде;
    • присутствует только один налоговый или первичный документ;
    • допустимые форматы налоговых документов:
      • УПД функции «СЧФДОП» в формате *.xml;
      • УПД функции «СЧФ» в формате *.xml;
    • допустимые форматы первичных документов:
      • УПД функции «СЧФДОП» в формате *.xml;
      • УПД функции «ДОП» в формате *.xml;
      • акт выполненных работ в формата REZRUISP в формате *.xml;
    • у неплательщика НДС в пакете вложен быть только первичный документ или УПД функции «СЧФДОП» со ставкой НДС в значении «Без НДС».
  3. Отправьте документ.
  4. Получите ответ от X5 Group:

Если реализация была отклонена, создайте новую с корректными данными и отправьте повторно.

Запрещено изменять, удалять, аннулировать или приостанавливать в одностороннем порядке отправленный сети электронный документ. Он может быть признан недействительным и изъят из документооборота только по обоюдному согласию сторон.

Документы можно создавать и отправлять из личного кабинета СБИС, из своей учетной системы (УС), а также создавать в своей системе, а отправлять через СБИС.

Предварительная настройка

  1. В меню откройте «Настройки». В блоке «Функционал» перейдите в «Компоненты».
  2. Включите пакет «Добавление товаров и услуг в документы».
  3. В разделе «Каталог» включите работу с УПД.
  4. Добавьте в каталог услуги, за которые перевыставляете документы. Например, «Водоснабжение» или «Аренда помещений».
  5. Вставьте носитель электронной подписи в компьютер.

Работа с документами

  1. В разделе «Продажи» нажмите «+», выберите «Реализация».
  2. Укажите номер и дату документа из своей учетной системы.
  3. Добавьте покупателя из списка. Для этого введите его ИНН и КПП, на вкладке «Все компании» выберите контрагента.
  4. Проверьте НДС. Он должен соответствовать требованиям договора.
  5. Добавьте услугу, за которую перевыставляете документы.
  6. Перейдите на вкладку «Документы» и нажмите . Сформируется комплект документов реализации. Проверьте реквизиты в документах. Если обнаружите ошибки, исправьте их.
  7. Нажмите «Редактировать», затем в блоке «Продавец» кликните «изменить организацию». В поле с названием компании-продавца нажмите . В открывшемся списке найдите ресурсоснабжающую организацию. Нажмите «Сохранить».
  8. Прикрепите кнопкой дополнительные файлы для отправки: копии актов потребления, актов оказанных услуг и счетов-фактур от прямых поставщиков, расчетные ведомости, акты снятия показаний счетчиков, копии платежных поручений и другие документы, предусмотренные договором. Размер каждого вложения не должен превышать 10 Мб.
  9. Проверьте документы на соответствие требованиям сети и состав пакета по таблице:
    • налоговый или первичный документы — в формализованном виде;
    • присутствует только один налоговый или первичный документ;
    • допустимые форматы налоговых документов:
      • УПД функции «СЧФДОП» в формате *.xml;
      • УПД функции «СЧФ» в формате *.xml;
    • допустимые форматы первичных документов:
      • УПД функции «СЧФДОП» в формате *.xml;
      • УПД функции «ДОП» в формате *.xml;
      • акт выполненных работ в формата REZRUISP в формате *.xml;
    • у неплательщика НДС в пакете вложен быть только первичный документ или УПД функции «СЧФДОП» со ставкой НДС в значении «Без НДС».
  10. Нажмите «Отправить». Документ подпишется вашей ЭП и отправится контрагенту.
  11. Получите ответ:

Создайте новую реализацию с корректными данным и отправьте повторно, если она была отклонена.

Запрещено изменять, удалять, аннулировать или приостанавливать в одностороннем порядке отправленный сети электронный документ. Он может быть признан недействительным и изъят из документооборота только по обоюдному согласию сторон.

Предварительная настройка

Включите конфигурацию «Отчетность и ЭДО».

Работа с документами

  1. Подготовьте в своей учетной системе счет-фактуру от ресурсоснабжающей организации и документ реализации на агентское вознаграждение (если оно предусмотрено договором) в формате *.xml. Они должны соответствовать требованиям X5 Group.
    1. Документы реализации в формате, установленном приказом ФНС России № 7-15/820.
    2. Отправитель в счете-фактуре — ресурсоснабжающая организация.
    3. Отправитель в реализации на агентское вознаграждение — сам агент.
    4. Получатель документа — организация из списка.
  2. Выгрузите xml-файл из учетной системы.
  3. Перейдите в личный кабинет СБИС, в раздел «Документы/Исходящие».
  4. Нажмите «+» и выберите файл. СБИС загрузит его и создаст документ.
  5. Проверьте его. Если есть ошибки, удалите документ, исправьте xml-файл и загрузите повторно.
  6. Прикрепите кнопкой дополнительные файлы для отправки: копии актов потребления, актов оказанных услуг и счетов-фактур от прямых поставщиков, расчетные ведомости, акты снятия показаний счетчиков, копии платежных поручений и другие документы, предусмотренные договором. Размер каждого вложения не должен превышать 10 Мб.
  7. Проверьте документы на соответствие требованиям сети и состав пакета по таблице:
    • налоговый или первичный документы — в формализованном виде;
    • присутствует только один налоговый или первичный документ;
    • допустимые форматы налоговых документов:
      • УПД функции «СЧФДОП» в формате *.xml;
      • УПД функции «СЧФ» в формате *.xml;
    • допустимые форматы первичных документов:
      • УПД функции «СЧФДОП» в формате *.xml;
      • УПД функции «ДОП» в формате *.xml;
      • акт выполненных работ в формата REZRUISP в формате *.xml;
    • у неплательщика НДС в пакете вложен быть только первичный документ или УПД функции «СЧФДОП» со ставкой НДС в значении «Без НДС».
  8. Вставьте носитель электронной подписи в компьютер.
  9. Нажмите «Отправить». Документ подпишется вашей ЭП и отправится контрагенту.
  10. Получите ответ:

Создайте новую реализацию с корректными данным и отправьте повторно, если она была отклонена.

Запрещено изменять, удалять, аннулировать или приостанавливать в одностороннем порядке отправленный сети электронный документ. Он может быть признан недействительным и изъят из документооборота только по обоюдному согласию сторон.

Предварительная настройка

  1. Настройте интеграцию СБИС со своей учетной системой.
  2. Убедитесь, что документы, которые вы будете отправлять в сеть, соответствуют требованиям X5 Group.
    • Сформирован УПД в формате, установленном приказом ФНС России № 7-15/820;
    • В УПД значение «НомСтр» всегда должно быть уникально.

      Пример:

      <ТаблСчФакт>

      <СведТов КолТов="95200.000" НаимТов="Потребленная электроэнергия по объекту г. Тюмень, ул. Московская, д .11" НалСт="20%" НомСтр="1" ОКЕИ_Тов="245" СтТовБезНДС="554800.49" СтТовУчНал="683390.59" ЦенаТов="5.801">

      ...

      </СведТов>

    • Если вы индивидуальный предприниматель, заполните тег «СвГосРегИП» при генерации УПД.

      Пример в УПД:

      <СвСчФакт НомерСчФ="965" КодОКВ="643" ДатаСчФ="25.03.2020">

      <СвПрод ОКПО="01782915">

      <ИдСв>

      <СвИП СвГосРегИП="312172120600016" ИННФЛ="171401869894">

      <ФИО Фамилия="Алексеев" Отчество="Алексеевич" Имя="Алексей"/>

      </СвИП>

      </ИдСв>

      ...

      </СвПрод>

      ...

      </СвСчФакт>

      <Подписант ОблПолн="5" ОснПолн="Должностные обязанности" Статус="1">

      <ИП ИННФЛ="171401869894" СвГосРегИП="312172120600016">

      <ФИО Имя="Алексей" Отчество="Алексеевич" Фамилия="Алексеев"/>

      </ИП>

      </Подписант>

Работа с документами

  1. Оформите реализацию в своей учетной системе. Получателем документа может быть только организация из списка.

    Вместе с реализацией отправьте неформализованные документы: копии первичных и налоговых документов от прямых поставщиков, расчетные ведомости, акты снятий показаний счетчиков, копии платежных поручений и другие документы, предусмотренные агентским договором. Размер каждого вложения не должен превышать 10 Мб.

  2. Проверьте состав пакета по таблице:
    • налоговый или первичный документы — в формализованном виде;
    • присутствует только один налоговый или первичный документ;
    • допустимые форматы налоговых документов:
      • УПД функции «СЧФДОП» в формате *.xml;
      • УПД функции «СЧФ» в формате *.xml;
    • допустимые форматы первичных документов:
      • УПД функции «СЧФДОП» в формате *.xml;
      • УПД функции «ДОП» в формате *.xml;
      • акт выполненных работ в формата REZRUISP в формате *.xml;
    • у неплательщика НДС в пакете вложен быть только первичный документ или УПД функции «СЧФДОП» со ставкой НДС в значении «Без НДС».
  3. Отправьте документ.
  4. Получите ответ от X5 Group:

Если реализация была отклонена, создайте новую с корректными данными и отправьте повторно.

Запрещено изменять, удалять, аннулировать или приостанавливать в одностороннем порядке отправленный сети электронный документ. Он может быть признан недействительным и изъят из документооборота только по обоюдному согласию сторон.

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.