Управление бизнес-процессами

Настроить переходы

Настроить переходы

После того как вы создали этапы бизнес-процесса, настройте переходы. Это правила, которые определяют:

  • в какой момент документ должен переходить на следующий этап;
  • в какой статус перейдет документ после выполнения этапа.

Каждый переход имеет итог, например, «Согласовано», «Не делаем» или «Вернуть в обработку».

Откройте настройки перехода

По умолчанию стартовый переход формируется в СБИС автоматически и направляет документ от создания к первому этапу, который вы настроили в рамках бизнес-процесса. Чтобы направить документ после создания к другому этапу или к нескольким, нажмите «Начало» и укажите этап вручную. Нажмите и выберите следующий этап. Сохраните настройку.

Если необходимо создать новый переход между этапами, нажмите «Далее». Чтобы отредактировать уже имеющийся переход, нажмите его название. Или переключитесь на вкладку «Схема» и настраивайте бизнес-процесс в режиме редактора блок-схем.

Укажите «Итог/Резюме этапа»

  1. В окне настройки перехода выберите его результат:
    • Завершить этап — выбранный этап будет завершен после перехода.
    • Из этапа — выполнение фазы продолжится, при этом параллельно будут запущены следующие этапы бизнес-процесса.
  2. Укажите его название, например, «Согласовано», «Утверждено», «На уточнение» и выберите «Итог/Резюме этапа».
    • « Положительный итог» и « Отрицательный итог» — это значимый переход, который меняет статус документа и в прохождении ставится отметка или . Статус документа определяется по последнему значимому переходу.
    • « Нейтральный переход» и « Согласовано» — не меняют статус документа, но при итоге «Согласовано» в прохождении ставится отметка .
    • « Вернуть в обработку» — аннулирует статус выполненного ранее положительного или отрицательного перехода, в прохождении ставится отметка ​. Например, если документ требуется доработать, ответственный сможет вернуть его исполнителю.
  3. Выберите этап, на который будет выполнен переход.

    Если на этом переходе вы хотите допустить возможность вернуться на прошлый этап, выберите пункт «Предыдущий этап». Например, задачу последовательно проверяют трое: секретарь, руководитель подразделения и директор. Если последний вернет задачу на доработку, исполнитель доделает ее и отправит на согласование только директору. Секретарь и руководитель не будут проверять ее снова.

    Если нужно завершить документооборот, оставьте поле пустым.
  4. Укажите дополнительные условия, чтобы документы поступали напрямую исполнителям, минуая остальных участников бизнес-процесса. Для этого нажмите на ссылку «без дополнительных условий» и установите нужные:
    • «для документов с конкретной нашей организацией» — выберите пункт, если в аккаунте несколько компаний и за документы каждой отвечают разные сотрудники. Укажите вашу организацию из списка;
    • «если ответственный за документ такой-то» — выберите пункт, чтобы система отправила документ напрямую ответственному сотруднику или подразделению;
    • «за договор» — выберите, чтобы документ отправился к ответственному за договор с контрагентом;
    • «за контрагента» — чтобы документ отправился к работнику, закрепленному за контрагентом;
    • «с суммой больше/меньше» — укажите диапазон сумм, например, если крупные и мелкие счета обрабатывают разные сотрудники.

    Если дополнительное условие на переходе не выполняется, переход не отображается в окне обработки документа

    Если несколько условий выбрать одновременно, в окне обработки документа будут доступны несколько переходов. Например, настроено условие: реализации до 3000 обрабатывает стажер, до 10000 — бухгалтер, свыше 10000 — директор. При получении реализации на 1000 в окне обработки документа будут доступны все три перехода, а при получении документа на 11000 — только один.

  5. Нажмите «Другие настройки» и выберите дополнительные параметры:
    • Необходимо подписать документ — чтобы результат выполнения этапа визировался электронной подписью исполнителя. Если при этом должен подписываться дополнительный документ, например, шаблоны или печатные формы, установите флаг в поле с названием документа.
    • Обязательно указать комментарий — чтобы исполнитель при выполнении этапа писал пояснение. Например, причину, по которой отклонил документ.
    • Закрыть документ от изменений — чтобы запретить редактировать документ другим сотрудникам. Доступно для документов, по которым формируются проводки.
  6. Нажмите Сохранить.

Бизнес-процесс готов к работе. Его можно дополнить, добавив инструкции, приказы, готовые печатные формы.