Присоединяйтесь!

Настроить правила получения документов

Настроить правила получения документов

СБИС регистрирует входящие документы автоматически: определяет тип операции (регламент) и передает документ ответственному сотруднику или подразделению.

Все документы поступают в раздел «Документы/Входящие» с тем же типом, который выбрал отправитель.

Вы можете изменить типовые правила регистрации, если они вам не подходят, или настроить свои. Для этого перейдите в раздел «Документы/Входящие» и нажмите .

Изменить типовые правила
Изменить типовые правила
Настроить свои правила регистрации
Настроить свои правила регистрации

Ограничить круг отправителей

По умолчанию СБИС принимает документы от всех контрагентов. Чтобы изменить настройку, выберите «принимаются только от компаний из раздела «Наши контрагенты». Проверьте, что все, с кем вы ведете обмен в СБИС, добавлены в этот раздел. Иначе контрагенты не смогут отправить вам электронные документы.

Чтобы полностью отказаться от приема документов, выберите «не принимаются».

Настроить получение редакций

Редакция появляется, когда пользователь вносит в документ изменения. По умолчанию вы можете принимать новые редакции взамен предыдущих. Если вы принимаете только заново оформленные документы, выберите «новые редакции не принимаются».

Чтобы видеть в личном кабинете все редакции и знать, какая из них актуальная, выберите «новые редакции принимаются только после обработки старых».

Правила регистрации работают только с первым поступившим вариантом документа. Если контрагент изменит ответственного или регламент и пришлет редакцию документа, перераспределения не произойдет.

Настроить прием запросов на аннулирование

Укажите, будете ли вы принимать запросы на аннулирование документов.

Настроить передачу ответственному

Измените порядок поиска ответственного с помощью кнопок или удалите ненужные правила кнопкой .

Если не подходит ни одно из условий, назначьте ответственным работника, отдел или пользователя с определенной ролью. Для этого нажмите «+» и выберите из списка.

Нажмите «Применить». Изменения сохранены.

Чтобы сотрудники могли видеть только документы своего отдела, укажите в их личных карточках область видимости «Свое подразделение» или «Свой офис».

Можно создать одно или несколько индивидуальных правил регистрации. В первую очередь СБИС будет учитывать и применять ваше правило, затем — типовое правило.

Если входящий документ соответствует групповым условиям, а вложенным правилам — нет, документ зарегистрируется по типовому правилу.

  1. Нажмите «+», выберите «Правило».
  2. Введите название.
  3. Укажите условия распределения входящих документов:
    • «содержит вложения» — выберите тип вложения, который должен быть в документе;
    • «пришел от контрагента» — выберите компанию-отправителя, несколько компаний или папку из раздела «Наши клиенты». Когда добавите в папку новых контрагентов, правило сработает и для них;
    • «для нашей организации» — выберите компанию-получателя, если в вашем аккаунте их несколько;
    • «с ключевыми словами» — напишите слово или его часть (минимум 3 символа, максимум 225), которые должны быть в комментарии к поступающему документу или в названии неформализованного вложения. Укажите, все слова должны быть в документе или хотя бы одно;
    • «имеет тип» — выберите тип документа;
    • «с лимитом каждого вложения» — укажите размер в мегабайтах. Если размер хотя бы одного вложения превысит указанный, контрагент получит предупреждение, что документ не может быть отправлен.

    Если для правила не требуется ни одно из условий выше, нажмите «Без условий» и перейдите к следующему шагу. Параметр «Без условий» можно использовать в группе только один раз.

  4. Выберите, как зарегистрировать документ в системе:
    • «Автоматически» — будет выбрана операция, которая стоит первой в настройках раздела;
    • «Использовать операцию» — выберите операцию из списка;
    • «Позже, разберем вручную» — документ попадет в раздел «Документы/Входящие», назначить операцию можно будет самостоятельно;
    • «Не принимать» — позволит совсем не получать некоторые электронные документы. Например, запретите получение pdf-файлов, если хотите получать их только в формате *.xml.
  5. Выберите, кого назначить ответственным за документ.

    Чтобы пропустить настройку ответственного, нажмите «Далее».

  6. Нажмите «Сохранить».

Правило регистрации документов настроено. Его можно изменить, удалить или временно отключить. Для этого кликните правило правой кнопкой мыши и выберите действие. Также вы можете объединить похожие правила в группу, и наоборот — преобразовать группу в правило.

Сначала будут использоваться правила, которые запрещают прием документов, затем — с максимальным количеством совпавших условий. Если таких несколько, сработает то, что стоит выше в списке.

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.