Документооборот с контрагентами

Какие документы могут быть электронными

Какие документы могут быть электронными

Использование электронных документов наравне с бумажными в России было разрешено в 2002 году Федеральным законом 1-ФЗ от 10.01.2002 «Об электронной цифровой подписи». Однако Налоговый кодекс требовал составления счета-фактуры в бумажной форме, поэтому и остальные первичные документы формировались на бумаге.

Ситуация изменилась с мая 2012 года, когда вступил в силу приказ ФНС №ММВ-7-6/138@, утвердивший формат электронного счета-фактуры. С этого момента все первичные документы могут быть электронными. Они имеют юридическую силу и подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Они могут быть представлены в суд или налоговую и являются основанием для расчета налогов. Требования к формату электронного документа зависят от его типа:

Тип документаXML-формат ФНСПроизвольный формат
Счет-фактура
Журналы выставленных/полученных счетов-фактур
Книги покупок/продаж
Торг-12
Акт выполненных работ
Остальные первичные документы

Чтобы обеспечить юридическую значимость большинству документов (договоры, накладные, акты), достаточно подписать их действующей квалифицированной электронной подписью. Счета-фактуры будут считаться юридически значимыми, если:

В СБИС все эти условия выполняются.

Все законы, регламентирующие электронный документооборот, мы собрали в таблицу:

Наименование документаСуть документа

1

Федеральный закон 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» (п.1 ст.6)

Электронный документ, подписанный ЭП, равнозначен бумажному с собственноручной подписью и печатью.

2

Федеральный закон 149-ФЗ от 29.07.2012 «Об информации...» (п.4 ст.11)

Обмен электронными сообщениями, подписанными ЭП, рассматривается как обмен документами.

3

Федеральный закон 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» (п.5 ст.9)

Первичные документы (акты, накладные и другие) могут составляться в электронном виде и подписываться ЭП.

4

Налоговый кодекс РФ (часть 2: ст. 169)

Разрешает составлять счета-фактуры в электронном виде, но требует, чтобы обмен ими проходил по установленному Минфином РФ порядку.

5

Постановление правительства РФ № 1137 от 26.12.2011

Устанавливает правила заполнения и исправления счетов-фактур, в том числе и электронных, устанавливает правила регистрации электронных счетов-фактур в журналах учета.

6

Приказ Минфина РФ № 174н от 10.11.2015

Обязывает организации проводить обмен счетами-фактурами через операторов электронного документооборота, устанавливает требования к процедурам выставления и получения электронного счета-фактуры

7

Приказ ФНС РФ
№ ММВ-7-15/189@ от 13.04.2016 г.

Утвердил xml-формат представления корректировочного счета-фактуры.

8

Приказ ФНС РФ № ММВ-7-10/551@ от 30.11.2015 г.

Утвердил рекомендованный xml-формат представления накладной (ТОРГ-12).

9Приказ ФНС РФ № ММВ-7-10/552@ от 30.11.2015 г.

Утвердил рекомендованный xml-формат представления акта приемки-сдачи работ.

10

Гражданский кодекс РФ (часть 1: п.2 ст.160, п.2 ст.434)

Разрешает использование ЭП при заключении сделок (подписании договоров).

11

Налоговый кодекс РФ (часть 1: п.2, ст.93)

Закрепил право налогоплательщиков передавать в налоговую истребованные документы в электронном виде по каналам связи.

12

Приказ ФНС РФ №ММВ-7-2/168@ от 17.02.2011

Утвердил порядок направления требования о представлении документов и сам порядок представления документов в налоговый орган в электронном виде по каналам связи.

13

Приказ ФНС РФ №ММВ-7-6/16@ от 18.01.2017

Утвердил xml-формат представления электронных документов в налоговую инспекцию. Закрепил возможность отправки по каналам связи сканов бумажных документов.

14

Арбитражный процессуальный кодекс РФ (п.3 ст.75)

Электронные документы, подписанные ЭП, допускаются в качестве письменных доказательств и могут быть представлены в суд либо в электронном виде, либо в виде заверенных бумажных копий.

15

Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н (приложение 2, раздел I, п.7)

В бюджетных организациях первичные учетные документы могут быть электронными.

16

Приказ ФНС РФ NММВ-7-15/820@ от 19.12.2018

Утвердил обязательный xml-формат электронного счета-фактуры, универсального передаточного документа (УПД), журналов их учета, а также книги покупок и книги продаж.