Для приемки алкоголя на склад, как и для других товаров, используется документ «Поступление». Однако при этом документы проходят через ЕГАИС — в ней фиксируются все данные о движениях алкогольной продукции.
Поставщик оформляет реализацию и передает данные в ЕГАИС. Сведения фиксируются в системе и отправляются покупателю. В СБИС поступления находятся в разделе «Документы/ЕГАИС».
В течение 3 рабочих дней с момента подписания бумажной накладной нужно подтвердить получение товара или заявить о несоответствии.
Получив документы от поставщика, примите продукцию на склад.
Перед приемкой алкоголя на склад убедитесь, что поставщик зарегистрировал товарно-транспортную накладную (ТТН).
- В разделе «Документы/ЕГАИС» на вкладке «Приход» должен быть документ поступления от грузоотправителя. СБИС проверяет наличие новых документов на портале ЕГАИС каждые 5 минут и загружает их автоматически. Чтобы запросить данные вручную, нажмите
. 
- Убедитесь, что ваша организация указана верно — проверьте по ИНН/КПП. Если неправильно, измените.
- Проверьте дату документа. Если вы получили товар позже, измените дату принятия к учету.
Итог: накладная ЕГАИС получена в СБИС, примите товар на склад.
Когда машина въехала на территорию склада или грузчики внесли коробки с алкоголем в магазин:
- Получите у экспедитора полный пакет документов (если впервые закупаете алкоголь у поставщика) либо только ТТН (если давно сотрудничаете с продавцом и копии остальных документов у вас есть).
- Сверьте данные бумажной накладной с данными поступления в СБИС.
Должны совпадать: реквизиты грузоотправителя и грузополучателя, наименования, количество, цены и итоговые суммы. При этом число позиций (строк) может быть разным из-за использования в ТТН ЕГАИС расчетных форм учета (РФУ).Если данные в ТТН отличаются, попросите поставщика исправить их и прислать вам верное поступление. Получите документ в СБИС.
- Примите товар по бумажной накладной — проверьте наименования и фактическое количество. Для фасованного алкоголя в бутылках оно указано в штуках (шт), а для нефасованной продукции — например, пива в кегах — в декалитрах (дкл). Если все верно, в документе поставьте дату приемки, подпись, печать (если есть) и верните накладную экспедитору.
Итог: алкоголь принят на склад. Продавать его можно только после подтверждения поступления. В течение 3-х рабочих дней с момента подписания бумажной накладной проверьте продукцию и утвердите ТТН.
При получении алкогольной продукции важно не только проверить документы и количество товара, но и убедиться в его легальности. Утвердив поступление, вы будете отвечать перед законом за каждую проданную бутылку.
Для немаркированного алкоголя достаточно сверить фактическое количество товара с количеством в поступлении. Чтобы избежать пересортицы, рекомендуем проверить штрихкоды.
- В накладной на вкладке «Поступление» откройте панель массовых операций кнопкой
и нажмите «Без штрихкодов». - Убедитесь, что список пустой. Если товар найден, добавьте штрихкод в карточку.
Чтобы предотвратить продажу просроченного алкоголя, укажите срок годности продукции. В накладной откройте карточку расширенного редактирования позиции кнопкой 
и в поле «Годен до» введите дату.
Принимая на склад маркированную продукцию, проверьте все акцизные марки — в строке с номенклатурой должен быть значок 
с количеством бутылок.
| Наличие марок в накладной ЕГАИС | Ваши действия | |
| Новая марка | Старая марка | |
Марки не указаны | По правилам помарочного учета нельзя принимать бутылки с новыми марками, если они не указаны в накладной ЕГАИС. Оформите акт о расхождении по этой позиции или отклоните поступление и верните всю партию | Можно проверить только количество, но мы рекомендуем сканировать каждую марку, чтобы занести их в учет или привязать к складским партиям |
Марок меньше, чем бутылок | В поступлении сканируйте каждую бутылку. Оформите акт о расхождении и верните продукцию поставщику с неуказанными или неподтвержденными марками. Если вы доверяете поставщику и готовы принять продукцию не глядя, можно подтвердить марки без сканирования | Можно проверить только количество, но мы рекомендуем сканировать каждую марку |
Указаны все марки | В поступлении сканируйте каждую бутылку, чтобы проверить количество бутылок и марок Если вы доверяете поставщику и готовы принять продукцию не глядя, можно подтвердить марки без сканирования | |
Если поставщик указал в ТТН марки, то в поступлении в режиме расширенного редактирования номенклатуры их коды будут выделены серым цветом.
Подтвердите марки с помощью сканирования — СБИС сверит код марки с кодами в ТТН, а также свяжет со складской карточкой новую марку. Она не содержит код ЕГАИС, поэтому не привязывается к номенклатурной карточке автоматически. После этого алкоголь можно будет добавлять в документы ЕГАИС с помощью сканирования.
Если акцизная марка не найдена в ТТН, СБИС предупредит об этом: экран загорится красным
Также можно подтвердить все марки вручную — нажмите «Принять все». Коды в документе станут черными.
Если в исходной ТТН марок нет, кнопки «Принять все» и кодов марок в документе не будет. При сканировании марки добавятся в накладную и сразу отобразятся черным шрифтом.
Подтвердить марки с помощью помарочного сканирования
Сканируйте акцизную марку каждой бутылки. СБИС проверит ее формат, наличие в накладной и в других документах на online.sbis.ru, для старых акцизов — сверит код ЕГАИС. Если все верно, марка будет подтверждена и добавлена в наименование.
Также можно сканировать упаковку, которую промаркировал поставщик, — СБИС добавит в наименование все марки из нее.
После успешного сканирования всей продукции убедитесь, что у позиций с помарочным учетом стоит значок 
— количество бутылок совпадает с числом отсканированных и подтвержденных марок.
Если коды марок (количество бутылок) не сходятся, СБИС сообщит об ошибке или отобразит несоответствия цветовой индикацией.
- — бутылок больше, чем число отсканированных и подтвержденных марок;
— бутылок меньше, чем число отсканированных и подтвержденных марок.
Подтвердить марки без сканирования
Если поставщик указал марки в ТТН, то их можно подтвердить вручную сразу по всей позиции, не сканируя бутылки.
В этом случае СБИС не проверяет марки. Поэтому вы рискуете принять на склад контрафактный алкоголь либо продукцию с пересортом и марками, не учтенными в ЕГАИС.
В поступлении откройте режим редактирования номенклатуры кнопкой 
и в блоке «Акцизные марки» нажмите «Принять все». Все марки будут подтверждены и добавятся к наименованию.
Повторите действие для каждой позиции.
Если обнаружили вскрытую коробку, сначала подтвердите только те, которые не вызывают сомнений. В режиме расширенного редактирования позиции наведите курсор на упаковку, нажмите 
и выберите «Подтвердить» или отсканируйте маркировку коробок.
Затем сканируйте бутылки из вскрытой коробки. СБИС проверит марки. Если есть несоответствия, система сообщит об ошибке (если есть несоответствия) — оформите акт о расхождении.
В акт о расхождении автоматически добавятся позиции, у которых не подтверждены марки. Если при ручной приемке вы пропустили позицию, она в полном объеме будет указана в акте о расхождении.
Отменить приемку марок
Если после подтверждения марок обнаружили брак продукции или сканировали бутылку повторно и не можете определить, какая из марок осталась неотсканированной, отмените приемку.
- Всех марок по позиции — в режиме редактирования номенклатуры нажмите «Сбросить приемку».
- Одной марки — наведите курсор на марку, нажмите и выберите «Отменить подтверждение».
Итог: количество алкоголя проверено, марки подтверждены — отправьте ответ по накладной в ЕГАИС.
В течение 3-х рабочих дней с момента подписания бумажной накладной подтвердите получение товара или заявите о несоответствии.
Если вы ведете учет в СБИС, при утверждении поступление будет автоматически проведено по складу. Поэтому проверьте в документе дату и склад. Если указано неверно, измените дату или выберите склад, на который была принята продукция.
Отправьте ответ по накладной в зависимости от результат приемки товара.
- Обнаружили брак (разбитые бутылки, нечитаемые акцизные марки, штрихкоды), алкоголя поступило меньше, марки не найдены в накладной — оформите акт о расхождении. Либо отклоните поступление и верните всю партию товара поставщику, не оформляя акт.
- Пришло больше — утвердите поступление. Лишний алкоголь верните поставщику.
- Фактическая поставка совпадает с данными электронного документа — утвердите поступление.
- Большая пересортица, бой или другие причины, по которым вы не хотите принимать продукцию на склад — отклоните накладную.
В поступлении нажмите и выберите «Утвердить» или «Отклонить». Убедитесь, что документ зарегистрирован в ЕГАИС.
Убедитесь, что документ зарегистрирован в ЕГАИС.
Розничным продавцам мы рекомендуем настроить автоматическое перемещение в торговый зал по поступлению в СБИС Для магазинов или Presto.
В дальнейшем из поступления можно оформить документы ЕГАИС (возврат поставщику, постановка марок на учет), складское списание, а также распечатать этикетки и ценники.
Итог: поступление утверждено, алкоголь и марки зачислены на остатки покупателя. Теперь продукцию можно продавать.