Управление бизнес-процессами

Добавить этап операции

Добавить этап операции

В каждую операцию входит несколько этапов — стадий, которые должен пройти документ или задача. Например, утверждение реализации, согласование с директором. Для каждого этапа укажите исполнителя, сроки и другие параметры.

  1. Перейдите в раздел с документами, для которых требуется настроить этапы обработки. Нажмите , чтобы перейти в меню конфигурации, затем откройте операцию или создайте новую.
  2. Чтобы отредактировать стандартную операцию, перейдите по ссылке «Изменить».
  3. Нажмите + Этап.
  4. Если вы добавляете этап бизнес-процесса в разделе «Документы», выберите тип этапа:
    • «Внутренний этап» — промежуточный, без передачи контрагенту. Например, юрист проверяет договор перед тем, как отправить его директору на подпись.
    • «Отправка ответа контрагенту» (входящий), если необходимо обработать полученную документацию. Например, бухгалтер сверяет и подписывает акт сверки расчетов, затем отправляет его контрагенту.
    • «Отправка документа» (исходящий) означает, что его нужно выслать контрагенту по завершении этапа. Например, бухгалтер выставляет счет, а менеджер отправляет его контрагенту. На этом этапе можно выбрать, какой ответ вы хотите получить: подтверждение и/или утверждение документа.

    По умолчанию этапы создаются с типом «Внутренний».

  5. Введите название этапа — не более двух слов. Например, «Выполнение», «Проверка». Оно будет отображаться в разделе «Задачи на мне» у исполнителя этапа, а также в ленте событий.
  6. Выберите исполнителя из предложенных вариантов.
  7. Нажмите Сохранить.

Этап документооборота создан. Чтобы задать условия его работы, настройте дополнительные параметры.

Настроить дополнительные параметры этапа

В дополнительных параметрах можно указать срок выполнения, условия начала и завершения этапа, кто может редактировать документ. Их можно задать при создании этапа либо настроить и изменить в дальнейшем.

Срок и особенности выполнения

  1. Укажите, может ли исполнитель передать этап на выполнение другому сотруднику. Если да, в окне обработки документа на этом этапе появится кнопка «Переназначить».
  2. Выберите, ограничен ли срок выполнения этапа. Укажите, сколько времени отведено на его выполнение. Выберите, как перейти на следующую стадию:
    • «ожидать завершения вручную» — исполнитель закрывает этап и задача переходит на следующую стадию;
    • «запускать (название этапа)» — когда истечет срок, задача автоматически перейдет на следующую стадию. Для этого в операции должен быть настроен хотя бы один переход.

    Если исполнитель этапа превысит срок, в его «Задачах» и в статистическом отчете документ отобразится как просроченный.

  3. Укажите, возможна ли отметка по времени при завершении этапа. Тогда в окне обработки документа исполнитель увидит, сколько времени затратили на документ другие сотрудники, и сможет отметиться сам. Чтобы исполнитель мог указать вид работ, перейдите по ссылке «выбирается вручную».

Условия начала и завершения обработки

В блоке «Для начала» задайте условие для запуска этапа:

  • «Выполнить хотя бы один из входящих этапов» — для перехода на текущий нужно выполнить хотя бы один входящий этап;
  • «Выполнить все входящие этапы» — для перехода на текущий необходимо выполнить все входящие.

Например, автор отправляет задачу троим исполнителям. Если для этапа «Проверка» выбрано условие «Выполнить хотя бы один из входящих этапов», автору нужно будет проверить задачу три раза — после того как каждый исполнитель закроет свою фазу. Если указать условие «Выполнить все входящие этапы», задача вернется к автору только один раз, когда все сотрудники выполнят задание.

В блоке «Для завершения» — выберите, кому необходимо выполнить этап: всем сотрудникам или хотя бы одному.

Правила редактирования документа

В строке «Карточка документа доступна» выберите, кто может редактировать документ, для которого вы настраиваете этап:

  • только для просмотра — не доступен для редактирования никому;
  • для изменения — доступен для редактирования исполнителю этапа и всем, у кого есть права на изменение документа;
  • для изменения только исполнителю этапа — редактировать карточку документа сможет только исполнитель текущего этапа, вне зависимости от прав.

Инструкция к этапу

Введите краткое описание действий на этапе, прикрепите файл или ссылку на веб-ресурс.
Если к этапу приложена инструкция, на блок-схеме появится значок .

Этап настроен, нажмите Сохранить.

Когда все этапы добавлены, перейдите к следующему шагу в создании бизнес-процесса — настройке переходов.