При продаже алкоголя или его перемещении между складами необходимо оформить и зарегистрировать в ЕГАИС товарно-транспортную накладную (ТТН). После этого можно отправлять машину с товаром. Когда покупатель примет продукцию на склад и подтвердит поступление, алкоголь будет зачислен на его остатки, а с ваших — списан.
СБИС позволяет в одной накладной указать как фасованную, так и нефасованную продукцию. Отгрузить покупателю можно только тот алкоголь, который числится на остатках по вашей организации в ЕГАИС.
Чтобы зафиксировать отгрузку в ЕГАИС, выполните несколько простых шагов.
Шаг 1. Создайте или загрузите ТТН
Вы можете оформить ТТН в СБИС, либо создать в другой учетной системе, а затем загрузить накладную на online.sbis.ru.
- В разделе «ЕГАИС» или «Учет/ЕГАИС» (в зависимости от конфигурации СБИС) перейдите на вкладку «Расход», нажмите и выберите «Реализация».
Также создать реализацию можно в разделах «Бизнес/Продажи» и «Документы/Исходящие/Реализация», либо оформить из счета.
- Убедитесь, что в качестве отправителя указана организация, от которой должна производиться отгрузка.
- Укажите покупателя.
- Добавьте номенклатуры:
- для маркированного алкоголя — сканируйте каждую бутылку с новыми марками (старые марки указывать в ТТН не обязательно);
- для немаркированного — укажите код ЕГАИС. При оптовых продажах немаркированного алкоголя можно указать количество упаковок, если они настроены на карточке номенклатуры. Для этого нажмите «шт» и выберите, например, «Коробка». В документах на online.sbis.ru будет отображаться количество в упаковках, а в документах ЕГАИС — в штуках.
- Партии и справки СБИС заполнит автоматически при отправке документа в ЕГАИС или его проведении. Если требуется указать конкретный приход, выберите его вручную.
- Цена по каждой позиции будет указана автоматически из карточки номенклатуры. При перемещении продукции между своими подразделениями в поле «Цена» укажите «0».
- Нажмите
и перейдите на вкладку «Документы». - Откройте прикрепленную ТТН, нажмите «Редактировать» и в блоке «Транспортный раздел» укажите перевозчика, заказчика продукции, автомобиль, ФИО водителя и другие данные. Сохраните ТТН.
Если вы впервые загружаете ТТН для ЕГАИС из 1С, настройте внешнюю обработку.
- Для корректного автозаполнения документов карточки номенклатуры в СБИС и в 1С должны совпадать. Перед загрузкой документа сопоставьте справочники алкогольной продукции в личном кабинете СБИС и в 1С одним из способов:
- загрузите каталог из 1С, а затем объедините его с карточками номенклатуры, которые уже заведены в СБИС;
- вручную пропишите коды карточек номенклатуры из 1С в карточках каталога в СБИС.
- В 1С запустите внешнюю обработку. В разделе «Продажа/ЕГАИС реализация» выберите нужные документы и нажмите «Отправить» — они будут загружены в личный кабинет СБИС.
- В СБИС на вкладке «Расход» раздела «ЕГАИС» или «Учет/ЕГАИС» (в зависимости от конфигурации кабинета) откройте загруженную накладную.
- Убедитесь, что верно указан покупатель и продавец — ваша компания. Если нет, измените их. Чтобы исправить реквизиты у нескольких ТТН, воспользуйтесь панелью массовых операций.
- Проверьте, все ли номенклатуры указаны с кодом ЕГАИС. Если нет, удалите позицию и добавьте ее из справочника.
- Сканируйте маркированный алкоголь (по правилам помарочного учета коды новых марок нужно обязательно указывать в ТТН).
- Для каждой позиции укажите приход — справки А и Б будут указаны автоматически. Либо заполните их вручную. Они обязательны для регистрации ТТН в ЕГАИС.
В СБИС можно загрузить накладную из файла, если она сформирована в формате ФНС или ЕГАИС.
Перед загрузкой документа сопоставьте справочники алкогольной продукции в личном кабинете СБИС и в учетной системе одним из способов:
- загрузите каталог из учетной системы, а затем объедините его с карточками номенклатуры, которые уже заведены в СБИС;
- вручную пропишите коды карточек номенклатуры из учетной системы в карточках каталога в СБИС.
В накладной, загруженной из файла в формате ЕГАИС, будут указаны все данные. Если накладную загружали из файла в формате ФНС:
- Проверьте, все ли номенклатуры указаны с кодом ЕГАИС. Если нет, удалите позицию и добавьте ее из справочника.
- Сканируйте маркированный алкоголь (по правилам помарочного учета коды новых марок нужно обязательно указывать в ТТН); немаркированный алкоголь рекомендуем добавлять, указав код ЕГАИС.
- Для каждой позиции укажите приход — справки А и Б будут указаны автоматически. Либо заполните их вручную. Они обязательны для регистрации ТТН в ЕГАИС.
Шаг 2. Отправьте накладную
В документе нажмите — СБИС укажет партии и передаст сведения об отгрузке в ЕГАИС, а после регистрации реализация будет отправлена покупателю.
Шаг 3. Отправьте машину
- Убедитесь, что накладная зарегистрирована в ЕГАИС.
- Подготовьте и передайте их экспедитору.
- Отправьте машину с продукцией со склада покупателю.
Шаг 4. Получите подтверждение
После получения товара покупатель в течение 3 рабочих дней должен сверить фактическую продукцию с данными ТТН и обработать документ.
Проверьте статус реализации. В разделе «ЕГАИС» или «Учет/ЕГАИС» (в зависимости от конфигурации СБИС) перейдите на вкладку «Расход», найдите документ и посмотрите его статус:
- Утверждено — получатель полностью принял всю продукцию. Она будет списана в ЕГАИС с остатков отправителя и поставлена на учет за получателем. Работа поставщика по накладной завершена.
- Утверждено с расхождениями — продукции фактически поступило меньше, чем указано в накладной, или акцизные марки на бутылках не соответствуют. Нажмите:
- отклонить — если не согласны с решением покупателя. Отказ будет выполнен по всей накладной, покупатель должен вернуть всю продукцию.
- Утвердить — если согласны с расхождением. С остатка отправителя будет списан только согласованный с получателем объем.
- Отклонено — получатель отказался принять продукцию, указанную в накладной. Товар будет возвращен вам и останется на ваших остатках.
Если накладная не обработана, свяжитесь с покупателем.