Управление бизнес-процессами

Добавить этап

Добавить этап

Начните настройку операции с создания основных этапов бизнес-процесса — стадии, которые должен пройти документ или задача. Например, проверка бухгалтером, согласование директором и др. Для каждого этапа укажите исполнителя, сроки и другие настройки.

После того как этапы бизнес-процесса добавлены, настройте переходы между ними.

Добавьте этап

  1. В окне конфигурации откройте имеющуюся операцию или создайте новую.
  2. Чтобы отредактировать стандартную операцию, перейдите по ссылке «Изменить».
  3. Нажмите + Этап.

Если вы добавляете этап бизнесс-процесса в разделе «Документы», выберите тип этапа. По умолчанию все этапы создаются как внутренние, но если он должен быть внешним — входящим или исходящим — укажите это.

«Внутренний этап» — промежуточный, без передачи контрагенту. Пример: юрист проверяет договор перед тем, как отправить его директору на подпись.

«Отправка ответа контрагенту» (входящий), если необходимо обработать полученную документацию. Пример: бухгалтер сверяет и подписывает акт сверки расчетов, затем отправляет его контрагенту.

«Отправка документа» (исходящий) означает, что его нужно выслать контрагенту по завершении этапа. Пример: бухгалтер выставляет счет, а менеджер отправляет его контрагенту. На этом этапе можно выбрать какой ответ вы хотите получить: подтверждение и/или утверждение документа.

  1. Нажмите Сохранить. Этап работы с документом отобразится на вкладке «Операция».

После создания этапа появятся:

  • вкладка «Схема» — настройка бизнес-процесса в режиме редактора блок-схем. Блок-схема отображается в режиме предварительного просмотра.
  • вкладка «Список» — создание бизнес-процесса в стандартном режиме конструктора.
  • блок со всеми участниками нового бизнес-процесса.

Настройте этап

  1. Укажите название этапа — не более двух слов. Например, «Выполнение», «Проверка». Оно будет отображаться в разделе «Задачи на мне» исполнителя этапа, а также в прохождении документа.
  2. Выберите исполнителя из предложенных вариантов.
  3. Укажите, может ли исполнитель передать исполнение этапа другому сотруднику. Если да, в документе на этом этапе появится кнопка «Переназначить».
  4. Установите срок выполнения этапа — за сколько рабочих или календарных дней/часов исполнитель должен его завершить. Если срок превышен, в «Задачах» исполнителя и в статистическом отчете документ будет отображаться как просроченный. Если срок ограничен — выберите действие по окончании срока:
    • «ожидать завершения вручную» — для перехода на следующий этап исполнителю необходимо закрыть текущий.
    • или выберите этап, который по истечении срока выполнения будет запущен автоматически. Для выбора данного варианта в этапе должен быть хотя бы один переход.
  5. Укажите, возможна ли отметка по времени при завершении этапа. Тогда в диалоге закрытия задачи сотрудник увидит, сколько времени затратили на документ другие сотрудники и сможет отметиться сам. Чтобы указать вид работ, перейдите по ссылке «выбирается вручную».
  6. В блоке «Для начала» задайте условие для начала выполнения этапа:
    • «Выполнить хотя бы один из входящих этапов» — для перехода на текущий этап нужно выполнить хотя бы один входящий этап;
    • «Выполнить все входящие этапы» — для перехода на текущий этап необходимо выполнить все входящие этапы.
  7. В строке «Карточка документа» укажите, можно ли редактировать документ.
  8. Заполните краткое описание этапа. В визуальной схеме бизнес-процесса отображается не более трех строк.
  9. Этап создан, нажмите Сохранить.

Сгруппируйте этапы

Если этапов много, сгруппируйте их в разделы — например, если документ последовательно согласуют несколько сотрудников. Группировка этапов не влияет на документооборот.

  1. Добавьте раздел — в окне операции добавьте раздел кнопкой и введите его название.

  2. Добавьте этапы в раздел — если этап уже добавлен, переместите его в раздел:
    • в строке этапа нажмите .
    • раскройте список, нажмите «Корень» и выберите нужный раздел.
    Чтобы добавить новый этап в раздел, наведите курсор на строку «Согласование» и нажмите «+Этап» в строке раздела.

Когда все этапы добавлены, перейдите к следующему шагу в создании бизнес-процесса — настройка переходов.