Подтвердить поступление алкогольной продукции

Когда машина въехала на территорию склада или грузчики внесли коробки с алкоголем в магазин:

1. Получите у экспедитора полный пакет документов (если впервые закупаете алкоголь у поставщика), либо только ТТН (если давно сотрудничаете с продавцом и копии остальных документов у вас есть).
   • Что входит в пакет документов?
2. Сверьте данные бумажной накладной с данными документа поступления в СБИС.
   Должны совпадать: реквизиты грузоотправителя и грузополучателя, номенклатуры, количество, цены и итоговые суммы. При этом число позиций (строк) может быть разным из-за использования в ТТН ЕГАИС расчетных форм учета (РФУ).

   Если данные в ТТН отличаются, попросите поставщика исправить их и прислать вам верное поступление. Получите документ в СБИС.

3. Примите товар по бумажной накладной — проверьте номенклатуры и фактическое количество. Оно указано в штуках (шт) — для фасованного алкоголя в бутылках, либо в декалитрах (дкл) — для нефасованной продукции, например, пива в кегах. Если все верно, в документе поставьте дату приемки, подпись, печать (если есть) и верните накладную экспедитору.

Итог: Алкоголь принят на склад. Продавать его можно только после подтверждения поступления. В течение 3 рабочих дней с момента подписания бумажной накладной отправьте ответ по накладной в ЕГАИС.

При получении алкогольной продукции, важно не только проверить документы и количество товара, но и убедиться в ее легальности. После утверждения поступления вы будете отвечать перед законом за каждую проданную бутылку.

По немаркированному алкоголю достаточно сверить фактическое количество товара с количеством в поступлении. Чтобы избежать пересортицы, рекомендуем проверить штрихкоды.

1. В накладной на вкладке «Поступление» откройте панель массовых операций по кнопке и нажмите «Без штрихкодов».
2. Убедитесь, что список пустой. Если найден товар без штрихкода, добавьте его в карточку.
   

Принимая на склад маркированный алкоголь, в поступлении на вкладке «Документы» нажмите «ТТН ЕГАИС» и проверьте, совпадает ли количество бутылок и марок по каждой позиции. Если да, номенклатуру нужно принимать по правилам помарочного учета.

Если поставщик указал в ТТН марки, то в поступлении в режиме расширенного редактирования номенклатуры их коды будут отображаться серым шрифтом.

Подтвердите марки с помощью сканирования — СБИС сверит коды, а также свяжет со складской карточкой новую марку (она не содержит код ЕГАИС, поэтому не привязывается к номенклатурной карточке автоматически). После этого алкоголь можно будет добавлять в документы ЕГАИС с помощью сканирования.

Подтвердить марки также можно вручную по кнопке «Принять все». Коды в документе станут черными.

Если в исходной ТТН марок нет, кнопки «Принять все» и кодов марок в документе не будет. При сканировании марки добавятся в накладную и сразу отобразятся черным шрифтом.

Подтвердить марки с помощью помарочного сканирования

У каждой бутылке сканируйте акцизную марку. СБИС проверит ее формат, наличие в накладной и в других документах на online.sbis.ru. Для старых акцизов сверит код ЕГАИС. Если все верно — марка будет подтверждена и добавлена в наименование.

Также можно сканировать упаковку, которую промаркировал поставщик, — СБИС добавит в наименование все марки из нее.

• Появилось предупреждение, что акцизная марка уже подтверждена ранее. Что делать?

После успешного сканирования всей продукции убедитесь, что у позиций с помарочным учетом стоит значок — количество бутылок совпадает с числом отсканированных и подтвержденных марок.

При расхождении по маркам и/или количеству система выдаст ошибку, либо отобразит несоответствия цветовой индикацией.

• — количество бутылок больше, чем число отсканированных и подтвержденных марок;
• — количество бутылок меньше, чем число отсканированных и подтвержденных марок.

Подтвердить марки без сканирования

Если поставщик указал марки в ТТН, то их можно подтвердить вручную сразу по всей позиции, не сканируя бутылки.

В этом случае СБИС не проверяет марки. Поэтому вы рискуете принять на склад контрафактный алкоголь, либо продукцию с пересортом и неучтенными в ЕГАИС марками.

В поступлении откройте режим редактирования номенклатуры по кнопке и в блоке «Акцизные марки» нажмите «Принять все». Все марки будут подтверждены и добавлены к номенклатуре.

Повторите действие для каждой позиции.

Если обнаружили вскрытую коробку, сначала подтвердите только те, которые не вызывают сомнений. В режиме расширенного редактирования позиции наведите указатель мышки на упаковку, нажмите и выберите «Подтвердить». Либо отсканируйте маркировку коробок.

Затем сканируйте бутылки из вскрытой коробки. СБИС проверит марки и сообщит об ошибке (если есть несоответствия) — оформите акт расхождения.

В акт расхождений автоматически будут перенесены номенклатуры с неподтвержденными марками. Если при ручной приемке вы пропустили позицию, она в полном объеме будет указана в акте расхождений.

Отменить приемку марок

Если после подтверждения марок обнаружили брак продукции, либо сканировали бутылку повторно и не можете определить, какая из марок осталась неотсканированной — отмените приемку.

• Всех марок по позиции — в режиме редактирования номенклатуры нажмите «Сбросить приемку».
  
• Одной марки — наведите указатель мышки на марку, нажмите и выберите «Отменить подтверждение».
  

• Как дополнительно проверить легальность алкоголя?

Итог: Количество алкоголя проверено, марки подтверждены. Отправьте ответ по накладной в ЕГАИС.

В течение 3 рабочих дней с момента подписания бумажной накладной подтвердите получение товара или заявите о несоответствии.

• Обнаружили брак (разбитые бутылки, нечитаемые акцизные марки, штрихкоды), алкоголя поступило меньше, марки не найдены в накладной — оформите акт расхождений. Либо отклоните поступление и верните всю партию товара поставщику, не оформляя акт расхождений.
• Пришло больше — утвердите поступление. Лишний алкоголь верните поставщику.
• Фактическая поставка совпадает с данными электронного документа — утвердите поступление.
• Большая пересортица, бой или другие причины, по которым вы не хотите принимать продукцию на склад — отклоните накладную.

В поступлении нажмите Утверждение в ЕГАИС и выберите «Утвердить» или «Отклонить».

Убедитесь, что документ зарегистрирован в ЕГАИС.

В конфигурации СБИС, в которой включен учет («Магазин», «Ресторан», «Салон» и «Предприятие»):

• Зарегистрированная в ЕГАИС ТТН будет автоматически проведена с установленными датой и складом.
• Если остатки хранятся на втором регистре, после подтверждения накладной в ЕГАИС оформите перемещение в торговый зал.
• Из накладной можно распечатать прикрепленные файлы (например, уведомление о регистрации движения или ТТН).

Итог: После утверждения поступления алкоголь и марки переходят на остатки покупателя. Теперь продукцию можно продавать.