Управление бизнес-процессами

Добавить этап

Добавить этап

Начните настройку операции с создания основных этапов бизнес-процесса — стадий, которые должен пройти документ или задача. Например, проверка бухгалтером, согласование директором и другие. Для каждого этапа укажите исполнителя, сроки и другие настройки.

После того как этапы бизнес-процесса добавлены, настройте переходы между ними.

Добавьте этап

  1. Откройте окно конфигурации, нажав перейдите в имеющуюся операцию или создайте новую.
  2. Чтобы отредактировать стандартную операцию, перейдите по ссылке «Изменить».
  3. Нажмите + Этап.

Если вы добавляете этап бизнесс-процесса в разделе «Документы», выберите тип этапа. По умолчанию все этапы создаются как внутренние, но если он должен быть внешним — входящим или исходящим — укажите это.

«Внутренний этап» — промежуточный, без передачи контрагенту. Пример: юрист проверяет договор перед тем, как отправить его директору на подпись.

«Отправка ответа контрагенту» (входящий), если необходимо обработать полученную документацию. Пример: бухгалтер сверяет и подписывает акт сверки расчетов, затем отправляет его контрагенту.

«Отправка документа» (исходящий) означает, что его нужно выслать контрагенту по завершении этапа. Пример: бухгалтер выставляет счет, а менеджер отправляет его контрагенту. На этом этапе можно выбрать, какой ответ вы хотите получить: подтверждение и/или утверждение документа.

  1. Нажмите Сохранить. Этап работы с документом отобразится на вкладке «Операция».

После создания этапа появятся:

  • вкладка «Схема» — настройка бизнес-процесса в режиме редактора блок-схем. Блок-схема отображается в режиме предварительного просмотра.
  • вкладка «Список» — создание бизнес-процесса в стандартном режиме конструктора.
  • блок со всеми участниками нового бизнес-процесса.

Настройте этап

  1. Укажите название этапа — не более двух слов. Например, «Выполнение», «Проверка». Оно будет отображаться в разделе «Задачи на мне» у исполнителя этапа, а также в ленте событий.
  2. Выберите исполнителя из предложенных вариантов.
  3. Укажите, может ли исполнитель передать исполнение этапа другому сотруднику. Если да, в документе на этом этапе появится кнопка «Переназначить».
  4. Установите срок выполнения этапа — за сколько рабочих или календарных дней/часов исполнитель должен его завершить. Если срок превышен, в «Задачах» исполнителя и в статистическом отчете документ будет отображаться как просроченный. Если срок ограничен — выберите действие по окончании срока:
    • «ожидать завершения вручную» — для перехода на следующий этап исполнителю необходимо закрыть текущий;
    • или выберите этап, который по истечении срока выполнения будет запущен автоматически. Для выбора данного варианта из этапа должен быть хотя бы один переход.
  5. Укажите, возможна ли отметка по времени при завершении этапа. Тогда в окне обработки документа сотрудник увидит, сколько времени затратили на документ другие сотрудники и сможет отметиться сам. Чтобы указать вид работ, перейдите по ссылке «выбирается вручную».
  6. В блоке «Для начала» задайте условие для начала выполнения этапа:
    • «Выполнить хотя бы один из входящих этапов» — для перехода на текущий этап нужно выполнить хотя бы один входящий этап;
    • «Выполнить все входящие этапы» — для перехода на текущий этап необходимо выполнить все входящие этапы.

    Например, автор отправляет задачу троим исполнителям. Если выбрано условие «Выполнить хотя бы один из входящих этапов», автору нужно будет проверить задачу три раза — после того, как каждый исполнитель закроет свою фазу. Если указать условие «Выполнить все входящие этапы», задача вернется к автору только один раз, когда все сотрудники выполнят задание.

  7. В блоке «Для завершения» — выберите, кому необходимо выпонить этап: всем сотрудникам или хотя бы одному.
  8. В строке «Карточка документа» укажите, можно ли редактировать документ.
  9. Заполните краткое описание этапа. В визуальной схеме бизнес-процесса отображается не более трех строк.
  10. Этап создан, нажмите Сохранить.

Когда все этапы добавлены, перейдите к следующему шагу в создании бизнес-процесса — настройке переходов.