Управление бизнес-процессами

Добавить этап операции

Добавить этап операции

Операция состоит из этапов — стадий, которые должен пройти документ или задача. Например, утверждение реализации или согласование авансового отчета с директором. Для каждого этапа обязательно укажите название и исполнителя. После этого срок выполнения, условия начала и завершения этапа.

1. Создайте этап
2. Укажите дополнительные настройки
  1. Перейдите в раздел, в котором будете настраивать операцию, и нажмите .
  2. Откройте готовую операцию или создайте новую. Чтобы отредактировать стандартную операцию, нажмите «Изменить».
  3. Нажмите + Этап.
  4. Если вы добавляете этап бизнес-процесса в разделе «Документы», выберите тип этапа:
    • «Внутренний этап» — промежуточный, без передачи контрагенту. Например, юрист проверяет договор перед тем, как отправить его директору на подпись.
    • «Отправка ответа контрагенту» (входящий) — для обработки полученной документации. Например, бухгалтер сверяет и подписывает акт сверки расчетов, затем отправляет его контрагенту.
    • «Отправка документа» (исходящий), чтобы отправить контрагенту после завершения этапа. Например, бухгалтер выставляет счет, а менеджер отправляет его контрагенту. На этом этапе можно выбрать, какой ответ вы хотите получить: подтверждение и/или утверждение документа.

    По умолчанию этапы создаются с типом «Внутренний».

  5. Введите название этапа — не более двух слов. Например, «Выполнение», «Проверка». Оно будет отображаться в разделе «Задачи на мне» у исполнителя этапа, а также в ленте событий.
  6. Выберите исполнителя из предложенных вариантов.
  7. Нажмите Сохранить.

Итог: этап документооборота создан. Чтобы задать условия его работы, настройте дополнительные параметры.

В дополнительных параметрах можно указать срок выполнения, добавить инструкции и настроить права для редактирования документа. Их можно задать при создании этапа либо изменить в дальнейшем.

Срок и особенности выполнения

  1. Укажите, может ли исполнитель передать этап на выполнение другому сотруднику. Если да, в окне обработки документа на этом этапе появится кнопка «Переназначить».
  2. Укажите срок выполнения этапа. Выберите, как перейти на следующую стадию:
    • «ожидать завершения вручную» — исполнитель закрывает этап, и задача переходит на следующий. Если время выполнения превышено, в «Задачах» исполнителя и в статистическом отчете документ отобразится как просроченный;
    • «запускать (название этапа)» — когда истечет срок, задача автоматически перейдет на следующую стадию. Для этого в операции должен быть настроен хотя бы один переход.
  3. Укажите, возможна ли отметка по затраченному времени при завершении этапа. Тогда в окне обработки документа исполнитель увидит, сколько времени потратили другие сотрудники, и сможет отметиться сам. Чтобы исполнитель мог указать вид работ, перейдите по ссылке «выбирается вручную».

Как начать и завершить этап

В блоке «Для начала» укажите, что должно произойти, чтобы этап начался. Например, когда сотрудник выполнит поручение, оно перейдет на этап «Проверка». Если на этап ссылается

, укажите один из параметров:

  • «выполнить хотя бы один из входящих этапов»;
  • «выполнить все входящие этапы».

Если у этапа несколько исполнителей, в блоке «Для завершения»  выберите «все сотрудники должны выполнить этап» или «необходимо выполнить хотя бы одному сотруднику».

Кто может редактировать документ

Чтобы указать, кто может редактировать документ, для которого вы настраиваете этап, в строке «Документ доступен» выберите:

  • только для просмотра — сотрудники не смогут изменить документ;
  • для изменения — могут редактировать все, у кого есть соответствующие права;
  • для изменения только исполнителю этапа — редактировать сможет только исполнитель текущего этапа, вне зависимости от прав.

Добавить инструкцию к этапу

Введите краткое описание действий на этапе, прикрепите файл или ссылку на веб-ресурс.
Если к этапу приложена инструкция, на блок-схеме появится значок . Исполнитель сможет открыть и прочитать документ.

Нажмите Сохранить.

Итог: этап создан и настроен. Когда добавите все этапы для операции, настройте переходы между ними.