Документооборот с контрагентами

Изменить правила получения документов

Изменить правила получения документов

Каждый день любая компания получает документы от контрагентов и государственных учреждений. Их необходимо рассортировать и передать сотрудникам на выполнение. По умолчанию присылать вам документы могут любые компании.

Документы поступают в раздел «Документы/Входящие» в том виде, в котором их отправил контрагент: тип соответствует тому, что выбрал отправитель. При этом не важно, какие в них есть вложения. То есть, если в документ с типом «Счет» вложен файл УПД, он все равно останется счетом.

Входящие документы может видеть любой пользователь, у которого есть доступ к участку «Документы».

Если вы еще не настраивали никаких правил, СБИС регистрирует входящие автоматически.

Правила регистрации документов заданы по умолчанию. Вы можете их изменить или настроить свои. Для этого перейдите в раздел «Документы/Входящие» и нажмите .

Правила не изменяют ничего в самих документах — тип, содержание, вложения — они только помогают передать документы адресату более точно и быстро.

Изменить правила по умолчанию
Настроить свои правила

При настройках по умолчанию можно задать вручную три параметра: от кого получать документы, как их распределять и кому передавать на выполнение.

Ограничить круг отправителей

Отметьте пункт «Только от внесенных в Избранные». Проверьте, чтобы все, с кем вы ведете обмен в СБИС, были в списке «Избранные». Иначе контрагенты не смогут отправить вам электронные документы.

Включить ручное распределение

Чтобы можно было изменить тип входящего документа, выберите регистрацию «вручную».

Настроить передачу ответственному

Измените порядок определения ответственного, если правило вам не подходит. Используйте кнопки . Лишние пункты можно удалить кнопкой .

Если не подходит ни одно из условий, назначьте ответственным работника или отдел. Для этого нажмите пункт «Конкретный сотрудник» и выберите из списка.

Чтобы сотрудники могли видеть только документы своего отдела, укажите в их личных карточках область видимости «Свое подразделение» или «Свой офис».

Можно настроить одно или несколько индивидуальных правил регистрации. Например, для каждого контрагента — свое. В первую очередь СБИС будет учитывать и применять ваше правило, затем — правило по умолчанию.

  1. В конфигурации раздела «Документы/Входящие» нажмите .
  2. Укажите условия распределения входящих документов:
    • «содержит вложения» — выберите тип вложения, который нужно определить в документе.
      Например, чтобы , выберите его из списка и запретите прием такого документа;
    • «пришел от контрагента» — выберите компанию-отправителя.
      Например, чтобы все документы от определенного контрагента ответственному менеджеру напрямую, минуя всех остальных;
    • «для нашей организации» — выберите компанию-получателя, если в аккаунте их несколько.
      Например, у вас есть организации «Ромашка» и «Лютик», у каждой своя бухгалтерия. Чтобы счета для «Ромашки» поступали напрямую ее бухгалтерии, это подразделение из списка и назначьте в качестве ответственного бухгалтерию «Ромашки»;
    • «с ключевыми словами» — напишите слово или его часть (минимум 3 символа), которые должны быть в комментарии к поступающему документу.
      Например, если отправитель присылает счета двум отделам одной компании — закупкам и снабжению — он может , кому следует передать документ. СБИС «прочитает» комментарий и автоматически направит в нужный отдел.
  3. Выберите, как зарегистрировать документ в системе. Кликните тип операции из списка или нажмите «Еще...», чтобы открыть весь перечень.
    Например, чтобы СБИС присвоил документу правильный тип, если контрагент путает регламент и отправляет УПД в качестве акта сверки, задайте условия: содержит вложение «Передаточный документ», регистрируем как «Поступление».

    Здесь же вы можете включить настройку, которая позволит не принимать электронные документы. Например, откажитесь от получения документов с прикрепленными файлами, чтобы сэкономить пространство в облачном хранилище. Для этого укажите, что документ содержит вложение, и выберите пункт «отклонить».

    При попытке выслать файл контрагент получит предупреждение, что документ не может быть отправлен.

  4. Выберите, кого назначить ответственным за документ.
    • «Конкретный сотрудник» — выберите вручную работников или отдел из списка.
    • «Конкретный сотрудник или подразделение, указанное отправителем в документе» — ответственным будет подразделение, код которого указан при отправке. Передавать код из личного кабинета нельзя, это можно сделать только с помощью интеграции API/SDK, СБИС Коннект, внешней обработки.
    • «Сотрудник, закрепленный за контрагентом» — параметр используется, если за общение с компанией отвечает конкретный сотрудник.
    • «Обособленное подразделение, соответствующее адресу в документе» — ответственным станет филиал, чей адрес указан в первом формализованном вложении. Адрес должен быть указан по КЛАДР: индекс — только числа, номер дома — цифра и буква и т.д. Пример заполнения в .
    • «Ответственный за документ-основание, например, за счет или договор» — правило сработает, только если есть документ-основание и ему назначен ответственный.
    • «Подразделение, соответствующее нашей организации» — ответственным будет определенное подразделение, указанное в документе. Такое подразделение должно быть создано только в управленческой структуре и связано с филиалом из раздела «Наша компания».
  5. Нажмите Сохранить.

Правило регистрации документов настроено. Сначала система учитывает параметры, которые касаются отклонения документов, далее — те, что содержат наибольшее количество условий.

Правила можно изменить или удалить.

Лицензия

Тариф «Обмен с контрагентами» сервиса «Документооборот и EDI».