Исполнитель этапа операции определяется настройкой регламента. Например, этап «Проверка» может выполнять ответственный за документ или руководитель подразделения.
При создании или редактировании этапа в поле «Выполняет» укажите исполнителя. Это может быть:
- исполнитель, указанный в документе при создании;
- автор документа;
- руководитель подразделения:
- для «Автора» — руководитель автора документа;
- для «Исполнителя, указанного в документе» — руководитель cотрудника или подразделения, указанного в документе исполнителем;
- исполнитель из дополнительного поля с типом «Выбор сотрудника» — автоматически назначается сотрудник из указанного поля. Подходит в тех случаях, когда один этап могут выполнять разные люди;
- конкретный сотрудник или подразделение;
- исполнитель, выбираемый при прохождении — ответственный за предыдущий этап выберет сотрудника вручную. Например, при отправке документа на доработку. Чтобы ответственный мог выбрать несколько сотрудников, в дополнительном меню выберите «Один или несколько исполнителей»;
- ответственный за договор (появляется при настройке регламента договоров):
- сотрудник или подразделение, указанное ответственным за связанный документ, если он есть;
- cотрудник или подразделение, ответственное за последний договор с этим же контрагентом;
- функциональная роль — автоматически назначается сотрудник с выбранной ролью, например бухгалтер, директор. Если в списке нет подходящей роли, добавьте новую по ссылке «Создать новую роль».
По умолчанию функциональная роль действует для автора документа. В задачах и других внутренних документах можно настроить, чтобы роль действовала для исполнителя, указанного в документе.
Например, бухгалтер создает приказ на отпуск, в качестве исполнителя указывает сотрудника. Он заполняет документ и отправляет на согласование своему руководителю.
В этом случае исполнителем этапа «Согласование» будет функциональная роль «Руководитель» «для Исполнителя».
Как определяется исполнитель функциональной роли
С помощью функциональных ролей СБИС распределяет схожие задачи между разными исполнителями, для разных подразделений и компаний. Например, входящие первичные документы могут обрабатывать несколько бухгалтеров, каждый для определенной организации.
СБИС назначает исполнителя этапа операции в зависимости от того, для кого указана функциональная роль: для автора или исполнителя документа.
Сначала система ищет исполнителя в списке ограничений «По конкретным сотрудникам», потом «По участку работы», далее «По подразделению», «По компании» и, если сотрудник не указан, этап перейдет на исполнителя для всей компании.
Чтобы узнать порядок поиска исполнителя конкретной роли, в карточке роли установите режим «По типу ограничений». Система выберет первого подходящего исполнителя из этого списка.
Например, требуется, чтобы акты сверки от бухгалтера Голубева приходили на проверку Иванову. Документы остальных сотрудников отдела «Бухгалтерия» — главбуху Петрову. Для этого настроим функциональную роль «Бухгалтер»: установим ограничения по сотруднику — Иванов выполняет роль для Голубева, и по подразделению — Петров выполняет роль для бухгалтерии.
При настройке бизнес-процесса «Акт сверки» в качестве исполнителя этапа «Утверждение» выберите функциональную роль «Бухгалтер».
Выбор исполнителя в рамках подразделения зависит от иерархии. Например, в отделе «Бухгалтерия» есть группа «Зарплата». Требуется, чтобы акты сверки от сотрудников этой группы проверял Иванов, для остальных сотрудников бухгалтерии — по-прежнему Петров. Добавим в функциональную роль ограничение по подразделению: Иванов выполняет роль для группы «Зарплата». Тогда СБИС будет искать исполнителя сначала по группе, далее по отделу.