Для приемки алкоголя на склад, как и для других товаров, используется документ «Поступление». Однако при этом документы проходят через ЕГАИС — в ней фиксируются все данные о движениях алкогольной продукции.
Поставщик оформляет реализацию и передает данные в ЕГАИС. Сведения фиксируются в системе и отправляются покупателю. В СБИС поступления находятся в разделе «Учет/ЕГАИС».
Чтобы принять продукцию на склад:
Перед приемкой алкоголя на склад убедитесь, что поставщик зарегистрировал товарно-транспортную накладную (ТТН). В разделе «Учет/ЕГАИС» на вкладке «Приход» должен быть документ поступления от грузоотправителя.
СБИС проверяет наличие новых документов на портале ЕГАИС каждые 5 минут и загружает их автоматически. Чтобы запросить данные вручную, нажмите «Загрузить».
Итог: накладная ЕГАИС получена в СБИС, примите товар на склад.
Когда машина въехала на территорию склада или грузчики внесли коробки с алкоголем в магазин:
- Получите у экспедитора полный пакет документов (если впервые закупаете алкоголь у поставщика), либо только ТТН (если давно сотрудничаете с продавцом и копии остальных документов у вас есть).
- Сверьте данные бумажной накладной с данными документа поступления в СБИС.
Должны совпадать: реквизиты грузоотправителя и грузополучателя, номенклатуры, количество, цены и итоговые суммы. При этом число позиций (строк) может быть разным из-за использования в ТТН ЕГАИС расчетных форм учета (РФУ).Если данные в ТТН отличаются, попросите поставщика исправить их и прислать вам верное поступление. Получите документ в СБИС.
- Примите товар по бумажной накладной — проверьте номенклатуры и фактическое количество. Оно указано в штуках (шт) — для фасованного алкоголя в бутылках, либо в декалитрах (дкл) — для нефасованной продукции, например, пива в кегах. Если все верно, в документе поставьте дату приемки, подпись, печать (если есть) и верните накладную экспедитору.
Итог: алкоголь принят на склад. Продавать его можно только после подтверждения поступления. В течение 3 рабочих дней с момента подписания бумажной накладной проверьте продукцию и утвердите ТТН.
При получении алкогольной продукции, важно не только проверить документы и количество товара, но и убедиться в ее легальности. После утверждения поступления вы будете отвечать перед законом за каждую проданную бутылку.
По немаркированному алкоголю достаточно сверить фактическое количество товара с количеством в поступлении. Чтобы избежать пересортицы, рекомендуем проверить штрихкоды.
- В накладной на вкладке «Поступление» откройте панель массовых операций по кнопке
и нажмите «Без штрихкодов». - Убедитесь, что список пустой. Если товар найден, добавьте штрихкод в карточку.
Принимая на склад маркированную продукцию, проверьте, указал ли поставщик акцизную марку каждой бутылки — в строке с номенклатурой должен быть значок 
с числом, которое равно количеству алкоголя.
| Наличие марок в накладной ЕГАИС | Ваши действия | |
| Новая марка | Старая марка | |
Марки не указаны | По правилам помарочного учета нельзя принимать бутылки с новыми марками, если они не указаны в накладной ЕГАИС. Оформите акт расхождений по данной позиции. Либо отклоните поступление, вернув всю партию. | Можно проверить только количество, но мы рекомендуем провести помарочное сканирование для занесения марок в учет или для привязки марок к складским партиям. |
Марок меньше, чем бутылок | В поступлении сканируйте каждую бутылку. Оформите акт расхождений и верните продукцию поставщику с неуказанными или неподтвержденными марками. Если вы доверяете поставщику и готовы принять продукцию, не глядя, можно подтвердить марки без сканирования. | Можно проверить только количество, но мы рекомендуем провести помарочное сканирование. |
Указаны все марки | В поступлении сканируйте каждую бутылку для проверки количества алкоголя и марок. Если вы доверяете поставщику и готовы принять продукцию, не глядя, можно подтвердить марки без сканирования. | |
Если поставщик указал в ТТН марки, то в поступлении в режиме расширенного редактирования номенклатуры их коды будут отображаться серым шрифтом.
Подтвердите марки с помощью сканирования — СБИС сверит код марки с кодами в ТТН, а также свяжет со складской карточкой новую марку (она не содержит код ЕГАИС, поэтому не привязывается к номенклатурной карточке автоматически). После этого алкоголь можно будет добавлять в документы ЕГАИС с помощью сканирования.
Если акцизная марка не найдена в ТТН, СБИС предупредит об этом: экран загорится красным
Подтвердить марки также можно вручную по кнопке «Принять все». Коды в документе станут черными.
Если в исходной ТТН марок нет, кнопки «Принять все» и кодов марок в документе не будет. При сканировании марки добавятся в накладную и сразу отобразятся черным шрифтом.
Подтвердить марки с помощью помарочного сканирования
У каждой бутылке сканируйте акцизную марку. СБИС проверит ее формат, наличие в накладной и в других документах на online.sbis.ru. Для старых акцизов сверит код ЕГАИС. Если все верно — марка будет подтверждена и добавлена в наименование.
Также можно сканировать упаковку, которую промаркировал поставщик, — СБИС добавит в наименование все марки из нее.
После успешного сканирования всей продукции убедитесь, что у позиций с помарочным учетом стоит значок 
— количество бутылок совпадает с числом отсканированных и подтвержденных марок.
При расхождении по маркам и/или количеству система выдаст ошибку, либо отобразит несоответствия цветовой индикацией.
- — количество бутылок больше, чем число отсканированных и подтвержденных марок;
— количество бутылок меньше, чем число отсканированных и подтвержденных марок.
Подтвердить марки без сканирования
Если поставщик указал марки в ТТН, то их можно подтвердить вручную сразу по всей позиции, не сканируя бутылки.
В этом случае СБИС не проверяет марки. Поэтому вы рискуете принять на склад контрафактный алкоголь, либо продукцию с пересортом и неучтенными в ЕГАИС марками.
В поступлении откройте режим редактирования номенклатуры по кнопке 
и в блоке «Акцизные марки» нажмите «Принять все». Все марки будут подтверждены и добавлены к номенклатуре.
Повторите действие для каждой позиции.
Если обнаружили вскрытую коробку, сначала подтвердите только те, которые не вызывают сомнений. В режиме расширенного редактирования позиции наведите указатель мышки на упаковку, нажмите 
и выберите «Подтвердить». Либо отсканируйте маркировку коробок.
Затем сканируйте бутылки из вскрытой коробки. СБИС проверит марки и сообщит об ошибке (если есть несоответствия) — оформите акт расхождения.
В акт расхождений автоматически будут перенесены номенклатуры с неподтвержденными марками. Если при ручной приемке вы пропустили позицию, она в полном объеме будет указана в акте расхождений.
Отменить приемку марок
Если после подтверждения марок обнаружили брак продукции, либо сканировали бутылку повторно и не можете определить, какая из марок осталась неотсканированной — отмените приемку.
- Всех марок по позиции — в режиме редактирования номенклатуры нажмите «Сбросить приемку».
- Одной марки — наведите указатель мышки на марку, нажмите и выберите «Отменить подтверждение».
Итог: количество алкоголя проверено, марки подтверждены, отправьте ответ по накладной в ЕГАИС.
В течение 3 рабочих дней с момента подписания бумажной накладной подтвердите получение товара или заявите о несоответствии.
- Обнаружили брак (разбитые бутылки, нечитаемые акцизные марки, штрихкоды), алкоголя поступило меньше, марки не найдены в накладной — оформите акт расхождений. Либо отклоните поступление и верните всю партию товара поставщику, не оформляя акт расхождений.
- Пришло больше — утвердите поступление. Лишний алкоголь верните поставщику.
- Фактическая поставка совпадает с данными электронного документа — утвердите поступление.
- Большая пересортица, бой или другие причины, по которым вы не хотите принимать продукцию на склад — отклоните накладную.
В поступлении нажмите ЕГАИС Утвердить/Отклонить и выберите «Утвердить» или «Отклонить».
Убедитесь, что документ зарегистрирован в ЕГАИС.
В конфигурации СБИС, в которой включен учет («Магазин», «Ресторан», «Салон» и «Предприятие»):
- Зарегистрированная в ЕГАИС ТТН будет автоматически проведена с установленными датой и складом.
- Если остатки хранятся на втором регистре, после подтверждения накладной в ЕГАИС оформите перемещение в торговый зал.
- Из накладной можно распечатать прикрепленные файлы (например, уведомление о регистрации движения или ТТН).
В дальнейшем из поступления можно оформить документы ЕГАИС (возврат поставщику, перемещение в торговый зал, постановка марок на учет), складское списание, а также распечатать этикетки и ценники.
Итог: после утверждения поступления алкоголь и марки переходят на остатки покупателя. Теперь продукцию можно продавать.