Документооборот с контрагентами

Как учитывать и хранить счета-фактуры

Как учитывать и хранить счета-фактуры

Плательщики налога на добавленную стоимость обязаны вести книги покупок и книги продаж, чтобы учитывать суммы налога на добавленную стоимость. Компании, которые выставляют и получают счета-факутры как посредники, например оказывают транспортные услуги или выступают застройщиками, должны вести журналы учета всех счетов-фактур.

Порядок ведения и заполнения, а также форма книг и журналов учета закреплены в Постановлении. Регистрировать следует все документы: первичные, исправленные, корректировочные. Они могут быть электронными или бумажными.

Книга покупок и книга продаж

В СБИС книга покупок и книга продаж формируется автоматически по данным учета.

Счета-фактуры в бумажном виде следует регистрировать в книге продаж в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство, а в книге покупок нужно регистрировать счета-фактуры по мере возникновения права на вычет.

Корректировочные счета-фактуры к доплате регистрирует продавец в книге продаж, а покупатель — в книге покупок. Счета-фактуры к уменьшению продавец должен заносить в книгу покупок, а покупатель — в книгу продаж. Документы регистрируется на сумму разницы и записываются в книгах с положительным знаком, чтобы не возникало вычета сумм при занесении корректировочного счета-фактуры в книги покупок и продаж.

Если в счет-фактуру вносили исправления, то запись об исходном документе должна быть аннулирована. Если налоговый период еще открыт, в книгу вносится запись по исправленному документу со знаком «минус». Так значение по ошибочному счету-фактуре или корректировочный счет-фактура превратится в ноль, а исправленное займет его место. Когда налоговый период, в котором зарегистрирован документ, уже закрыт, аннулирование производится на дополнительном листе книги.

Журналы учета счетов-фактур

Журнал учета заполняется автоматически, когда вы проводите реализации или принимаете к учету входящие счета-фактуры. Документы регистрируются по дате выставления в разделе «Выставлено». Когда счета-фактуры не передаются контрагентам, регистрация происходит по дате составления. В разделе «Получено» документы регистрируются по дате их получения. Так в журнале отображаются даты выставления и получения документов.

Компании-посредники обязаны вести журнал учета, даже если они не являются плательщиком НДС и не принимают его к вычету. Такие организации предоставляют журналы в налоговые инспекции. По этим данным ФНС контролирует, соответствуют ли начисленные суммы НДС суммам налога, принимаемым к вычету. И наоборот, соответствуют ли заявленные принципалами суммы суммам НДС, которые продавцы товаров начислили к уплате в бюджет.

Учет счетов-фактур в разных налоговых периодах

Если покупатель получает счет-фактуру после окончания налогового периода, в котором он принял товары к учету, но до представления налоговой декларации, он может принять сумму налога к вычету в том налоговом периоде, в котором принял товары к учету. Счет-фактура, полученная после подачи декларации, должна относиться к новому налоговому периоду.

Хранение

В соответствии с Постановлением счета-фактуры как на бумажном носителе, так и в электронном виде следует хранить не менее 4 лет. Подтверждения оператора электронного документооборота, извещения покупателей о получении счета-фактуры должны храниться в течение того же срока.

Следует понимать, что у одного документа может быть несколько функций, каждая из которых подпадает под свои правила, поэтому сроки хранения по ним могут различаться. В этом случае нужно выбирать максимальный из них.

Чтобы вам было спокойнее, вы можете распечатать документы, но юридической силы они иметь не будут.
Юридическую силу имеют только документы в электронном виде, подписанные электронной подписью.

Подробнее о том, как сохранить документ в СБИС, можно посмотреть здесь.

Уничтожение документов по истечении срока хранения — это право налогоплательщика, а не обязанность. Как следует из новой редакции ст. 87 НК РФ налоговые органы вправе проводить камеральную проверку, охватывающую любые периоды деятельности налогоплательщика.

Согласно ст. 120 НК РФ, если при проверке инспектор обнаружит отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета, то компания может быть оштрафована в размере:

  • 10 000 рублей — если нарушение совершено в течение одного налогового периода;
  • 30 000 рублей — если нарушение совершено в течение более чем одного налогового периода;
  • если было зафиксировано занижение налоговой базы - 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Рекомендуем хранить первичные документы в течение 5 лет с момента их последнего использования для составления бухгалтерской или налоговой отчетности, а не с даты их оформления.