Электронный документооборот

Распределить входящие документы

Распределить входящие документы

Каждый день любая компания получает документы от контрагентов и государственных учреждений. Их необходимо отсортировать и передать сотрудникам на выполнение. СБИС помогает автоматизировать этот процесс:

Это можно сделать, настроив правила регистрации входящих документов.

Получить документы, если правила регистрации не настроены

В этом случае документы поступают в СБИС в раздел «Документы/Входящие» с кнопкой «Утвердить». Присылать их могут любые контрагенты. Чтобы ограничить круг отправителей, в разделе «Документы/Входящие» нажмите . Выберите, от кого вы хотите получать документы: от всех контрагентов или только от избранных.

Если выбираете второе, проверьте, чтобы все, с кем вы ведете переписку в СБИС, были в списке «Избранные». Иначе они не смогут отправить вам электронные документы.

Входящие документы может видеть любой пользователь, у которого есть доступ к участку «Документы». Такая схема получения подходит небольшим компаниям, в которых все документы обрабатывают один-два сотрудника.

При автоматической регистрации документам нельзя изменить регламент — он определяется на стороне отправителя, но можно назначить ответственного. Это позволит направлять документы сотрудникам, минуя распределяющего. Например, счета — менеджеру, акты сверок — в бухгалтерию. Ответственным можно выбрать сотрудника или целое подразделение.

Назначить ответственного

  1. В разделе «Документы/Входящие» нажмите .
  2. Нажмите пункт «Документы без правил регистрируются автоматически» и выберите ответственного:
    • Конкретный сотрудник — выберите вручную работников или отдел из списка.
    • Конкретный сотрудник или подразделение, указанное отправителем в документе — за документ будет отвечать получатель.
    • Сотрудник, закрепленный за контрагентом — используйте параметр, если за общение с компанией отвечает конкретный сотрудник.
    • Обособленное подразделение, соответствующее адресу в документе — ответственным станет филиал, чей адрес указан во вложенных документах.
    • Ответственный за документ-основание, например, за счет или договор — правило сработает, только если есть документ-основание и ему назначен ответственный.
    • Подразделение, соответствующее нашей организации — ответственным будет подразделение, код которого был указан при отправке. Передавать код из личного кабинета нельзя, это можно сделать только с помощью интеграции API\SDK, СБИС Коннект, внешней обработки.
  3. Сохраните изменения.

На заметку!

Также можно ограничить число сотрудников, которые видят документ, указав в их личных карточках область видимости «Свое подразделение» или «Свой офис». Сотрудники смогут видеть только документы своего отдела.

Включить смену регламента

Чтобы иметь возможность назначать и ответственного, и регламент, измените правило регистрации с автоматического на ручное и сохраните изменения.

После этого у входящих документов можно будет изменить регламент.

Для более точного распределения настройте свои правила регистрации входящих документов.

Настроить другие правила приема документов

Документы могут содержать вложения, комментарии, иметь регламент и другие значения. Используйте эти параметры, чтобы автоматизировать передачу документов внутри организации. Например, направлять договоры юристу, а прайс-листы - менеджеру по закупкам.

Выберите пункты для своей настройки:

  1. В разделе «Документы/Входящие» нажмите .
  2. Создайте правило регистрации, нажав .
  3. Укажите условия распределения:
    • «содержит вложения» — выберите тип вложения, который нужно определить в документе. Например, чтобы , выберите его из списка и запретите прием такого документа.
    • «пришел от контрагента» — выберите компанию-отправителя. Например, чтобы все документы от определенного контрагента ответственному менеджеру напрямую, минуя всех остальных.
    • «для нашей организации» — выберите компанию-получателя, если в аккаунте их несколько. Например, у вас есть организации «Ромашка» и «Лютик», у каждой своя бухгалтерия. Чтобы счета для «Ромашки» поступали напрямую ее бухгалтерии, это подразделение из списка и назначьте в качестве ответственного бухгалтерию «Ромашки».
    • «с ключевыми словами» — напишите слова, которые должны быть в комментарии к поступающему документу. Например, если отправитель присылает счета двум отделам одной компании — закупкам и снабжению — он может , кому следует передать документ. СБИС «прочитает» комментарий и автоматически направит в нужный отдел.
  4. Укажите, как зарегистрировать документ в системе. Выберите тип операции из списка или нажмите «Еще...», чтобы открыть весь перечень.

    Например, чтобы СБИС присвоил документу правильный тип, если контрагент перепутал регламент и отправил УПД в качестве акта сверки, задайте условия: содержит вложение «Передаточный документ», регистрируем как «Поступление».

  5. Здесь же вы можете включить настройку, которая позволит не принимать электронные документы. Например, откажитесь от получения документов с прикрепленными файлами, чтобы сэкономить пространство в облачном хранилище. Для этого укажите, что документ содержит вложение и выберите пункт «отклонить».

    При попытке выслать файл контрагент получит предупреждение, что документ не может быть отправлен.

  6. Нажмите Сохранить.

Правила регистрации документов настроены. В первую очередь СБИС будет учитывать и применять правила, которые касаются отклонения документов, далее — те, что содержат наибольшее количество условий.

Правила можно изменить или удалить.

Просмотреть доступ сотрудников

Если правила регистрации не настроены, уведомления о новых документах получают Администратор системы, Настройщик системы, Руководитель предприятия. В конфигурации раздела «Документы/Входящие» на вкладке «Кто имеет доступ» указаны сотрудники, которым разрешено или запрещено менять правила регистрации документов.

Лицензия

Один из тарифов «Обмен с контрагентами» сервиса «Документооборот и EDI».