СБИС регистрирует входящие документы автоматически: определяет тип операции (регламент) и передает документ ответственному сотруднику или подразделению.
Все документы поступают в раздел «Документы/Входящие» с тем же типом, который выбрал отправитель.
Вы можете изменить типовые правила регистрации, если они вам не подходят, или настроить свои. Для этого перейдите в раздел «Документы/Входящие» и нажмите 
.
Ограничить круг отправителей
По умолчанию СБИС принимает документы от всех контрагентов. Чтобы изменить настройку, выберите «принимаются только от компаний из раздела «Наши контрагенты». Проверьте, что все, с кем вы ведете обмен в СБИС, добавлены в этот раздел. Иначе контрагенты не смогут отправить вам электронные документы.
Чтобы полностью отказаться от приема документов, выберите «не принимаются».
Настроить получение редакций
Редакция появляется, когда пользователь вносит в документ изменения. По умолчанию вы можете принимать новые редакции взамен предыдущих. Если вы принимаете только заново оформленные документы, выберите «новые редакции не принимаются».
Чтобы видеть в личном кабинете все редакции и знать, какая из них актуальная, выберите «новые редакции принимаются только после обработки старых».
Правила регистрации работают только с первым поступившим вариантом документа. Если контрагент изменит ответственного или регламент и пришлет редакцию документа, перераспределения не произойдет.
Настроить передачу ответственному
Измените порядок поиска ответственного с помощью кнопок 
или удалите ненужные правила кнопкой 
.
Если не подходит ни одно из условий, назначьте ответственным работника, отдел или пользователя с определенной ролью. Для этого нажмите «+» и выберите из списка.
Нажмите «Применить». Изменения сохранены.
Чтобы сотрудники могли видеть только документы своего отдела, укажите в их личных карточках область видимости «Свое подразделение» или «Свой офис».
Можно создать одно или несколько индивидуальных правил регистрации. В первую очередь СБИС будет учитывать и применять ваше правило, затем — типовое правило.
Если входящий документ соответствует групповым условиям, а вложенным правилам — нет, документ зарегистрируется по типовому правилу.
- Нажмите «+», выберите «Правило».
- Введите название.
- Укажите условия распределения входящих документов:
- «содержит вложения» — выберите тип вложения, который должен быть в документе;
- «пришел от контрагента» — выберите компанию-отправителя, несколько компаний или папку из раздела «Наши клиенты». Когда добавите в папку новых контрагентов, правило сработает и для них;
- «для нашей организации» — выберите компанию-получателя, если в вашем аккаунте их несколько;
- «с ключевыми словами» — напишите слово или его часть (минимум 3 символа, максимум 225), которые должны быть в комментарии к поступающему документу или в названии неформализованного вложения. Укажите, все слова должны быть в документе или хотя бы одно;
- «имеет тип» — выберите тип документа;
- «с лимитом каждого вложения» — укажите размер в мегабайтах. Если размер хотя бы одного вложения превысит указанный, контрагент получит предупреждение, что документ не может быть отправлен.
Если для правила не требуется ни одно из условий выше, нажмите «Без условий» и перейдите к следующему шагу. Параметр «Без условий» можно использовать в группе только один раз.
- «содержит вложения» — выберите тип вложения, который должен быть в документе;
- Выберите, как зарегистрировать документ в системе:
- «Автоматически» — будет выбрана операция, которая стоит первой в настройках раздела;
- «Использовать операцию» — выберите операцию из списка;
- «Позже, разберем вручную» — документ попадет в раздел «Документы/Входящие», назначить операцию можно будет самостоятельно;
- «Не принимать» — позволит совсем не получать некоторые электронные документы. Например, запретите получение pdf-файлов, если хотите получать их только в формате *.xml.
- Выберите, кого назначить ответственным за документ.
Чтобы пропустить настройку ответственного, нажмите «Далее».
- Нажмите «Сохранить».
Правило регистрации документов настроено. Его можно изменить, удалить или временно отключить. Для этого кликните правило правой кнопкой мыши и выберите действие. Также вы можете объединить похожие правила в группу, и наоборот — преобразовать группу в правило.
Сначала будут использоваться правила, которые запрещают прием документов, затем — с максимальным количеством совпавших условий. Если таких несколько, сработает то, что стоит выше в списке.